1 INSTALLAZIONE
1.2 Requisiti minimi di sistema
1.2.1 Attivazione postazione di lavoro e requisiti minimi
Requisiti hardware e di connettività
- Processore: frequenza 2,5 Ghz (minimo) – Core 2 Duo o superiore (consigliato) - Memoria RAM: 2048 MB (minima) – 4096 MB (consigliata)
- Disco rigido: almeno 50 Gb di spazio su disco disponibile
- Unità di backup (masterizzatore, unità di memorizzazione USB, ecc.) - Mouse compatibile Microsoft
- Risoluzione video 1024*768 o superiore - Stampante compatibile Microsoft
- Connessione Internet ADSL attiva e funzionante - 1 porta USB 2.0 (libera).
1.2.1 Attivazione postazione di lavoro e requisiti minimi
Prima di procedere con l’installazione del modulo è necessario essere in possesso del KIT di attivazione e la relativa CNS e che il computer di lavoro sia già stato configurato e in particolare sia:
installato il software "Kit Actalis CNS"
il servizio "Smart card" sia in esecuzione sul computer
installato il software "Cisco VPN Client"
installati i certificati per la gestione delle identità digitali
installati i certificati necessari alla fruizione dei servizi
collegato il lettore smartcard ad una porta USB del computer
inserita la CNS all'interno del lettore smartcard
accreditato al Centro Servizi Sanitari Regionali
Per l’attivazione delle postazioni di lavoro è disponibile specifico servizio di supporto attivo tutti i giorni feriali dal lunedì al venerdì dalle 09.00 alle 13.00 e dalle 15.00 alle 19.00 ai recapiti 080.33.83.830, e-mail [email protected] , fax 02.335.17.99.76.
5 1.3
INSTALLAZIONE POSTAZIONE MEDICO
1. Aprire la connessione internet
2. Fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione:
http://www.compugroupmedical.it/download.asp?prod=infantia&sub=sist 3. Alla domanda “Eseguire o salvare il file?” fare clic su Salva
4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva
5. Attendere il completamento del download ed al termine tornare al desktop 6. Fare doppio clic sull’icona per INFANTIA
7. Se compare la domanda “Impossibile verificare l’attendibilità …” fare clic su Esegui
8. Se vengono rilevate componenti di Windows® non disponibili sul computer, ne viene richiesta l’installazione
9. Fare clic su Installa 10. Fare clic su Avanti
ATTENZIONE: Il modulo consente l’allineamento delle esenzioni con il SIST. Pertanto, se in fase di installazione viene rilevata la presenza del modulo , verrà richiesta la sua rimozione.
11. Fare clic su Installa
12. Selezionare l’utente per cui si desidera installare l’applicativo e fare clic su OK
13. Attendere il completamento delle operazioni e fare clic su Fine
7 1.4 INSTALLAZIONE IN MULTIUTENZA (POSTAZIONI DI COLLABORATORE/SEGRETERIA O PEDIATRIA DI GRUPPO) Se si lavora in multiutenza è necessario:
1. Installare per INFANTIA sulle postazioni medico (una o più in pediatria di gruppo) seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.3
2. Installare sulla postazione server (postazione dove sono presenti gli archivi di INFANTIA) una specifica istanza CGM su database Microsoft SQL Server 2008, seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.4.1
3. Configurare le postazioni medico seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.4.2
4. Configurare le postazioni collaboratore/segreteria seguendo le istruzioni descritte al paragrafo 1.4.3
Si precisa che:
1. i servizi possono essere installati sulle postazioni medico e sulle postazioni di collaboratore;
2. è necessario essere in possesso di una licenza per ciascun utente per cui deve essere installato per INFANTIA.
1.4.1 Installazione istanza CGM su SQL Server 2008 1. Aprire la connessione internet
2. Fare doppio clic sul link per prelevare il file di installazione (dimensione circa 100 Mb):
http://www.cgm.com/it/IstanzaSqlCGM.asp
3. Alla domanda “Eseguire o salvare il file?” fare clic su Salva
4. Nella finestra Salva con nome, in corrispondenza della casella Salva in selezionare Desktop e fare clic su Salva
5. Attendere il completamento del download e al termine tornare al desktop 6. Chiudere tutti gli applicativi aperti, antivirus compreso
7. Fare doppio clic sull’icona CgmSqlInstanceSetup_x86 (oppure CgmSqlInstanceSetup_x64 a seconda del Sistema Operativo utilizzato)
8. Se compare la domanda “Impossibile verificare l’attendibilità …” fare clic su Esegui 9. Verrà verificata la presenza di eventuali componenti di Windows® da aggiornare 10. Fare clic su Installa
11. Le operazioni proseguiranno in maniera del tutto automatica
12. Verrà richiesto il riavvio del computer; rispondere Sì ed attendere lo spegnimento
13. Al riavvio, la procedura di installazione riprenderà in automatico 14. Fare clic su Esegui e a seguire su Installa
15. Attendere l’installazione di Microsoft SQL Server 2008 R2 express
16. Al termine parte in automatico l’installazione dell’Istanza CGM SQL Server 17. Fare clic su Avanti e, a seguire, su Installa
18. Attendere il completamento delle operazioni e al termine fare clic su Fine
Completata l’installazione occorrerà configurare le postazioni medico e segreteria come descritto nei paragrafi a seguire.
ATTENZIONE: Un computer può essere utilizzato solo in configurazione mono-utenza o multi-utenza. Una volta impostato il computer in multiutenza la stessa configurazione verrà ereditata per tutti gli altri utenti che utilizzano lo stesso computer (ad esempio nei casi in cui esiste un solo computer utilizzato da due medici).
1.4.2 Configurazione postazione medico in multiutenza
Nella sezione di Impostazioni di per INFANTIA occorrerà configurare il database di riferimento.
La configurazione delle impostazioni viene richiesta al primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.5 oppure è possibile dalla specifica sezione del modulo d’integrazione come descritto al paragrafo 0.
1. Selezionare Configurazione di gruppo
2. In Postazione server viene automaticamente proposto il nome del computer server su cui sono presenti i database.
Se il medico ha già utilizzato per INFANTIA come unico utente (mono-utenza) e ora sta configurando il gruppo (multiutenza) è possibile effettuare il passaggio dai dati (operazione consigliata) operando come segue:
1. Nella sezione Importazione dati fare clic su Importa
2. Verrà richiesto di selezionare il database dal quale importare i dati e si aprirà automaticamente la cartella che comunemente lo contiene dopo una installazione standard
(%appdata%\CGM\Integra\I)
9 3. Selezionare il database IntegraSISTdb.sdf
4. Fare clic su Apri
5. Attendere l’importazione e fare clic su OK
1.4.3 Configurazione postazione collaboratore/segreteria
1.4.3.1 Verifiche preliminari
INFANTIA identifica una postazione di collaboratore/segreteria se questa ha come numero di iscrizione all’ordine dei medici la provincia XX. Prima di procedere con le installazioni e/o configurazioni è necessario verificare tale informazione operando come descritto di seguito:
1. Eseguire una copia di sicurezza completa degli archivi di INFANTIA 2. Chiudere il programma da tutte le postazioni
3. Avviare INFANTIA come di consueto sul computer del collaboratore 4. Fare clic su Personalizzazioni > Dati utente
5. Inserire la password, quando richiesta 6. Verificare la Provincia indicata
7. Verificare che sia presente il Codice fiscale corretto del collaboratore
8. Verificare che via inserito il Numero regionale del medico in sole cifre senza punti
9. Se i dati sono diversi fare clic sul pulsante di modifica apportare le modifiche e fare clic su conferma.
1.4.3.2 Installazione
Sulla postazione di collaboratore/segreteria occorrerà effettuare l’installazione di per INFANTIA seguendo le istruzioni descritte per l’installazione medico al paragrafo 1.3.
1.4.3.3 Impostazione parametri
Al termine, occorrerà configurare la postazione o in fase di primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.5 oppure dalla specifica sezione del modulo.
1. Attivare il flag Attiva integrazione al Progetto SIST
2. Viene richiesta la registrazione della licenza
Per registrare una licenza definitiva:
Fare clic su Registra licenza definitiva;
Inserire il CD-KEY ricevuto nella mail di attivazione;
Selezionare dall’elenco in Cognome Nome il medico per cui si desidera attivare la licenza;
Fare clic su Avanti.
Per registrare una licenza temporanea, dimostrativa, di 90 giorni:
Fare clic su Attiva periodo demo 90 giorni;
Fare clic su OK.
3. Fare clic sulla sezione Database 4. Selezionare Configurazione di gruppo
5. In Postazione server viene automaticamente proposto il nome del computer server su cui sono presenti i database.
6. Fare clic su OK
11 1.5
IMPOSTAZIONI
Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l’installazione di per INFANTIA, viene richiesto di configurare i servizi che si desidera attivare. Di seguito i dati da configurare per la postazione medico (per le postazioni di collaboratore/segreteria vedere paragrafo 1.4.3.3)
1.5.1 Attivazione e registrazione licenza
Una volta attivato il campo Attiva integrazione al Progetto SIST viene richiesta la registrazione della licenza.
Per registrare una licenza definitiva:
Fare clic su Registra licenza definitiva;
Inserire il CD-KEY ricevuto nella mail di attivazione;
Selezionare dall’elenco in Cognome Nome il medico per cui si desidera attivare la licenza;
Fare clic su Avanti.
Per registrare una licenza temporanea, dimostrativa, di 90 giorni:
Fare clic su Attiva periodo demo 90 giorni;
Fare clic su OK
Terminata la registrazione della licenza attivare anche il campo Attiva integrazione al Progetto SIST.
Nel caso di servizi SIST non disponibili (linea internet non funzionante, linea VPN non connessa, card momentaneamente disattiva, …) potrà disattivare il campo Attiva integrazione al progetto SIST in modo che il certificato venga comunque inviato al MEF selezionando Add On > Servizi SIST >
Impostazioni.
13 1.5.2 Configurazione
Nel campo ASL di riferimento fare clic sulla freccia e selezionare dall’elenco l’ASL di appartenenza.
1.5.3 Certificato di firma digitale
Nel campo Certificato di firma digitale fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall’elenco la riga con “Scopi richiesti” uguale a Tutti e poi fare clic su OK
1.5.4 Certificato di autenticazione
Nel campo Certificato di autenticazione fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall’elenco la riga con “Scopi richiesti” uguale a Autenticazione client e poi fare clic su OK.
1.5.5 Incarico attivo
Nel campo Incarico Attivo fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall’elenco l’incarico di competenza.
1.6
DATABASE
Se si utilizza l’applicativo in multiutenza (pediatria di gruppo oppure postazioni aggiuntive per lo stesso medico (segreteria, infermeria,…) è necessario selezionare la configurazione di gruppo come descritta al paragrafo 1.4.
1.7 CREDENZIALI ACN
Fare clic su Credenziali ACN per inserire le credenziali di accesso al Sistema TS www.sistemaTS.it per l’invio dei certificati INPS.
Inserire in particolare:
Username = Codice di accesso ossia il codice fiscale del medico;
Password = Parola chiave in uso;
PIN = Codice PIN completo (primi 4 caratteri ricevuti dalla ASL e restanti 6 caratteri generati accedendo al sito www.sistemaTS.it);
In fase d’inserimento delle credenziali, il campo avrà lo sfondo rosso fino a quando non si inseriscono i caratteri necessari alla completezza del campo. Non viene controllata la correttezza ma la completezza per cui se si inseriscono 16 caratteri nel campo Username lo sfondo diverrà bianco anche se il C.F è errato.
Se la carta SIST in uso è la stessa utilizzata per l’autenticazione a www.sistemats.it (selezionando l’opzione Accesso con Smart Card)
è possibile evitare la definizione delle credenziali ACN (Username, password e PIN) e definire la modalità di autenticazione tramite CNS nelle Credenziali ACN evitando così di dover gestire la password con relativa scadenza ogni 90gg.
15 1.8
AVVIO
I servizi SIST si avviano in automatico all’avvio del gestionale di cartella clinica. Si potrà infatti notare la presenza dei servizi SIST nella tray area.
2 Attivazione VPN
Il progetto di integrazione SIST Puglia prevede un collegamento diretto al Centro Servizi Sanitari Regionale per poter usufruire dei servizi di integrazione. Per poter realizzare questo collegamento protetto viene installata, all’atto della Attivazione della Postazione di Lavoro, una connessione VPN.
Prima di avviare il lavoro con il gestionale di cartella clinica è pertanto necessario avviare questa connessione VPN operando come segue:
Avviare il software Cisco VPN Client facendo doppio clic sulla relativa icona presente sul desktop
Fare clic sul pulsante Connect
partirà la richiesta di collegamento selezionata e, dopo qualche istante, verrà richiesto di inserire il codice Pin della CNS per identificare univocamente l’operatore che sta richiedendo l’accesso al Centro Servizi Sanitari Regionale
inserire il codice PIN, fare clic su OK e attendere qualche istante prima di essere effettivamente connessi all’indirizzo selezionato
nella barra delle applicazioni di Windows® comparirà l’icona dell’avvenuto collegamento al Centro Servizi Sanitari Regionale.
Se la connessione protetta al Centro Servizi Sanitari Regionale non risulta attiva o in caso di temporanea interruzione dei servizi , nella barra delle applicazioni del computer verrà visualizzata l’icona aperta. In questo caso non si avranno impatti nelle funzionalità primarie di gestione della cartella clinica per cui è possibile aprire INFANTIA per continuare le operazioni di studio.
E’ comunque ripristinare la connessione VPN appena possibile per fruire di tutte le altre funzionalità (check della prescrizione prima della stampa, invio dei documenti accumulati in coda, interrogazione delle anagrafiche, etc....).
Per ripristinare il collegamento protetto, è necessario cliccare due volte sulla relativa icona e successivamente sul pulsante Connect, come descritto in precedenza
3 Autenticazione Medico
Alla prima interrogazione dei servizi SIST, all’inizio di una sessione di lavoro nel gestionale di cartella clinica, viene richiesta l’autenticazione del medico. L’autenticazione avviene mediante l’inserimento della smart card e del proprio codice PIN.
La smart card infatti contiene due certificati digitali:
certificato di autenticazione contenente l’identità digitale del medico
certificato per la firma digitale che consente di firmare tutti i documenti da inviare al servizio SIST.
Per l’autenticazione viene richiesto:
l’inserimento della smart card, se non presente
l’inserimento del codice PIN da digitare nel relativo campo.
17
4 Utilizzo dei Servizi SIST Integrati
Dopo l’installazione e l’attivazione dei Servizi non si riscontrerà nessuna variazione nell’utilizzo dell’applicativo INFANTIA se non nella sezione di prescrizione.
4.1 PRESCRIZIONE
All’atto della stampa della ricetta, verrà richiesta la firma digitale affinché il documento possa essere inviato al concentratore SIST. Vediamo adesso nel dettaglio il processo prescrittivo.
4.1.1 Prescrizione farmacologica, di prestazioni o ricoveri
1. Registrare la prescrizione di un farmaco in classe “A”, oppure di una prestazione specialistica concedibile o di un Ricovero in INFANTIA, come di consueto
2. fare clic sull’icona o premere Ctrl+P per stampare la ricetta
3. contestualmente alla stampa della prescrizione apparirà a video il documento clinico in formato elettronico corrispondente alla prescrizione cartacea stampata
4. dopo aver controllato l’esito della stampa, e la correttezza del documento clinico, per inviare la prescrizione fare clic sul pulsante Firma e invia
5. firmare il documento inserendo, nella relativa finestra, il codice PIN della firma digitale e fare clic su OK.
Sulla ricetta appena stampata sarà riportato il codice IUP che identifica il documento clinico in formato elettronico legato alla specifica ricetta cartacea.
NOTA: E’ consentito l’invio a SIST delle sole prescrizioni in regime SSN.
4.1.2 Controllo di validità non superato
Nel caso di prescrizione con collegamento con il server attivo, la prescrizione che si vuole stampare viene preventivamente validata dai servizi centrali del SIST. Il messaggio in figura compare nel momento in cui, una prescrizione in fase di stampa, non viene preventivamente validata dal servizio in quanto contiene dati errati (nell’esempio la prescrizione contiene una esenzione che non è presente nella scheda anagrafica centrale del paziente).
Facendo clic su OK è possibile annullare l’invio. Facendo clic su Annulla per poter eventualmente correggere la prescrizione e rinviarla; facendo clic su Stampa è possibile stampare comunque la ricetta ma la stessa non verrà inviata al SIST.
4.1.3 Postazioni di segreteria
Se la prescrizione viene realizzata da una postazione non medico (segreteria, infermeria,…) e i Servizi CGM sono stati configurati per lavorare in multiutenza nel momento della stampa della prescrizione compare la richiesta di selezione del medico firmatario
Una volta selezionato il medico è possibile decidere se la richiesta deve essere eseguita per tutte le prescrizioni (Chiedi sempre) oppure tutte le prescrizioni verranno firmate dal medico selezionato o dal medico del paziente.
In questi ultimi due casi la richiesta non verrà riproposta. Al termine fare clic su Seleziona. La stampa verrà realizzata e apparirà a video il relativo documento CDA.
19 Fare clic sul pulsante Accoda per firma.
ATTENZIONE!
Se si desidera evitare la visualizzazione del CDA e fare in modo quindi che dalla postazione di collaboratore/segreteria le ricette vengano automaticamente poste alla coda di firma del medico operare come di seguito indicato:
- dalla postazione di collaboratore/segreteria avviare INFANTIA come di consueto - selezionare Add On > Servizi SIST e richiamare la cartella Documenti
- deselezionare l’opzione Convalida i documenti da inviare solo dopo averli visionati - fare clic su OK
5 I Servizi SIST
Il componente interagisce in maniera integrata con il software di cartella clinica per quanto riguarda le funzionalità di base di registrazione prescrizione e certificati.
Tuttavia, il componente offre anche alcuni servizi aggiuntivi rispetto al software di cartella clinica, che possono essere richiamati selezionando Servizi SIST dal menu Add-on.
I Servizi possono essere richiamati sia con una cartella clinica di paziente aperta, che non.
Nel caso in cui i Servizi vengano richiamati con una cartella clinica di paziente attiva in INFANTIA, sarà indicato il paziente per il quale richiamare alcune funzioni.
Nel caso in cui i Servizi vengano avviati senza nessuna scheda paziente attiva, sarà utile accedere comunque a funzioni non legate al paziente: allineamento anagrafiche, documenti da firmare, inviati, in uscita, falliti e impostazioni.
5.1 Consulta fascicolo
Attraverso il componente SIST è possibile consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico, ossia la raccolta di tutti i documenti clinici del paziente.
Per fare ciò, operare come descritto di seguito:
1. Aprire in INFANTIA la cartella clinica del paziente per il quale si vuole consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico
2. Avviare i Servizi e selezionare Consulta Fascicolo 3. Impostare l’intervallo di ricerca desiderato nei campi “dal” e “al”
21 4. nella sezione Tipologia eventi clinici attivare i filtri di ricerca sulla tipologia di eventi specifici (p.es.
solo Farmaceutica oppure Specialistica, Ricovero, Emergenza); altrimenti per la visualizzazione completa di tutti i tipi di eventi del fascicolo sanitario lasciare tutto attivo
5. fare clic su Avvia ricerca e attendere l’elaborazione di ricerca sul server
NOTA: Durante l’elaborazione nella tray area, accanto all’icona Servizi , comparirà il messaggio Avvio ricerca sul server
6. terminata la ricerca nel riquadro in basso comparirà l’elenco di tutti i documenti clinici presenti sul server, che potrà scorrere facilmente utilizzando i pulsanti di spostamento
7. per visualizzare un documento selezionare quello desiderato e fare clic su Dettaglio evento, o fare doppio clic sullo stesso, a questo punto attendere l’apertura del documento
NOTA: Il documento visualizzato è in formato CDA
5.2 Allineamento anagrafiche ed esenzioni ticket
Attraverso i Servizi è possibile effettuare l’aggiornamento delle scelte/revoche, dei dati anagrafici e delle esenzioni ticket (status, reddito e patologia) dei pazienti selezionando Allineamento anagrafiche.
Nel dettaglio potrà effettuare le seguenti operazioni:
Aggiornamento scelte e revoche = la funzione consente di effettuare l’aggiornamento dei dati di scelta, decorrenza e revoca di tutti i pazienti presenti in archivio dopo aver impostato il periodo per cui si desidera fare la ricerca e selezionato Aggiorna. Se viene rilevata una nuova scelta ed il paziente non è presente in archivio verrà automaticamente creata l’anagrafica del paziente.
Attivando il check Allinea esenzioni dei nuovi assistiti le nuove schede anagrafiche eventualmente introdotte verranno valorizzate anche delle relative esenzioni ticket.
Aggiornamento dati anagrafici = la funzione consente di aggiornare i principali dati anagrafici di tutti i pazienti già presenti in archivio (cognome e nome, data e luogo di nascita, indirizzo e luogo di residenza, codice fiscale) dopo aver selezionato Aggiorna. Attivando l’opzione Allinea esenzioni verranno aggiornate anche le esenzioni ticket. Considerando i dati presenti nell’anagrafica regionale come master, eventuali dati discordanti presenti in archivio vengono sovrascritti. Si consiglia pertanto di effettuare sempre una copia di sicurezza prima di avviare un aggiornamento dati anagrafici completo.
Allineamento esenzioni = la funzione consente di aggiornare le esenzioni ticket per tutti i pazienti in archivio in maniera cumulativa. Resta operativa la funzione Recupera esenzioni che consente di recuperare, per il solo paziente selezionato, le esenzioni presenti sui server regionali.
Le esenzioni così recuperate appariranno colorate di giallo nella sezione Esenzioni ticket del paziente e non saranno modificabili
23
5.3 Gestione del consenso
La sezione relativa alla gestione del consenso permette di attivare/revocare il consenso o il rifiuto al consenso esercitato dall’assistito (ai sensi del D. Lgs 30/06/2003, n. 196).
Nel caso in cui l’assistito non fornisce consenso, non sarà possibile consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico, saranno comunque garantite le operazioni di invio prescrizioni e certificati al SIST.
Per poter accedere alla gestione del consenso è necessario aprire la scheda del paziente in INFANTIA.
Dalla gestione del consenso è possibile:
Recupera storico dati consenso: visualizzare tutte le transazioni relative a consensi e revoche de consenso esercitate dall’assistito
Visualizza dettaglio: dopo aver selezionato il consenso o il rifiuto dello stesso, visualizzare i dettagli dell’operazione indicando le informazioni di riepilogo salienti
Invia dati consenso: consente di inviare il consenso al trattamento dei dati. Se trattasi del primo invio spostare l’opzione su Consenso (di default l’opzione selezionata è Rifiuto), inserire gli estremi del documento di identità, eventualmente compilare l’area relativa ai dati anagrafici di chi esercita la potestà o del tutore e fare clic su Continua
Selezionando il consenso precedentemente inviato è possibile anche revocarlo. In questo caso è
Selezionando il consenso precedentemente inviato è possibile anche revocarlo. In questo caso è