1 INSTALLAZIONE
1.4 Installazione in multiutenza (postazioni di collaboratore/segreteria o PEDIATRIA di gruppo)
1.4.3 Configurazione postazione collaboratore/segreteria
1.4.3.1 Verifiche preliminari
INFANTIA identifica una postazione di collaboratore/segreteria se questa ha come numero di iscrizione all’ordine dei medici la provincia XX. Prima di procedere con le installazioni e/o configurazioni è necessario verificare tale informazione operando come descritto di seguito:
1. Eseguire una copia di sicurezza completa degli archivi di INFANTIA 2. Chiudere il programma da tutte le postazioni
3. Avviare INFANTIA come di consueto sul computer del collaboratore 4. Fare clic su Personalizzazioni > Dati utente
5. Inserire la password, quando richiesta 6. Verificare la Provincia indicata
7. Verificare che sia presente il Codice fiscale corretto del collaboratore
8. Verificare che via inserito il Numero regionale del medico in sole cifre senza punti
9. Se i dati sono diversi fare clic sul pulsante di modifica apportare le modifiche e fare clic su conferma.
1.4.3.2 Installazione
Sulla postazione di collaboratore/segreteria occorrerà effettuare l’installazione di per INFANTIA seguendo le istruzioni descritte per l’installazione medico al paragrafo 1.3.
1.4.3.3 Impostazione parametri
Al termine, occorrerà configurare la postazione o in fase di primo avvio del modulo come descritto al paragrafo 1.5 oppure dalla specifica sezione del modulo.
1. Attivare il flag Attiva integrazione al Progetto SIST
2. Viene richiesta la registrazione della licenza
Per registrare una licenza definitiva:
Fare clic su Registra licenza definitiva;
Inserire il CD-KEY ricevuto nella mail di attivazione;
Selezionare dall’elenco in Cognome Nome il medico per cui si desidera attivare la licenza;
Fare clic su Avanti.
Per registrare una licenza temporanea, dimostrativa, di 90 giorni:
Fare clic su Attiva periodo demo 90 giorni;
Fare clic su OK.
3. Fare clic sulla sezione Database 4. Selezionare Configurazione di gruppo
5. In Postazione server viene automaticamente proposto il nome del computer server su cui sono presenti i database.
6. Fare clic su OK
11 1.5
IMPOSTAZIONI
Al primo avvio del gestionale di cartella clinica, dopo l’installazione di per INFANTIA, viene richiesto di configurare i servizi che si desidera attivare. Di seguito i dati da configurare per la postazione medico (per le postazioni di collaboratore/segreteria vedere paragrafo 1.4.3.3)
1.5.1 Attivazione e registrazione licenza
Una volta attivato il campo Attiva integrazione al Progetto SIST viene richiesta la registrazione della licenza.
Per registrare una licenza definitiva:
Fare clic su Registra licenza definitiva;
Inserire il CD-KEY ricevuto nella mail di attivazione;
Selezionare dall’elenco in Cognome Nome il medico per cui si desidera attivare la licenza;
Fare clic su Avanti.
Per registrare una licenza temporanea, dimostrativa, di 90 giorni:
Fare clic su Attiva periodo demo 90 giorni;
Fare clic su OK
Terminata la registrazione della licenza attivare anche il campo Attiva integrazione al Progetto SIST.
Nel caso di servizi SIST non disponibili (linea internet non funzionante, linea VPN non connessa, card momentaneamente disattiva, …) potrà disattivare il campo Attiva integrazione al progetto SIST in modo che il certificato venga comunque inviato al MEF selezionando Add On > Servizi SIST >
Impostazioni.
13 1.5.2 Configurazione
Nel campo ASL di riferimento fare clic sulla freccia e selezionare dall’elenco l’ASL di appartenenza.
1.5.3 Certificato di firma digitale
Nel campo Certificato di firma digitale fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall’elenco la riga con “Scopi richiesti” uguale a Tutti e poi fare clic su OK
1.5.4 Certificato di autenticazione
Nel campo Certificato di autenticazione fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall’elenco la riga con “Scopi richiesti” uguale a Autenticazione client e poi fare clic su OK.
1.5.5 Incarico attivo
Nel campo Incarico Attivo fare clic sul pulsante browse posto a destra, selezionare dall’elenco l’incarico di competenza.
1.6
DATABASE
Se si utilizza l’applicativo in multiutenza (pediatria di gruppo oppure postazioni aggiuntive per lo stesso medico (segreteria, infermeria,…) è necessario selezionare la configurazione di gruppo come descritta al paragrafo 1.4.
1.7 CREDENZIALI ACN
Fare clic su Credenziali ACN per inserire le credenziali di accesso al Sistema TS www.sistemaTS.it per l’invio dei certificati INPS.
Inserire in particolare:
Username = Codice di accesso ossia il codice fiscale del medico;
Password = Parola chiave in uso;
PIN = Codice PIN completo (primi 4 caratteri ricevuti dalla ASL e restanti 6 caratteri generati accedendo al sito www.sistemaTS.it);
In fase d’inserimento delle credenziali, il campo avrà lo sfondo rosso fino a quando non si inseriscono i caratteri necessari alla completezza del campo. Non viene controllata la correttezza ma la completezza per cui se si inseriscono 16 caratteri nel campo Username lo sfondo diverrà bianco anche se il C.F è errato.
Se la carta SIST in uso è la stessa utilizzata per l’autenticazione a www.sistemats.it (selezionando l’opzione Accesso con Smart Card)
è possibile evitare la definizione delle credenziali ACN (Username, password e PIN) e definire la modalità di autenticazione tramite CNS nelle Credenziali ACN evitando così di dover gestire la password con relativa scadenza ogni 90gg.
15 1.8
AVVIO
I servizi SIST si avviano in automatico all’avvio del gestionale di cartella clinica. Si potrà infatti notare la presenza dei servizi SIST nella tray area.
2 Attivazione VPN
Il progetto di integrazione SIST Puglia prevede un collegamento diretto al Centro Servizi Sanitari Regionale per poter usufruire dei servizi di integrazione. Per poter realizzare questo collegamento protetto viene installata, all’atto della Attivazione della Postazione di Lavoro, una connessione VPN.
Prima di avviare il lavoro con il gestionale di cartella clinica è pertanto necessario avviare questa connessione VPN operando come segue:
Avviare il software Cisco VPN Client facendo doppio clic sulla relativa icona presente sul desktop
Fare clic sul pulsante Connect
partirà la richiesta di collegamento selezionata e, dopo qualche istante, verrà richiesto di inserire il codice Pin della CNS per identificare univocamente l’operatore che sta richiedendo l’accesso al Centro Servizi Sanitari Regionale
inserire il codice PIN, fare clic su OK e attendere qualche istante prima di essere effettivamente connessi all’indirizzo selezionato
nella barra delle applicazioni di Windows® comparirà l’icona dell’avvenuto collegamento al Centro Servizi Sanitari Regionale.
Se la connessione protetta al Centro Servizi Sanitari Regionale non risulta attiva o in caso di temporanea interruzione dei servizi , nella barra delle applicazioni del computer verrà visualizzata l’icona aperta. In questo caso non si avranno impatti nelle funzionalità primarie di gestione della cartella clinica per cui è possibile aprire INFANTIA per continuare le operazioni di studio.
E’ comunque ripristinare la connessione VPN appena possibile per fruire di tutte le altre funzionalità (check della prescrizione prima della stampa, invio dei documenti accumulati in coda, interrogazione delle anagrafiche, etc....).
Per ripristinare il collegamento protetto, è necessario cliccare due volte sulla relativa icona e successivamente sul pulsante Connect, come descritto in precedenza
3 Autenticazione Medico
Alla prima interrogazione dei servizi SIST, all’inizio di una sessione di lavoro nel gestionale di cartella clinica, viene richiesta l’autenticazione del medico. L’autenticazione avviene mediante l’inserimento della smart card e del proprio codice PIN.
La smart card infatti contiene due certificati digitali:
certificato di autenticazione contenente l’identità digitale del medico
certificato per la firma digitale che consente di firmare tutti i documenti da inviare al servizio SIST.
Per l’autenticazione viene richiesto:
l’inserimento della smart card, se non presente
l’inserimento del codice PIN da digitare nel relativo campo.
17
4 Utilizzo dei Servizi SIST Integrati
Dopo l’installazione e l’attivazione dei Servizi non si riscontrerà nessuna variazione nell’utilizzo dell’applicativo INFANTIA se non nella sezione di prescrizione.
4.1 PRESCRIZIONE
All’atto della stampa della ricetta, verrà richiesta la firma digitale affinché il documento possa essere inviato al concentratore SIST. Vediamo adesso nel dettaglio il processo prescrittivo.
4.1.1 Prescrizione farmacologica, di prestazioni o ricoveri
1. Registrare la prescrizione di un farmaco in classe “A”, oppure di una prestazione specialistica concedibile o di un Ricovero in INFANTIA, come di consueto
2. fare clic sull’icona o premere Ctrl+P per stampare la ricetta
3. contestualmente alla stampa della prescrizione apparirà a video il documento clinico in formato elettronico corrispondente alla prescrizione cartacea stampata
4. dopo aver controllato l’esito della stampa, e la correttezza del documento clinico, per inviare la prescrizione fare clic sul pulsante Firma e invia
5. firmare il documento inserendo, nella relativa finestra, il codice PIN della firma digitale e fare clic su OK.
Sulla ricetta appena stampata sarà riportato il codice IUP che identifica il documento clinico in formato elettronico legato alla specifica ricetta cartacea.
NOTA: E’ consentito l’invio a SIST delle sole prescrizioni in regime SSN.
4.1.2 Controllo di validità non superato
Nel caso di prescrizione con collegamento con il server attivo, la prescrizione che si vuole stampare viene preventivamente validata dai servizi centrali del SIST. Il messaggio in figura compare nel momento in cui, una prescrizione in fase di stampa, non viene preventivamente validata dal servizio in quanto contiene dati errati (nell’esempio la prescrizione contiene una esenzione che non è presente nella scheda anagrafica centrale del paziente).
Facendo clic su OK è possibile annullare l’invio. Facendo clic su Annulla per poter eventualmente correggere la prescrizione e rinviarla; facendo clic su Stampa è possibile stampare comunque la ricetta ma la stessa non verrà inviata al SIST.
4.1.3 Postazioni di segreteria
Se la prescrizione viene realizzata da una postazione non medico (segreteria, infermeria,…) e i Servizi CGM sono stati configurati per lavorare in multiutenza nel momento della stampa della prescrizione compare la richiesta di selezione del medico firmatario
Una volta selezionato il medico è possibile decidere se la richiesta deve essere eseguita per tutte le prescrizioni (Chiedi sempre) oppure tutte le prescrizioni verranno firmate dal medico selezionato o dal medico del paziente.
In questi ultimi due casi la richiesta non verrà riproposta. Al termine fare clic su Seleziona. La stampa verrà realizzata e apparirà a video il relativo documento CDA.
19 Fare clic sul pulsante Accoda per firma.
ATTENZIONE!
Se si desidera evitare la visualizzazione del CDA e fare in modo quindi che dalla postazione di collaboratore/segreteria le ricette vengano automaticamente poste alla coda di firma del medico operare come di seguito indicato:
- dalla postazione di collaboratore/segreteria avviare INFANTIA come di consueto - selezionare Add On > Servizi SIST e richiamare la cartella Documenti
- deselezionare l’opzione Convalida i documenti da inviare solo dopo averli visionati - fare clic su OK
5 I Servizi SIST
Il componente interagisce in maniera integrata con il software di cartella clinica per quanto riguarda le funzionalità di base di registrazione prescrizione e certificati.
Tuttavia, il componente offre anche alcuni servizi aggiuntivi rispetto al software di cartella clinica, che possono essere richiamati selezionando Servizi SIST dal menu Add-on.
I Servizi possono essere richiamati sia con una cartella clinica di paziente aperta, che non.
Nel caso in cui i Servizi vengano richiamati con una cartella clinica di paziente attiva in INFANTIA, sarà indicato il paziente per il quale richiamare alcune funzioni.
Nel caso in cui i Servizi vengano avviati senza nessuna scheda paziente attiva, sarà utile accedere comunque a funzioni non legate al paziente: allineamento anagrafiche, documenti da firmare, inviati, in uscita, falliti e impostazioni.
5.1 Consulta fascicolo
Attraverso il componente SIST è possibile consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico, ossia la raccolta di tutti i documenti clinici del paziente.
Per fare ciò, operare come descritto di seguito:
1. Aprire in INFANTIA la cartella clinica del paziente per il quale si vuole consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico
2. Avviare i Servizi e selezionare Consulta Fascicolo 3. Impostare l’intervallo di ricerca desiderato nei campi “dal” e “al”
21 4. nella sezione Tipologia eventi clinici attivare i filtri di ricerca sulla tipologia di eventi specifici (p.es.
solo Farmaceutica oppure Specialistica, Ricovero, Emergenza); altrimenti per la visualizzazione completa di tutti i tipi di eventi del fascicolo sanitario lasciare tutto attivo
5. fare clic su Avvia ricerca e attendere l’elaborazione di ricerca sul server
NOTA: Durante l’elaborazione nella tray area, accanto all’icona Servizi , comparirà il messaggio Avvio ricerca sul server
6. terminata la ricerca nel riquadro in basso comparirà l’elenco di tutti i documenti clinici presenti sul server, che potrà scorrere facilmente utilizzando i pulsanti di spostamento
7. per visualizzare un documento selezionare quello desiderato e fare clic su Dettaglio evento, o fare doppio clic sullo stesso, a questo punto attendere l’apertura del documento
NOTA: Il documento visualizzato è in formato CDA
5.2 Allineamento anagrafiche ed esenzioni ticket
Attraverso i Servizi è possibile effettuare l’aggiornamento delle scelte/revoche, dei dati anagrafici e delle esenzioni ticket (status, reddito e patologia) dei pazienti selezionando Allineamento anagrafiche.
Nel dettaglio potrà effettuare le seguenti operazioni:
Aggiornamento scelte e revoche = la funzione consente di effettuare l’aggiornamento dei dati di scelta, decorrenza e revoca di tutti i pazienti presenti in archivio dopo aver impostato il periodo per cui si desidera fare la ricerca e selezionato Aggiorna. Se viene rilevata una nuova scelta ed il paziente non è presente in archivio verrà automaticamente creata l’anagrafica del paziente.
Attivando il check Allinea esenzioni dei nuovi assistiti le nuove schede anagrafiche eventualmente introdotte verranno valorizzate anche delle relative esenzioni ticket.
Aggiornamento dati anagrafici = la funzione consente di aggiornare i principali dati anagrafici di tutti i pazienti già presenti in archivio (cognome e nome, data e luogo di nascita, indirizzo e luogo di residenza, codice fiscale) dopo aver selezionato Aggiorna. Attivando l’opzione Allinea esenzioni verranno aggiornate anche le esenzioni ticket. Considerando i dati presenti nell’anagrafica regionale come master, eventuali dati discordanti presenti in archivio vengono sovrascritti. Si consiglia pertanto di effettuare sempre una copia di sicurezza prima di avviare un aggiornamento dati anagrafici completo.
Allineamento esenzioni = la funzione consente di aggiornare le esenzioni ticket per tutti i pazienti in archivio in maniera cumulativa. Resta operativa la funzione Recupera esenzioni che consente di recuperare, per il solo paziente selezionato, le esenzioni presenti sui server regionali.
Le esenzioni così recuperate appariranno colorate di giallo nella sezione Esenzioni ticket del paziente e non saranno modificabili
23
5.3 Gestione del consenso
La sezione relativa alla gestione del consenso permette di attivare/revocare il consenso o il rifiuto al consenso esercitato dall’assistito (ai sensi del D. Lgs 30/06/2003, n. 196).
Nel caso in cui l’assistito non fornisce consenso, non sarà possibile consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico, saranno comunque garantite le operazioni di invio prescrizioni e certificati al SIST.
Per poter accedere alla gestione del consenso è necessario aprire la scheda del paziente in INFANTIA.
Dalla gestione del consenso è possibile:
Recupera storico dati consenso: visualizzare tutte le transazioni relative a consensi e revoche de consenso esercitate dall’assistito
Visualizza dettaglio: dopo aver selezionato il consenso o il rifiuto dello stesso, visualizzare i dettagli dell’operazione indicando le informazioni di riepilogo salienti
Invia dati consenso: consente di inviare il consenso al trattamento dei dati. Se trattasi del primo invio spostare l’opzione su Consenso (di default l’opzione selezionata è Rifiuto), inserire gli estremi del documento di identità, eventualmente compilare l’area relativa ai dati anagrafici di chi esercita la potestà o del tutore e fare clic su Continua
Selezionando il consenso precedentemente inviato è possibile anche revocarlo. In questo caso è sufficiente, dopo aver inserito gli estremi del documento di identità, eventualmente compilare l’area relativa ai dati anagrafici di chi esercita la potestà o del tutore e fare clic su Continua.
Verrà poi visualizzato come Rifiuto nella lista dei consensi (recupera storico consensi)
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5.4 Ricerca Prescrizioni
E’ possibile recuperare le prescrizioni del paziente attivo registrate in selezionando Ricerca prescrizioni. Per fare ciò, operare come descritto di seguito:
1. Aprire in INFANTIA la cartella clinica del paziente per il quale si vuole consultare il Fascicolo Sanitario Elettronico
2. Avviare i Servizi
3. Impostare l’intervallo di ricerca desiderato nei campi “dal” e “al”
4. fare clic su Avvia ricerca
5. terminata la ricerca nel riquadro in basso comparirà l’elenco di tutte le prescrizioni presenti sul server, che potrà scorrere facilmente utilizzando i pulsanti di spostamento
6. per annullare la prescrizione, selezionarla e fare clic sul pulsante Annulla Prescrizione
7. alternativamente, si può preventivamente visualizzare il documento, selezionando quello desiderato e facendo clic su Dettaglio prescrizione, o doppio clic sullo stesso
8. la funzionalità di Annulla Prescrizione può essere richiamata, quindi, dalla finestra di visualizzazione del documento
5.5 Documenti da firmare
Nella sezione Documenti da firmare vengono posizionati tutti i documenti prodotti da postazioni di segreteria e inviati alla firma del medico. Tali documenti devono essere firmati e inviati entro le ore 24 del giorno di creazione degli stessi. Verranno evidenziati in rosso i documenti che sono stati creati in data precedente a quella in corso.
ATTENZIONE
E’ possibile visualizzare un baloon di avviso nella tray area in modo da conoscere preventivamente quante ricette sono ancora da firmare (quelle accodate dalla segreteria).
Per attivare tale opzione operare come di seguito indicato:
- dalla postazione di collaboratore/segreteria avviare INFANTIA come di consueto - selezionare Add On > Servizi SIST e richiamare la cartella Impostazioni
- attivare l’opzione Visualizza periodicamente un avviso con il numero totale dei documenti da firmare
- fare clic su OK
Cliccando sul balloon sarà attivata la direttamente la finestra di visualizzazione dei documenti, con tante cartelle quanti sono i documenti da firmare. Il medico potrà procedere alla firma ed invio di tutti i documenti mediante il bottone “Firma e Invia … Documenti”.
5.6 Documenti inviati
Il documento firmato sarà visualizzato fra i documenti in uscita
27 L’invio dei documenti avviene in background e a tempi stabiliti dall’applicazione. Se si desidera forzare l’invio fare clic su Invia ora.
Automaticamente i documenti vengono inviati e passano così nell’elenco dei Documenti inviati.
Se si verificano errori non bloccanti in fase di invio (ad esempio errori di connessione) il componente tenterà nuovamente l’invio fino a quando lo stesso non va a buon fine.
Se si verificano errori bloccanti (ad esempio la prescrizione non è valida) il documento sarà spostato in Invii Falliti. Sarà possibile eventualmente ritentare l’invio selezionando l’elemento e cliccando Riprova Invio.
Per consultare i documenti inviati al server:
1. Fare clic su Aggiorna lista per avere l’elenco dei documenti
2. visualizzare il documento facendo clic su Visualizza o doppio clic dall’elenco
3. Se desidera eliminare un documento inviato selezionare il documento fare clic su Elimina.
ATTENZIONE!
Tutti i Documenti generati a prescindere dal loro stato (da firmare, inviati, in uscita, invii falliti) possono essere visualizzati in anteprima facendo clic sull’apposito pulsante di Anteprima in alto a destra
5.7 Patient Summary
Il Patient Summary non è altro che l’insieme di informazioni cliniche relative al paziente, che possono essere raccolte in due documenti di scopi diversi: SSI ( Scheda Sanitaria Individuale) e EDS (Emergency Data Set).
29 5.7.1 EDS (Invia Dati di Emergenza)
Fare clic sul pulsante Invia Dati di Emergenza e attendere che la scheda venga generata.
Fare clic sul Firma ed invia per firmarla e inviarla al server regionale SIST.
E’ possibile anche recuperare i Dati di emergenza già registrati sul SIST, facendo clic sull’apposito pulsante .
Nel caso in cui si tenti un recupero dei Dati di emergenza di un paziente ma gli stessi non sono presenti sul server centrale verrà notificata la mancanza con il messaggio in figura.
Lo stesso messaggio può comparire nel caso in cui si tenti il recupero di una Scheda sanitaria del server centrale ma la stessa non è presente.
5.7.2 SSI (Invia Scheda Sanitaria)
Fare clic sul pulsante Invia scheda Sanitaria e attendere che la scheda venga generata.
Fare clic sul Firma ed invia per firmarla e inviarla al server regionale SIST.
E’ possibile anche recuperare la scheda sanitaria già registrata sul SIST facendo clic sull’apposito pulsante
Impostazioni
Il componente di integrazione richiede una minima interazione da parte dell’utente, circa le impostazioni di configurazione iniziali. Ciò significa che si potrà configurare in modo semplice e intuitivo.
Per fare questo, avviare il componente e selezionare Impostazioni dal menu di sinistra.
31
6 FAQ – La risposta alle domande più frequenti
6.1 [INTSIST_02015] SELEZIONARE UN PAZIENTE PER ESEGUIRE L'AZIONE
Se utilizzando i servizi compare il messaggiovuol dire che il servizio è utilizzabile solo dopo aver aperto la scheda anagrafica di un paziente.
6.2 [INTSIST_03140] IL SERVIZIO SIST UTILE AL RECUPERO DELLE ESENZIONI ATTIVE HA RIPORTATO LA SEGUENTE SEGNALAZIONE: [E000004] NON CI SONO ELEMENTI CORRISPONDENTI AI CRITERI DI RICERCA INSERITI. VERIFICARE LA CORRETTEZZA DEI PARAMETRI INSERITI.
Se utilizzando i servizi compare il messaggio
vuol dire che il paziente selezionato non ha esenzioni attive nel sistema SIST. In caso di discordanza con i dati in possesso del medico sarà opportuno che il paziente faccia riferimento alla ASL di appartenenza per la necessaria verifica.
ULTERIORI FAQ AGGIORNATE AL LINK
http://www.infantiaweb.it/tips/articolo.asp?COD_TECH=3118o31M7o3KM2