L’attività di ricerca e selezione

Nel momento in cui il responsabile di selezione riceve i dati relativi alle ricerche, convoca per fare il punto della situazione, tutti quelli che al momento si stanno occupando delle ricerche. La riunione con il responsabile di selezione e gli altri addetti alla selezione serve per assegnare ad ognuno delle ricerche da seguire e dare aggiornamenti su quelle già seguite in precedenza. Il responsabile di selezione ha il compito di assegnare le ricerche, dando tutti i dettagli sul tipo di posizione lavorativa richiesta e sull’azienda cliente che ne ha bisogno. Infatti, le informazioni comunicate agli altri selezionatori riguardano le indicazioni ricevute dall’azienda cliente e quindi:

- Il settore in cui opera l’azienda

- La posizione lavorativa richiesta con relativi compiti da svolgere - Finalità della posizione lavorativa

- I requisiti richiesti al candidato, dagli anni di esperienza nella mansione ai titoli di studio, compresi eventuali corsi di formazione o certificazioni in possesso - Orario lavorativo

84 - Tipologia di contratto ed eventuale RAL96

Il tutto si può ricondurre ad una sintesi della job analysis utile per avviare la ricerca in oggetto. Una volta completato l’aggiornamento ed assegnate le ricerche, ogni selezionatore torna nella sua postazione per iniziare il lavoro e questo, partendo da tutti i dati in possesso avvia il suo lavoro di ricerca per ogni canale a disposizione dell’agenzia. La ricerca segue delle modalità ben precise che passano dalla raccolta di tutti i dati utili, all’uso dei canali di ricerca a disposizione fino al contatto con il candidato. I canali di ricerca sono diversi e vengono utilizzati in ordine di efficacia, infatti, a parte i pochi casi in cui un selezionatore conosce direttamente il candidato idoneo alla ricerca perché è già stato colloquiato in passato, nella maggior parte delle occasioni si fa ricorso a strumenti informatici. Si parte dalla pubblicazione dell’annuncio riguardante l’offerta di lavoro sulla piattaforma Altamira, canale di riferimento delle agenzie Synergie Italia che permette la pubblicazione e la gestione degli annunci sia sul sito www.synergie-italia.it sia sugli altri canali utilizzati.

Di seguito un esempio relativo alle offerte presenti sul sito dell’Agenzia per il Lavoro Synergie.

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Con retribuzione annuale lorda (conosciuta anche come RAL) s'intende la retribuzione lorda annuale percepita dal lavoratore. Corrisponde alla retribuzione lorda mensile moltiplicata per il numero di mensilità percepite durante l'anno. La RAL è un parametro molto utilizzato dagli operatori di gestione del personale per le assunzioni, i confronti, i costi aziendali legati al personale, ed altre situazioni del caso. https://it.wikipedia.org/wiki/Retribuzione

85 La pubblicazione avviene seguendo alcuni step come:

 Inserimento del titolo dell’offerta;

 Inserimento del testo che descrive l’offerta: contiene le informazioni relative alla mansione, ai requisiti richiesti, all’offerta economica ed al luogo di lavoro;  Inserimento dei riferimenti chiamati anche tag97

relativi al settore dell’azienda e alla mansione;

 Multiposting: prevede la pubblicazione simultanea sugli altri canali utilizzati;  Inserimento delle autorizzazioni di visualizzazione e gestione per gli altri

selezionatori.

Ogni selezionatore ha a disposizione delle credenziali di accesso alla piattaforma in maniera tale da poter lavorare contemporaneamente e con un grado elevato di autonomia.

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Un tag (cioè etichetta, marcatore, identificatore) è una parola chiave o un termine associato a un'informazione (un'immagine, una mappa geografica, un post, un video clip ...), che descrive l'oggetto rendendo possibile la classificazione e la ricerca di informazioni basata su parole chiave. I tag sono generalmente scelti in base a criteri informali e personalmente dagli autori/creatori dell'oggetto dell'indicizzazione. https://it.wikipedia.org/wiki/Tag_(metadato)

86 L’annuncio pubblicato sul sito ha la struttura visibile nell’immagine seguente:

Ogni selezionatore ha a disposizione delle credenziali di accesso alla piattaforma in maniera tale da poter lavorare contemporaneamente e con un grado elevato di autonomia.

Nel momento in cui l’annuncio viene pubblicato si attendono le candidature. Se le candidature sono tempestive si passa allo screening dei curricula correlati all’annuncio pubblicato, facendo riferimento a tutti i dati in possesso relativi alla ricerca, per poter ricorrere a quello che in gergo viene chiamato matching ovvero il confronto tra i dati in possesso e quelli del candidato. Questo è utile per un corretto screening che consiste nel fare una scrematura di tutte le candidature pervenute e di trovare il candidato giusto per

87 l’offerta. Nel caso in cui non arrivino le candidature, si utilizzano tutti gli altri canali a disposizione della filiale.

I canali utilizzati sono i seguenti:

1) Database della filiale: cartella contenente tutti i cv della filiale, condivisa e accessibile da ogni computer dell’ufficio;

2) Canale del sito Altamira: permette la gestione delle candidature di ogni annuncio pubblicato al suo interno che finirà sul sito ufficiale dell’agenzia oltre al database dei cv;

3) Canale del sito Infojobs: permette la consultazione del database dei cv presenti sulla piattaforma;

4) Canale del sito Helplavoro: permette la consultazione del database dei cv presenti sulla piattaforma;

5) Canale del sito Bianco Lavoro: permette la gestione delle candidature di ogni annuncio pubblicato al suo interno;

6) Canale del sito Subito: permette la gestione delle candidature di ogni annuncio pubblicato al suo interno.

A differenza di Altamira, Bianco Lavoro e Subito che danno la possibilità di gestire l’annuncio attraverso screening e le eventuali fasi successive, gli altri canali vengono impiegati come database da cui attingere i curricula. L’ordine o la priorità attribuita ai canali di ricerca è in linea di massima quella stabilita nell’elenco sopracitato. Il processo di ricerca segue l’iniziale fase di screening tramite l’utilizzo di tutti i canali a disposizione e, una volta individuato il profilo potenzialmente adatto, si procede al contatto telefonico finalizzato all’eventuale colloquio in filiale. Questa attività viene supportata da uno schema, tenuto sempre a portata di mano (anche durante il colloquio se ritenuto opportuno), utile alla pianificazione della ricerca ed alla comunicazione con il candidato che potrebbe richiedere preliminarmente alcuni dettagli relativi all’azienda ed all’offerta di lavoro.

Di seguito un esempio di schema adoperato come promemoria per questo tipo di attività, utile sia nella fase di ricerca che in quella di colloquio con il candidato.

88 Nome Azienda

Montatore meccanico Esperienza minima 5 anni

Contratto di somministrazione della durata di 6 mesi con scopo assunzione diretta

Livello 3 metalmeccanico industria98 Orario Lun-Ven 8 ore più straordinari Partenza immediata

Luogo di lavoro: Stezzano

Luogo sede centrale: Bergamo Azienda metalmeccanica S.r.l.99 da 35 addetti

Produzione telai per scambiatori di calore Carpenteria leggera

Questa sorta di promemoria viene usato perché le ricerche da seguire possono essere più di una e quindi è sempre utile avere le informazioni a disposizione considerando che a volte la memoria, seppur molto importante in questo tipo di lavoro, ci può tradire. Nello schema ci sono tutte le informazioni più importanti riguardanti sia la posizione lavorativa per cui si sta facendo ricerca sia sull’azienda che ha attivato la ricerca. Queste indicazioni sono importanti perché circoscrivono l’area di screening che riguarderà solo candidati in linea con le richieste dell’azienda.

Durante il contatto telefonico, vengono illustrati al candidato, in maniera sintetica, i punti chiave dell’offerta di lavoro, traendo le prime indicazioni in merito alla disponibilità sia per il colloquio che per il tipo di posizione lavorativa, infatti, è molto importante capire tempestivamente se il candidato valuta offerte di lavoro ed in particolare se valuta l’offerta relativa alla ricerca che ha portato al contatto.

Si può andare incontro a due possibilità:

1) Il candidato non è interessato all’offerta: egli può avere già un contratto di lavoro in essere o semplicemente, anche se disoccupato, non valuta il tipo di

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Il livello è riferito al CCNL (Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro).

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Nel diritto commerciale italiano la società a responsabilità limitata, in sigla S.r.l. o Srl, è un tipo di società di capitali che, come tale, è dotata di personalità giuridica e risponde delle obbligazioni sociali solamente nei limiti delle quote versate da ciascun socio.

89 offerta proposta perché non in linea con le sue aspettative lavorative e/o economiche;

2) Il candidato è interessato all’offerta: egli può avere ugualmente un contratto di lavoro in essere ma vuole cambiare per motivi economici, perché non è più soddisfatto del suo lavoro, ha problemi con l’ambiente e/o con i colleghi, ecc. D’altra parte può essere una persona disoccupata che sta cercando lavoro perché vittima di licenziamento o che si è dimessa dal suo posto di lavoro.

Durante il contatto telefonico è altresì importante, quando si tratta di candidati extracomunitari, capire se quest’ultimi sono in possesso dei requisiti obbligatori come il permesso di soggiorno100 e l’idoneità di alloggio101. Senza questi documenti non possono esserci i requisiti per poter stipulare un contratto di lavoro con l’agenzia.

Quando il contatto telefonico non va a buon fine (non si riceve risposta), si passa al contatto via mail che solitamente prevede il riferimento all’offerta e un invito a ricontattare la filiale in caso di interesse a riguardo. Se il contatto telefonico ha esito positivo, si passa alla convocazione in filiale per un colloquio conoscitivo, utile sia per una valutazione del profilo relativa all’offerta in oggetto sia per offerte di lavoro future adatte a quest’ultimo. Ovviamente i colloqui vengono fissati in base alle esigenze della filiale, quindi, prima si lascia spazio alle ricerche urgenti e poi a tutte le altre secondo un calendario prestabilito e condiviso da tutti coloro che si occupano di selezione. Il calendario presente nel software usato per la posta elettronica (outlook in questo caso specifico), permette di visualizzare gli impegni o gli appuntamenti del responsabile di selezione e degli altri addetti alla selezione. Questo sistema è utile per non fare confusione o sovrapporre i colloqui negli stessi orari oppure per tenere sempre presente le giornate in cui i candidati vanno a fare i colloqui presso le aziende clienti per lo step finale. Quando viene individuato un candidato idoneo per la posizione ricercata, questo

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Con il permesso di soggiorno viene autorizzata la presenza regolare dello straniero sul territorio dello Stato italiano ed è il presupposto per una richiesta di residenza di medio o lungo periodo nel territorio italiano. http://www.dirittierisposte.it/Schede/Persone/Immigrazione-e-

cittadinanza/permesso_di_soggiorno_id1120438_art.aspx

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Il certificato di idoneità alloggiativa è indispensabile per diverse pratiche che riguardano gli immigrati. Si va dal ricongiungimento familiare ai flussi d’ingresso per lavoro, fino al permesso Ce per

lungosoggiornanti, la cosiddetta carta di soggiorno. Viene rilasciato dal Comune, che valuta se una casa è adeguata a garantire una vita dignitosa delle persone che la abiteranno. I parametri principali presi come riferimento devono comunque essere validi sia per gli stranieri che per gli italiani e, auspicabilmente, essere gli stessi in tutta Italia. http://stranieriinitalia.it/l-esperto-risponde/lesperto-risponde/lesperto- risponde/idoneita-alloggiativa-come-si-capisce-se-una-casa-va-bene.html

90 si convoca in filiale per il cosiddetto colloquio conoscitivo. La funzione del colloquio è duplice perché permette di conoscere il candidato e valutarlo sia per la posizione per cui è stato convocato sia per posizioni di lavoro che si apriranno in futuro. Il colloquio viene fissato negli orari di apertura della filiale e inserito come appuntamento nel calendario del computer per una delle date disponibili. Il giorno del colloquio, il candidato sarà accolto e fatto accomodare per la compilazione della scheda Synergie102 (simile a quella illustrata nel capitolo 2) e dopo questo passaggio sarà condotto in uno degli uffici del selezionatore che ha preso in carico il colloquio in oggetto.

Il colloquio viene condotto attraverso più fasi:

1. Breve presentazione del selezionatore nei confronti del candidato; 2. Richiesta di presentazione del candidato a livello professionale; 3. Domande relative ai precedenti impieghi o studi;

4. Illustrazione della posizione lavorativa compresi tutti i dettagli dell’offerta; 5. Richiesta di eventuali domande (o dubbi) da parte del candidato;

6. Commiato.

In questo arco temporale il selezionatore deve trarre quante più informazioni possibili dal candidato per quanto riguarda:

Esperienze: vengono richieste tutte le informazioni relative alle esperienze lavorative in approfondimento a quelle già presenti nel cv. Quindi si “indaga” su tutto quello che il candidato ha fatto precedentemente a livello di mansioni e compiti compresi i motivi (scadenza naturale, licenziamento, dimissioni) per cui sono terminati i contratti di lavoro precedenti, avendo premura, soprattutto per quanto riguarda l’ultima esperienza, di capire a quale tipologia di contratto fosse legato (settore, livello, retribuzione) il candidato;

Capacità e soft skills: vengono valutate oltre alle esperienze, anche le capacità che vanno oltre la semplice mansione ricoperta. Nel contesto della filiale Synergie di Bergamo molte ricerche rivelavano un doppio profilo nel candidato perché nel corso della sua esperienza lavorativa ha imparato a ricoprire per diverso tempo (quindi acquisendo tutte le competenze necessarie) due mansioni diverse come ad esempio saldatore e magazziniere. In questo caso siamo di

91 fronte ad un profilo versatile da proporre a due aziende diverse o per due posizioni lavorative differenti. Le soft skills (di cui abbiamo già discusso nel capitolo 2) vengono valutate soprattutto quando si tratta di posizioni lavorative che le richiedono espressamente perché la mansione da ricoprire prevede dei ruoli che necessitano della capacità di fare fronte alle richieste dell’ambiente di lavoro in determinati modi come la resistenza allo stress, il problem solving, il lavorare in gruppo, ecc.

Comportamento e carattere: vengono valutati tutti i comportamenti durante il colloquio (ogni volta che si colloquia un candidato potrebbe apparire diverso) per iniziare a capire come può essere caratterialmente (timido, scontroso, simpatico, ecc.) la persona che si ha di fronte. Cercare di capire come potrebbe adattarsi al nuovo ambiente di lavoro, aspetto non da sottovalutare perché oltre alle capacità tecniche in un contesto lavorativo contano anche i rapporti umani che si instaurano. In realtà rispetto ai dati oggettivi, questi aspetti connessi alla personalità restano molto difficili da capire soprattutto per i selezionatori con poca esperienza che inizialmente si orientano solo su tutti gli elementi più palesi. Impatto visivo: viene valutato anche l’aspetto esteriore del candidato relativo anche alla cura della persona che rappresenta già un indicatore su di essa.

L’approccio con il candidato non è sempre lo stesso perché il selezionatore decide in base al tipo di persona il modo di porsi. Infatti, può capitare di trovarsi di fronte candidati scortesi, ed è compito del selezionatore cercare di modificare quel tipo di comportamento, mettendo a proprio agio la persona o capire il motivo dell’atteggiamento. Ovviamente ogni selezionatore adotta un modus operandi che più lo rispecchia o che ritiene più opportuno al caso.

Una volta colloquiato il candidato, si fanno tutte le valutazioni del caso e a “mente fredda” si compila, quello che viene definito il profilo vero e proprio, come risultato del colloquio e degli altri elementi presenti nel cv. Nel profilo oltre ai dati relativi all’anagrafica, all’istruzione e alle esperienze lavorative, vengono inserite le note del selezionatore ovvero tutte le impressioni avute durante il colloquio circa l’aspetto esteriore, comportamento, aspettative del candidato e valutazione finale di quest’ultimo.

92 Solo nei casi di posizioni di lavoro impiegatizio si ricorre all’uso dei social network come Facebook o LinkedIn per trarre altre indicazioni nascoste sulla vita privata e sulla personalità del candidato. Il ricorso all’analisi della digital reputation è di difficile applicazione nel contesto della filiale di Bergamo perché le selezioni riguardano in numero maggiore operai e personale impiegatizio con funzioni non dirigenziali. Considerando che la possibilità di trovare personale operaio su LinkedIn è minore rispetto a quella di trovare profili di tipo impiegatizio che sono più avvezzi all’utilizzo di strumenti per il social recruiting, la politica della filiale è quella di non utilizzare i vari social per reperire informazioni di questo tipo, in quanto il bacino di utenza e quindi di profili utili sarebbe molto più basso rispetto ai canali classici di reclutamento. Ritornando al colloquio, se la valutazione complessiva è positiva, il profilo viene inviato tramite e-mail all’azienda cliente che ha commissionato la ricerca, in modo tale che questo venga valutato ed eventualmente il candidato venga convocato a colloquio dai responsabili dell’azienda in questione. A seconda del servizio richiesto (ricerca e selezione o somministrazione), la ricerca si può concludere con esito positivo o negativo poiché se il profilo risulta positivo può essere inserito in azienda (direttamente o tramite somministrazione con l’agenzia), in caso contrario la ricerca prosegue fino a nuovo ordine dettato dall’azienda cliente. Il feedback o responso relativo al colloquio sia in filiale che presso l’azienda cliente, è di competenza della filiale. Se si tratta del colloquio conoscitivo in filiale, il selezionatore dopo aver fatto le valutazioni su ogni candidato incontrato, telefonerà ciascun candidato per comunicare l’esito della selezione. Lo stesso avviene quando il candidato, una volta superato il primo colloquio avvenuto in filiale, sostiene il secondo previsto presso l’azienda che ha commissionato la ricerca. Comunicare l’esito è sempre compito del selezionatore che ha colloquiato il candidato. Da non dimenticare è l’obiettivo del selezionatore che va di pari passo con l’obiettivo del candidato: il primo cercherà di trovare il candidato giusto per l’azienda, il secondo rivolgendosi all’agenzia cercherà di trovare, invece, il lavoro giusto per lui che rispecchi le sue aspettative.

Oltre alla classica attività di ricerca e selezione del personale, ci sono delle attività facenti parte di quella che si può definire “routine della filiale”. Una di queste attività è la gestione della posta elettronica principale dell’agenzia che prevede la funzione di

93 risposta alla e-mail ricevute dai candidati, dai dipendenti, dalle aziende oppure da altri componenti dello staff sia della filiale di Bergamo che delle altre filiali Synergie Italia. Le mail possono riguardare diverse questioni e tra quelle più frequenti:

 Informazioni sul rilascio delle buste paga, firma proroghe o consulenze varie richieste dai dipendenti dell’agenzia

 Informazioni sugli orari di apertura della filiale richieste dai candidati o dai dipendenti dell’agenzia

 Invio cv da parte dei candidati o candidature per le posizioni aperte  Comunicazioni interne.

Per quanto riguarda l’invio dei cv, questo viene gestito attraverso il processo di archiviazione. Infatti, ogni volta che i candidati inviano cv tramite posta elettronica, questi vengono archiviati nel database interno della filiale, secondo una procedura che prevede la rinomina del file cv con i dati utili, usati successivamente come parole chiave per delle ricerche specifiche.

Il file del cv viene rinominato con questa struttura:

- Nome - Cognome - Anno di nascita - Luogo di domicilio

- Principali mansioni ricoperte - Certificazioni importanti - Lingue conosciute

Altra attività svolta sempre tramite la gestione della posta elettronica principale della filiale, è l’invio della cosiddetta “top ten” settimanale. In realtà questa è un’attività che non rientra solo nella parte di gestione della posta elettronica perché è concatenata all’attività commerciale ed a quella di selezione del personale. La top ten non è altro che la lista dei dieci migliori profili della settimana che sono quindi già stati selezionati per altre ricerche. Questa attività consiste nell’invio tramite posta elettronica della lista dei

94 profili, a tutte le aziende inserite tramite una mailing list103 nata appositamente, infatti, tutti gli indirizzi e-mail presenti appartengono alle aziende del territorio mappato durante l’attività commerciale.

103

La mailing list (letteralmente, lista di corrispondenza, dalla lingua inglese; traducibile in italiano sia con lista di distribuzione o di diffusione, sia con lista di discussione, a seconda degli usi) è un

servizio/strumento offribile da una rete di computer verso vari utenti e costituito da un sistema organizzato per la partecipazione di più persone ad una discussione asincrona o per la distribuzione di informazioni utili agli interessati/iscritti attraverso l'invio di email ad una lista di indirizzi di posta elettronica di utenti iscritti. https://it.wikipedia.org/wiki/Mailing_list

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Conclusioni

L’intento di questa ricerca era quello di mettere in luce come si svolgesse il processo di