CASO 3 – Prelievo o esame effettuato presso ditta per la Medicina del lavoro

 Il processo è attivato dai Piani Sanitari predisposti dal Medico Competente delle ditte clienti.

Per i clienti in essere i Piani sono già precaricati nel SW. Nel caso di nuovi clienti deve essere caricato il Piano sanitario, riportando: l’elenco degli esami e la periodicità.

 Mensilmente viene stampato lo scadenzario per individuare gli esami in scadenza. Sulla base dello scadenzario vengono contattate le ditte e fissato l’appuntamento in agenda; viene

Pag. 11 a 19 riportato: il nome delle ditte, il nome del medico. I piani sanitari devono essere aggiornati aggiungendo / togliendo: gli esami previsti, i dipendenti in essere.

 Dopo aver aggiornato gli elenchi possono essere predisposte le etichette per le urine; vengono preparati i contenitori ed inviati insieme alle etichette alle ditte per la consegna ai dipendenti.

 Anche il prelievo presso il centro analisi viene effettuato sempre a fronte di elenchi. Nel caso di neoassunti ORG-MDL riceve per mail la comunicazione dei nominativi e delle date di nascita;

 Gli elenchi vengono consegnati all’operatore unitamente alle etichette da apporre sui campioni. In essi sono riportate le informazioni essenziali per l’effettuazione dei prelievi / degli esami: ditta, stabilimento, reparto, tipologia esami, nome dipendenti l' ORG-MDL riporta sulla lista anche la tipologia delle provette da utilizzare.

 Alla data concordata viene effettuato il prelievo (presso l’infermeria o il locale idoneo della ditta) e ritirato il campione biologico ( urine, espettorati ecc.).

 Sulle provette e/o campioni biologici viene segnato numero e data esecuzione prelievo.

 Ad ogni operatore viene assegnato un numero da cui partire in modo da risalire facilmente in caso di errori al medico/infermiere che ha eseguito i prelievi.

 L’infermiere consegna gli elenchi all’operatore di MDL (ORG-MDL) , con:

o n° progressivo attributo, riportato sulla provetta e sul contenitore urine

o eventuali annotazioni (ad es. Per campioni mancanti, informazioni sullo stato del paziente, …); le annotazioni e gli eventuali esami aggiunti vengono trascritte nel SW.

o I campioni vengono ritirati e poi consegnati al laboratorio dall’operatore incaricato al trasporto;

 Il prelievo può essere effettuato in ditta o presso il centro Poliambulatorio al lago; per i prelievi effettuati in ditta si seguono le indicazioni riportate nelle IO IOPMDL – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRELIEVI MEDICINA DEL LAVORO; per i prelievi effettuati presso la sede del lago si seguono le indicazioni riportate nelle IO IOP – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRELIEVI come per la sede principale

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 lo smaltimento dei rifiuti speciali si effettua secondo le indicazioni contenute nelle IO IORS – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE RIFIUTI SANITARI

 In caso di emergenza Primo Soccorso durante i prelievi in ditta vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO PRELIEVI ESTERNI;

 In caso di emergenza Imprevisti Clinici durante i prelievi in ditta vengono applicate le indicazioni contenute nelle IO IOICPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE IMPREVISTI CLINICI PRELIEVI ESTERNI

 In caso di emergenza Primo Soccorso e di imprevisti clinici presso la sede del lago vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSIC – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO E IMPREVISTI CLINICI come per la sede principale

Pag. 13 a 19 7 FASE ANALITICA

7.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO

 Fase preanalitica

 Per i prelievi eseguiti in sede ritiro campioni in sala prelievi

 Per i prelievi eseguiti in ditta consegna campioni in laboratorio da parte dell’infermiere

 Per i prelievi eseguiti presso i centri esterni consegna campioni in laboratorio da parte di operatore autorizzato

 Suddivisione campioni

 Preparazione campioni

 Preparazione delle liste di lavoro

 Invio liste al laboratorio

 Eventuale caricamento degli strumenti

 Analisi (con strumenti o manuali)

 Eventuale trascrizione

 Refertazione

7.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

7.2.1 RITIRO CAMPIONI DA SALA PRELIEVI

 Il personale di laboratorio si reca in sala prelievi e ritira il carrello con i campioni in orari prestabiliti.

 Non è consentito inviare in laboratorio campioni non identificati (la situazione potrebbe verificarsi quando si tratta di prelievi effettuati all’esterno / presso altri centri medici). Nel caso di provette provenienti da prelievi esterni deve essere verificata anche la congruità del prelievo (uso della provetta corretta e della corretta suddivisione in provette).

 SUDDIVISIONE CAMPIONI:

 I campioni vengono suddivisi in funzione del tipo di preparazione:

o centrifugazione per separazione siero / plasma o eventuale congelamento

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 Le operazioni di suddivisione del campione dopo centrifugazione vengono effettuate dallo strumento di preanalitica Automate.

 Gli eventuali trattamenti “particolari” da effettuare sul campione (es. emocromo x gruppo, emocromo “frizzato” …...) vengono riportati in etichetta in modo da poter intervenire tempestivamente sul trattamento del campione.

7.2.2 PREPARAZIONE CAMPIONI

 I campioni vengono posizionati sui rack e caricati sullo strumento AUTOMATE che procederà allo smistamento ed eventuale creazione di aliquota dei campioni su appositi rack destinati alle differenti stazioni di lavoro.

7.2.3 PREPARAZIONE DELLE LISTE DI LAVORO

 Il responsabile Refertazione Analisi Cliniche lancia la stampa dei fogli di lavoro dal programma PRIAMO.

 Il SW assiste alla predisposizione delle liste di lavoro inviando direttamente agli strumenti interfacciati gli esami richiesti oppure consente la stampa dei fogli di lavoro per gli strumenti che non sono interfacciati, i risultati vengono trascritti a mano ed inseriti manualmente nel sistema (Maglumi, Perkin Elmer, HPLC, Esami eseguiti manualmente [es parassiti ecc.])

 Se l’analisi deve essere eseguita in SERVICE si procede secondo quanto indicato nel Flusso SERVICE.

7.2.4 INVIO LISTE AL LABORATORIO

 Tutte le liste predisposte per pianificare l’attività delle stazioni di analisi (riepiloghi, fogli di lavoro) vengono inviati al laboratorio a cura dello stesso responsabile Refertazione Analisi Cliniche.

7.2.5 (eventuale) CARICAMENTO STRUMENTI

 Se le analisi vengono effettuate in stazioni analitiche automatizzate, l’operatore del Laboratorio provvede ad avviare gli strumenti secondo le modalità indicate nel Manuale d’Uso dello Strumento.

 Provvede:

o ad accendere gli strumenti

Pag. 15 a 19 o ad aprire i programmi di interfacciamento tra strumento e server

o a verificare la presenza (ed in alcuni casi la validità) dei reattivi o a calibrare gli strumenti secondo le frequenze indicate nel manuale

o ad effettuare il controllo di qualità interno , controllare i valori e farlo validare dal Dott.

Bruno Calegari o da chi ne fa le veci ( Dott.ssa Lucia Motta).

o a caricare gli strumenti

 Viene effettuata la turnazione agli strumenti, in modo che la competenza sugli stessi resti diffusa tra i vari operatori che conservano costantemente caratteristiche di intercambiabilità sulle stazioni di lavoro.

7.2.6 ANALISI

 Le analisi prevedono fasi attive e passive.

 Nel caso di analisi manuali le fasi sono tutte attive.

 Nel caso di analisi automatizzate esistono vari gradi d’intervento dell’operatore, che è comunque tenuto a vigilare sulla corretta prosecuzione delle analisi (vigilanza sul regolare funzionato della macchina – presenza di reattivi, inceppamenti, allarmi, …).

 Le posizioni delle provette sono normalmente garantite da controlli effettuati in automatico attraverso i codici a barre.

 Per l’effettuazione delle analisi con fasi attive o manuali si fa riferimento alle indicazioni contenute nelle IO IOLAB…. – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE DEL LABORATORIO

7.2.7 TRASCRIZIONE o TRASFERIMENTO ON LINE

 Nel caso di esami automatizzati l’operatore di Laboratorio procede con acquisire i dati e trasferirli on-line.

 Nel caso di esami manuali, essi vengono trascritti sui dal fogli di lavoro generati dal sistema;

 Gli esami in service eseguiti presso Synlab vengono scaricati direttamente nel SW gestionale tramite programma di connessione.

 Le acquisizioni dei dati da inviare in refertazione implicano una verifica di coerenza dei risultati, rilevando:

Pag. 16 a 19 o i valori che risultassero particolarmente alterati (in funzione dei valori massimi ammessi

dal ALL TVP – PR PO Tabella dei Valori Panico)

o l’omogeneità della distribuzione dei valori all’interno della serie o la coerenza dei risultati tra analisi correlabili

o verifica esiti di precedenti analisi e confronto con gli stessi

 A fronte di dubbi le analisi devono essere ripetute.

 A fronte di valori panico l’operatore è tenuto ad attenersi ai seguenti comportamenti:

o controlla lo stato del campione (es. presenza di coaguli...) o ripete l’analisi

o verifica la storia del paziente (risultati delle precedenti analisi) o contatta il medico per comunicare il dato

o se il medico non è contattabile il paziente viene informato telefonicamente della presenza di valori alterati e dell’opportunità di ritirare le analisi e di recarsi quanto prima presso il proprio medico / specialista

 L’esito delle comunicazioni con il medico / paziente viene registrato su un file excell “avvisi medici”

 Si procede con i flussi di refertazione:

o refertazione per privati in accettazione (flusso REFERTAZIONE ANALISI) o refertazione per ditte in Medicina del Lavoro (flusso REFERTAZIONE MDL)

Pag. 17 a 19 8 REFERTAZIONE ANALISI

8.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO

 Ricevimento fogli di lavoro

 Caricamento dati

 Archiviazione risultati

 Firma digitale esiti da parte del Direttore di Laboratorio

 I referti sono disponibili per la stampa da parte dell’operatore 8.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

8.2.1 CARICAMENTO DATI

 I dati vengono caricati sul server tramite interfacciamento online, l'inserimento nel SW in presenza di fogli di lavoro (analisi manuali) i dati vengono imputati manualmente.

 Tutti i dati che vengono imputati manualmente vengono ricontrollati e viene posta la firma sul foglio di lavoro in modo da poter risalire all'operatore che ha effettuato l'inserimento.

8.2.2 ARCHIVIAZIONE RISULTATI Devono essere archiviati i seguenti documenti:

 i fogli di lavoro, ordinati per giornata ed in ordine di codice 8.2.3 FIRMA REFERTI

 I referti vengono sottoposti alla validazione del Direttore di laboratorio nella persona del Dr.

Bruno Calegari o di suoi delegati (Dott.ssa Lucia Maria Motta) che provvede ad apporre la firma digitale.

 All’atto della validazione esso provvede ad effettuare un controllo di merito per eccezione, ovvero su tutti valori segnati da un asterisco (che indica la presenza di valori anomali).

 A fronte di valori che eccedono la normalità in modo significativo verifica se era stata correttamente attivata la procedura interna di verifica / ricontrollo.

 Dopo aver validato i referti il Direttore di laboratorio / delegati accede al programma SISS e pubblica i referti pronti (per la pubblicazione ognuno ha la propria tessera e la propria password).

Pag. 18 a 19 8.2.4 STAMPA, CONSEGNA E REGISTRAZIONE

 Il paziente (o persona delegata) si presenta all’accettazione con il foglio di ritiro (con eventuale compilazione della delega). L’operatore dell’accettazione stampa e consegna i referti, registra nel SW la data di consegna. In assenza del foglio di ritiro (solo se gli esami sono propri) l’operatore chiede che gli venga esibito un documento di identità.

 I risultati possono essere visualizzati e scaricati dal sito “centrobeccaria.it” utilizzando codice fiscale e password presenti sul foglio di ritiro entro 45 gg dalla data di refertazione;

9.SERVICE

9.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO SYNLAB

 Preparazione campioni;

 Check in campioni da inviare tramite gestionale PRIAMO da parte del personale di laboratorio;

 Check out dei campioni tramite gestionale PRIAMO da parte del personale di laboratorio o di refertazione;

 Attivazione collegamento invio;

 Trasferimento esami su Synllab net

 Conservazione campioni;

 Consegna a fattorino;

 Apertura collegamento ricezione esiti;

 Validazione esiti;

9.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

9.2.1 COMPILAZIONE SCHEDE PREACCETTAZIONE

 SYNLAB: l’operatore della Refertazione organizza la spedizione dei campioni trasferendo le richieste degli esami tramite programma SERVICE di PRIAMO

 Solo in caso di test per ricerca sostanze stupefacenti il medico o infermiere che effettua il prelievo compila le apposite schede di preaccettazione del service ove è già indicato il tipo di esame richiesto che successivamente vengono trasferite tramite il programma.

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 GENOMA: organizza la spedizione dei campioni compilando le Schede Preaccettazione predisposte dal laboratorio SERVICE (modalità cartacea).

9.2.2 PREPARAZIONE E CONSERVAZIONE DEL CAMPIONE

 La preparazione e conservazione del campione avviene in funzione di quanto previsto dalle

LINEE GUIDA DEL LABORATORIO SERVICE CHE VENGONO INSERITE SUL SW E STAMPATE SULLE ETICHETTE IN MODO DA AIUTARE GLI OPERATORI DELLA SALA PRELIEVI ALL'ESECUZIONE CORRETTA DEL PRELIEVO E GLI OPERATORI DEL LABORATORIO AL CORRETTO TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEL CAMPIONE.

 I campioni vengono collocati nei contenitori del service con adeguato anticipo sull’ora prevista per il ritiro. Nel caso sia prevista la consegna di campioni congelati, essi devono essere consegnati a parte con apposito contenitore, saranno estratti dal congelatore solo all’atto del ritiro.

 I campioni per la ricerca delle sostanze stupefacenti vengono preparati e consegnati seguendo le istruzioni operative IO IOSS –PR PO SOSTANZE STUPEFACENTI.

9.2.3 CONSEGNA CAMPIONI

 I campioni vengono consegnati dall'operatore del laboratorio:

 all'addetto del Centro service Synlab giornalmente (passaggio tutti i giorni dal lunedì al sabato)

 all'addetto del corriere TNT per Genoma previo appuntamento fissato al momento dell'accettazione da parte del O-ANACLI

10 ARCHIVIAZIONE

 Per le modalità di archiviazione delle registrazioni fare riferimento agli elenchi citati nella procedura “PR GQ GDR Gestione dei Documenti e delle Registrazioni”.