Procedura del Sistema di Gestione per la Qualità. Titolo: Processi Operativi 1 (PREANALITICA E ANALITICA CAMPIONI BIOLOGICI)

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Titolo: Processi Operativi 1 (PREANALITICA E ANALITICA CAMPIONI BIOLOGICI)

MODIFICHE

Data Entrata in vigore Descrizione Rev.

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Redatto da: Verificato da: Approvato da:

Responsabile Accettazione Referente Qualità Direzione

Responsabile prelievi Responsabile Laboratorio

DISTRIBUZIONE

Distribuzione interna Distribuzione esterna

Centro Beccaria Non prevista

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Sommario

1 SCOPO ... 4

2 CAMPO DI APPLICAZIONE ... 4

3 RESPONSABILITÀ ... 4

4 MODALITA’ OPERATIVE ... 5

5 FASE PREANALITICA CON PRELIEVO PRESSO LA SEDE PRINCIPALE ... 5

5.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO ... 5

5.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’ ... 6

5.2.1 RICEVIMENTO PAZIENTE ... 6

5.2.2 VERIFICA RICHIESTA ... 6

5.2.3 INSERIMENTO IN ACCETTAZIONE DEI CODICI ESAME ... 6

5.2.4 FATTURAZIONE ED INCASSO ... 7

5.2.6 PRIVACY ... 7

5.2.7 CHIAMATA PAZIENTE ... 7

5.2.8 IDENTIFICAZIONE PAZIENTE ... 7

5.2.9 RITIRO DEL CAMPIONE ... 8

5.2.10 PREPARAZIONE AL PRELIEVO ED ESECUZIONE PRELIEVO ... 8

6 FASE PREANALITICA CON PRELIEVI ESTERNI ... 9

6.2.1 CASO 1 – Punti prelievo ... 10

6.2.2 CASO 2 - Prelievi a domicilio ... 10

6.2.3 CASO 3 – Prelievo o esame effettuato presso ditta per la Medicina del lavoro ... 10

7 FASE ANALITICA ... 13

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7.2.1 RITIRO CAMPIONI DA SALA PRELIEVI ... 13

 SUDDIVISIONE CAMPIONI: ... 13

 I campioni vengono suddivisi in funzione del tipo di preparazione: ... 13

7.2.2 PREPARAZIONE CAMPIONI ... 14

7.2.3 PREPARAZIONE DELLE LISTE DI LAVORO ... 14

7.2.4 INVIO LISTE AL LABORATORIO ... 14

7.2.5 (eventuale) CARICAMENTO STRUMENTI... 14

7.2.6 ANALISI ... 15

7.2.7 TRASCRIZIONE o TRASFERIMENTO ON LINE ... 15

8 REFERTAZIONE ANALISI ... 17

8.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’ ... 17

8.2.1 CARICAMENTO DATI ... 17

8.2.2 ARCHIVIAZIONE RISULTATI ... 17

8.2.3 FIRMA REFERTI ... 17

8.2.4 STAMPA, CONSEGNA E REGISTRAZIONE ... 18

9.SERVICE ... 18

9.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO SYNLAB ... 18

9.2.1 COMPILAZIONE SCHEDE PREACCETTAZIONE ... 18

9.2.2 PREPARAZIONE E CONSERVAZIONE DEL CAMPIONE ... 19

9.2.3 CONSEGNA CAMPIONI ... 19

10 ARCHIVIAZIONE ... 19

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1 SCOPO

Lo scopo di questa procedura è di definire i processi operativi principali e di supporto del CENTRO POLISPECIALISTICO BECCARIA.

2 CAMPO DI APPLICAZIONE

Si applica ai processi:

PROCESSI OPERATIVI PRINCIPALI

 Fase preanalitica (accettazione e prelievo presso la sede principale e prelievi esterni)

 Gestione esami in scadenza MDL

 Fase analitica

 Refertazione analisi

PROCESSI OPERATIVI DI SUPPORTO

 Service

3 RESPONSABILITÀ

 L’ACCETTAZIONE ha la responsabilità di tutte le attività legate al ricevimento del paziente o alla presa appuntamenti ed al successivo inserimento dei codici esame e fatturazione delle prestazioni, stampa, consegna ed archiviazione dei referti.

 IL MEDICOPRELEVATOREO L’INFERMIERA curano l’identificazione del paziente, il ritiro del campione, la preparazione al prelievo e l’esecuzione dello stesso.

 ORG-MDL (Organizzazione Medicina del Lavoro) provvede all’organizzazione generale della gestione degli esami in scadenza MDL, attraverso la stampa dello scadenzario, il contatto telefonico con le ditte clienti, la preparazione e la consegna degli elenchi, al caricamento dati, alla stampa dei referti ed all’archiviazione risultati

 REF-ANACLI provvede alla preparazione delle liste di lavoro, all’invio delle liste al laboratorio, al caricamento dei dati, all’archiviazione dei risultati, creazione del file PDF dei referti e alla compilazione delle schede degli esami da inviare in service.

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 O-ANACLI provvede al ritiro dei campioni da sala prelievi, alla suddivisione dei campioni, alla preparazione ed al caricamento degli strumenti di analisi ed alla preparazione e conservazione del campione da destinare al Service.

4 MODALITA’ OPERATIVE

5 FASE PREANALITICA CON PRELIEVO PRESSO LA SEDE PRINCIPALE 5.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO

Accettazione

• ingresso paziente e selezione prestazione dal totem

• chiamata automatica del paziente allo sportello tramite numero sul display

• verifica richiesta

• inserimento dati anagrafici e prestazione nel gestionale

• fatturazione ed incasso per prestazioni non esenti

• stampa etichette e foglio di ritiro

• consegna documentazione al paziente e indirizzo verso l’area prelievi Prelievi e Analisi

• identificazione paziente da parte del medico prelevatore o infermiere

• ritiro del campione da parte del medico prelevatore o infermiere

• preparazione al prelievo da parte del medico prelevatore o infermiere

• esecuzione prelievo da parte del medico prelevatore o infermiere

• ritiro campioni da parte di un operatore del laboratorio

• fase analitica interna o in service

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Pag. 6 a 19 5.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

Le modalità specifiche di effettuazione dell’accettazione sono descritte nelle IO IOA – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE ACCETTAZIONE SEDE cui si rimanda per il dettaglio operativo.

5.2.1 RICEVIMENTO PAZIENTE Il paziente entra provvisto di:

 impegnativa

 tessera sanitaria

Ritira il numero dal totem ed attende la chiamata della voce digitale.

5.2.2 VERIFICA RICHIESTA

L’operatore deve identificare il paziente con le seguenti modalità:

 Procedere con il caricamento dei dati anagrafici dalla tessera SISS mediante l’utilizzo del lettore di smart card.

 Verificare che i dati siano corretti e aggiornati

 L’impegnativa viene esaminata per verificare la completezza dei dati e la chiarezza della richiesta

 Qualora l’impegnativa non fosse chiaramente interpretabile (ad esempio nel caso di richieste scritte a mano con grafia poco leggibile), l’operatore provvede a porla in visione ad un operatore del laboratorio per vedere se è in grado di interpretarla attraverso le associazioni di esami.

 Nel caso non si fosse in grado di interpretarla correttamente si invita il paziente a rivolgersi al proprio medico / specialista per la corretta interpretazione della richiesta

 Nel caso sulla ricetta non sia presente la diagnosi e/o eventuale codice esenzione si invita il paziente a ritornare dal medico per far completare la ricetta o ad eseguire gli esami il giorno stesso in regime privato.

5.2.3 INSERIMENTO IN ACCETTAZIONE DEI CODICI ESAME

 L’operatore inserisce i dati relativi alla ricetta se presente (tramite lettore o manualmente se impegnative private o manuali).

 L’operatore accetta l’importo che il SW propone di default in base al listino applicato.

 Verifica il corretto inserimento dei codici esame (devono corrispondere alle prestazioni richieste)

 Se la ricetta è manuale, verifica anche le esenzioni

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Pag. 7 a 19 5.2.4 FATTURAZIONE ED INCASSO

 Una volta verificati i dati, essi vengono salvati e si stampa la fattura.

 Se non sono previste esenzioni, l’operatore incassa l’importo dovuto e consegna la fattura.

 Nel caso di esenzione parziale è importante verificare la ricetta per i codici di esenzione, al fine di accertare che in una ricetta in esenzione non siano stati inseriti degli esami non in esenzione, mediante la verifica del tesserino rosa del paziente o la consultazione degli allegati della regione in base alla patologia.

 L’operatore lancia la stampa delle etichette che esce direttamente dalla stampante in postazione e viene consegnata al paziente unitamente al foglio di ritiro MOD FR – PR PO e contestualmente il paziente viene informato che sarà chiamato per n° identificativo preso al totem.

 L’operatore chiude l’operazione di accettazione migrando il paziente alla sala prelievi.

5.2.6 PRIVACY

 Contestualmente alla consegna del foglio di ritiro viene sottoposto il documento informativo della Privacy per il trattamento dei dati (MOD DIP - PR PO Documento Informativo sulla PRIVACY durata 5 anni) qualora il paziente sia nuovo o siano già decorsi i 5 anni dalla precedente firma.

5.2.7 CHIAMATA PAZIENTE

 Il medico o l’infermiere prelevatore riceve sul tablet presente in sala prelievi l’elenco dei pazienti che hanno eseguito l’accettazione e clicca sul primo numero.

 Sul display sopra la porta di ogni sala prelievo compare il numero preso al totem dal paziente e selezionato all’interno della sala.

 Il medico o l’infermiere chiama il numero e in questo modo tutela la Privacy.

5.2.8 IDENTIFICAZIONE PAZIENTE

 Il paziente entra in sala prelievi.

 Viene chiusa la porta.

 Il paziente viene poi identificato dal medico prelevatore / dall’infermiere chiedendo il nome e verificando se corrisponde al nome riportato in etichetta (Le etichette devono essere applicate alle provette prima di procedere con il prelievo).

 Il tipo di provetta da utilizzare viene scelto in funzione delle indicazioni presenti sull’etichetta

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 Per tutte le attività di prelievo si applicano le istruzioni operative prelievi IO IOP – PR PO ISTRUZIONI PRELIEVI

Nota – in ogni caso non devono essere tenuti presso il centro campioni non identificati.

5.2.9 RITIRO DEL CAMPIONE

 Nel caso il paziente consegni dei campioni in contenitori propri (es. feci, urine, …) deve essere accertato che il prelievo sia stato effettuato con le corrette modalità (vedi indicazioni riportate nelle istruzioni operative prelievi IO IOP – PR PO ISTRUZIONI PRELIEVI.

 Le istruzioni operative, per gli utenti, per l’esecuzione dell’esame e la raccolta dei campioni sono pubblicate sul sito o consegnate direttamente dall’operatore in caso di richiesta allo sportello;

5.2.10 PREPARAZIONE AL PRELIEVO ED ESECUZIONE PRELIEVO

 Il medico prelevatore / l’infermiere effettuano il prelievo secondo le indicazione nelle istruzioni operative prelievi IO IOP – PR PO ISTRUZIONI PRELIEVI ed effettuano lo smaltimento dei rifiuti speciali secondo le indicazioni contenute nelle IO IORS – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE RIFIUTI SANITARI

 In caso di emergenza Primo Soccorso e di imprevisti clinici vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSIC – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO E IMPREVISTI CLINICI

 Seguirà la fase analitica, che può essere effettuata Internamente (vedi flusso FASE ANALITICA) oppure presso laboratori in service (vedi flusso SERVICE)

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Pag. 9 a 19 6 FASE PREANALITICA CON PRELIEVI ESTERNI

Si verificano 3 diverse modalità di prelievo esterno:

1. punti prelievo 2. prelievi a domicilio

3. prelievo o esame MDL effettuato presso ditta 6.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO

Prelievo a Domicilio

 Chiamata da parte del paziente

 Presa appuntamenti

 Stampa lista appuntamenti a domicilio

 Consegna al Medico Prelevatore

 Esecuzione dei prelievi

 Consegna documenti e campioni in laboratorio

 Fase analitica

Prelievi per esami Medicina del Lavoro

 Il Medico Competente richiede gli esami da effettuare per ogni ditta

 L’operatore di Medicina del Lavoro stampa mensilmente lo scadenziario delle ditte

 L’operatore di Medicina del Lavoro contatta le ditte e fissa gli appuntamenti

 L’operatore di Medicina del Lavoro prepara gli elenchi e li consegna al medico prelevatore/Infermiere se gli esami devono essere eseguiti in ditta

 Esecuzione dei prelievi presso la ditta

 Il Medico prelevatore/infermiere consegna gli elenchi in accettazione del centro di Medicina del Lavoro per l’inserimento

 Il Medico prelevatore/infermiere o l’operatore incaricato consegna i campioni in laboratorio

 Fase analitica

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Pag. 10 a 19 6.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

6.2.1 CASO 1 – Punti prelievo

 Si effettua con le modalità indicate nelle IO IOAPP – PRPO ISTRUZIONI OPERATIVE ACCETTAZIONE PUNTI PRELIEVO

 I campioni vengono consegnati al laboratorio da medico / dall’infermiere, identificati con le modalità previste nelle IO IOPCTCPP-PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRELIEVI

CONSERVAZIONE TRASPORTO CAMPIONI PUNTI PRELIEVO ed effettuano lo smaltimento dei rifiuti speciali secondo le indicazioni contenute nelle IO IORS – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE RIFIUTI SANITARI

 In caso di emergenza Primo Soccorso vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO PRELIEVI ESTERNI;

 In caso di emergenza Imprevisti Clinici vengono applicate le indicazioni contenute nelle IO IOICPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE IMPREVISTI CLINICI PRELIEVI ESTERNI

6.2.2 CASO 2 - Prelievi a domicilio

 I prelievi domiciliari si effettuano secondo le indicazioni contenute nelle IO IOPD ISTRUZIONI OPERATIVE PRELIEVI DOMICILIARI ed effettuano lo smaltimento dei rifiuti speciali secondo le indicazioni contenute nelle IO IORS – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE RIFIUTI SANITARI

 In caso di emergenza Primo Soccorso vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO PRELIEVI ESTERNI;

 In caso di emergenza Imprevisti Clinici vengono applicate le indicazioni contenute nelle IO IOICPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE IMPREVISTI CLINICI PRELIEVI ESTERNI

6.2.3 CASO 3 – Prelievo o esame effettuato presso ditta per la Medicina del lavoro

 Il processo è attivato dai Piani Sanitari predisposti dal Medico Competente delle ditte clienti.

Per i clienti in essere i Piani sono già precaricati nel SW. Nel caso di nuovi clienti deve essere caricato il Piano sanitario, riportando: l’elenco degli esami e la periodicità.

 Mensilmente viene stampato lo scadenzario per individuare gli esami in scadenza. Sulla base dello scadenzario vengono contattate le ditte e fissato l’appuntamento in agenda; viene

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Pag. 11 a 19 riportato: il nome delle ditte, il nome del medico. I piani sanitari devono essere aggiornati aggiungendo / togliendo: gli esami previsti, i dipendenti in essere.

 Dopo aver aggiornato gli elenchi possono essere predisposte le etichette per le urine; vengono preparati i contenitori ed inviati insieme alle etichette alle ditte per la consegna ai dipendenti.

 Anche il prelievo presso il centro analisi viene effettuato sempre a fronte di elenchi. Nel caso di neoassunti ORG-MDL riceve per mail la comunicazione dei nominativi e delle date di nascita;

 Gli elenchi vengono consegnati all’operatore unitamente alle etichette da apporre sui campioni. In essi sono riportate le informazioni essenziali per l’effettuazione dei prelievi / degli esami: ditta, stabilimento, reparto, tipologia esami, nome dipendenti l' ORG-MDL riporta sulla lista anche la tipologia delle provette da utilizzare.

 Alla data concordata viene effettuato il prelievo (presso l’infermeria o il locale idoneo della ditta) e ritirato il campione biologico ( urine, espettorati ecc.).

 Sulle provette e/o campioni biologici viene segnato numero e data esecuzione prelievo.

 Ad ogni operatore viene assegnato un numero da cui partire in modo da risalire facilmente in caso di errori al medico/infermiere che ha eseguito i prelievi.

 L’infermiere consegna gli elenchi all’operatore di MDL (ORG-MDL) , con:

o n° progressivo attributo, riportato sulla provetta e sul contenitore urine

o eventuali annotazioni (ad es. Per campioni mancanti, informazioni sullo stato del paziente, …); le annotazioni e gli eventuali esami aggiunti vengono trascritte nel SW.

o I campioni vengono ritirati e poi consegnati al laboratorio dall’operatore incaricato al trasporto;

 Il prelievo può essere effettuato in ditta o presso il centro Poliambulatorio al lago; per i prelievi effettuati in ditta si seguono le indicazioni riportate nelle IO IOPMDL – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRELIEVI MEDICINA DEL LAVORO; per i prelievi effettuati presso la sede del lago si seguono le indicazioni riportate nelle IO IOP – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRELIEVI come per la sede principale

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 lo smaltimento dei rifiuti speciali si effettua secondo le indicazioni contenute nelle IO IORS – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE RIFIUTI SANITARI

 In caso di emergenza Primo Soccorso durante i prelievi in ditta vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO PRELIEVI ESTERNI;

 In caso di emergenza Imprevisti Clinici durante i prelievi in ditta vengono applicate le indicazioni contenute nelle IO IOICPE – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE IMPREVISTI CLINICI PRELIEVI ESTERNI

 In caso di emergenza Primo Soccorso e di imprevisti clinici presso la sede del lago vengo applicate le indicazioni contenute nelle IO IOPSIC – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE PRIMO SOCCORSO E IMPREVISTI CLINICI come per la sede principale

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Pag. 13 a 19 7 FASE ANALITICA

7.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO

 Fase preanalitica

 Per i prelievi eseguiti in sede ritiro campioni in sala prelievi

 Per i prelievi eseguiti in ditta consegna campioni in laboratorio da parte dell’infermiere

 Per i prelievi eseguiti presso i centri esterni consegna campioni in laboratorio da parte di operatore autorizzato

 Suddivisione campioni

 Preparazione campioni

 Preparazione delle liste di lavoro

 Invio liste al laboratorio

 Eventuale caricamento degli strumenti

 Analisi (con strumenti o manuali)

 Eventuale trascrizione

 Refertazione

7.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

7.2.1 RITIRO CAMPIONI DA SALA PRELIEVI

 Il personale di laboratorio si reca in sala prelievi e ritira il carrello con i campioni in orari prestabiliti.

 Non è consentito inviare in laboratorio campioni non identificati (la situazione potrebbe verificarsi quando si tratta di prelievi effettuati all’esterno / presso altri centri medici). Nel caso di provette provenienti da prelievi esterni deve essere verificata anche la congruità del prelievo (uso della provetta corretta e della corretta suddivisione in provette).

 SUDDIVISIONE CAMPIONI:

 I campioni vengono suddivisi in funzione del tipo di preparazione:

o centrifugazione per separazione siero / plasma o eventuale congelamento

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 Le operazioni di suddivisione del campione dopo centrifugazione vengono effettuate dallo strumento di preanalitica Automate.

 Gli eventuali trattamenti “particolari” da effettuare sul campione (es. emocromo x gruppo, emocromo “frizzato” …...) vengono riportati in etichetta in modo da poter intervenire tempestivamente sul trattamento del campione.

7.2.2 PREPARAZIONE CAMPIONI

 I campioni vengono posizionati sui rack e caricati sullo strumento AUTOMATE che procederà allo smistamento ed eventuale creazione di aliquota dei campioni su appositi rack destinati alle differenti stazioni di lavoro.

7.2.3 PREPARAZIONE DELLE LISTE DI LAVORO

 Il responsabile Refertazione Analisi Cliniche lancia la stampa dei fogli di lavoro dal programma PRIAMO.

 Il SW assiste alla predisposizione delle liste di lavoro inviando direttamente agli strumenti interfacciati gli esami richiesti oppure consente la stampa dei fogli di lavoro per gli strumenti che non sono interfacciati, i risultati vengono trascritti a mano ed inseriti manualmente nel sistema (Maglumi, Perkin Elmer, HPLC, Esami eseguiti manualmente [es parassiti ecc.])

 Se l’analisi deve essere eseguita in SERVICE si procede secondo quanto indicato nel Flusso SERVICE.

7.2.4 INVIO LISTE AL LABORATORIO

 Tutte le liste predisposte per pianificare l’attività delle stazioni di analisi (riepiloghi, fogli di lavoro) vengono inviati al laboratorio a cura dello stesso responsabile Refertazione Analisi Cliniche.

7.2.5 (eventuale) CARICAMENTO STRUMENTI

 Se le analisi vengono effettuate in stazioni analitiche automatizzate, l’operatore del Laboratorio provvede ad avviare gli strumenti secondo le modalità indicate nel Manuale d’Uso dello Strumento.

 Provvede:

o ad accendere gli strumenti

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Pag. 15 a 19 o ad aprire i programmi di interfacciamento tra strumento e server

o a verificare la presenza (ed in alcuni casi la validità) dei reattivi o a calibrare gli strumenti secondo le frequenze indicate nel manuale

o ad effettuare il controllo di qualità interno , controllare i valori e farlo validare dal Dott.

Bruno Calegari o da chi ne fa le veci ( Dott.ssa Lucia Motta).

o a caricare gli strumenti

 Viene effettuata la turnazione agli strumenti, in modo che la competenza sugli stessi resti diffusa tra i vari operatori che conservano costantemente caratteristiche di intercambiabilità sulle stazioni di lavoro.

7.2.6 ANALISI

 Le analisi prevedono fasi attive e passive.

 Nel caso di analisi manuali le fasi sono tutte attive.

 Nel caso di analisi automatizzate esistono vari gradi d’intervento dell’operatore, che è comunque tenuto a vigilare sulla corretta prosecuzione delle analisi (vigilanza sul regolare funzionato della macchina – presenza di reattivi, inceppamenti, allarmi, …).

 Le posizioni delle provette sono normalmente garantite da controlli effettuati in automatico attraverso i codici a barre.

 Per l’effettuazione delle analisi con fasi attive o manuali si fa riferimento alle indicazioni contenute nelle IO IOLAB…. – PR PO ISTRUZIONI OPERATIVE DEL LABORATORIO

7.2.7 TRASCRIZIONE o TRASFERIMENTO ON LINE

 Nel caso di esami automatizzati l’operatore di Laboratorio procede con acquisire i dati e trasferirli on-line.

 Nel caso di esami manuali, essi vengono trascritti sui dal fogli di lavoro generati dal sistema;

 Gli esami in service eseguiti presso Synlab vengono scaricati direttamente nel SW gestionale tramite programma di connessione.

 Le acquisizioni dei dati da inviare in refertazione implicano una verifica di coerenza dei risultati, rilevando:

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Pag. 16 a 19 o i valori che risultassero particolarmente alterati (in funzione dei valori massimi ammessi

dal ALL TVP – PR PO Tabella dei Valori Panico)

o l’omogeneità della distribuzione dei valori all’interno della serie o la coerenza dei risultati tra analisi correlabili

o verifica esiti di precedenti analisi e confronto con gli stessi

 A fronte di dubbi le analisi devono essere ripetute.

 A fronte di valori panico l’operatore è tenuto ad attenersi ai seguenti comportamenti:

o controlla lo stato del campione (es. presenza di coaguli...) o ripete l’analisi

o verifica la storia del paziente (risultati delle precedenti analisi) o contatta il medico per comunicare il dato

o se il medico non è contattabile il paziente viene informato telefonicamente della presenza di valori alterati e dell’opportunità di ritirare le analisi e di recarsi quanto prima presso il proprio medico / specialista

 L’esito delle comunicazioni con il medico / paziente viene registrato su un file excell “avvisi medici”

 Si procede con i flussi di refertazione:

o refertazione per privati in accettazione (flusso REFERTAZIONE ANALISI) o refertazione per ditte in Medicina del Lavoro (flusso REFERTAZIONE MDL)

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Pag. 17 a 19 8 REFERTAZIONE ANALISI

8.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO

 Ricevimento fogli di lavoro

 Caricamento dati

 Archiviazione risultati

 Firma digitale esiti da parte del Direttore di Laboratorio

 I referti sono disponibili per la stampa da parte dell’operatore 8.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

8.2.1 CARICAMENTO DATI

 I dati vengono caricati sul server tramite interfacciamento online, l'inserimento nel SW in presenza di fogli di lavoro (analisi manuali) i dati vengono imputati manualmente.

 Tutti i dati che vengono imputati manualmente vengono ricontrollati e viene posta la firma sul foglio di lavoro in modo da poter risalire all'operatore che ha effettuato l'inserimento.

8.2.2 ARCHIVIAZIONE RISULTATI Devono essere archiviati i seguenti documenti:

 i fogli di lavoro, ordinati per giornata ed in ordine di codice 8.2.3 FIRMA REFERTI

 I referti vengono sottoposti alla validazione del Direttore di laboratorio nella persona del Dr.

Bruno Calegari o di suoi delegati (Dott.ssa Lucia Maria Motta) che provvede ad apporre la firma digitale.

 All’atto della validazione esso provvede ad effettuare un controllo di merito per eccezione, ovvero su tutti valori segnati da un asterisco (che indica la presenza di valori anomali).

 A fronte di valori che eccedono la normalità in modo significativo verifica se era stata correttamente attivata la procedura interna di verifica / ricontrollo.

 Dopo aver validato i referti il Direttore di laboratorio / delegati accede al programma SISS e pubblica i referti pronti (per la pubblicazione ognuno ha la propria tessera e la propria password).

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Pag. 18 a 19 8.2.4 STAMPA, CONSEGNA E REGISTRAZIONE

 Il paziente (o persona delegata) si presenta all’accettazione con il foglio di ritiro (con eventuale compilazione della delega). L’operatore dell’accettazione stampa e consegna i referti, registra nel SW la data di consegna. In assenza del foglio di ritiro (solo se gli esami sono propri) l’operatore chiede che gli venga esibito un documento di identità.

 I risultati possono essere visualizzati e scaricati dal sito “centrobeccaria.it” utilizzando codice fiscale e password presenti sul foglio di ritiro entro 45 gg dalla data di refertazione;

9.SERVICE

9.1 DIAGRAMMA DI FLUSSO SYNLAB

 Preparazione campioni;

 Check in campioni da inviare tramite gestionale PRIAMO da parte del personale di laboratorio;

 Check out dei campioni tramite gestionale PRIAMO da parte del personale di laboratorio o di refertazione;

 Attivazione collegamento invio;

 Trasferimento esami su Synllab net

 Conservazione campioni;

 Consegna a fattorino;

 Apertura collegamento ricezione esiti;

 Validazione esiti;

9.2 DESCRIZIONE DELLE ATTIVITA’

9.2.1 COMPILAZIONE SCHEDE PREACCETTAZIONE

 SYNLAB: l’operatore della Refertazione organizza la spedizione dei campioni trasferendo le richieste degli esami tramite programma SERVICE di PRIAMO

 Solo in caso di test per ricerca sostanze stupefacenti il medico o infermiere che effettua il prelievo compila le apposite schede di preaccettazione del service ove è già indicato il tipo di esame richiesto che successivamente vengono trasferite tramite il programma.

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 GENOMA: organizza la spedizione dei campioni compilando le Schede Preaccettazione predisposte dal laboratorio SERVICE (modalità cartacea).

9.2.2 PREPARAZIONE E CONSERVAZIONE DEL CAMPIONE

 La preparazione e conservazione del campione avviene in funzione di quanto previsto dalle

LINEE GUIDA DEL LABORATORIO SERVICE CHE VENGONO INSERITE SUL SW E STAMPATE SULLE ETICHETTE IN MODO DA AIUTARE GLI OPERATORI DELLA SALA PRELIEVI ALL'ESECUZIONE CORRETTA DEL PRELIEVO E GLI OPERATORI DEL LABORATORIO AL CORRETTO TRATTAMENTO E CONSERVAZIONE DEL CAMPIONE.

 I campioni vengono collocati nei contenitori del service con adeguato anticipo sull’ora prevista per il ritiro. Nel caso sia prevista la consegna di campioni congelati, essi devono essere consegnati a parte con apposito contenitore, saranno estratti dal congelatore solo all’atto del ritiro.

 I campioni per la ricerca delle sostanze stupefacenti vengono preparati e consegnati seguendo le istruzioni operative IO IOSS –PR PO SOSTANZE STUPEFACENTI.

9.2.3 CONSEGNA CAMPIONI

 I campioni vengono consegnati dall'operatore del laboratorio:

 all'addetto del Centro service Synlab giornalmente (passaggio tutti i giorni dal lunedì al sabato)

 all'addetto del corriere TNT per Genoma previo appuntamento fissato al momento dell'accettazione da parte del O-ANACLI

10 ARCHIVIAZIONE

 Per le modalità di archiviazione delle registrazioni fare riferimento agli elenchi citati nella procedura “PR GQ GDR Gestione dei Documenti e delle Registrazioni”.