I “Cinque principi di conformità” (in seguito, i “5 principi”) rappresentano le azioni di base di conformità che tutti i Membri di Komatsu devono osservare. I Membri di Komatsu devono sempre tenere presente i 5 principi e svolgere le loro mansioni quotidiane di conseguenza.
Cinque principi di conformità
1. Indipendentemente dalle circostanze, occorre sempre rispettare le
“Regole” e onorare la fiducia della collettività.
2. L’ignoranza delle Regole non sarà tollerata. In caso di dubbi, occorre controllare le Regole personalmente e, per questioni importanti, consultare uno specialista.
3. Non dissimulare o nascondere mai errori o inosservanze delle Regole.
È necessario segnalarli immediatamente al responsabile e/o al reparto in carica dell’azienda.
4. Occorre correggere qualsiasi errore o inosservanza delle Regole tempestivamente e implementare efficaci misure preventive per garantire che non succeda di nuovo.
5. Non agire mai in modo da evitare o impedire che una persona presenti una denuncia di irregolarità alla Hotline per la conformità (whistle-blowing) o ad altri uffici pertinenti dell’azienda; non adottare mai misure sfavorevoli ai danni di tale persona.
(Komatsu si impegna a garantire che nessuna azione sfavorevole venga intrapresa da alcuna entità del gruppo Komatsu contro chiunque fornisca una segnalazione o presenti una denuncia di irregolarità).
Ogni singolo dipendente del gruppo Komatsu deve rispettare questi Principi per fare di Komatsu un’azienda che gode della sincera fiducia della collettività.
Sono di seguito riportate delle spiegazioni di ciascuno di questi Principi:
Parte II
Principio 1
Indipendentemente dalle circostanze, occorre sempre rispettare le
“Regole” e onorare la fiducia della collettività.
Il mancato rispetto delle Regole potrebbe costarci la fiducia della collettività.
Istruzioni dei superiori o richieste dei clienti, la manipolazione di cifre per rispettare le scadenze o pratiche sgradevoli comunemente diffuse tra le altre persone non scusano in alcun modo una violazione delle Regole. Quando si valuta se intraprendere un’azione, potrebbe essere utile chiedersi come ci si sentirebbe al cospetto della propria famiglia, dei propri figli o dei propri amici se dovesse diventare di dominio pubblico.
Per evitare tali violazioni delle Regole, il rispetto della sola morale non è sufficiente. È anche importante comprendere perché bisogna rispettare le regole in modo da poter convincere non solo se stessi, ma anche gli altri.
Sono molte le Regole da rispettare sul posto di lavoro. Nessuna di queste Regole è stata introdotta arbitrariamente o senza un motivo o uno scopo. Nella maggior parte dei casi, queste Regole sono state introdotte al fine di guadagnarsi la fiducia della collettività. Il fondamento stesso della conformità è il non limitarsi a conoscere le Regole ma comprenderne invece lo scopo.
Se ci si rende conto che fare del proprio meglio potrebbe non evitare una violazione delle Regole, si è tenuti a inviare dei rapporti di denuncia di irregolarità alla Hotline per la conformità, nel rispetto della procedura descritta nella sezione Varie al termine del presenteCodice.
Principio 2
L’ignoranza delle Regole non sarà tollerata. In caso di dubbi, occorre controllare le Regole personalmente e, per questioni importanti, consultare uno specialista.
Se un dipendente viola una Regola per ignoranza, la collettività attribuirà tale ignoranza sia al dipendente stesso, siaall’azienda. I Membri di Komatsu devono pertanto tenere sempre in mente quali Regole sono applicabili alle loro mansioni quotidiane e alle loro vite private.
Non è sufficiente rivolgersi a esperti a proposito di leggi o regolamenti e limitarsi a seguire le loro istruzioni perché si è profani. Anche se si hanno difficoltà a
comprendere appieno discussioni dettagliate e sottili sulle leggi e sui regolamenti, si è comunque tenuti a fare del proprio meglio per comprendere in generale quali tipi di Regole siano applicabili e quali siano le conseguenze in caso di una loro violazione.
Occorre inoltre tenere presente che le Regole continueranno a cambiare con
Parte II
Anche se si è sicuri, bisogna comunque ricontrollare le Regole insieme agli esperti se il giudizio che si sta formulando coinvolge questioni importanti.
Principio 3
Non dissimulare o nascondere mai errori o inosservanze delle Regole. È necessario segnalarli immediatamente al responsabile e/o al reparto in carica dell’azienda.
Gli scandali aziendali hanno una cosa in comune: l’occultamento.
D’altro canto, è spesso possibile evitare gravi scandali aziendali e preservare la fiducia della collettività se si evita di dissimulare o nascondere un errore o un’inosservanza.
I Membri di Komatsu che ritengono che le Regole potrebbero essere state violate devono segnalare l’incidente al loro immediato supervisore, ai reparti pertinenti o alla Hotline per la conformità il prima possibile.
Si noti che tutte le attività di cui si sospetta una natura fraudolenta o eventuali questioni di contabilità e revisione di dubbia natura devono essere immediatamente segnalate alla Hotline per la conformità.
Ci vuole coraggio per segnalare cattive notizie quali un errore o un’inosservanza.
Tuttavia, pratiche disoneste quali la dissimulazione o l’occultamento di errori saranno prima o poi scoperte e ci si ritroverebbe poi ad affrontare un problema molto più grande.
Principio 4
Occorre correggere qualsiasi errore o inosservanza delle Regole
tempestivamente e implementare efficaci misure preventive per garantire che non succeda di nuovo.
Una pronta risposta a una violazione delle Regole è importante per evitare un danno maggiore. Tuttavia, quando si risolve un problema, bisogna concentrarsi sempre su una soluzione appropriata e duratura, piuttosto che su una rapida soluzione a breve termine.
Ad esempio, se si nota un incendio in un magazzino dell’azienda, bisogna informare immediatamente i vigili del fuoco. Adottando le azioni necessarie per garantire la sicurezza, ci si dovrà quindi adoperare per spegnere l’incendio.
Anche il comportamento tenuto dopo aver spento con successo l’incendio è molto importante. Occorrerà identificare la causa dell’incendio effettuando un’approfondita indagine in loco. Perché il magazzino è andato a fuoco, anche se normalmente non ci lavora nessuno? A meno che non si scopra una risposta scientificamente plausibile a questa domanda e si rimuovano tutte le possibili cause originarie, non è possibile escludere la possibilità di un altro incendio futuro.
Parte II
Non svolgere una meticolosa indagine sulle vere cause, limitandosi invece ad esporre fuori al magazzino un cartello con su scritto “Attenzione: rischio d’incendi”, non è certo una misura di carattere scientifico per evitare che l’eventosi ripeta.
Se, in tali circostanze, dovesse divampare un altro incendio di natura analoga, la mancata implementazione di misure preventive efficaci sarebbe condannata ancor più duramente dalla collettività, a discapito della fiducia che essa nutre nei confronti dell’azienda.
Principio 5
Non agire mai in modo da evitare o impedire che una persona presenti una denuncia di irregolarità alla Hotline per la conformità (whistle-blowing) o ad altri uffici pertinenti dell’azienda; non adottare mai misure sfavorevoli ai danni di tale persona.
(Komatsu si impegna a garantire che nessuna azione sfavorevole venga intrapresa da alcuna entità del gruppo Komatsu contro chiunque fornisca una segnalazione o presenti una denuncia di irregolarità).
Per guadagnare e mantenere la fiducia della collettività, l’azienda deve dotarsi di una
“funzione di autopurificazione”, ossia di una procedura per individuare i problemi nascosti in modo da poterli correggere internamente.
Oltre a un sistema di segnalazione ai supervisori e a un sistema di controllo, tale funzione annovera anche un sistema di denunce di irregolarità (whistle-blowing).
Per assicurarsi che tali sistemi funzionino efficacemente, non si deve mai impedire a qualcuno che potrebbe fornire informazioni utili all’azienda di presentare una segnalazione alla Hotline per la conformità. La funzione di autopurificazione aziendale potrà dirsi saldamente radicata quando le persone smetteranno di credere che
“l’onestà non paga”.
Allo stesso modo, bisogna astenersi dal cercare di individuare l’identità di coloro che presentano una denuncia di irregolarità per evitare indebite pressioni che potrebbero scoraggiare altri dal farsi avanti. Komatsu si è assunta il chiaro impegno di non adottare mai alcuna misura sfavorevole nei confronti di una persona per aver presentato una denuncia di irregolarità.
È altrettanto importante che chiunque intenda presentare una denuncia di irregolarità comprenda correttamente la finalità della Hotline per la conformità e si astenga dallo strumentalizzarla per diffamare o denunciare falsamente altre persone.
Parte II