Codice di Condotta Aziendale Internazionale di Komatsu
Decima edizione
MESSAGGIO DEL CEO
Komatsu si impegna a massimizzare il suo valore aziendale perseguendo “Qualità e Affidabilità”.
In Komatsu crediamo che il nostro “Valore Aziendale” sia la somma totale della fiducia accordataci dalla collettività e da tutti i nostri stakeholder. Per rafforzare questa fiducia, non dobbiamo solo migliorare i nostri risultati aziendali e la solidità e la trasparenza della gestione, ma anche diventare un’azienda che gode di un ancor più elevato livello di fiducia da parte della collettività. Diventa pertanto sempre più importante per noi conformarci pienamente alle regole della comunità imprenditoriale (in seguito, le “Regole”).
Le Regole non sono limitate alle leggi e ai regolamenti applicabili alle nostre attività commerciali.
Includono anche le regole generalmente riconosciute e rispettate dalla collettività. Tenendo conto del ruolo sempre più importante delle aziende nel contesto sociale, dobbiamo considerare parte essenziale delle Regole il riconoscimento incondizionato da parte di ciascun membro costituente di un’azienda della nozione di “Responsabilità Sociale d’impresa” (RSI) e un comportamento che risponda alla fiducia della collettività.
Dall’ampia gamma di Regole, abbiamo scelto e incorporato in questo “CODICE DI CONDOTTA AZIENDALE INTERNAZIONALE DI KOMATSU” (in seguito, il “Codice”) quei principi di base e modi di pensare che riteniamo debbano essere osservati e seguiti indipendentemente dall’angolo di mondo in cui ci si trova. Insieme alla nostra dichiarazione dei valori “The KOMATSU Way”, che esprime i valori e la forza che tutti i Membri di Komatsu dovrebbero ereditare, generazione dopo generazione, il “Codice” rappresenta un importante insieme di linee guida su come fare in modo che Komatsu diventi quello che dovrebbe essere. I vertici aziendali e i dipendenti di ogni azienda di Komatsu nel mondo devono, in qualità di cittadini d’impresa a livello globale, leggere, comprendere e rispettare scrupolosamente questo Codice.
Come affermo sempre, tutti i Membri di Komatsu sono tenuti a prendere decisioni relative alle nostre attività commerciali nel rispetto dei seguenti principi, nel seguente ordine: Sicurezza, Legge, Qualità, Realizzazione e Costi.
Sicurezza (e Salute) e Legge (Conformità) hanno la massima priorità su tutti gli altri principi. In ogni sede lavorativa di Komatsu, alle pareti degli uffici, ci sono dei poster che presentano un messaggio relativo alla sicurezza e alla salute sul posto di lavoro (MESSAGE CONCERNING OCCUPATIONAL SAFETY AND HEALTH) e i cinque principi di conformità (FIVE PRINCIPLES OF COMPLIANCE). I principi ivi descritti sono costanti e immutabili.
Il Codice si articola in due parti. La Parte I serve a stabilire chiaramente le politiche di conformità di Komatsu e ad affermare che tutti i dirigenti e i manager di Komatsu le devono rispettare. La Parte II contiene le descrizioni specifiche e concrete delle azioni che tutti i Membri di Komatsu, me compreso, devono o non devono compiere per rispettare le Regole. Ovviamente questo opuscolo ha un numero limitato di pagine e non è possibile coprire tutte le Regole. Inoltre, i dettagli delle Regole possono variare da regione a regione o da paese e paese, anche se i principi fondamentali rimangono gli stessi. Ci si aspetta, pertanto, che i dirigenti, i manager e i dipendenti di ogni azienda di Komatsu gestiscano ogni specifica situazione riconfermando esattamente le Regole pertinenti, alla luce delle posizioni e dei principi di base di Komatsu forniti nel Codice.
Tutti i Membri di Komatsu devono adoperarsi per creare e mantenere un ambiente di lavoro sicuro
PRINCIPI DI GESTIONE
L’essenza della gestione di Komatsu consiste nel massimizzare il suo “Valore Aziendale”
perseguendo “Qualità e Affidabilità”. Riteniamo che il “Valore Aziendale” rappresenti la somma totale della fiducia che la collettività nel suo insieme e i nostri stakeholder ripongono in Komatsu.
Per rafforzare tale fiducia, Komatsu riconoscerà la nozione di Responsabilità Sociale d’impresa (RSI) a suo carico e i principi che la formano e si prodigherà per raggiungere i seguenti obiettivi:
(1) Perseguimento di Qualità e Affidabilità
Il perseguimento di “Qualità e Affidabilità” è ovviamente applicabile a tutti i nostri prodotti e servizi per garantire che siano molto apprezzati dai nostri clienti. Tuttavia, tale principio copre anche aspetti quali la struttura organizzativa, le operazioni commerciali, i dipendenti e la gestione in generale.
Di seguito sono indicate le linee guida volte a migliorare “Qualità e Affidabilità”. Tali linee guida non sono rivolte solo ai dirigenti ma a tutti i dipendenti delle aziende di Komatsu nello svolgimento delle loro mansioni quotidiane:
a. pensare sempre alle esigenze dei clienti e prodigarsi per fornire prodotti, servizi e sistemi sicuri, rispettosi dell’ambiente e innovativi, nonché le soluzioni più indicate;
b. perseguire sempre l’innovazione in termini di tecnologia e gestione;
c. promuovere la gestione di tutte le aziende di Komatsu da una prospettiva globale;
d. contribuire al benessere della comunità locale ed essere un buon cittadino d’impresa;
e. offrire ai dipendenti opportunità di crescita e affermazione, promuovendo al tempo stesso la salute e la sicurezza dei dipendenti e delle loro famiglie.
(2) Particolare attenzione alla Governance Aziendale
Il Consiglio di Amministrazione riveste un ruolo chiave nella Governance Aziendale.
Le aziende di Komatsu si sforzeranno sempre di promuovere le attività del Consiglio in modo che discuta concretamente di importanti questioni in materia di gestione, decida debitamente, dopo un attento esame e un’ampia considerazione, su punti che richiedano una sua delibera e valuti altri importanti argomenti debitamente portati alla sua attenzione.
I vertici di ogni azienda di Komatsu si concentreranno sullo svolgimento stabile e costante delle attività, implementeranno e manterranno un sistema di controllo interno conforme a tutte le leggi, i regolamenti e le politiche di Komatsu applicabili e miglioreranno così la solidità e la trasparenza della gestione.
(3) Rafforzamento della Competitività Produttiva e dichiarazione dei valori “The KOMATSU Way”
La forza di Komatsu deriva dalla sua solida Governance Aziendale e dalla sua
“Competitività Produttiva” (Monozukuri Kyosoryoku).
Con il concetto di “”Monozukuri Kyosoryoku”, si intende il “fornire ai nostri clienti i prodotti, i servizi e le soluzioni da essi molto apprezzati per supportare l’espansione delle loro attività commerciali”. La “Competitività Produttiva” richiede anche che si tenga in debito conto l’ambiente e prevede il perseguimento della sicurezza nel suo intero processo, in modo che i nostri prodotti e servizi siano in ultima analisi indispensabili per i clienti.
Il rafforzamento della nostra “Competitività Produttiva” richiede attività congiunte all’interno dell’organizzazione aziendale che coinvolgano i reparti e le sezioni pertinenti quali Ricerca e Sviluppo, Acquisti, Produzione, Marketing, Assistenza e Amministrazione, ma richiede anche un pari livello di attività integrate lungo tutta la catena del valore che coinvolgano i nostri partner fornitori (kyoryoku kigyo), distributori e altri partner commerciali.
La dichiarazione dei valori “The KOMATSU Way” descrive la forza di Komatsu nella
“Competitività Produttiva”, le convinzioni fondamentali e la mentalità alla base di tale forza, oltre che gli schemi comportamentali per l’implementazione pratica.
Le aziende di Komatsu condivideranno lo spirito della dichiarazione di valori “The KOMATSU Way” nelle loro attività quotidiane e si sforzeranno di trasmetterlo alle generazioni future, in modo che i valori in essa espressi vengano debitamente tramandati nella nostra organizzazione, nonostante i cambiamenti di organico.
CONTENUTO
Parte I
1. CONFORMITÀ ALLE REGOLE 7
(1) Conformità alle regole (2) Prassi abituali
(3) Non coinvolgimento con organizzazioni criminali
2. ATTIVITÀ COMMERCIALI LEALI ED APPROPRIATE 8 (1) Concorrenza leale
(2) Relazioni con agenzie e funzionari governativi (3) Adeguato controllo delle esportazioni
3. RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ 9
(1) Responsabilità Sociale delle Imprese (RSI) (2) Rispetto dei diritti umani
(3) Relazioni con i nostri stakeholder (4) Contributo sociale
4. PROTEZIONE AMBIENTALE 12
5. IMPIEGO 14
(1) Politica di gestione delle risorse umane (2) Politica di salute e sicurezza sul lavoro (3) Miglioramento della sicurezza delle persone (4) Protezione delle proprietà e degli interessi aziendali
6. GESTIONE DELLE INFORMAZIONI 16
(1) Protezione e gestione delle informazioni (2) Uso delle informazioni
(3) Divieto di insider trading (4) Divulgazione delle informazioni
7. DEFINIZIONE DI SISTEMI DI CONTROLLO INTERNO
E CREAZIONE DI RAPPORTI FINANZIARI APPROPRIAT 17 (1) Definizione di sistemi di controllo interno
(2) Appropriato rendiconto finanziario
8. QUADRO DI CONFORMITÀ 18
(1) Comitato per la conformità e Responsabile del controllo di conformità (2) Ruoli del Comitato per la conformità
(3) Hotline per la conformità
(4) Protezione dei dipendenti autori della segnalazione (5) Azioni a livello aziendale
Parte II
1. CINQUE PRINCIPI DI CONFORMITÀ 20
2. PRATICHE AZIENDALI ETICHE 24
(1) Frode
(2) Tangenti e bustarelle (a clienti, fornitori, distributori ecc.) (3) Regali
(4) Contributo politico
(5) Conservazione di documenti
3. CONFLITTI DI INTERESSI 26
4. CONFORMITÀ ANTITRUST E CONCORRENZA LEALE 27
5. ANTICORRUZIONE 29
(1) Relazioni con i governi
(2) Prevenzione della corruzione all’estero
6. CONTROLLO DELLE ESPORTAZIONI 30
7. SICUREZZA E AFFIDABILITÀ DEI PRODOTTI 31
8. AMBIENTE 31
9. PARI OPPORTUNITÀ DI LAVORO/NON DISCRIMINAZIONE 32
10. MOLESTIE 32
11. PRIVACY DEI DIPENDENTI 33
12. SICUREZZA E SALUTE 33
13. STRUMENTI PER LE COMUNICAZIONI ELETTRONICHE 34 14. SEGRETI COMMERCIALI E INFORMAZIONI PROPRIETARIE 35
15. DIVIETO DI INSIDER TRADING 36
16. DIVULGAZIONE 36
17. SISTEMI DI CONTROLLO INTERNO 37
(1) Sistema di controllo interno
(2) Cooperazione con i revisori interni/esterni
Varie
A. SANZIONI 39
B. HOTLINE PER LA CONFORMITÀ 39
C. DICHIARAZIONE DI CONFORMITÀ 40
D. REVISIONE 40
E. CONFLITTO 40
DEFINIZIONI
Codice Il presente "Codice di Condotta Aziendale Internazionale di Komatsu"
Famiglia I membri della famiglia quali i coniugi, i partner, i genitori e i figli, fratelli, nonni, nipoti e altri parenti prossimi
Komatsu, "noi", "nostro"
oppure "ci" Komatsu Ltd e le sue aziende del gruppo dirette e indirette Membri di Komatsu, "lei"
o "suo/sua/suoi/sue" Tutti quelli che lavorano per Komatsu, dai vertici aziendali a ogni singolo dipendente, compresi i dipendenti a contratto, i dipendenti temporanei e altri
Ufficio Legale L'Ufficio Legale che si occupa della gestione delle faccende legali in generale o altri reparti pertinenti che si occupano di questioni correlate a specifiche aree legali (diritto del lavoro, diritto dell'ambiente ecc.)
Regole Le leggi e i regolamenti applicabili alle attività commerciali di Komatsu e le regole generalmente riconosciute e rispettate dalla collettività.
Prima edizione pubblicata il 1° gennaio 1998 Seconda edizione pubblicata il 1° gennaio 1999 Terza edizione pubblicata il 1° giugno 2000 Quarta edizione pubblicata il 1° ottobre 2001 Quinta edizione pubblicata il 1° febbraio 2003 Sesta edizione pubblicata il 1° dicembre 2004 Settima edizione pubblicata il 15 gennaio 2007 Settima edizione, seconda stampa, 1° ottobre 2008 Ottava edizione pubblicata il 1° aprile 2011 Nona edizione pubblicata il 1° aprile 2014 Decima edizione pubblicata il 1° ottobre 2017
Parte I
La Parte I serve a stabilire chiaramente le politiche di conformità di Komatsu e ad affermare che tutti i dirigenti e i manager di Komatsu devono rispettare tali politiche. Pertanto, i dirigenti e i manager sono tenuti a leggere attentamente la Parte I e ad assicurarsi che tutte le attività di Komatsu siano svolte nel rispetto del presente Codice.
1. CONFORMITÀ ALLE REGOLE
(1) Conformità alle regole
Komatsu deve comprendere appieno le sue responsabilità in quanto buon cittadino d’impresa, rispettare tutte le Regole e agire in conformità a esse. Tali Regole includono non solo le leggi, i regolamenti e gli standard applicabili, ma anche le responsabilità sociali e altre norme di comportamento sancite a livello internazionale.
Poiché le Regole cambieranno con l’evolversi della società, Komatsu deve tenersi al passo con le più recenti informazioni concernenti le Regole.
La mancata conoscenza delle Regole non giustifica il non conformarsi ad esse.
Dobbiamo sempre documentarci e individuare le Regole applicabili alle nostre attività commerciali e condividere tutte le Regole applicabili con i nostri colleghi e partner commerciali. In caso di dubbi o incertezze, siamo tenuti a consultare un’autorità (ad esempio i reparti competenti o gli esperti/consulenti professionali) per svolgere correttamente le nostre mansioni nel rispetto delle Regole applicabili. Prodigheremo ogni sforzo per cercare soluzioni a qualsiasi problema di cui verremo a conoscenza senza ritardare le decisioni necessarie.
Daremo sempre la priorità alla conformità alle Regole, a supportare onestà e integrità e a onorare la fiducia accordataci dalla collettività. Non ci comporteremo in violazione alle Regole. In nessuna circostanza Komatsu violerà alcuna delle Regole, né a seguito di istruzioni ricevute da superiori o di richieste provenienti dai clienti, né per procurare vantaggi all’azienda.
Appena verremo a sapere di una violazione alle Regole, adotteremo immediatamente, con l’assistenza del reparto di Conformità e/o dei reparti
correlati, le misure appropriate per rettificare tale violazione ed evitare che si ripeta.
Indipendentemente dalle motivazioni, le violazioni o gli errori non devono mai essere dissimulati o travisati.
(2) Prassi abituali
Komatsu riconosce che le prassi abituali in campo aziendale possono variare da un paese all’altro o da una regione all’altra. Anche se rispettiamo tali prassi abituali nel paese o nella regione in cui operiamo, daremo la priorità alla correttezza e alla conformità alle Regole e ci asterremo dal rispettare le consuetudini laddove riterremo
Parte I
(3) Non coinvolgimento con organizzazioni criminali
Resisteremo senza alcuna eccezione all’influenza di organizzazioni criminali o di altri gruppi che rappresentano una minaccia per l’ordine o la sicurezza pubblici ed eviteremo accuratamente ogni collegamento con essi.
2. ATTIVITÀ COMMERCIALI LEALI ED APPROPRIATE
(1) Concorrenza leale
Komatsu rispetterà tutte le leggi e tutti i regolamenti applicabili in materia di concorrenza e si impegnerà in prima fila nell’esercizio di una concorrenza libera e leale. In particolare, porremo un’enfasi particolare sui seguenti principi:
a. Ci opporremo e non ci faremo coinvolgere in offerte collusive, “cartelli” o qualsiasi altro accordo mirato a limitare o ridurre una concorrenza libera e leale e ci asterremo da qualsiasi condotta che potrebbe far nascere il sospetto di siffatti accordi o sembrare tale.
b. Ci asterremo da qualsiasi coinvolgimento in pratiche diffamatorie, false denunce, interferenze e altre misure sleali mirate ad escludere concorrenti esistenti o potenziali.
c. Non ci dedicheremo a pratiche commerciali ritenute sleali o illegali nel quadro delle leggi e dei regolamenti delle giurisdizioni in cui operiamo.
d. Rappresenteremo sempre in modo adeguato la qualità, il prezzo e altri importanti fattori dei nostri prodotti, servizi e sistemi e ci impegneremo ad evitare confusione o fraintendimenti tra i nostri distributori e clienti.
e. Rispetteremo la proprietà intellettuale altrui e implementeremo misure appropriate per evitarne la violazione.
f. Eviteremo inoltre di acquisire, divulgare o utilizzare illegalmente segreti commerciali e altre informazioni proprietarie appartenenti a terzi.
(2) Relazioni con agenzie e funzionari governativi
Le nostre relazioni con organismi e agenzie governativi, sia nazionali che esteri, saranno eque e corrette e senza alcun tipo di associazione corruttiva o illegale.
Komatsu rispetterà tutte le leggi e tutti i regolamenti pertinenti e intratterrà relazioni trasparenti con i funzionari governativi per non generare l’impressione di accordi impropri.
Komatsu non fornirà, offrirà o prometterà denaro, merci, servizi, comodità o qualsiasi altra cosa di valore ai funzionari governativi (compresi quelli considerati tali ai sensi delle leggi o dei regolamenti applicabili), sia nazionali che esteri, al fine di ottenere o mantenere attività commerciali o qualsiasi altro vantaggio. Komatsu vieta inoltre in modo categorico ai sui partner commerciali, distributori, agenti e altri intermediari qualsiasi coinvolgimento in attività finalizzate alla corruzione.
Parte I
Komatsu fisserà pratiche linee guida, alla luce delle leggi e dei regolamenti anticorruzione applicabili e degli standard internazionali vigenti in materia e si assicurerà che i suoi dipendenti le conoscano nei dettagli.
(3) Adeguato controllo delle esportazioni
Komatsu implementerà dei controlli delle esportazioni nell’ottica del mantenimento della pace e della sicurezza internazionali. Pertanto, Komatsu osserverà tutte le leggi e tutti i regolamenti di controllo delle esportazioni applicabili e tutte le regole interne e le politiche di Komatsu pertinenti per garantire che, in relazione a qualsiasi transazione, i prodotti o la tecnologia delle nostre rispettive aziende non finiscano per essere utilizzati per lo sviluppo, la produzione, l’uso e/o l’immagazzinamento di armi di distruzione di massa o di armi convenzionali e/o a supporto di attività terroristiche o di altre attività che minaccino la pace globale.
3. RELAZIONI CON LA COLLETTIVITÀ
(1) Responsabilità Sociale delle Imprese (RSI)
La nostra attività commerciale dipende in larga misura dalla solidità e dalla stabilità sociale. A tale proposito, siamo consapevoli della crescente importanza della Responsabilità Sociale delle Imprese (RSI) nella nostra attività commerciale e riteniamo, in qualità di cittadini d’impresa, nostro dovere rispettarla al fine di contribuire allo sviluppo sostenibile della collettività.
Noi di Komatsu comprendiamo che le nostre attività RSI mirano a rispondere alle esigenze della collettività mediante la nostra attività commerciale. Continueremo a promuovere con forza le attività contemplate dal presente Codice, quali la conformità alle Regole, l’attenzione per l’ambiente e i contributi alla comunità, adottando al tempo stesso le misure appropriate affinché tali attività siano debitamente percepite e comprese dai nostri stakeholder.
Per rafforzare tali attività,presso la sua sede centrale Komatsu Ltd ha istituito un reparto RSI che coordina tutte le attività RSI in collaborazione con gli altri uffici pertinenti..
(2) Rispetto dei diritti umani
Komatsu supporterà e rispetterà la protezione dei diritti umani riconosciuti a livello internazionale e si assicurerà di non avere alcuna complicità nella violazione di tali diritti.
Komatsu sosterrà l’eliminazione di qualsiasi forma di lavoro forzato e obbligatorio e l’effettiva abolizione del lavoro minorile.
Parte I
(3) Relazioni con i nostri stakeholder
Quando parliamo di “stakeholder”, ci riferiamo collettivamente a tutte le parti interessate dalle nostre attività commerciali. Tali stakeholder includono i clienti, gli azionisti, gli investitori, i distributori, i partner commerciali nella catena di approvvigionamento (“Partner fornitori” o “KyoryokuKigyo”), le comunità locali e i dipendenti. Poiché Komatsu e i suoi stakeholder sono partner reciprocamente indispensabili, ci sforzeremo di stabilire e mantenere relazioni sane e durature di fiducia reciproca, mediante la divulgazione di informazioni accurate in modo equo, tempestivo e imparziale, per mezzo delle nostre attività in campi quali le relazioni con il pubblico e con gli investitori.
a. Clienti
I clienti sono per Komatsu gli stakeholder più importanti. Forniremo ai nostri clienti le informazioni pertinenti in base alle loro esigenze, ascolteremo con attenzione ogni loro contributo e forniremo loro soluzioni adatte, sforzandoci di offrire prodotti, servizi e sistemi progettati nell’ottica della sicurezza, rispettosi dell’ambiente, innovativi e di qualità superiore.
L’importanza che attribuiamo ai nostri clienti non si traduce in una cieca obbedienza alle loro richieste. Anche se rispetteremo le richieste dei nostri clienti, non rinunceremo a fare ogni sforzo per appurare se tali richieste siano conformi alle Regole e a vantaggio dei clienti. Laddove ritenessimo che la risposta è negativa, spiegheremo in modo dettagliato il problema e avremo il coraggio di dire “No” alla richiesta.
b. Azionisti e investitori
Noi di Komatsu compiremo ogni sforzo per preservare e massimizzare il valore degli investimenti degli azionisti nella nostra azienda.
Massimizzare il valore degli investimenti degli azionisti non significa che ci concentreremo sui profitti a breve termine. Significa piuttosto che punteremo a una crescita sostenibile e a lungo termine grazie a una gestione stabile, garantendo al tempo stesso la conformità alle Regole.
Per mantenere una gestione trasparente, tratteremo tutti gli azionisti e gli investitori in modo imparziale e forniremo loro informazioni accurate sulla nostra attività commerciale in modo tempestivo. Le informazioni divulgate non saranno limitate a quelle richieste dalla legge ma riguarderanno le politiche di gestione, i risultati aziendali, le politiche in materia di dividendi e altri punti pertinenti relativi alla gestione.
c. Distributori
I distributori sono partner commerciali importanti di Komatsu e l’asse portante della sua rete di vendite e servizi. Rispetteremo i nostri contratti con i distributori e cercheremo di stabilire relazioni stabili e di lunga durata basate sulla fiducia reciproca. Forniremo inoltre ai nostri distributori un ragionevole supporto in base alle loro esigenze e coopereremo con loro in modo che si conformino alle Regole, incoraggiandoli ad agire nel rispetto dello spirito del presente Codice.
Designeremo i nostri distributori in base alla solidità finanziaria e ad altri criteri aziendali obiettivi, tenendo inoltre in considerazione la conformità alle Regole.
Parte I
d. Partner Fornitori (KyoryokuKigyo)
I Partner Fornitori (KyoryokuKigyo) sono partner commerciali importanti di Komatsu. Puntiamo a relazioni stabili e durature, basate sulla fiducia reciproca.
Manterremo le nostre relazioni appropriate e orientate all’attività commerciale e non indulgeremo in intrattenimenti o regali eccessivi o qualsiasi altro favore non consentito dalle Regole. Incoraggeremo anche i nostri Partner Fornitori ad agire nel rispetto dello spirito del presente Codice.
Ricorreremo alla libera concorrenza per selezionare i nostri Partner Fornitori.
La selezione verrà operata in base a criteri operativi, di sicurezza, qualità, costi, realizzazione e ad altri criteri obiettivi e operativi, tenendo inoltre in considerazione la conformità alle Regole.
e. Comunità locali
Le aziende non possono continuare a esistere senza mantenere una buona armonia con le comunità locali. Komatsu manterrà una stretta comunicazione con le comunità locali e perseguirà attivamente un armonioso equilibrio degli interessi, con l’obiettivo di diventare un apprezzato cittadino d’impresa.
f. Dipendenti
(Si vedano le spiegazioni dettagliate nella Parte I, Sezione 5 “Impiego”) (4) Contributo sociale
a. Posizione di base
Specifici elementi della RSI possono variare in paesi, regioni o attività
commerciali differenti. Tuttavia, a dispetto di tali differenze, la questione chiave rimane la stessa, ossia come rispondere alle aspettative delle collettività e guadagnarne così la fiducia. Come abbiamo già affermato, noi di Komatsu ci ispiriamo al principio comune e globale di adempimento delle nostre responsabilità sociali d’impresa mediante la nostra attività commerciale.
Riconosciamo inoltre che un’azienda, in qualità di buon cittadino d’impresa, deve promuovere relazioni armoniose con la comunità in cui opera e contribuire al suo benessere. Di conseguenza, ci impegneremo proattivamente e regolarmente in attività RSI (Responsabilità Sociale delle Imprese) regionali.
Parte I
Le nostre attività di contributo sociale sono ispirate ai seguenti obiettivi e principi di base:
Obiettivi: chiarire le responsabilità di Komatsu e dei suoi dipendenti in quanto membri della comunità locale e regolarne di conseguenza le attività volte a fornire un contributo sociale.
Principi: le attività per il contributo sociale devono:
• mostrare continuità;
• contribuire al miglioramento del benessere pubblico;
• essere scelte volontariamente (non forzate);
• essere appropriate per l’organico dipendenti e
• non essere concepite per promuovere i nostri prodotti o servizi.
b. Attività di volontariato dei dipendenti
Riconosciamo che il fattore essenziale delle attività di volontariato dei dipendenti è la natura spontanea della loro partecipazione. Apprezziamo la partecipazione dei dipendenti alle attività di volontariato e assisteremo tali attività mediante l’introduzione di diversi sistemi e programmi che supportino tale partecipazione senza però forzare in tal senso i nostri dipendenti.
4. PROTEZIONE AMBIENTALE
Pur contribuendo al raggiungimento di standard di vita più agiati e confortevoli, i prodotti Komatsu hanno un impatto sull’ambiente dovuto alla loro produzione, al loro utilizzo e al loro smaltimento. A tale proposito, ci sforzeremo di ridurre o controbilanciare tale impatto.
È nostra responsabilità sforzarci di fornire ai nostri clienti prodotti e servizi sempre più rispettosi dell’ambiente e dell’umanità.
Komatsu ha chiarito il suo impegno verso la salvaguardia dell’ambiente nella sua
“Carta dell’Ambiente Terrestre di Komatsu” (Komatsu Earth Environment Charter).
Secondo questa Carta, consideriamo la salvaguardia ambientale altamente prioritaria e adottiamo in modo proattivo le misureadeguate.
Parte I
Riepilogo della “Carta dell’Ambiente Terrestre di Komatsu”:
<Principi aziendali>
(1) Contributo alla realizzazione di una società sostenibile
Komatsu definisce la conservazione ambientale come uno dei suoi compiti di gestione ad alta priorità e si sforza di contribuire a una crescita sostenibile della società integrando tecnologie avanzate negli sforzi di conservazione ambientale in tutte le sue attività commerciali.
(2) Realizzazione simultanea di prestazioni ambientali ed economiche Per aumentare la soddisfazione dei clienti, ci impegniamo a migliorare sia le prestazioni ambientali, sia l’efficienza economica nei nostri processi produttivi.
(3) Rispetto della Responsabilità Sociale delle Imprese
Ogni azienda di Komatsu promuove la conservazione ambientale conformandosi a tutte le leggi e a tutti i regolamenti applicabili,stabilendo inoltre degli standard volontari che tengono conto delle preoccupazioni ambientali globali e locali, sforzandosi così di adempiere alla sua responsabilità sociale d’impresa e di promuovere una stretta comunicazione con tutti i suoi stakeholder.
<Linee guida per l’attività aziendale principale>
• Riduzione delle emissioni di gas serra nel ciclo di vita totale dei nostri prodotti e servizi;
• uso minimo di risorse naturali, ampliamento della politica Emissioni Zero nelle nostre attività manifatturiere e aumento del riciclo dei prodotti di scarto;
• definizione e rispetto di standard volontari relativi alla qualità di acqua e aria e gestione integrale delle sostanze chimiche nelle nostre attività commerciali;
• promozione delle attività per la conservazione della biodiversità.
Komatsu promuoverà attività per la salvaguardia ambientale in tutte le sue operazioni, nel rispetto della Carta e delle politiche di cui sopra.
Parte I
5. IMPIEGO
I dipendenti sono la forza trainante delle nostre operazioni commerciali, nonché risorse indispensabili per Komatsu. Rispetteremo i diritti umani in tutto il mondo e tratteremo tutti i nostri dipendenti in modo equo, rispettandone la personalità, l’individualità e la riservatezza tutelata dalla legge.
Manterremo una stretta comunicazione con i dipendenti e ci sforzeremo di fornire un ambiente di lavoro sicuro, salubre e confortevole. Forniremo ai dipendenti formazione e addestramento in modo che possano migliorare in modo proattivo le loro competenze e capacità. Ci sforzeremo anche di fornire loro opportunità di sviluppo affinché utilizzino appieno le loro capacità, migliorino le loro carriere e siano soddisfatti e orgogliosi di essere Membri di Komatsu.
(1) Politica di gestione delle risorse umane
La gestione delle risorse umane varia a seconda dei contesti storici e culturali.
Rispetteremo e terremo conto di tali differenze.
Le aziende di Komatsu istituiranno dei sistemi di gestione delle risorse umane adatti alle regioni in cui si trovano e nel rispetto dei seguenti principi di base:
a. rispetteremo i diritti umani, la personalità, l’individualità e la riservatezza tutelata dalla legge di tutti i dipendenti;
b. rispetteremo la diversità e tratteremo e valuteremo tutti i nostri dipendenti in modo equo e imparziale. Non discrimineremo i dipendenti in base a razza, etnia, colore, sesso, orientamento sessuale, identità di genere, età, religione, ascendenza nazionale, disabilità, stato coniugale o altra condizione tutelata dalla legge. Promuoveremo con forza pari opportunità d’impiego;
c. terremo in debita considerazione l’equilibrio tra lavoro e vita privata e la salute fisica e mentale; ci sforzeremo di mettere a disposizione dei dipendenti spazi di lavoro dove possano efficacemente adempiere alle loro mansioni con soddisfazione e orgoglio. Non tollereremo alcun tipo di molestia, tra cui le molestie sessuali, la violenza o altri comportamenti abusivi, né all’interno,né all’esterno del luogo di lavoro;
d. nella messa a punto e implementazione delle politiche di Komatsu in materia di condizioni di impiego (quali le retribuzioni, i benefit accessori, la valutazione delle prestazioni, le promozioni), ci assicureremo che tali politiche siano implementate in modo equo e chiaro e che siano intese come tali. Tali politiche saranno accuratamente comunicate ai dipendenti e, per quanto possibile, rese aperte e accessibili;
e. rispetteremo tutte le leggi e tutti i regolamenti applicabili che disciplinano i diritti dei dipendenti e accoglieremo in modo leale, ove applicabile, conversazioni o discussioni con i dipendenti o i loro rappresentanti;
f. non tollereremo il lavoro minorile o forzato;
g. offriremo termini e condizioni di impiego sufficientemente concorrenziali nelle loro rispettive regioni.
Parte I
Komatsu osserverà puntualmente i principi di base di cui sopra e, qualora venga a conoscenza di una situazione o di un’azione che si discosti da tali principi, procederà immediatamente agli appropriati accertamenti e implementerà le necessarie misure correttive.
(2) Politica di salute e sicurezza sul lavoro
a. Komatsu si sforzerà, innanzitutto, di “garantire un ambiente di lavoro sicuro e confortevole” e “manterrà e promuoverà la salute dei dipendenti”.
b. Komatsu promuoverà “attività di sicurezza e salute lavorative proattive” affinché tutti i dipendenti realizzino le condizioni di cui sopra lavorando insieme in uno spirito di squadra.
c. Chiunque occupi una posizione dirigenziale ad alto livello in Komatsu riconoscerà come compiti con la massima priorità i due punti di cui sopra e ne darà prova svolgendo in modo conforme le mansioni quotidiane.
(3) Miglioramento della sicurezza delle persone
Komatsu presterà la dovuta attenzione alle minacce che potrebbero derivare da terrorismo, conflitti, rivolte, disastri naturali e altri eventi fuori dal suo controllo.
Komatsu si sforzerà costantemente di migliorare le misure di sicurezza per ridurre al minimo le perdite di vite umane anche nel caso in cui dovessero verificarsi tali eventi incontrollabili.
(4) Protezione delle proprietà e degli interessi aziendali
Komatsu si sforzerà di proteggere le sue proprietà e i suoi interessi contro furto, appropriazione indebita, danneggiamento, perdita o diluizione stabilendo regole, procedure e politiche aziendali appropriate e facendo in modo che tutti i suoi dipendenti le conoscano bene e le rispettino. Tali protezioni includeranno i seguenti punti:
a. Protezione delle risorse
Tutte le risorse di Komatsu, ivi comprese strutture, impianti, equipaggiamento, forniture d’ufficio, inventario, fondi e informazioni, saranno utilizzate
esclusivamente per l’attività commerciale di Komatsu. Per ridurre al minimo il rischio di furto, appropriazione indebita, perdite o smarrimento, Komatsu disporrà che i processi di gestione delle risorse siano definiti in modo dettagliato per iscritto e che siano scrupolosamente seguiti e verificati.
b. Protezione della proprietà intellettuale
Le aziende di Komatsu garantiranno che i loro rispettivi dipendenti comprendano l’importanza dei diritti di proprietà intellettuale rappresentano in quanto
risorsa aziendale. Ogni azienda di Komatsu stabilirà una regola aziendale che preveda la protezione di tutte le invenzioni, le innovazioni, le opere d’autore e
Parte I
6. GESTIONE DELLE INFORMAZIONI
(1) Protezione e gestione delle informazioni
Riconosciamo che le nostre informazioni aziendali, così come i nostri sistemi per la gestione delle informazioni (collettivamente “Informazioni e Sistemi”) rappresentano delle preziose risorse per Komatsu. A tale riguardo, le aziende di Komatsu si
sforzeranno di proteggere Informazioni e Sistemi da furto, appropriazione indebita, danneggiamento, smarrimento o perdita, stabilendo appropriate regole aziendali e facendo in modo che i loro dipendenti le conoscano bene e le rispettino. In particolare, Komatsu adotterà efficaci provvedimenti per prevenire gli atti di seguito indicati (anche se tali atti sono imputabili anegligenza):
• diffusione di informazioni non pubbliche a persone non autorizzate (internamente o esternamente a Komatsu);
• utilizzo di Informazioni e Sistemi per qualsiasi finalità diversa dalle legittime operazioni commerciali:
• modifica o alterazione non autorizzate di qualsiasi informazione;
• qualsiasi comportamento o azione che impedisca od ostacoli l’uso legittimo di Informazioni e Sistemi; oppure
• la mancata adozione di misure preventive appropriate contro attacchi informatici, hacking e altri accessi a, e utilizzi illegittimi di, Informazioni e Sistemi
Komatsu terrà inoltre conto della specifica natura di Informazioni e Sistemi:
a. Tecnologia e dati commerciali dell’azienda
Le tecnologie, le vendite e altri dati commerciali rappresentano delle importanti risorse. Komatsu richiederà che tutti i suoi dipendenti utilizzino tali informazioni esclusivamente per le attività commerciali e che non le divulghino, modifichino, alterino o distruggano mai senza una debita autorizzazione.
b. Clienti e partner commerciali
Poiché abbiamo l’obbligo legale di gestire e proteggere in modo adeguato le informazioni dei nostri partner commerciali e dei nostri clienti (comprese le informazioni sulle loro attrezzature e la loro gestione di processi e produzione), noi di Komatsu richiederemo ai nostri dipendenti di gestire tutte le informazioni relative a clienti e partner commerciali con particolare cautela e di non divulgarle o utilizzarle tranne quando richiesto dalla legge o autorizzato per iscritto.
c. Dipendenti
Poiché abbiamo l’obbligo legale di gestire e proteggere in modo adeguato la riservatezza delle informazioni sui dipendenti, noi di Komatsu richiederemo ai nostri dipendenti di non divulgare o utilizzare in modo non autorizzato tali informazioni senza adempiere prima a tutti i requisiti legali (compreso, in via non limitativa, il consenso del dipendente interessato) o a meno che non sia richiesto dalla legge.
Parte I
(2) Uso delle informazioni
Komatsu spiegherà ai suoi dipendenti, in un modo che non lasci adito a dubbi, che Informazioni e Sistemi possono essere utilizzati esclusivamente per operazioni commerciali regolari e che in nessun caso potranno essere utilizzati in modi non conformi alle Regole o per qualsiasi finalità personale o non attinente all’attività commerciale. Le aziende di Komatsu stabiliranno le loro rispettive regole interne per il trattamento e la gestione di Informazioni e Sistemi, condivideranno tali regole con i dipendenti e richiederanno loro di rispettarle in base alle loro specifiche responsabilità lavorative.
(3) Divieto di insider trading
Komatsu non svolgerà pratiche di insider trading e si asterrà da qualsiasi transazione che possa dare adito a sospetti di attività di insider trading sulla base di qualsiasi informazione non pubblica, sia relativa a Komatsu, ai nostri clienti e ai partner commerciali, sia di altro tipo.
(4) Divulgazione delle informazioni
Komatsu divulgherà le informazioni appropriate sulle sue operazioni commerciali ai suoi azionisti, investitori e altri stakeholder nella misura consentita dalle leggi, dai regolamenti e dai contratti con terze parti pertinenti, subordinatamente a un’adeguata protezione dei segreti commerciali e di altre informazioni riservate.
Risponderemo alle richieste dei nostri stakeholder in modo tempestivo e
obiettivo, tenendo conto del principio di imparzialità. Divulgheremo inoltre in modo proattivo le informazioni commerciali pertinenti ai dipendenti quando appropriato, indipendentemente dalla loro dislocazione geografica.
Al tempo stesso, per evitare di danneggiare la reputazione di Komatsu a seguito di divulgazioni non appropriate o di un utilizzo improprio dei social media da parte dei dipendenti, Komatsu stabilirà e farà circolare per iscritto le politiche pertinenti relative alle comunicazioni pubbliche e al corretto uso dei social media.
7. DEFINIZIONE DI SISTEMI DI CONTROLLO INTERNO E CREAZIONE DI RAPPORTI FINANZIARI APPROPRIAT
(1) Definizione di sistemi di controllo interno
Onde garantire un’appropriata governance aziendale, Komatsu stabilirà e manterrà, nel rispetto delle leggi aziendali e di altre leggi e regolamenti pertinenti, un sistema di controllo intragruppo che includa (i) il miglioramento e il mantenimento di
trasparenza, solidità ed efficienza della gestione, (ii) la conformità alle Regole a livello di gruppo e (iii) un’appropriata gestione dei rischi.
Parte I
(2) Appropriato rendiconto finanziario
Secondo lo Japanese Companies Act e altri regolamenti e leggi pertinenti, Komatsu Ltd, in quanto azienda quotata in borsa, deve adempiere a obblighi estremamente impegnativi di preparazione, diffusione e presentazione di rendiconti finanziari appropriati su base consolidata. Komatsu Ltd ha inoltre l’obbligo legale di preparare e presentare alle autorità un “Rapporto di controllo interno” relativo all’efficacia dei controlli interni di Komatsu e di altre procedure pertinenti al rendiconto finanziario.
I controlli interni efficaci sono un prerequisito di un appropriato rendiconto finanziario e sono strettamente collegati a tutti gli aspetti delle operazioni commerciali
giornaliere. Pertanto, la responsabilità di stabilire e mantenere un sistema di controllo interno efficace non è incombenza esclusiva del personale addetto alla contabilità dell’azienda, ma coinvolge anche tutti gli altri Membri di Komatsu.
Di conseguenza, le aziende di Komatsu stabiliranno e manterranno dei sistemi di controllo interno efficaci per garantire l’affidabilità dei loro rendiconti finanziari.
Le aziende di Komatsu garantiranno inoltre che i loro libri e registri siano tenuti in modo accurato e che i loro rendiconti siano creati tempestivamente dai punti di vista finanziario, contabile e fiscale, nel pieno rispetto delle leggi e dei regolamenti applicabili, dei principi contabili accettati e delle regole interne.
Il CEO e il Direttore finanziario, o i loro equivalenti, di ogni azienda di Komatsu devono presentare annualmente al CEO e al Direttore finanziario di Komatsu Ltd una certificazione dell’adeguatezza dei rendiconti finanziari della loro rispettiva azienda di Komatsu alla luce delle leggi, dei regolamenti e dei principi contabili applicabili. Se nei loro rendiconti finanziari viene rilevata qualsiasi carenza importante, sono tenuti a inviarne segnalazione a Komatsu Ltd.
8. QUADRO DI CONFORMITÀ
(1) Comitato per la conformità e Responsabile del controllo di conformità Al fine di garantire la conformità alle Regole in tutto il gruppo Komatsu, Komatsu Ltd stabilirà e manterrà un Comitato per la conformità (in seguito, il “Comitato”) presso la sua sede centrale. Il Comitato si riunirà a intervalli regolari per discutere e decidere in merito a questioni correlate alla conformità. Il Comitato sarà presieduto dal CEO di Komatsu Ltd.
Komatsu Ltd nominerà anche uno dei suoi membri del Consiglio o direttori esecutivi alla carica di Responsabile del controllo di conformità e renderà noto in modo chiaro e inequivocabile a tutti i Membri di Komatsu e al pubblico che al Responsabile del controllo di conformità è affidata la garanzia della conformità di Komatsu alle Regole.
(2) Ruoli del Comitato per la conformità
Il Comitato svolgerà i seguenti ruoli al fine di promuovere la rigorosa conformità di Komatsu alle Regole:
Parte I
a. determinazione delle politiche fondamentali di Komatsu in materia di conformità alle Regole;
b. definizione e miglioramento delle strutture di conformità di Komatsu;
c. comunicazione e distribuzione delle politiche di Komatsu a ciascuna azienda di Komatsu e ai suoi dipendenti;
d. supervisione delle attività di conformità di Komatsu, tra cui la Hotline per la conformità;
e. gestione degli specifici punti in relazione alla violazione delle Regole e implementazione delle relative misure preventive.
Komatsu Ltd stabilirà e manterrà un Reparto conformità nel ruolo di segretariato del Comitato presso la sua sede centrale.
(3) Hotline per la conformità
Komatsu Ltd stabilirà e manterrà una Hotline per la conformità presso la sua sede centrale e pubblicizzerà tale Hotline presso tutti i Membri di Komatsu. Questa Hotline gestirà le denunce di irregolarità da parte di informatori interni (whistle-blowing) di presunte o sospette violazioni delle Regole, avvierà i procedimenti d’indagine e svilupperà dei piani d’azione per la rettifica, secondo necessità.
(4) Protezione dei dipendenti autori della segnalazione
Komatsu garantisce che nessun suo dipendente verrà trattato sfavorevolmente per essersi consultato con la, aver fatto delle segnalazioni alla, o avere in qualsiasi altro modo contattato laHotline per la conformità, a meno che non venga provato che tale consultazione, segnalazione o altro contatto siano stati fatti in violazione delle Regole.
(5) Azioni a livello aziendale
I vertici delle aziende di Komatsu stabiliranno politiche e strutture appropriate per promuovere una cultura di conformità nell’ambito delle loro rispettive organizzazioni, tra cui l’annuncio delle specifiche responsabilità dei dirigenti e dei manager in carica.
Le aziende di Komatsu si terranno inoltre in stretto contatto con Komatsu Ltd quando designeranno e attueranno le loro politiche e le loro strutture di conformità in modo che tutti i punti descritti in questa Sezione siano di fatto implementati e che tutte le regole scritte pertinenti siano pubblicate internamente e rese note ai dipendenti.
Implementando la Hotline per la conformità, le aziende di Komatsu e Komatsu Ltd collaboreranno per stabilire un’efficace rete di punti di contatto che consentirà a tutti i Membri di Komatsu in tutto il mondo di utilizzare tale Hotline nella loro lingua madre.
La Hotline per la conformità impiegherà personale esperto e la politica e il processo di gestione delle richieste, fissati per iscritto, saranno resi disponibili in anticipo.
Parte I
Parte II
La Parte II contiene le descrizioni specifiche e concrete delle azioni che tutti i Membri di Komatsu devono o non devono compiere per rispettare le Regole. Occorre pertanto leggere attentamente questa Parte II e svolgere i propri incarichi quotidiani di conseguenza.
1. CINQUE PRINCIPI DI CONFORMITÀ
I “Cinque principi di conformità” (in seguito, i “5 principi”) rappresentano le azioni di base di conformità che tutti i Membri di Komatsu devono osservare. I Membri di Komatsu devono sempre tenere presente i 5 principi e svolgere le loro mansioni quotidiane di conseguenza.
Cinque principi di conformità
1. Indipendentemente dalle circostanze, occorre sempre rispettare le
“Regole” e onorare la fiducia della collettività.
2. L’ignoranza delle Regole non sarà tollerata. In caso di dubbi, occorre controllare le Regole personalmente e, per questioni importanti, consultare uno specialista.
3. Non dissimulare o nascondere mai errori o inosservanze delle Regole.
È necessario segnalarli immediatamente al responsabile e/o al reparto in carica dell’azienda.
4. Occorre correggere qualsiasi errore o inosservanza delle Regole tempestivamente e implementare efficaci misure preventive per garantire che non succeda di nuovo.
5. Non agire mai in modo da evitare o impedire che una persona presenti una denuncia di irregolarità alla Hotline per la conformità (whistle- blowing) o ad altri uffici pertinenti dell’azienda; non adottare mai misure sfavorevoli ai danni di tale persona.
(Komatsu si impegna a garantire che nessuna azione sfavorevole venga intrapresa da alcuna entità del gruppo Komatsu contro chiunque fornisca una segnalazione o presenti una denuncia di irregolarità).
Ogni singolo dipendente del gruppo Komatsu deve rispettare questi Principi per fare di Komatsu un’azienda che gode della sincera fiducia della collettività.
Sono di seguito riportate delle spiegazioni di ciascuno di questi Principi:
Parte II
Principio 1
Indipendentemente dalle circostanze, occorre sempre rispettare le
“Regole” e onorare la fiducia della collettività.
Il mancato rispetto delle Regole potrebbe costarci la fiducia della collettività.
Istruzioni dei superiori o richieste dei clienti, la manipolazione di cifre per rispettare le scadenze o pratiche sgradevoli comunemente diffuse tra le altre persone non scusano in alcun modo una violazione delle Regole. Quando si valuta se intraprendere un’azione, potrebbe essere utile chiedersi come ci si sentirebbe al cospetto della propria famiglia, dei propri figli o dei propri amici se dovesse diventare di dominio pubblico.
Per evitare tali violazioni delle Regole, il rispetto della sola morale non è sufficiente. È anche importante comprendere perché bisogna rispettare le regole in modo da poter convincere non solo se stessi, ma anche gli altri.
Sono molte le Regole da rispettare sul posto di lavoro. Nessuna di queste Regole è stata introdotta arbitrariamente o senza un motivo o uno scopo. Nella maggior parte dei casi, queste Regole sono state introdotte al fine di guadagnarsi la fiducia della collettività. Il fondamento stesso della conformità è il non limitarsi a conoscere le Regole ma comprenderne invece lo scopo.
Se ci si rende conto che fare del proprio meglio potrebbe non evitare una violazione delle Regole, si è tenuti a inviare dei rapporti di denuncia di irregolarità alla Hotline per la conformità, nel rispetto della procedura descritta nella sezione Varie al termine del presenteCodice.
Principio 2
L’ignoranza delle Regole non sarà tollerata. In caso di dubbi, occorre controllare le Regole personalmente e, per questioni importanti, consultare uno specialista.
Se un dipendente viola una Regola per ignoranza, la collettività attribuirà tale ignoranza sia al dipendente stesso, siaall’azienda. I Membri di Komatsu devono pertanto tenere sempre in mente quali Regole sono applicabili alle loro mansioni quotidiane e alle loro vite private.
Non è sufficiente rivolgersi a esperti a proposito di leggi o regolamenti e limitarsi a seguire le loro istruzioni perché si è profani. Anche se si hanno difficoltà a
comprendere appieno discussioni dettagliate e sottili sulle leggi e sui regolamenti, si è comunque tenuti a fare del proprio meglio per comprendere in generale quali tipi di Regole siano applicabili e quali siano le conseguenze in caso di una loro violazione.
Occorre inoltre tenere presente che le Regole continueranno a cambiare con
Parte II
Anche se si è sicuri, bisogna comunque ricontrollare le Regole insieme agli esperti se il giudizio che si sta formulando coinvolge questioni importanti.
Principio 3
Non dissimulare o nascondere mai errori o inosservanze delle Regole. È necessario segnalarli immediatamente al responsabile e/o al reparto in carica dell’azienda.
Gli scandali aziendali hanno una cosa in comune: l’occultamento.
D’altro canto, è spesso possibile evitare gravi scandali aziendali e preservare la fiducia della collettività se si evita di dissimulare o nascondere un errore o un’inosservanza.
I Membri di Komatsu che ritengono che le Regole potrebbero essere state violate devono segnalare l’incidente al loro immediato supervisore, ai reparti pertinenti o alla Hotline per la conformità il prima possibile.
Si noti che tutte le attività di cui si sospetta una natura fraudolenta o eventuali questioni di contabilità e revisione di dubbia natura devono essere immediatamente segnalate alla Hotline per la conformità.
Ci vuole coraggio per segnalare cattive notizie quali un errore o un’inosservanza.
Tuttavia, pratiche disoneste quali la dissimulazione o l’occultamento di errori saranno prima o poi scoperte e ci si ritroverebbe poi ad affrontare un problema molto più grande.
Principio 4
Occorre correggere qualsiasi errore o inosservanza delle Regole
tempestivamente e implementare efficaci misure preventive per garantire che non succeda di nuovo.
Una pronta risposta a una violazione delle Regole è importante per evitare un danno maggiore. Tuttavia, quando si risolve un problema, bisogna concentrarsi sempre su una soluzione appropriata e duratura, piuttosto che su una rapida soluzione a breve termine.
Ad esempio, se si nota un incendio in un magazzino dell’azienda, bisogna informare immediatamente i vigili del fuoco. Adottando le azioni necessarie per garantire la sicurezza, ci si dovrà quindi adoperare per spegnere l’incendio.
Anche il comportamento tenuto dopo aver spento con successo l’incendio è molto importante. Occorrerà identificare la causa dell’incendio effettuando un’approfondita indagine in loco. Perché il magazzino è andato a fuoco, anche se normalmente non ci lavora nessuno? A meno che non si scopra una risposta scientificamente plausibile a questa domanda e si rimuovano tutte le possibili cause originarie, non è possibile escludere la possibilità di un altro incendio futuro.
Parte II
Non svolgere una meticolosa indagine sulle vere cause, limitandosi invece ad esporre fuori al magazzino un cartello con su scritto “Attenzione: rischio d’incendi”, non è certo una misura di carattere scientifico per evitare che l’eventosi ripeta.
Se, in tali circostanze, dovesse divampare un altro incendio di natura analoga, la mancata implementazione di misure preventive efficaci sarebbe condannata ancor più duramente dalla collettività, a discapito della fiducia che essa nutre nei confronti dell’azienda.
Principio 5
Non agire mai in modo da evitare o impedire che una persona presenti una denuncia di irregolarità alla Hotline per la conformità (whistle-blowing) o ad altri uffici pertinenti dell’azienda; non adottare mai misure sfavorevoli ai danni di tale persona.
(Komatsu si impegna a garantire che nessuna azione sfavorevole venga intrapresa da alcuna entità del gruppo Komatsu contro chiunque fornisca una segnalazione o presenti una denuncia di irregolarità).
Per guadagnare e mantenere la fiducia della collettività, l’azienda deve dotarsi di una
“funzione di autopurificazione”, ossia di una procedura per individuare i problemi nascosti in modo da poterli correggere internamente.
Oltre a un sistema di segnalazione ai supervisori e a un sistema di controllo, tale funzione annovera anche un sistema di denunce di irregolarità (whistle-blowing).
Per assicurarsi che tali sistemi funzionino efficacemente, non si deve mai impedire a qualcuno che potrebbe fornire informazioni utili all’azienda di presentare una segnalazione alla Hotline per la conformità. La funzione di autopurificazione aziendale potrà dirsi saldamente radicata quando le persone smetteranno di credere che
“l’onestà non paga”.
Allo stesso modo, bisogna astenersi dal cercare di individuare l’identità di coloro che presentano una denuncia di irregolarità per evitare indebite pressioni che potrebbero scoraggiare altri dal farsi avanti. Komatsu si è assunta il chiaro impegno di non adottare mai alcuna misura sfavorevole nei confronti di una persona per aver presentato una denuncia di irregolarità.
È altrettanto importante che chiunque intenda presentare una denuncia di irregolarità comprenda correttamente la finalità della Hotline per la conformità e si astenga dallo strumentalizzarla per diffamare o denunciare falsamente altre persone.
Parte II
2. PRATICHE AZIENDALI ETICHE
Come dichiarato nella Parte I, Sezione 1, Paragrafo 1, tutti i Membri di Komatsu sono tenuti a osservare le Regole e a condurre pratiche commerciali oneste, lecite ed etiche.
Tra le altre cose, un comportamento non etico rischia di compromettere il morale e la produttività dei dipendenti e apre la porta a problemi più gravi, quali la perdita di affari, un’erosione della base clienti o della quota di mercato, possibili azioni legali, sanzioni pecuniarie e condanne penali.
In particolare, i seguenti punti danno luogo a preoccupazioni di natura etica:
(1) Frode
Esempio: uno dei miei colleghi, di tanto in tanto, allunga i suoi viaggi d’affari per motivi personali e gli ho sentito dire che addebita all’azienda i costi extra (pernottamenti in albergo aggiuntivi e un maggiore costo del volo). È un problema addebitare il costo extra all’azienda?
Komatsu vieta ogni tipo di frode. Una Frode è una dichiarazione o un occultamento di informazioni intenzionalmente falsial fine di indurre qualcuno a separarsi da qualcosa di valore o ad agire a suo stesso danno.
Ogni Membro di Komatsu è responsabile del rilevamento e della prevenzione di Frodi. Si è tenuti a conoscere in termini generali i tipi di frode o di irregolarità analoghe che potrebbero verificarsi nel proprio settore di competenza e a prestare attenzione a qualsiasi indicazione di tali attività da parte sia di Membri di Komatsu, siadi agenti o parti esterne.
Il termine “Frode” include, a titolo esemplificativo e non esaustivo, il furto, la distrazione dolosa, l’appropriazione indebita e altre irregolarità, tra cui:
• falsificazione o alterazione di strumenti negoziabili quali assegni e tratte;
• qualsiasi conversione a uso personale di contanti, titoli, forniture o qualsiasi altra risorsa aziendale;
• qualsiasi gestione o segnalazione non autorizzata di transazioni aziendali; e
• qualsiasi falsificazione o impropria alterazione, manipolazione o distruzione di documenti aziendali o bilanci d’esercizio, per scopi commerciali, personali o di altra natura, inclusa qualsiasi azione volta a impedire, ostruire o influenzare procedimenti o indagini di agenzie governative o di revisione interna o in previsione di tali procedimenti o indagini.
La lista di cui sopra non è esaustiva ma è da intendersi come rappresentativa di situazioni fraudolente.
I Membri di Komatsu non seguiranno prassi o parteciperanno a piani volti a ottenere vantaggi o ricompense di natura personale o commerciale, compresi comportamenti che si discostano dai principi standard fondamentali di onestà e buona fede.
Parte II
(2) Tangenti e bustarelle (a clienti, fornitori, distributori ecc.)
Esempio: ho notato che un mio collega acquista sempre dallo stesso fornitore, anche se i suoi prezzi sembrano molto più alti di quelli degli altri fornitori. Si dice che accetti qualcosa di valore. È un problema?
Tangenti, bustarelle e analoghi benefici da o a tutti i fornitori o i clienti presentano preoccupazioni di natura non solo etica ma anche legale e sono anch’essi esempi di Frode.
I Membri di Komatsu non offriranno o accetteranno in nessun caso, direttamente o indirettamente, qualcosa di valore (come una tangente o una bustarella) a o da un cliente, un fornitore o qualsiasi altro partner commerciale per influenzare o ricompensare un’azione. Una cortesia commerciale, come un regalo, un contributo o un intrattenimento, non deve mai essere offerta o accettata se la cosa può essere interpretata come un comportamento improprio o se altrimenti non consentito dalla legge.
(In merito alla politica adottata da Komatsu in materia di tangenti ai funzionari governativi, consultare la Parte II, Sezione 5 del presente Codice).
(3) Regali
Esempio: il rappresentante commerciale di un fornitore vi offre due biglietti per un evento sportivo. I posti sono in una posizione ottima. Anche se non avete un’influenza diretta sul responsabile delle decisioni di Komatsu con cui tale rappresentante commerciale lavora, laddove accettaste ci si potrebbe aspettare, in una certa misura, che restituirete il favore. Potete accettare questo regalo?
I Membri di Komatsu e le loro Famiglie non accetteranno, direttamente o
indirettamente, regali o favori da un concorrente, fornitore, cliente o contractor, se l’accettazione interferisce con la loro capacità di agire con obiettività nelle interazioni con tale persona od organizzazione.
(4) Contributo politico
Esempio: il partito politico X promette di promuovere il mercato minerario.
Disponete ancora di una certa quota di budget e ritenete che supportare quel partito potrebbe essere vantaggioso per l’azienda. Potete emettere un assegno a favore del partito in questione per conto dell’azienda?
Senza debita autorizzazione e approvazione di Komatsu Ltd, nessun fondo o altro tipo di risorsa di Komatsu Ltd verrà offerto o dato come contributo a un partito politico oppure utilizzato per qualsiasi finalità politica, indipendentemente dal fatto che tale azionesia consentita o meno dalle leggi locali. Sono tuttavia consentite riunioni e visite guidate degli impianti con candidati e legislatori, nell’osservanza delle leggi di finanziamento delle campagne applicabili.
Parte II
(5) Conservazione di documenti
Esempio: avete appena aperto un cassetto in magazzino e trovato dei documenti di disegni di progetto di venti anni fa. Quello spazio nel cassetto vi serve. Potete gettare i disegni?
I Membri di Komatsu conserveranno i documenti nel rispetto della politica di conservazione dei documenti dell’azienda di Komatsu e delle leggi e dei regolamenti applicabili. I documenti concernenti questioni oggetto di contenzioso o di indagini governative saranno conservati e non distrutti finché non si riceverà un’approvazione dall’Ufficio legale, anche qualora in base alla politica di conservazione dei documenti dell’azienda di Komatsu tali documenti possano essere distrutti. Quanto detto vale anche per i dati elettronici, compresi i messaggi di posta elettronica e altri file informatici. In caso di domande relative alla possibilità o meno di distruggere dei documenti, è opportuno contattare l’Ufficio legale.
3. CONFLITTI DI INTERESSI
Esempio: sono venuto a conoscenza dell’intenzione dell’azienda di ingaggiare un nuovo contractor per la pulizia degli uffici. Mio zio è il CEO di un’azienda che fornisce tali servizi di pulizia e vorrei raccomandare la sua azienda. È un problema?
I Membri di Komatsu non devono entrare in concorrenza con Komatsu e non devono sacrificare gli interessi di Komatsu a vantaggio proprio o di terzi. Anche se dei conflitti possono configurarsi in molte situazioni differenti, occorre sforzarsi di evitare situazioni che danno anche minimamente l’impressione di un conflitto di interessi.
Sono di seguito indicate delle situazioni comuni in cui è probabile che si profili un conflitto. Le situazioni di possibile conflitto, incluse tali situazioni comuni, devono essere evitate, a meno che tale situazione non venga divulgata e approvata in tutte le sue parti in anticipo consultandosi con l’Ufficio legale o da un funzionario autorizzato ai sensi delle politiche scritte di Komatsu:
• proprietà diretta o indiretta o diritto di godimento di un concorrente, distributore, fornitore, cliente o contractor (tranne quando la proprietà è inferiore all’1 (uno) % dei titoli quotati in borsa);
• qualsiasi relazione di consulenza o dipendenza, diretta o indiretta, con qualsiasi cliente, distributore, fornitore o concorrente o qualsiasi prestazione di servizio presso il consiglio di amministrazione di qualsiasi cliente, distributore, fornitore o concorrente;
• qualsiasi attività commerciale esterna in concorrenza con qualsiasi attività commerciale di Komatsu;
• coinvolgimento in lavori o prestazioni di servizio per altre attività commerciali, organizzazioni civiche o di beneficenza in misura tale che le attività svolte impediscano di dedicare all’attività commerciale di Komatsu il tempo e gli sforzi che la posizione ricoperta richiedono;
Parte II
• posizione di supervisione, revisione o d’influenza sulla valutazione dei lavori, della retribuzione o dei benefici accessori di qualsiasi membro della Famiglia dipendente di Komatsu;
• elaborazione o supervisione dei pagamenti (ossia busta paga, benefici accessori dei dipendenti) direttamente o indirettamente al membro della propria Famiglia dipendente di Komatsu;
• prestiti o garanzie su obbligazioni a dipendenti o ai rispettivi membri della loro Famiglia;
• appropriazione, per conto proprio o di terzi, di opportunità commerciali di cui si è venuti a conoscenza, o che si sono messe a punto, durante il proprio rapporto di lavoro correlata all’attività commerciale attuale o potenziale di Komatsu;
• vendita a Komatsu o acquisto da Komatsu di qualsiasi cosa (non applicabile all’acquisto di gadget, ad esempio delle miniature); e
• utilizzo delle risorse di Komatsu (fondi, strutture, proprietà, competenze o personale) per altri impegni commerciali o personali.
Tutto ciò che presenta un conflitto per la famiglia di un dipendente si estende al dipendente stesso.
I conflitti di interessi non sono sempre ben chiari. Ogni volta che si palesa un conflitto o che si è preoccupati che esista o possa svilupparsi un conflitto, occorre discuterne con il proprio immediato superiore, con l’Ufficio legale o con l’Ufficio personale.
4. CONFORMITÀ ANTITRUST E CONCORRENZA LEALE
Esempio: a una recente fiera commerciale, stavo pranzando con i rappresentanti commerciali di diversi concorrenti quando si è cominciato a parlare del crescente prezzo dell’acciaio. Eravamo tutti d’accordo che a breve sarà necessario
aumentare i prezzi per ridurre l’impatto che ne deriverà. Avrei dovuto partecipare ulteriormente alla discussione, mi sarei dovuto allontanare oppure avrei dovuto documentare in qualche modo la discussione?
Come dichiarato nella Parte I, Sezione 2, Paragrafo 1, tutti i Membri di Komatsu devono rispettare le leggi antitrust e in materia di concorrenza in tutto il mondo. Tali leggi proteggono il sistema della libera impresa e incoraggiano una concorrenza agguerrita ma leale. Pianificare o agire di concerto con qualsiasi concorrente per fissare i prezzi o per concordare la natura, la misura o gli strumenti di concorrenza in qualsiasi mercato è contrario alla politica di Komatsu e in violazione delle leggi antitrust. Le leggi antitrust possono anche vietare accordi per boicottare, ripartire
Parte II
Le leggi antitrust sono attuate rigidamente. Tra le altre cose, le comunicazioni con i concorrenti, sia dirette, sia indirette, sono disciplinate dalle leggi antitrust. Il mancato rispetto delle leggi antitrust o in materia di concorrenza può comportare severe sanzioni penali, tra cui la reclusione e pesanti multe, sia per Komatsu, sia per i dipendenti che le violano. I Membri di Komatsu non possono partecipare ad attività da cui deriverebbe una violazione. Le leggi in questione sono complesse e, in caso di dubbi relativi a qualsiasi attività che potrebbe rappresentare un problema alla luce delle leggi antitrust, è necessario consultare l’Ufficio legale della propria azienda per un ulteriore parere prima di procedere. Quando si ha a che fare con interazioni tra concorrenti, è sempre necessario richiedere il parere dell’Ufficio legale. I Membri di Komatsu devono anche consultare e rispettare la politica di ciascuna azienda di Komatsu relativa alla conformità antitrust.
Si noti, nello specifico, quanto segue:
a. Relazioni con i concorrenti
Qualsiasi accordo, intesa o patto con un concorrente relativo a prezzi, condizioni di vendita, produzione, movimenti dei prezzi o ripartizione di territori o clienti è rigorosamente vietato e può comportare procedimenti penali. Pertanto, discutere di tali attività con i concorrenti è rigorosamente vietato.
Tutti i Membri di Komatsu devono immediatamente abbandonare qualsiasi riunione dove si discute di politiche o di condotta cooperativa in materia di prezzi, o di qualsiasi altro argomento vietato. L’Ufficio legale dell’azienda dei Membri di Komatsu interessati deve inoltre essere immediatamente informato per iscritto di tale riunione. Queste linee guida si applicano a tutti i contatti con i concorrenti, compresi quelli a fiere commerciali o a riunioni di organizzazioni professionali.
b. Relazioni con distributori e clienti
Richiedere a un distributore o a un cliente di rivendere un prodotto a uno specifico prezzo è una pratica nota come “imposizione dei prezzi di rivendita” o
“fissazione verticale dei prezzi”.
Esempi che potrebbero presentare dei problemi antitrust:
Distribuzione esclusiva Accordi di vendita in esclusiva con un distributore.
Commercializzazione abbinata
Subordinazione dell'acquisto di un prodotto da parte di un distributore all'acquisto di un altro tipo di prodotto.
Restrizioni territoriali Restrizione dei territori in cui un distributore può rivendere i prodotti.
Discriminazione dei
prezzi Vendita di un prodotto identico a distributori concorrenti a prezzi differenti.
In termini generali, questi punti possono o meno presentare un problema di antitrust.
Dipenderà dai fatti e dalle circostanze specifici di ogni situazione. Tuttavia, nessuna di queste attività può essere intrapresa senza previo riesame dell’Ufficio legale e l’approvazione al più alto livello dirigenziale nell’unità operativa appropriata.
Inoltre, poiché i distributori potrebbero essere concorrenti tra di loro, è necessario
Parte II
prestare la massima attenzione a tutte le riunioni del consiglio consultivo per garantire che Komatsu non sia parte o agevolatore di accordi tra distributori riguardo a restrizioni territoriali, restrizioni dei prezzi dei rivenditori o questioni analoghe.
Laddove si cominciasse a parlare di proposte di questo tipo durante una riunione del consiglio consultivo, è necessario abbandonare la riunione immediatamente e in modo palese. Ci si deve quindi consultare con l’Ufficio legale applicabile e documentare l’abbandono della riunione.
5. ANTICORRUZIONE
Esempio: un funzionario di un’azienda appartenente al governo di un certo paese sarà nel mio paese per una visita dello stabilimento Komatsu locale. Per ringraziarlo di essere venuto fin qui, intendo portarlo a fare un giro turistico e regalargli un souvenir. È un problema?
Come dichiarato nella Parte I, Sezione 2, paragrafo 2, è politica di Komatsu evitare relazioni discutibili con funzionari governativi, sia nazionali che esteri.
(1) Relazioni con i governi
In nessun caso un Membro di Komatsu effettuerà od offrirà un pagamento, un regalo o qualsiasi altra cosa di valore a un dipendente o a un funzionario governativo o a un candidato politico al fine di ottenere un indebito vantaggio commerciale. Questa disposizione non è intesa a limitare la possibilità di lavorare per candidati o partiti di propria scelta in qualità di individui. La partecipazione personale, compresi i contributi in termini di tempo o supporto finanziario, sarà interamente volontaria.
(2) Prevenzione della corruzione all’estero
I Membri di Komatsu devono ottemperare a tutte le disposizioni del
ForeignCorruptPractices Act (FCPA) statunitense, dell’UnfairCompetitionPrevention Act (UCPA) giapponese e a tutte le altre leggi e regolamenti analoghi di altri paesi applicabili a Komatsu. Sulla base dell’FCPA e di leggi analoghe, Komatsu e i suoi azionisti, agenti e Membri non possono, senza commettere un illecito penale, offrire qualcosa di valore, direttamente o indirettamente, a un funzionario straniero al fine di influenzarne la capacità discrezionale. In parole semplici, questi statuti vietano qualsiasi corruzione, diretta o indiretta oppure tentativo di corruzione di funzionari o politici esteri, per ottenere vantaggi per l’attività commerciale.
Senza una previa approvazione nel rispetto della politica e della procedura di ciascuna azienda di Komatsu, nessun distributore o agente può essere incaricato della sollecitazione all’acquisto o della vendita di prodotti Komatsu fuori dal paese di origine di ciascuna azienda di Komatsu. Sono altresì vietati i pagamenti a
Parte II
