7 Registro attività
10.3 Condividere un file attraverso BooleBox
Se hai ricevuto un file in condivisione e vuoi ricordarti di consultarlo nuovamente dopo averlo aperto la prima volta, puoi segnare il file come non visualizzato. Per segnare uin file ricevuto come non visualizzato:
Accedi al tab RICEVUT I.
Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file ricevuto che vuoi segnare come non visualizzato.
Seleziona la voce AZIONI.
Seleziona la voce SEGNA COME NON VISUALIZZAT O.
Il file verrà ora visualizzato in grassetto come se non lo avessi mai consultato.
Nota: se hai ricondiviso un file ricevuto, potrai effettuare questa operazione anche sui file ricevuti e condivisi presenti nel tab CONDIVISI.
Condividendo un file direttamente con la piattaforma BooleBox, puoi sfruttare la comodità di un'interfaccia semplice ed intuitiva per rendere file o cartelle in tuo possesso disponibili ad altri utenti. Per condividere un file attraverso BooleBox:
Clicca sul pulsante CONDIVIDI posto accanto al file da condividere.
Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci l'indirizzo e-mail del destinatario della condivisione nel campo apposito oppure seleziona l'utente di tuo interesse accedendo tramite l'icona proposta alla lista dei tuoi contatti.
Seleziona dal menù a tendina relativo all'area IMPOST AZIONI DI SICUREZZA il template di condivisione che vuoi utilizzare per condividere il file.
Se il destinatario non è registrato, seleziona dal menù a tendina in blu le MODALIT À DI ACCESSO per il file che stai condividendo:
REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA: l'utente dovrà registrarsi ad una delle licenze free o a pagamento offerte dalla piattaforma per poter accedere al contenuto condiviso.
CODICE DI VERIFICA VIA MAIL: l'utente riceverà all'indirizzo e-mail indicato come destinatario della condivisione un codice da inserire per poter accedere ai contenuti ricevuti.
CODICE DI VERIFICA VIA SMS: l'utente destinatario della condivisione riceverà un SMS al numero di telefono collegato al proprio account con un codice da inserire per poter accedere ai contenuti ricevuti.
ACCESSO LIBERO: l'utente potrà accedere liberamente ai contenuti ricevuti in condivisione senza necessità di inserire codici o credenziali di accesso.
Nota: le modalità di accesso valgono soltanto per utenti NON REGISTRATI. Qualora l'indirizzo e-mail inserito come destinatario corrisponda ad un accoun registrato, le modalità di accesso selezionate saranno ignorate e l'utente destinatario dovrà comunque effettuare il login con le proprie credenziali.
Clicca sul link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZAT E per impostare al file che stai condividendo specifiche LIMIT AZIONI, PERMESSI o NOT IFICHE, disponibili sulla base del template di condivisione selezionato.
Clicca su CONDIVIDI.
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10.3.1 Limitazioni
Per ogni condivisione è possibile aumentare il controllo esercitato su ciascun file aggiungendo una o più delle seguenti limitazioni:
NEGA UPLOAD - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di effettuare l'upload di qualsiasi contenuto nella cartella condivisa.
NEGA STAMPA - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di effettuare la stampa dei contenuti condivisi.
NEGA DOWNLOAD - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di effettuare il download del contenuto condiviso.
NEGA RIMUOVI E RINOMINA - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di rimuovere e rinominare il file.
NEGA MODIFICHE - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di modificare il file ricevuto in condivisione.
NEGA OFFLINE (SOLO PER FILE ENCRYPTOR) - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di aprire il file cifrato con File Encryptor in modalità offline.
NEGA STAMPA SCHERMO E CATTURA VIDEO - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di catturare lo schermo mentre il file è aperto.
DETER PHOTO SHOTS - se attivata, questa limitazione rende visibile il documento al destinatario della condivisione una porzione alla volta, in corrispondenza dell'area in cui si trova il cursore.
WATERMARK - se attivata, questa limitazione applica al contenuto condiviso la filigrana impostata per il template di condivisione in utilizzo da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR). Una volta attivato il comando relativo, sarà possibile scegliere se applicarla A SCHERMO INT ERO, in OBLIQUO, SOLO SU ST AMPA oppure SEMPRE.
SCADENZA - se attivata, questa limitazione impedisce al destinatario della condivisione di aprire il documento dopo la data di scadenza indicata.
Nota: le limitazioni saranno disponibili fra le opzioni di condivisione avanzate in accordo con il template di condivisione selezionato.
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10.3.2 Permessi
10.3.3 Notifiche
Per ogni condivisione è possibile aumentare il controllo esercitato su ciascun file aggiungendo uno o più dei seguenti permessi:
PERMETTI VERSIONING - se attivato, tale permesso consente all'utente destinatario di accedere alle versioni precedenti del file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI AUDITING - se attivato, tale permesso consente all'utente destinatario di visualizzare
l'auditing relativo al file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI ANNOTAZIONI - se attivato, tale permesso consente all'utente destinatario di accedere alle annotazioni inserite all'interno del file condiviso anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI RICONDIVISIONE - se attivato, tale permesso consente all'utente destinatario di condividere a sua volta il file ricevuto anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
PERMETTI CLASSIFICAZIONE - se attivato, tale permesso consente all'utente destinatario di classificare il file ricevuto in condivisione anche se il template predefinito selezionato non lo consente di default.
L'opzione NOT IFICHE ti consente di regolare le notifiche che vengono inviate quando un utente in possesso della risorsa condivisa effettua delle modifiche sulla stessa. L'opzione NOT IFICHE può essere attivata con due modalità:
NOTIFICA BIDIREZIONALE - qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa a lui condivisa, la notifica verrà inviata solo al proprietario originale della risorsa stessa.
NOTIFICA DISTRIBUITA - qualora un utente destinatario della condivisione effettui una modifica sulla risorsa a lui condivisa, la notifica verrà inviata a tutti gli utenti in possesso della risorsa stessa.
Nota: qualora l'owner della risorsa condivisa effettui una modifica, tutti gli utenti in possesso della risorsa riceveranno una notifica indipendentemente dalla modalità scelta.
ESEMPIO:
Bob è il proprietario di una cartella.
Bob condivide la cartella con Alice e John.
Sia Alice che John possiedono ora la cartella inviata da Bob.
Alice ora effettua delle modifiche alla cartella ricevuta in condivisione da Bob.
Se Bob aveva selezionato l'opzione NOT IFICA BIDIREZIONALE in fase di condivisione della cartella, la notifica verrà inviata solo a Bob.
Se Bob invece aveva selezionato l'opzione NOT IFICA DIST RIBUIT A, anche John riceverà una notifica per essere informato della modifica operata alla cartella da Alice.