La guida end user online di BooleBox Versione: 1 - Ultimo aggiornamento: 18 Febbraio 2020

La guida end user online di BooleBox

Versione: 1 - Ultimo aggiornamento: 18 Febbraio 2020

1 Introduzione 2 Licenza

2.1 Attivare un account come privato 2.2 Attivare un account come azienda 2.3 Effettuare l’upgrade di un account 2.4 Disattivare un account

3 Login

3.1 Effettuare il login

3.2 Effettuare il login con password monouso (One T ime Password) 3.3 Accesso da dispositivi non sicuri

3.4 Windows authentication 3.5 Recuperare la password 4 Gestione dei file

4.1 I tab per la gestione dei file 4.2 Caricare un nuovo file o cartella 4.3 Pannello informazioni

4.4 Anteprima del file

4.4.1 Azioni sull'anteprima del file 4.5 Aprire e modificare un file

4.6 Sicurezza

4.6.1 Obiettivo di sicurezza - Personal Key 4.7 Etichettare un file

4.8 Effettuare il download di un file 4.9 Caricare una nuova versione di un file 4.10 Azioni sui file

4.11 Proprietà

4.11.1 Aggiungere un commento a un file 4.11.2 Aggiungere un task a un file 4.12 Eliminazione di un file

5 E-mail cifrate

5.1 Inviare un'e-mail cifrata

5.2 Modificare le impostazioni di sicurezza di un'e-mail cifrata inviata 5.3 Organizzare e cercare un'e-mail cifrata

5.4 Eliminare un'e-mail cifrata

5.5 Leggere e gestire un'e-mail cifrata 5.6 Inviare da Gmail un'e-mail cifrata 5.7 Inviare da Outlook un'e-mail cifrata 6 Secure vault

6.1 Creare un nuovo secure vault

6.2 Visualizzare i dettagli di un secure vault 6.3 Modificare i campi di un secure vault 6.4 Rinominare un secure vault

6.5 Eliminare un secure vault 6.6 Ripristinare un secure vault 7 Registro attività

7.1 Monitorare le tue attività su file ed e-mail 8 Account

8.1 Scegli account

La guida end user online di BooleBox

Versione: 1 - Ultimo aggiornamento: 18 Febbraio 2020

8.7 Modificare la lingua nell'area riservata online 8.8 Gestire le opzioni del tuo account

8.9 App di autenticazione 9 Contatti

9.1 Aggiungere contatti singoli o liste di contatti 9.2 Creare gruppi di contatti

9.3 Modificare il nome di un gruppo di contatti 9.4 Eliminare contatti e gruppi di contatti 10 Condivisioni

10.1 La condivisione di BooleBox 10.2 I tab della condivisione

10.2.1 Modificare le autorizzazioni di un file condiviso 10.2.2 Rimuovere una condivisione

10.2.3 Segnare un file come non visualizzato 10.3 Condividere un file attraverso BooleBox

10.3.1 Limitazioni 10.3.2 Permessi 10.3.3 Notifiche

10.3.4 I template di condivisione 10.4 Condividere un file attraverso un link 10.5 Condividere un file attraverso Facebook 11 Classificazioni

11.1 Le classificazioni di BooleBox 11.2 Pannello informazioni 11.3 Classificare un file 11.4 Riclassificare un file

11.5 Rimuovere un file da un progetto di classificazione 11.6 Classificazioni standard e metadati

12 E-mail, file o inviti ricevuti

12.1 Leggere e-mail cifrate ricevute da altri attraverso BooleBox 12.2 Visualizzare contenuti condivisi da altri attraverso BooleBox

12.3 Rifiutare file o cartelle protette condivise da altri attraverso BooleBox 12.4 Gestire l’invito ad entrare in un’azienda all’interno di BooleBox

13 Applicazione mobile Android 13.1 Introduzione

13.2 Scegli account 13.3 Schermata login

13.3.1 Effettuare il login con password monouso (OT P) 13.3.2 Recuperare la password

13.3.3 Configurare indirizzo IP del server 13.3.4 Effettuare il login

13.4 File manager

13.4.1 Visualizzare e modificare un file 13.4.2 Protezioni

13.4.3 Condivisione

13.4.4 Caricare un file su BooleBox 13.4.5 Azioni sui file

13.5 Secure mail

13.5.1 I tab del secure mail 13.5.2 Inviare un'e-mail cifrata 13.5.3 Eliminare un'e-mail cifrata 13.5.4 Inoltrare un'e-mail cifrata 13.6 Secure vault

13.6.1 I tab del secure vault

13.6.2 Creare un nuovo secure vault 13.6.3 Visualizzare un nuovo secure vault 13.6.4 Modificare un secure vault

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13.6.5 Azioni secure vault 13.6.6 Recycle bin 13.7 Contatti

13.7.1 Aggiungere un nuovo gruppo di contatti 13.7.2 Aggiungere un contatto ad un gruppo 13.7.3 Eliminare un gruppo di contatti

13.7.4 Modificare il nome di un gruppo di contatti 13.8 My account

13.8.1 Info 13.8.2 Profile 13.8.3 Password 13.8.4 Options 14 Privacy, condizioni, contratto

14.1 Informativa sulla privacy 14.2 Condizioni di servizio 14.3 Contratto commerciale

15 Versione certificata Common Criteria EAL2+

Benvenuto nella guida END USER di BooleBox, che racchiude la spiegazione delle principali funzionalità della piattaforma fruibili dagli utenti in accordo con la licenza in uso e la tipologia di utenza creata da un utente amministratore. Qui scoprirai ad esempio come caricare un file, come condividerlo in modalità sicura e come portare a termine i principali task relativi all'utilizzo della piattaforma. Le funzionalità della piattaforma BooleBox sono disponibili in funzione della tipologia di utenza:

SUPER ADMIN (SAM) - profilo amministrativo creato automaticamente in fase di configurazione del sistema, con il potere di creare nuove aziende e nuovi utenti.

ADMIN (ADM) - profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con pieni permessi all'interno dell'azienda di cui è amministratore.

ADMINISTRATIVE RESTRICTED ROLE (ADR) - profilo amministrativo creato da un admin o da un super admin, con accesso solo a particolari sezioni della dashboard in base alle scelte operate dal profilo admin o super admin.

USER (USR) - utente creato da un profilo admin o super admin con permessi specifici stabiliti in fase di configurazione.

GUEST (G) - utente ospite esterno alla piattaforma con cui è possibile condividere file sulla base del template di condivisione utilizzato.

Nota: l'utente guest non viene conteggiato all'interno degli utenti disponibili per la licenza acquistata e non può accedere alle classificazioni.

Nota: All'interno di questa guida, troverai alcune utili sezioni che illustrano l'utilizzo dell'applicazione mobile di BooleBox per il compimento delle principali funzioni. L'applicazione mobile non è oggetto di valutazione Common Criteria EAL2+.

1 Introduzione

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2.1 Attivare un account come privato

Scopri tutte le procedure necessarie per attivare, disattivare o aggiornare ad una licenza superiore il tuo account.

Attivando un account, puoi ottenere 10GB di spazio gratis per archiviare e proteggere i tuoi file e le tue cartelle con la cifratura militare BooleBox. Per assicurarti fino a 1T B di spazio con tutte le funzionalità di protezione avanzate, scegli invece la versione Cloud Individual.

Se vuoi registrarti alla versione gratuita:

Inserisci nome, cognome, e-mail e password nella sezione PREZZI > VERSIONE GRAT UIT A del sito Boolebox.it.

Clicca su REGIST RAT I e attendi un'e-mail di conferma all'indirizzo di posta indicato.

Clicca entro 24 ore sul link inviato per ultimare la registrazione.

Se vuoi acquistare la versione Cloud Individual:

Inserisci nome, cognome, e-mail e password nella sezione PREZZI > ACQUIST A ORA del sito Boolebox.it.

Clicca su REGIST RAT I, completa la tua anagrafica ed inserisci i dati della tua carta di credito. Procedi con il pagamento e attendi un’e-mail di conferma all'indirizzo di posta indicato. Clicca entro 24 ore sul link inviato per ultimare la tua registrazione.

Nota: la versione certificata Common Criteria EAL2+ non è applicabile al servizio in cloud di BooleBox.

2 Licenza

Disponibile solo per: Cloud Individual | Gratuita

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2.2 Attivare un account come azienda

Attivando un account come azienda, puoi provare gratuitamente la versione Cloud Business per 30 giorni ed ottenere 5T B di spazio gratis con tutte le funzionalità di protezione offerte da BooleBox.

Inserisci ragione sociale, nome, cognome, e-mail e password nella sezione PREZZI > PROVA GRAT UIT A DI 30 GIORNI del sito Boolebox.it.

Clicca su REGIST RAT I, compila l'anagrafica con i tuoi dati ed inserisci i riferimenti della tua carta di

credito.Non verrà effettuato alcun addebito prima del termine dei 30 giorni di prova gratuita, durante i quali potrai annullare senza impegno la tua iscrizione.

Procedi con la registrazione e attendi un’e-mail di conferma all'indirizzo indicato.

Clicca entro 24 ore sul link inviato per ultimare la procedura.

2.3 Effettuare l’upgrade di un account

Effettuando l'upgrade di un account - il che equivale ad acquistare una delle licenze a pagamento distribuite da BooleBox - è possibile sfruttare tutte le funzionalità offerte dalla piattaforma, ottenendo inoltre un maggiore spazio di archiviazione protetta per i tuoi file. Per effettuare l'upgrade di un account:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > SOMMARIO ACCOUNT .

Seleziona la versione a pagamento preferita (Cloud Individual o Cloud Business), compila l'anagrafica con i tuoi dati ed inserisci i riferimenti della tua carta di credito per procedere con il pagamento.

Attendi l'e-mail di conferma all'indirizzo indicato e clicca entro 24 ore sul link inviato per ultimare l'upgrade del tuo account.

Disponibile solo per: Cloud Individual | Gratuita

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2.4 Disattivare un account

Per disattivare un account, è necessario inviare un'e-mail a info@booleserver.com contente:

Un'esplicita richiesta di disattivazione dell'account.

L'indirizzo e-mail legato all'account che vuoi disattivare.

Nota: la disattivazione di un account comporta l'irrimediabile perdita di tutti i contenuti caricati sulla piattaforma BooleBox dall'utenza disattivata. Qualora l'utenza da disattivare fosse un profilo amministivo (SAM, ADM o ADR), anche tutti gli account legati all'azienda amministrata dal profilo disattivato non avranno più accesso alla piattaforma.

Nota: la richiesta di disattivazione di un account deve pervenire da parte dell'indirizzo e-mail associato

all'account da eliminare. Una volta elaborata la richiesta di eliminazione dell'account, l'utente riceverà un'e-mail richiedente la conferma della disattivazione dell'account. A conferma avvenuta, l'utente verrà notificato quando l'account sarà stato disattivato.

3.1 Effettuare il login

Scopri tutte le opzioni legate alla procedura di login e le funzionalità di sicurezza messe a tua disposizione per accedere alla piattaforma in maniera sicura e controllata.

Per effettuare il login alla piattaforma BooleBox, necessiterai di disporre di username e password associati al tuo account. Per effettuare il login:

Inserisci l'indirizzo e-mail associato al tuo account.

Inserisci la password associata al tuo account.

Nota: in caso di inserimento di credenziali inesatte, apparirà un messaggio d'errore indicante che le credenziali inserite non combaciano con quelle di nessun account.

Nota: in caso di inserimento di password errata per più di tre tentativi consecutivi, sarà richiesto l'inserimento di un codice CAPTCHA con un ritardo crescente in caso di digitazione errata.

Nota: la sessione creata con il primo login avrà una durata di 30 giorni. Qualora l'accesso alla piattaforma avvenga tramite una postazione pubblica o ad accesso non esclusivo, si raccomanda di effettuare il logout.

3 Login

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3.2 Effettuare il login con password monouso (One Time Password)

Se per il tuo profilo utente è stata attivata l'opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI, l'accesso al tuo account BooleBox avverrà non solo tramite l'inserimento delle credenziali legate al tuo profilo, ma anche attraverso una One T ime Password (OT P) inviata o al numero di telefono cellulare abbinato al tuo account, o al tuo indirizzo e- mail o generata tramite l'app di autenticazione configurata. Per effettuare il login con OT P:

Nella pagina di login, inserisci username e password legati al tuo account BooleBox e clicca su ACCEDI.

Attendi la ricezione della OT P.

Inserisci la password monouso ricevuta nel campo apposito e clicca su OK.

Nota: abilitando l'opzione SALVA QUESTO COMPUTER, il dispositivo in utilizzo verrà riconosciuto come sicuro e non sarà più necessario inserire una OTP durante il login. Per ripristinare questa impostazione, è necessario cancellare i cookies del/dei Web browser.

Nota: cliccando su HAI PERSO IL TELEFONO? ti verrà richiesto il codice fornito durante la procedura di abbinamento del numero di telefono cellulare al tuo account BooleBox. Eseguendo questa operazione, verrà automaticamente disattivata l'opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI e potrai accedere al tuo account senza dover inserire una OTP. Non appena avrai ripristinato l'accesso alla piattaforma da un altro dispositivo mobile, per mantenere la configurazione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox On- Premises, dovrai immediatamente riattivare l'opzione di verifica in due passaggi.

Nota: qualora l'utente in oggetto abbia ricevuto da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) il permesso di gestire l'opzione di verifica in due passaggi, tale funzionalità è gestibile attraverso la sezione IL MIO ACCOUNT >

OPZIONI.

Nota: per installare BooleBox On-Premises nella versione certificata Common Criteria EAL2+, l'opzione SALVA QUESTO COMPUTER deve essere disabilitata.

Nota: se la OTP inserita non corrisponde a quella inviata al numero di telefono o tramite l'app di autenticazione, apparirà un messaggio d'errore indicante che l'OTP non è corretta.

3.3 Accesso da dispositivi non sicuri

Effettuando l'accesso da dispositivi non sicuri, puoi richiedere una password monouso (One T ime Password) da utilizzare quando accedi da dispositivi condivisi o disponibili in spazi pubblici, aumentando così la sicurezza legata all'accesso del tuo account. Per completare la procedura di accesso da dispositivi non sicuri:

Clicca su ACCESSO DA DISPOSIT IVI NON SICURI nella pagina di LOGIN del sito BooleBox.it.

Inserisci l'indirizzo e-mail del tuo account e attendi la password monouso al numero di telefono collegato a quest'ultimo: potrai ora effettuare il login alla tua area riservata online in totale sicurezza con l'OT P richiesta, da inserirsi in sostituzione alla password usuale.

Nota: l'opzione ACCESSO DA DISPOSITIVI NON SICURI non deve essere utilizzata per istanze del TOE configurate in accordo con le indicazioni fornite dalla certificazione Common Criteria EAL2+.

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3.4 Windows authentication

Con BooleBox On-Premises, è possibile accedere al tuo account BooleBox inserendo le credenziali del tuo account Windows:

Nella schermata di accesso, seleziona la voce WINDOWS AUT HENT ICAT ION.

Inserisci le credenziali del tuo account Windows.

Nota: qualora la configurazione del browser sia stata completata correttamente, l'accesso sarà automatico, senza necessità di inserire manualmente le credenziali.

Nota: l'opzione WINDOWS AUTHENTICATION non deve essere utilizzata per istanze del TOE configurate in accordo con le indicazioni fornite dalla certificazione Common Criteria EAL2+.

3.5 Recuperare la password

Se hai dimenticato la password per accedere al tuo account BooleBox:

Clicca su PASSWORD DIMENT ICAT A nella sezione LOGIN del sito Boolebox.it.

Inserisci l'indirizzo e-mail legato al tuo account e attendi l'e-mail di recupero password all'indirizzo di posta indicato: potrai quindi creare una nuova password ed effettuare il login alla tua area riservata online.

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4.1 I tab per la gestione dei file

Scopri come caricare, organizzare, editare o eliminare file e cartelle in BooleBox attraverso la tua area riservata online.

I file sono la risorsa più importante in qualsiasi tipo di attività e necessitano al contempo di essere protetti ed utilizzati facilmente nel momento del bisogno. BooleBox, oltre ad offrirti una cifratura di tipo militare applicata automaticamente a tutti i file caricati sulla piattaforma, organizza i tuoi file in maniera comoda ed intuitiva, mettendo a tua disposizione diversi tab per la gestione dei file:

FILE - tab che raggruppa tutti i file caricati sulla piattaforma e non classificati.

PERSONAL KEY - tab che raggruppa tutti i file caricati sulla piattaforma, non classificati, ma protetti da Personal Key.

PREFERITI - tab che raggruppa tutti i file che hai contrassegnato come preferiti applicando l'icona a forma di stella.

RECENTI - tab che raggruppa tutti i file che hai utilizzato recentemente, per aiutarti a ritrovare i file su cui stai lavorando nell'ultimo periodo.

CESTINO - tab che raggruppa tutti i file eliminati dal file manager prima che vengano rimossi definitivamente.

4 Gestione dei file

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4.2 Caricare un nuovo file o cartella

Caricando dei contenuti, puoi proteggerli automaticamente con la cifratura militare di BooleBox. Per caricare file o cartelle:

Se il file da caricare è già disponibile sul tuo device, puoi caricarlo con una semplice operazione di drag&drop.

In alternativa, clicca sul pulsante UPLOAD e scegli il file di tuo interesse.

Se invece il file da caricare è ancora da creare, clicca sul pulsante NUOVO, seleziona la tipologia di file da creare (cartella, presentazione MS Power Point, Documento MS Excel, Documento MS Word, modello di documento o modello di documento personale).

L'elenco completo dei file e delle cartelle archiviate in BooleBox è sempre disponibile nella finestra di

ingresso della tua area riservata online in modalità dettagli oppure anteprima. Per passare da una modalità di visualizzazione all'altra, clicca sulle tre icone poste in alto a destra.

Nota: l'operazione di drag&drop per le directory è disponibile soltanto per Google Chrome.

È possibile proteggere qualsiasi tipo di file con la cifratura militare offerta dalla piattaforma BooleBox.

L'applicazione della protezione avanzata VIEW ONLY in fase di condivisione, viene invece supportata solo dai seguenti file:

MS-Office® Documents:

Word/OpenOffice/T ext files.

Doc, Docx, Dotx, Odt, Ott, Rtf, T xt, Html, Mhtml.

Excel/Spreadsheets.

Xls, Xlsx, Xltx, Ods, Ots, Csv.

Powerpoint presentations.

Ppt, Pptx, Potx, Odp, Otp.

MS-Visio.

Vsd, Vsdx, Vss, Vst, Vsx, Vtx, Vdw, Vdx.

Project.

Mpp, Mpt.

Onenote One.

Adobe:

PDF Image/CAD:

Jpg, Bmp, Png, Gif, Psd, T iff, Dwg, Dxf.

Mail:

Msg, Eml, Emlx, Oft, T nef.

Extensible Markup Language Paper Specification:

.XPS, .OXPS

Electronic Publication (eBook Reader):

ePub

High Efficiency Image File Format:

.heic

Nota: qualora un utente tenti di caricare un file quando lo spazio di archiviazione a sua disposizione è esaurito, apparirà un messaggio d'errore indicante che lo spazio di archiviazione a lui riservato è terminato.

Nota: non è possibile caricare file che abbiano dimensioni pari a 0 byte. Qualora un utente tenti di effettuare l'upload di un file di dimensioni nulle, apparirà un messaggio d'errore indicante che è possibile caricare solo file la cui dimensione sia superiore a 0 byte.

Nota: a seconda della licenza acquistata, la dimensione massima di ciascun file caricabile sulla piattaforma, considerando il solo caso in cui vi sia sufficiente spazio disponibile, è 2GB per la versione GRATUITA, 5GB per la versione INDIVIDUAL e 50GB per la versione BUSINESS. La versione On-Premises, invece, non pone alcun limite alla dimensione massima dei file caricati.

4.3 Pannello informazioni

Cliccando in corrispondenza del nome di un file caricato sulla piattaforma, apparirà un pannello informativo a lato dello schermo. Nel tab DET T AGLI, potrai visualizzare numerose informazioni a riguardo del file o della cartella che stai consultando, come ad esempio:

FILE ID: l'id del file presente nel database BooleBox.

PROPRIETARIO: l'utente BooleBox che possiede l'ownership del file.

PATH: il percorso in cui si trova il file sulla piattaforma BooleBox.

Nota: cliccando sul comando apposito posto accanto alla voce PATH, è possibile copiare il percorso del file.

DIMENSIONE: lo spazio occupato dal file sulla piattaforma.

ULTIMO AGGIORNAMENTO: data e ora dell'ultimo aggiornamento del file.

METADATI: eventuali metadati riguardanti il file.

Dal pannello informazioni, cliccando in corrispondenza dei comandi relativi, potrai visualizzare eventuali versioni precedenti del file, le principali attività operate su di esso e disattivare la funzione VERSIONING.

Il tab T ASK E COMMENT I, invece, fornisce la possibilità di assegnare task riguardanti il file ad utenti BooleBox e/o aggiungere commenti al file o alla cartella selezionata.

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4.4 Anteprima del file

BooleBox consente di visualizzare ed operare sui file caricati all'interno della piattaforma usufruendo al contempo di una grande portabilità e di tutta la protezione offerta dalla cifratura militare. Grazie all'anteprima di un file, potrai visualizzarlo senza necessità di scaricarlo in locale. Per visualizzare l'anteprima di un file:

Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file di cui desideri visualizzare l'anteprima.

Clicca su MOST RA.

Appare la schermata che mostra la preview del file selezionato.

Cliccando sull'icona posta in alto a sinistra, potrai aggiungere delle ANNOT AZIONI interne al file, usufruendo del tratto libero, dei campi di testo e delle evidenziazioni.

Una volta aperta l'anteprima del file, attraverso i pulsanti presenti in alto, potrai decidere di:

Aprire il file con MICROSOFT OFFICE ONLINE o FILE ENCRYPT OR CLIENT . Effettuare il DOWNLOAD del file.

CONDIVIDERE il file con altri utenti.

ST AMPARE il file.

Usufruire delle funzionalità di navigazione presenti nel menù a tre punti in alto a destra.

Clicca sulla freccia in alto a sinistra per tornare alla schermata principale del file manager.

4.4.1 Azioni sull'anteprima del file

Il menù a tre punti verticali presente in alto a destra nell’anteprima del file consente di navigare all’interno del documento di cui stai visualizzando la preview con estrema facilità e rapidità. Cliccando in corrispondenza dell’icona del menù, potrai selezionare una delle seguenti funzionalità:

GO TO FIRST PAGE - azione che consente di ritornare alla prima pagina del documento in fase di consultazione.

GO TO LAST PAGE - azione che consente di raggiungere l’ultima pagina del documento in fase di consultazione.

ROTATE CLOCKWISE - azione che consente di ruotare il documento in senso orario.

ROTATE COUNTERCLOCKWISE - azione che consente di ruotare il documento in senso antiorario.

TEXT SELECTION TOOL - azione che consente di attivare il cursore del mouse o del T ouchPad come strumento di selezione testo.

HAND TOOL - azione che consente di attivare il cursore del mouse o del T ouchPad come strumento di panning, che permette di navigare all’interno del documento come se fosse sfogliato a mano.

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4.5 Aprire e modificare un file

BooleBox consente di accedere al contenuto dei file caricati attraverso l'utilizzo di due principali applicativi:

Microsoft Office Online e File Encryptor Client.

Sfruttando una licenza Microsoft Office Online, potrai utilizzare pienamente le funzionalità messe a disposizione dalle applicazioni Office, unendo al contempo la comodità del salvataggio automatico di qualsiasi operazione effettuata sul file.

Aprendo un file con File Encryptor Client, invece, avrai la possibilità di valorizzare la sicurezza offerta da BooleBox durante il processo di modifica dei file caricati sulla piattaforma, automatizzando i processi di: download,

decifratura del file, cifratura del file modificato e succesivo upload. Per aprire e modificare un file:

Clicca sull'icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file che desideri aprire e modificare.

Seleziona la voce APRI CON.

Seleziona MICROSOFT OFFICE ONLINE o FILE ENCRYPT OR CLIENT .

Attenzione: la modifica online dei documenti attraverso Microsoft Office 365 è disponibile solo per documenti Word, fogli di lavoro Excel o presentazioni PowerPoint con estensioni .docx, .xlsx o .pptx. Per ulteriori

informazioni sul funzionamento del programma di editing e sulle politiche aziendali di Microsoft Office Online, visita https://support.office.com/it-it.

Nota: se disponi di un'istanza BooleBox configurata in base ai criteri relativi alla certificazione Common Criteria EAL2+, non sarà possibile utilizzare l'editor online.

4.6 Sicurezza

La sicurezza è il valore aggiunto più importante che BooleBox garantisce costantemente a tutti i suoi utenti. Oltre alla cifratura automatica di tutti i contenuti caricati sulla piattaforma, BooleBox consente di usufruire di altre opzioni di sicurezza, come ad esempio le chiavi personali di cifratura (PERSONAL KEY), l'opzione DET ER PHOT O SHOT S e la MODIFICA del PROPRIET ARIO.

PERSONAL KEY: chiave personale di cifratura impostabile da un utente, che consente di cifrare una seconda volta i contenuti caricati sulla piattaforma attraverso una combinazione alfanumerica a conoscenza solo dell'utente.

DETER PHOTO SHOTS: funzionalità che, rendendo il file visibile in porzioni limitate e corrispondenti all'area in cui è posto il cursore, consente di proteggere i tuoi file da occhi indiscreti in fase di consultazione.

MODIFICA PROPRIETARIO: operazione che consente di trasferire l'ownership del file a un altro utente BooleBox, inserendo lo stesso all'interno del file manager del destinatario e rendendolo inaccessibile al proprietario originale.

Per usufruire delle funzionalità di sicurezza inerenti un file:

Clicca sull'icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file di tuo interesse.

Seleziona la voce SICUREZZA.

Seleziona una delle voci disponibili fra IMPOST A PERSONAL KEY, MOST RA CON DET ER PHOT O SHOT S e MODIFICA PROPRIET ARIO.

Nota: la Personal Key eredita i criteri di complessità minimi delle password impostati da un utente

amministratore (SAM, ADM o ADR) per gli utenti della tua azienda. Qualora tentassi di inserire una Personal Key che non rispetta tali requisiti, apparirà un messaggio d'errore indicante che la Personal Key indicata non soddisfa i criteri minimi di complessità.

Nota: per rispettare i criteri di complessità imposti dalla certificazione Common Criteria EAL2+ a riguardo della versione certificata di BooleBox On-Premises, la Personal Key dovrà essere lunga almeno 8 caratteri, contenere una lettera maiuscola, una minuscola ed un numero.

Nota: la validazione della Personal Key sarà confermata fino al termine della sessione. Una volta inserita correttamente per la prima volta, non sarà più necessario inserirla fino al termine della sessione.

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4.6.1 Obiettivo di sicurezza - Personal Key

4.7 Etichettare un file

Per usufruire della versione configurata in accordo con i criteri di sicurezza stabiliti dalla certificazione Common Criteria EAL2+, è necessario soddisfare il seguente obiettivo di sicurezza:

OBIETTIVO DI SICUREZZA PER L'AMBIENTE OPERATIVO

DESCRIZIONE MISURE DI SICUREZZA DA

ADOTTARE

OE.PERSONALKEY

L'ambiente operativo deve consentire una sicura distribuzione delle Personal Key correlate ai progetti di classificazione,

l'utilizzo delle quali è sotto la responsabilità degli utenti finali. Si raccomanda di salvare la Personal Key utilizzata su di un file caricato su BooleBox e protetto da Personal Key.

Ciascun utente è tenuto a salvare le Personal Key utilizzate su di un file caricato su BooleBox e protetto da Personal Key.

Disponibile solo per: On-Premises

Oltre alle varie funzionalità di security, BooleBox è in grado di garantirti sempre e comunque una perfetta

organizzazione dei file archiviati sulla piattaforma. Per aiutarti a ricercare un file o una cartella presenti nel tuo file manager, puoi applicare su questi un'etichetta da sfruttare come parola chiave per ritrovare il tuo file in un

secondo momento. L'etichetta da te inserita sarà sempre visibile sotto al nome del file archiviato. Per applicare un'etichetta ad un file:

Clicca sull'icona di menù verticale a tre punti posto accanto al file che vuoi etichettare.

Seleziona la voce ET ICHET T A COME.

Se vuoi etichettare un file con un'etichetta già utilizzata puoi selezionarla dall'elenco di etichette disponibili;

se invece vuoi creare una nuova etichetta, clicca su AGGIUNGI NUOVO T AG, inserisci il nome dell'etichetta, premi invio e clicca su CONFERMA.

Nota: le etichette apposte sui file sono ad esclusivo uso personale: a differenza dei tag di classificazione, non apporranno specifiche protezioni al file taggato e non verranno visualizzate qualora il file etichettato venga condiviso con altri utenti.

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4.8 Effettuare il download di un file

4.9 Caricare una nuova versione di un file

Per effettuare il download di un contenuto caricato sulla piattaforma BooleBox:

Clicca sull'icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file che vuoi scaricare e seleziona la voce DOWNLOAD.

Nota: nel caso di selezione multipla di contenuti o di download di cartelle, verrà scaricato un file zip e sarà possibile impostare una password per accedere ai file scaricati.

Caricando una nuova versione di un file, puoi effettuare l'upload di un file nella sua versione più recente, mantenendo i contenuti salvati sulla piattaforma sempre aggiornati. Per caricare una nuova versione di un file:

Clicca sull'icona di menù a tre punti verticali posta accanto al file che desideri aggiornare.

Seleziona la voce CARICA NUOVA VERSIONE.

Scegli un file che mantenga la stessa estensione del file da sostituire ed attendi il completamento dell'upload.

4.10 Azioni sui file

BooleBox consente di compiere sui file numerose azioni in modo facile e veloce, mantenendo al contempo tutte le funzionalità di protezione offerte dalla cifratura militare applicata di default. Per eseguire azioni sui file:

Clicca sull'icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file su cui vuoi operare.

Seleziona la voce AZIONI.

Seleziona una delle voci disponibili fra:

AGGIUNGI AI PREFERITI: azione che consente di inserire all'interno della sezione PREFERIT I un file utilizzato frequentemente per poterlo ritrovare velocemente in caso di necessità. La sezione PREFERIT I, identificata da una stella, è disponibile all'interno della stessa schermata del FILE MANAGER.

RINOMINA: azione che consente di assegnare un nuovo nome a un file caricato sulla piattaforma.

COPIA: azione che consente di copiare il file selezionato.

TAGLIA: azione che consente di tagliare il file selezionato.

DUPLICA: azione che consente di creare un duplicato del file selezionato.

STAMPA: azione che consente di stampare il file selezionato.

SALVA COME PDF: azione che consente di salvare un file in formato PDF.

Nota: non è possibile rinominare un file contenente i caratteri "\ / : * ? ” < > | ". Qualora un utente tenti di

rinominare un file assegnando un nome che contenga uno dei caratteri sopracitati, apparirà un messaggio d'errore indicante che il nome del file non può contenere i caratteri \ / : * ? ” < > | .

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4.11 Proprietà

BooleBox tiene traccia di tutte le operazioni effettuate su un file e consente al contempo un'efficace collaborazione fra tutti gli utenti che dispongono dello stesso. Per effettuare un'operazione inerente le PROPRIET À di un file:

Clicca sull'icona di menù verticale a tre punti posta accanto al file su cui desideri operare.

Seleziona una delle voci disponibili fra:

CLASSIFICA: azione che consente di classificare un file.

CRONOLOGIA VERSIONI: azione che consente di visualizzare il VERSIONING del file, ovvero lo storico delle versioni salvate da BooleBox.

MOSTRA ATTIVITÀ SUL FILE: azione che consente di visualizzare le ultime operazioni che hanno coinvolto il file selezionato.

TASK E COMMENTI: azione che consente di apporre task e commenti al file selezionato.

IMPOSTA COME TEMPLATE: azione che consente di utilizzare il file selezionato come modello di documento personale, con la possibilità di utilizzarlo quindi in fase di creazione di un nuovo file

sfruttando la presenza di una struttura predefinita. Il modello di documento personale sarà disponibile in blu nel menù a tendina relativo al pulsante NUOVO posto in alto a destra. A differenza dei modelli di documento resi disponibili da un utente amministratore (SAM, ADM o ADR), il template personale sarà visibile solo ed esclusivamente a te.

4.11.1 Aggiungere un commento a un file

Aggiungendo un commento a un file, è possibile condividere con altri utenti informazioni utili per la collaborazione inerente il file selezionato. Per aggiungere un commento a un file:

Seleziona la voce T ASK E COMMENT I.

Nel pannello laterale comparso sul tuo schermo, inserisci il testo del tuo commento all'interno dell'apposito campo posto in basso.

Seleziona dal menù blu a tendina la VISIBILIT À che vuoi assegnare al commento, scegliendo una fra le opzioni PRIVAT O (commento visibile solo a te), PUBBLICO (commento visibile a tutti i collaboratori), VISIBILE SOLO A (commento visibile solo agli assegnatari).

Seleziona l'opzione NOT IFICA VIA MAIL per inviare un'e-mail a tutti gli utenti autorizzati a visualizzare il commento notificando l'aggiunta dello stesso.

Clicca su CONFERMA.

Il commento è stato ora aggiunto e sarà visibile a tutti gli utenti da te selezionati. Potrai modificarlo o eliminarlo tramite le apposite icone poste accanto al commento stesso.

Nota: perché un commento sia visibile ai tuoi collaboratori, è necessario aver condiviso il file con gli stessi.

Qualora tenti di aggiungere un commento a un file non condiviso, l'utente verrà bloccato da un messaggio d'errore che inviterà a verificare l'avvenuta condivisione.

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4.11.2 Aggiungere un task a un file

Aggiungendo un task a un file, puoi semplificare la collaborazione fra te ed altri utenti sincronizzando le scadenze delle attività inerenti il file selezionato. Per aggiungere un task a un file:

Seleziona la voce T ASK E COMMENT I.

Inserisci un testo esplicativo del task che stai assegnando.

Seleziona la VISIBILIT À del task scegliendo una fra le opzioni PRIVAT O (task visibile solo a te), PUBBLICO (task visibile a tutti i collaboratori), VISIBILE SOLO A (task visibile solo agli assenatari del task).

Seleziona l'opzione NOT IFICA VIA MAIL per inviare un'e-mail a tutti gli utenti autorizzati a visualizzare il task notificando l'aggiunta dello stesso.

Seleziona la voce RENDILO COME T ASK.

Inserisci nell'area ASSEGNAT ARI gli eventuali indirizzi e-mail degli utenti a cui vuoi assegnare il task, una data e un orario di SCADENZA entro cui il task dovrà essere portato a termine.

Nota: se la VISIBILITÀ del task è impostata come PRIVATO, l'area ASSEGNATARI non sarà disponibile.

Clicca su CONFERMA.

Il task è stato ora inserito ed assegnato all'utente indicato. Quando l'utente avrà selezionato l'apposita checkbox per indicare l'avvenuto completamento del task, visualizzerai il task come barrato e riceverai un'e-mail di notifica.

Nota: il task potrà essere portato a termine solo dagli assegnatari indicati nel campo apposito. Qualora un utente non autorizzato tenti di completare il task, verrà bloccato da un messaggio d'errore indicante i permessi dell'utente relativamente al task selezionato.

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4.12 Eliminazione di un file

Eliminando un file, questo sarà spostato dal file manager alla sezione CEST INO della tua area riservata online. Per eliminare un file:

Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file che vuoi eliminare e seleziona la voce ELIMINA.

Il file eliminato è ora archiviato nella sezione CEST INO: per eliminarlo definitivamente, accedi alla sezione CEST INO, clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto al file da eliminare definitivamente e seleziona la voce ELIMINA. Se invece vuoi ripristinare all'interno del tuo file manager un file presente nella sezione

CEST INO, seleziona RIPRIST INA.

Attenzione: in caso di file protetti da una specifica classificazione, il file eliminato sarà memorizzato nella sezione CESTINO della DASHBOARD (disponibile solo con licenze BooleBox Cloud Business o On-Premises) accessibile solo dagli utenti amministratori (SAM, ADM o ADR) che hanno accesso a quella sezione.

Attenzione: non è possibile eliminare file impostati come modelli di documento personali.

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Scopri come inviare, proteggere ed organizzare e-mail cifrate attraverso la tua area riservata online oppure attraverso Gmail ed Outlook.

Nota: le funzionalità descritte all'interno di questo capitolo non si riferiscono alla versione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox On-Premises.

5 E-mail cifrate

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5.1 Inviare un'e-mail cifrata

Per inviare un'e-mail cifrata dal tuo account BooleBox:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE MAIL.

Clicca sul pulsante NUOVO nel menù di navigazione posto in alto a destra.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci l'indirizzo e-mail del destinatario, l'oggetto ed il testo del messaggio.

Clicca sull'icona della graffetta per allegare un file all'e-mail che stai inviando.

Nell'area IMPOST AZIONI DI SICUREZZA, seleziona il template di condivisione che vuoi utilizzare per inviare l'e- mail cifrata.

Seleziona la checkbox PERSONAL KEY per impostare una chiave personale di cifratura che verrà utilizzata per cifrare il messaggio.

Nota: tale chiave è nota solo a te e dovrà essere resa disponibile al destinatario del messaggio. L'apertura del messaggio da parte del destinatario e del mittente sarà infatti possibile solo inserendo la Personal Key impostata.

Se il destinatario non è registrato, seleziona dal menù a tendina in blu le MODALIT À DI ACCESSO per l'e-mail che stai inviando:

REGISTRAZIONE OBBLIGATORIA: l'utente dovrà registrarsi ad una delle licenze free o a pagamento offerte dalla piattaforma per poter accedere all'e-mail inviata.

CODICE DI VERIFICA VIA E-MAIL: l'utente riceverà all'indirizzo e-mail indicato come destinatario dell'e- mail cifrata un codice da inserire per poter accedere al testo dell'e-mail.

CODICE DI VERIFICA VIA SMS: l'utente destinatario dell'e-mail cifrata riceverà un SMS al numero di telefono collegato al proprio account con un codice da inserire per poter accedere al testo dell'e-mail.

ACCESSO LIBERO: l'utente potrà accedere liberamente all'e-mail cifrata senza necessità di inserire codici o credenziali di accesso.

Nota: le modalità di accesso valgono soltanto per utenti NON REGISTRATI. Qualora l'indirizzo e-mail inserito come destinatario corrisponda ad un accoun registrato, le modalità di accesso selezionate saranno ignorate e l'utente destinatario dovrà comunque effettuare il login con le proprie credenziali.

Seleziona attraverso il link OPZIONI DI CONDIVISIONE AVANZAT E ulteriori impostazioni da applicare all'e- mail che stai inviando.

Clicca su INVIA.

I destinatari riceveranno un'e-mail di notifica, da cui potranno accedere all'e-mail cifrata in accordo con le impostazioni di sicurezza da te definite.

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5.2 Modificare le impostazioni di sicurezza di un'e-mail cifrata inviata

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE MAIL.

Seleziona l'e-mail per cui vuoi modificare le impostazioni di sicurezza.

Clicca sul tasto destro del tuo mouse o T ouchpad e seleziona la voce MODIFICA PERMESSI.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, agisci sulle diverse impostazioni presenti nella finestra stessa.

T erminate le modifiche, salva la nuova configurazione cliccando su CONFERMA.

5.3 Organizzare e cercare un'e-mail cifrata

Seleziona l'e-mail a cui vuoi assegnare un tag.

Clicca sul tasto destro del tuo mouse o T ouchpad e seleziona la voce ET ICHET T A COME.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, abbina all'e-mail una parola chiave che verrà evidenziata accanto al relativo nome per aiutarti nella ricerca.

Per una gestione più veloce delle e-mail archiviate, puoi utilizzare il motore di ricerca interno posto in alto a sinistra, sfruttando anche eventuali filtri di ricerca avanzata.

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5.4 Eliminare un'e-mail cifrata

Seleziona l'e-mail che vuoi eliminare.

Clicca sul tasto destro del tuo mouse o T ouchpad e seleziona la voce ELIMINA.

L'e-mail eliminata viene spostata nella sezione CEST INO: per rimuoverla definitivamente, accedi alla sezione cestino, clicca sul tasto destro del tuo mouse o T ouchpad e seleziona la voce ELIMINA.

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5.5 Leggere e gestire un'e-mail cifrata

All'arrivo di una nuova e-mail cifrata, quest'ultima sarà disponibile nel tab INBOX. Per consultare il contenuto dell'e-mail ricevuta:

Fai doppio click sull'e-mail ricevuta.

Nella finestra pop-up che appare sul tuo schermo, consulta il testo dell'e-mail e scegli se rispondere al mittente oppure se inoltrare l'e-mail cliccando rispettivamente sui pulsanti RISPONDI o INOLT RA.

Nota: le medesime operazioni possono essere effettuate tramite le icone a forma di freccia in alto a destra.

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5.6 Inviare da Gmail un'e-mail cifrata

Accedi al client di posta Gmail.

Clicca sulla voce LOGIN in alto a destra ed effettua il login al tuo account BooleBox.

Clicca sul pulsante MAIL CIFRAT A.

Inserisci il testo dell'e-mail e l'indirizzo del destinatario.

Seleziona tramite l'apposito menù a tendina il template con cui desideri inviare l'e-mail cifrata:

NOTIFY ME: il mittente viene informato al momento dell'apertura dell'e-mail cifrata da parte del destinatario.

EXPIRY 1 MIN: il destinatario non potrà più aprire l'e-mail cifrata inviata una volta trascorso un lasso di tempo superiore a un minuto.

EXPIRY 1 DAY: il destinatario non potrà più aprire l'e-mail cifrata inviata una volta trascorso un lasso di tempo superiore a 24 ore.

Seleziona tramite l'apposito menù a tendina la modalità con cui desideri che il destinatario acceda all'e-mail cifrata inviata:

RICHIESTO LOGIN: il destinatario potrà accedere all'e-mail cifrata ricevuta solo dopo aver inserito le credenziali legate al proprio account BooleBox.

PUBBLICO: il destinatario potrà accedere all'e-mail cifrata ricevuta senza necessità di inserire alcun tipo di credenziali.

PERSONAL KEY: il destinatario dovrà inserire la PERSONAL KEY (chiave personale di cifratura) impostata in fase di invio dell'e-mail cifrata.

Clicca su INVIA.

Attenzione: per poter inviare un'e-mail cifrata da Gmail, è necessario aver installato il connettore Gmail Encryptor. Per ulteriori informazioni, visita la sezione "Applicazioni e connettori" della guida.

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5.7 Inviare da Outlook un'e-mail cifrata

Effettua il login al tuo account BooleBox cliccando sull'icona posta nella barra di navigazione del tuo Outlook.

Una volta autenticato, seleziona E-MAIL CIFRAT A dal menù e compila la tua e-mail come faresti normalmente.

Seleziona tramite l'apposito menù a tendina il template con cui desideri inviare l'e-mail cifrata:

NOTIFY ME: il mittente viene informato al momento dell'apertura dell'e-mail cifrata da parte del destinatario.

EXPIRY 1 MIN: il destinatario non potrà più aprire l'e-mail cifrata inviata una volta trascorso un lasso di tempo superiore a un minuto.

EXPIRY 1 DAY: il destinatario non potrà più aprire l'e-mail cifrata inviata una volta trascorso un lasso di tempo superiore a 24 ore.

Seleziona tramite l'apposito menù a tendina la modalità con cui desideri che il destinatario acceda all'e-mail cifrata inviata:

LOGIN RICHIESTO: il destinatario potrà accedere all'e-mail cifrata ricevuta solo dopo aver inserito le credenziali legate al proprio account BooleBox.

PUBBLICO: il destinatario potrà accedere all'e-mail cifrata ricevuta senza necessità di inserire alcun tipo di credenziali.

PERSONAL KEY: il destinatario dovrà inserire la PERSONAL KEY (chiave personale di cifratura) impostata in fase di invio dell'e-mail cifrata.

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Disponibile solo per: Cloud Business | On-Premises

Potrebbe interessarti anche:

Effettuare l’upgrade di un account

6.1 Creare un nuovo secure vault

6.2 Visualizzare i dettagli di un secure vault

Scopri come creare record digitali con cui salvare le tue password d’accesso o i dati sensibili dei tuoi documenti più importanti.

Nota: le funzionalità descritte all'interno di questo capitolo non si riferiscono alla versione certificata Common Criteria EAL2+ di BooleBox On-Premises.

Utilizzando i vault template disponibili all’interno della sezione SECURE VAULT , è possibile creare dei record digitali con cui salvare password d’accesso o altre informazioni sensibili legate a documenti importanti (patente di guida, assicurazione ecc.). Per creare un nuovo vault template:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE VAULT .

Clicca sul pulsante NUOVO nel menù di navigazione in alto a destra.

Nel menù a tendina, seleziona uno fra i vault template disponibili per il tuo profilo.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci i dati dei campi richiesti.

Clicca su CONFERMA.

Il record digitale appena creato è ora disponibile nell’elenco dei vault personali salvati.

Nota: i vault template disponibili all’interno del tuo file manager variano in funzione delle scelte operate dal profilo amministrativo (SAM, ADM o ADR) che gestisce il tuo account e della tipologia di licenza acquistata.

Per consultare i dati che hai salvato all’interno di un secure vault:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE VAULT .

Fai doppio click sul secure vault di tuo interesse.

Nella finestra laterale comparsa sul tuo schermo, saranno elencati tutti i campi salvati per il secure vault selezionato.

6 Secure vault

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6.3 Modificare i campi di un secure vault

6.4 Rinominare un secure vault

6.5 Eliminare un secure vault

6.6 Ripristinare un secure vault

Per modificare le informazioni inserite all’interno di un secure vault precedentemente salvato:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE VAULT .

Seleziona il secure vault di tuo interesse.

Clicca sul tasto destro del mouse o del T ouchpad e seleziona la voce MODIFICA.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, modifica i campi presenti e clicca su CONFERMA.

Per rinominare un secure vault:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE VAULT .

Seleziona il secure vault di tuo interesse.

Clicca sul tasto destro del mouse o del T ouchpad e seleziona la voce RINOMINA.

Inserisci il nuovo nome da assegnare al secure vault.

Clicca su INVIO.

Per eliminare un secure vault:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE VAULT .

Seleziona il secure vault che vuoi eliminare.

Seleziona la voce ELIMINA.

Accedi al tab CEST INO.

Seleziona il secure vault che vuoi eliminare definitivamente.

Clicca sul tasto destro del mouse o del T ouchpad e seleziona la voce ELIMINA.

Nota: per eliminare definitivamente ogni elemento presente nel cestino del secure vault, puoi cliccare sull’icona SVUOTA CESTINO posta in alto a destra.

Se hai eliminato per errore un secure vault e necessiti di recuperare le informazioni che conteneva, puoi ripristinare in qualsiasi momento ogni secure vault ancora presente nel tab CEST INO. Per ripristinare un secure vault:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione SECURE VAULT .

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7.1 Monitorare le tue attività su file ed e-mail

Se hai un account Cloud Individual o Cloud Business (oppure una licenza BooleBox on-premises), scopri come avere sempre sotto controllo tutte le attività eseguite su file, cartelle o e-mail all'interno della tua area riservata online.

Per monitorare le tue attività su file ed e-mail:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione REGIST RO AT T IVIT A'.

Consulta il dettaglio delle attività inerenti l'accesso, la gestione dei file, del tuo account, dei tuoi contatti e lo scambio di e-mail in ordine cronologico aiutandoti con i filtri di ricerca avanzata posti alla tua destra.

Esporta il registro in formato CSV cliccando su ESPORT A I DAT I.

7 Registro attività

8.1 Scegli account

Scopri come creare e modificare il tuo account per assicurare le funzionalità di protezione avanzate di BooleBox a te e alla tua azienda attraverso l’area riservata online.

Se per il tuo profilo è stato abilitato da un utente amministratore (SAM, ADM or ADR) il permesso di sfruttare l'opzione FUNCT IONAL ACCOUNT , avrai la possibilità di accedere anche ad altri profili oltre al tuo personale. In altri termini, avendoti concesso la possibilità di compiere azioni per conto di un altro utente, l'utente

amministratore ti ha conferito la possibilità di accedere ad un altro profilo senza effettuare un ulteriore login. Per fare ciò, dopo aver eseguito il login al tuo account BooleBox:

Clicca in corrispondenza della freccia rivolta verso il basso posta in alto a destra accanto al nome del tuo profilo.

Clicca sul pulsante SCEGLI ACCOUNT .

Clicca in corrisponenza dell'utente che vuoi impersonificare.

Potrai ora compiere azioni per conto dell'utente impersonificato.

8 Account

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8.2 Visualizzare il sommario dell'account

8.3 Modificare la password di accesso

Visualizzando il sommario dell'account in utilizzo, è possibile avere una panoramica generale delle informazioni legate all'account che stai utilizzando. Per visualizzare il sommario del tuo account:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua app e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT . Nella pagina che si aprirà, verranno visualizzati i principali dati legati all'account in utilizzo.

Modificando la password di accesso, è possibile impostare una stringa alfanumerica diversa rispetto a quella impostata in precedenza da te o da un profilo amministrativo (SAM, ADM o ADR). Per modificare la password del tuo account:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > PASSWORD.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci la password attuale, la password che vuoi impostare e la conferma della nuova password.

Per disconnettere tutti i dispositivi da cui avevi acceduto all'account con le vecchie credenziali, clicca sulla checkbox DISCONNET T I I DISPOSIT IVI CONNESSI.

Clicca su SALVA per completare l'operazione.

Nota: per configurare BooleBox nella versione certificata Common Criteria EAL2+, la password impostata deve essere lunga almeno 8 caratteri e contenere una lettera maiuscola, una lettera minuscola ed un numero.

8.4 Modificare i dati dell'account

8.5 Abbinare all'account un numero di cellulare

Modificando i dati dell'account, puoi modificare il nome, il cognome e l'immagine del profilo associati al tuo utente. Per modificare i dati del tuo account:

Clicca sull'icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > IL MIO ACCOUNT .

Nell'area DAT I PERSONALI, imposta il nome e il cognome che vuoi associare al tuo account e clicca su SALVA.

Nell'area IMMAGINE PROFILO, seleziona un'immagine da associare al tuo account e clicca su UPLOAD.

Nota: l'immagine del profilo caricata verrà visualizzata in alto a sinistra nella tua area riservata online, nella finestra riservata al tuo account accedibile dal file manager e nella lista dei contatti.

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Account

Puoi aumentare la sicurezza del tuo account abbinando un numero di cellulare da utilizzare per recuperare la password in caso di smarrimento o per abilitare la verifica in due passaggi in fase di login. Per abbinare all'account un numero cellulare:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > NUMERO MOBILE.

Seleziona il prefisso telefonico dal menù a tendina.

Inserisci il tuo numero di telefono e clicca su PROCEDI.

Inserisci la tua password come conferma e clicca su PROCEDI.

Ricevuto il messaggio sul tuo dispositivo, inserisci il codice inviato e clicca su CONFERMA.

Dopo aver completato l'abbinamento del numero di cellulare desiderato all'account in utilizzo, ti verrà fornito il codice di ripristino da utilizzare in caso di smarrimento del dispositivo mobile. Attenzione: il codice fornito non verrà replicato o ripetuto, pertanto è fortemente consigliato prenderne nota.

Clicca su FAT T O per completare l'operazione.

Esci dalla sezione IL MIO ACCOUNT selezionando T ORNA A BOOLEBOX nel menù posto alla tua sinistra.

Nota: per ottenere la versione certificata Common Criteria EAL2+, al fine di consentire l'attivazione dell'opzione di VERIFICA IN DUE PASSAGGI, l'abbinamento di un numero di telefono cellulare all'account è obbligatorio.

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8.6 Scollegare il numero di cellulare abbinato ad un account

8.7 Modificare la lingua nell'area riservata online

8.8 Gestire le opzioni del tuo account

Per scollegare il numero di cellulare abbinato ad un account:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > NUMERO MOBILE.

Inserisci la password legata al tuo account BooleBox.

Clicca su SCOLLEGA.

Nota: per mantenere la versione certificata Common Criteria EAL2+, il numero di telefono cellulare associato all'account non dovrà essere scollegato. Qualora il numero di telefono cellulare associato dovesse essere sostituito, si raccomanda l'immediato successivo collegamento del nuovo numero.

Nota: qualora un utente amministratore (SAM, ADM o ADR) abbia disabilitato tramite la dashboard la possibilità per un utente di modificare l’attivazione del login con OTP, non sarà possibile scollegare il numero di telefono cellulare abbinato all’account. Qualora un utente tenti di rimuoverlo, sarà bloccato da un messaggio d’errore indicante l’impossibilità di procedere con l’operazione.

Per modificare la lingua nell'area riservata online:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > LINGUA.

Seleziona la lingua di visualizzazione che vuoi impostare.

T erminata la modifica, salva la nuova lingua scelta cliccando su SALVA.

La lingua sarà automaticamente modificata senza necessità di effettuare un nuovo login.

Esci dalla sezione IL MIO ACCOUNT selezionando T ORNA A BOOLEBOX nel menù posto alla tua sinistra.

All'interno della tua area riservata online, se un profilo amministrivo (SAM, ADM o ADR) ha impostato per il tuo account il permesso di eseguire tale operazione, è possibile gestire alcune opzioni legate all'utilizzo del tuo account: NOT IFICA DI ACCESSO, SINGLE SIGN ON, VERIFICA IN DUE PASSAGGI, DISABILIT A NOT IFICHE REAL-T IME.

Per gestire le impostazioni legate al tuo account:

Clicca sull'icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > OPZIONI. All'interno di questa sezione, agendo sul relativo comando, potrai attivare/disattivare le seguenti opzioni:

NOTIFICA DI ACCESSO - se attivata, riceverai un'e-mail all'indirizzo di posta collegato al tuo account ogni volta che viene eseguito l'accesso alla piattaforma BooleBox.

SINGLE SIGN ON - se attivata, potrai accedere al tuo account BooleBox senza inserire le credenziali.

VERIFICA IN DUE PASSAGGI - se attivata, dovrai accedere al tuo account inserendo non solo username e password, ma anche un'OT P (One T ime Password) inviata o all'indirizzo e-mail, o al numero di telefono cellulare collegato al tuo account, o generata tramite l'app di autenticazione configurata.

DISABILITA NOTIFICHE REAL-TIME - se attivata, non riceverai più le notifiche real time all'indirizzo e- mail collegato.

8.9 App di autenticazione

Account

Per garantirti la massima sicurezza con la massima flessibilità, BooleBox permette di configurare la verifica in due passaggi tramite app di autenticazione. Abilitando questa opzione, il codice numerico da inserire per effettuare l'accesso al tuo account verrà generato dall'app di autenticazione prescelta. Per collegare l'app di autenticazione con il tuo account BooleBox:

Scarica l'applicazione di autenticazione sul tuo dispositivo mobile.

Accedi alla sezione IL MIO ACCOUNT > DISPOSIT IVI nella tua area riservata online di BooleBox.

Nell'area AUT ENT ICAZIONE T RAMIT E APP, clicca su ASSOCIA.

Inserisci la password del tuo account BooleBox e clicca su PROCEDI.

Apri l'app di autenticazione e collega il tuo account BooleBox all'applicazione inquadrando il QR code o inserendo manualmente la stringa visualizzata e clicca su PROCEDI.

Inserisci il primo codice di verifica generato dall'applicazione per accertarti che sia configurata correttamente e clicca su PROCEDI.

Il tuo account è ora collegato all'app di autenticazione. Nota: prendi nota del codice di sicurezza fornito al termine della procedura. Ti potrebbe essere richiesto qualora non riuscissi più ad accedere.

Clicca su FAT T O per completare l'operazione.

Dopo aver completato l'abbinamento dell'account con l'app di autenticazione, abilitando l'opzione corrispondente presente nella sezione IL MIO ACCOUNT > OPZIONI della tua area riservata online di

BooleBox, potrai effettuare l'accesso con le OT P generate dall'applicazione, secondo la procedura descritta nella sezione LOGIN > EFFET T UARE IL LOGIN CON PASSWORD MONOUSO (ONE T IME PASSWORD) di questa guida.

Nota: per istanze di BooleBox On-Premises configurate in accordo con i criteri stabiliti per la versione certificata Common Criteria EAL2+, non devono essere utilizzate applicazioni di autenticazione.

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9.1 Aggiungere contatti singoli o liste di contatti

Scopri come aggiungere, organizzare ed utilizzare i tuoi contatti personali, attraverso la tua area riservata online.

Attraverso la sezione CONT AT T I, BooleBox consente di organizzare al meglio gli utenti con cui collabori di frequente, permettendoti di creare una comoda rubrica personale i cui indirizzi e-mail saranno suggeriti in fase di condivisione o invio di e-mail cifrate. Per aggiungere contatti o liste di contatti:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONT AT T I.

Appare la schermata contenente la lista dei gruppi di contatti già creati.

Fai doppio click sulla voce T UT T I.

Clicca sul pulsante AGGIUNGI UT ENT E posizionato in alto a destra.

Inserisci nel campo di inserimento apparso gli indirizzi e-mail dei contatti BooleBox che vuoi aggiungere. In caso di inserimento multiplo di contatti, gli indirizzi e-mail devono essere separati fra loro da una virgola.

Premi INVIO sulla tastiera per confermare l'inserimento.

I contatti sono ora inseriti nella tua rubrica personale e saranno visualizzati come suggerimento in fase di condivisione di contenuti o invio e-mail cifrate.

Nota: se vuoi aggiungere un contatto ad un gruppo precedentemente creato, dovrai fare doppio click sul gruppo di tuo interesse ed effettuare la medesima procedura indicata sopra.

9 Contatti

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9.2 Creare gruppi di contatti

Creando gruppi di contatti, puoi condividere file o inviare e-mail a più contatti contemporaneamente selezionando semplicemente il nome del gruppo. Per creare gruppi di contatti:

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONT AT T I.

Clicca sul pulsante AGGIUNGI GRUPPO posizionato in alto a destra.

Inserisci nel campo di inserimento apparso il nome del nuovo gruppo.

Premi INVIO sulla tastiera per completare l'operazione.

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9.3 Modificare il nome di un gruppo di contatti

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONT AT T I.

Clicca sull'icona MODIFICA posta accanto al gruppo di tuo interesse.

Nel campo di testo apparso, inserisci il nuovo nome del gruppo e premi INVIO sulla tastiera.

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9.4 Eliminare contatti e gruppi di contatti

Clicca sull’icona di menù posta in alto a sinistra nella tua area riservata online e accedi alla sezione CONT AT T I.

Clicca sull'icona ELIMINA posta accanto al contatto selezionato.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca su CONFERMA.

Per eliminare un intero gruppo puoi effettuare la medesima procedura, selezionando il gruppo da eliminare dalla schermata principale e cliccando sull'icona ELIMINA posta accanto ad esso.

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10.1 La condivisione di BooleBox

10.2 I tab della condivisione

Scopri come condividere in sicurezza file e cartelle con altri utenti attraverso BooleBox, rendendo la condivisione il tuo migliore strumento per un ambiente in cui collaborare è facile, veloce e sicuro.

La collaborazione fra utenti deve avvenire in modo controllato, sicuro ed intuitivo. Con il sistema di condivisione di BooleBox, puoi finalmente condividere tutti i tuoi file in uno spazio davvero sicuro, che mette a disposizione un sistema di sharing protetto da attacchi e furti indesiderati di dati, provenienti sia dall'interno che dall'esterno dell'azienda. La condivisione di BooleBox, attraverso le funzionalità di condivisione avanzata, i template di

condivisione e il controllo delle modalità di accesso, ti permette infatti di applicare specifiche protezioni ai file che stai condividendo, per controllare in ogni momento chi, come e quando accederà alle risorse condivise. Il tutto abbinando la cifratura militare offerta di default per ogni documento, rendendo sinonimi accessibilità e sicurezza.

T enere traccia delle operazioni relative alla condivisione è importante per te e per i tuoi collaboratori. L'interfaccia di BooleBox, all'interno della sezione GEST IONE DEI FILE, mette a tua disposizione due tab dedicati alla

condivisione: il tab RICEVUT I e il tab CONDIVISI. Quando un utente condivide con te un file o una cartella tramite condivisione diretta, lo visualizzerai all'interno del tab RICEVUT I; troverai invece tutti i file che hai condiviso con gli altri utenti dal tuo account nel tab CONDIVISI, con la possibilità di modificare le opzioni di condivisione per ogni file condiviso. In entrambi i tab, troverai inoltre in alto a destra il pulsante SELEZIONA T UT T I, per eseguire l'operazione di tuo interesse su tutti i file visualizzati nel tab.

10 Condivisioni

10.2.1 Modificare le autorizzazioni di un file condiviso

Attraverso il tab CONDIVISI, puoi gestire comodamente tutte le opzioni legate alle condivisioni che hai

effettuato. Se ad esempio desideri effettuare dei cambiamenti riguardanti le LIMIT AZIONI e i PERMESSI legati a una particolare condivisione, puoi modificare le impostazioni di sicurezza in ogni momento. Per modificare le impostazioni di sicurezza di un file condiviso:

Accedi al tab CONDIVISI dal tuo file manager.

Clicca sull'icona CONDIVISO posta accanto al file di tuo interesse.

Nella pagina che compare sul tuo schermo, seleziona il comando MODIFICA posto accanto al file condiviso per cui vuoi modificare le autorizzazioni.

Modifica le impostazioni di sicurezza e le opzioni di condivisione avanzate tramite gli appositi menù a disposizione e clicca su CONFERMA.

Notifica al destinatario la modifica appena effettuata cliccando sul pulsante RIMANDA INVIT O posto accanto alla condivisione in oggetto.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, inserisci un eventuale messaggio di notifica e clicca su INVIA.

L'utente riceverà un'e-mail di notifica da cui potrà accedere al file secondo le nuove impostazioni e nel rispetto dei nuovi livelli di sicurezza da te definiti.

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10.2.2 Rimuovere una condivisione

Se desideri interrompere la condivisione di un file avvenuta con un altro utente, puoi decidere di rimuovere qualsiasi condivisione precedentemente effettuata. Dopo tale operazione, il vecchio destinatario del file non potrà più accedere ai contenuti. Per rimuovere una condivisione:

Accedi al tab CONDIVISI.

Clicca sull'icona CONDIVISO posta accanto al file condiviso.

Clicca sul menù verticale a tre punti posto accanto alla condivisione che vuoi rimuovere.

Seleziona la voce RIMUOVI CONDIVISIONE.

Nella finestra che compare sul tuo schermo, clicca su CONFERMA.

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