Le dotazioni strumentali di supporto al personale, siano esse riferite a sistemi client ovvero a sistemi server o di rete, devono essere stabilite secondo principi di efficacia e continuità operativa nonché di economicità senza impattare però sulle performance di erogazione dei servizi.
In particolare si terrà conto:
- delle esigenze operative del dipendente e dell’ufficio in cui è inserito;
- delle esigenze funzionali del Sistema Informatico Comunale anche in relazione all’apposito Piano di Sicurezza Informatica e dell’apposito Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery in vigore;
- delle esigenze di continuità operativa dei servizi connessi;
- del ciclo di vita dei prodotti;
- degli oneri di funzionamento connessi (manutenzione, ricambi, materiali di consumo, spese di gestione) e relativi tempi di ripristino in caso di guasto.
2.1. CRITERI PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLA GESTIONE DEI PERSONAL COMPUTER
Ogni postazione di lavoro è dotata di un personal computer con relativo sistema operativo, acquisito di norma con licenza oem.
L’acquisto di nuovi personal computer avverrà utilizzando, ove possibile, le Convenzioni Consip ed acquistando contemporaneamente l’opzione di almeno 36 mesi di garanzia e assistenza on-site.
Allo scadere del periodo di garanzia, in caso di guasto del pc dovrà essere valutato, mediante criteri di convenienza economica, l’opportunità di procedere alla riparazione o alla sostituzione, tenendo conto di una vita media del pc di 4 anni.
In generale, tuttavia viste le esigenze operative dei vari uffici e viste le condizioni tecniche dei pc attualmente in uso, si è ipotizzata una vita utile di circa 6 anni, nell’ottica del perseguimento di un
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equo compromesso tra esigenze di economicità ed operatività dei sistemi in relazione anche all’evoluzione dei sistemi applicativi gestionali, sempre più caratterizzati dall’uso di tecnologie centralizzate e web-based che richiedono carico elaborativo lato server piuttosto che lato postazione utente (client). Relativamente a postazioni utilizzate particolarmente per attività di office-automation o che richiedano maggior carico elaborativo locale per sopraggiunti adempimenti o evoluzioni applicative, l’eventuale sostituzione anticipata rispetto ai tempi previsti sarà valutata annualmente sulla base delle indicazioni dei vari Responsabili di Trattamento. Su tale base vengono effettuate le pianificazioni triennali degli interventi di sostituzione dei sistemi pc.
I pc funzionanti ma obsoleti rispetto all’utilizzo richiesto agli stessi, verranno sostituiti ed eventualmente assegnati a postazioni che richiedono minori performance, qualora ciò non comporti problematiche di sicurezza.
I pc malfunzionanti, fuori garanzia, e per i quali sia stato stabilito in base ai criteri sopra descritti di non procedere a riparazione, saranno utilizzati per produrre componenti di ricambio (limitatamente a quelli correttamente funzionanti) per postazioni analoghe, fuori garanzia, che presentino problematiche di funzionamento in tal modo superabili senza sostenere ulteriori costi.
In generale i sistemi operativi installati sulle postazioni pc seguono la stessa politica di sostituzione stante la tipologia di licenza (oem). In caso di fine supporto da parte del produttore viene programmata la sostituzione in relazione all’obsolescenza delle relative macchine, al fine di evitare problematiche di sicurezza ovvero l’aggiornamento del solo sw di base.
La dismissione dei sistemi è pertanto programmata sulla base dell’obsolescenza e/o del guasto irreparabile, secondo i criteri precedentemente indicati e secondo il principio di perseguimento degli obiettivi di economicità e razionalizzazione senza compromettere l’operatività dei servizi.
Non vengono in generale attivati contratti di assistenza post-garanzia.
2.2. CRITERI PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLA GESTIONE DEI SISTEMI AFFERENTI ALL’AREA SERVER
L’acquisto di nuovi Server avverrà utilizzando, ove possibile, le Convenzioni Consip ed acquistando contemporaneamente l’opzione di almeno 36 mesi di garanzia e assistenza on-site ed intervento almeno NBD (Next Business Day).
Allo scadere del periodo di garanzia, dovrà essere valutato, mediante criteri di convenienza economica, ed in base al ruolo sostenuto dal server nella struttura del Sistema Informatico Comunale, l’opportunità di procedere all’acquisto di un’estensione di garanzia annuale dello stesso tipo di quella di prima fornitura, tenendo conto di una vita utile di un server pari a quattro anni, anche in relazione al numero di guasti riscontrati. Nel caso di server funzionanti, ma assegnati a ruoli particolarmente strategici, oltre i cinque anni di utilizzo, saranno sostituiti e comunque utilizzati con ruoli di supporto o di natura non critica per la garanzia di continuità operativa dell’intero sistema; nel caso di server malfunzionanti, con utilizzo superiore a quattro anni e non coperti da contratti di assistenza, dovrà essere valutato, mediante criteri di convenienza economica, l’opportunità di procedere alla riparazione o alla sostituzione.
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Per i server funzionanti ma inadeguati rispetto a nuove esigenze di utilizzo in base all’evoluzione del software che ospitano, verranno adeguati effettuando gli opportuni upgrade oppure sostituiti ed assegnati a ruoli di supporto/test/backup in base a valutazioni di convenienza economica in relazione all’obsolescenza del sistema.
Nell’ottica della razionalizzazione delle spese di gestione del sistema informatico, si è proceduto a partire dal secondo semestre 2008 nella realizzazione di un’infrastruttura che si avvale della tecnologia della Virtualizzazione delle risorse in relazione al consolidamento dell’area server perseguendo l’obiettivo di una riduzione significativa del TCO (Total Cost of Ownership) a fronte di un sostanziale incremento del livello di continuità di servizio perseguito nel rispetto di quanto stabilito nel vigente Piano per la Sicurezza Informatica e nel Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery.
Annualmente, pertanto, si valuta l’opportunità di procedere ad effettuare estensioni di garanzia per i server che rivestono ruoli critici per la continuità dei servizi essenziali e ritenuti adeguati al proprio ruolo ed in relazione alle prospettive di sostituzione, tutto secondo quanto stabilito nel Piano di Continuità Operativa e Disaster Recovery. La strategia del riutilizzo e avvicendamento dei sistemi server mediante un processo di “downgrading dei ruoli” relativamente all’obsolescenza è finalizzata al perseguimento dell’obiettivo di economicità a condizione di non impattare con la continuità operativa dell’Ente stante la criticità dei sistemi server attraverso cui vengono erogati i servizi comunali. La dismissione sia dell’hardware che dei relativi sistemi operativi avviene in generale solo per obsolescenza o per guasto irreparabile o non convenientemente riparabile, onde non incorrere in problematiche di sicurezza e continuità operativa, in linea con le misure Minime di sicurezza ICT per la PA. Tuttavia, in riferimento ai sistemi operativi afferenti sia a sistemi virtuali sia a sistemi fisici e/o di infrastruttura virtuale, la sostituzione, oltre che per fine supporto da parte della casa madre, può anche rendersi necessaria per garantire il supporto dell’evoluzione della piattaforma applicativa e gestionale, nonché dell’hardware connesso.
In modo analogo viene gestito il processo di acquisto, gestione e avvicendamento dei sistemi di storage e più in generale di tutti i sistemi afferenti all’area server e che determinano le infrastrutture virtualizzate in uso.
L’acquisto e gestione delle risorse afferenti all’area server è in generale ritenuta prioritaria rispetto alle altre dotazioni informatiche stante la criticità e strategicità di quest’ultima in riferimento all’erogazione dei servizi comunali.
In particolare, in linea con quanto stabilito già nel Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2017-2019 emanato dall’Agenzia per l’Italia Digitale, i sistemi virtualizzati che erogano servizi critici gestionali connessi con la missione istituzionale dell’Ente, saranno interessati da un processo di migrazione verso l’infrastruttura Cloud della PA, in prima implementazione, attraverso la gara SPC Cloud, laddove i sistemi infrastrutturali e di supporto connessi anche con la sicurezza del sistema informatico comunale, continueranno ad essere gestiti localmente, in accordo a quanto altresì evidenziato dal Team per la Trasformazione Digitale nell’apposito forum (forum.italia.it) gestito da Agid e dal Team per la Trasformazione Digitale (struttura commissariale
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istituita dalla Presidenza del Consiglio dei Ministri) . A tal fine, la Delibera di Giunta Comunale n.
367 del 14/12/2017, con la quale è stato approvato tra l’altro il Piano di Continuità operativa e Disaster Recovery e relativi allegati, ha stabilito, in accordo con tali documenti, che l’Ente intraprenda interventi di evoluzione tecnologica coerentemente con il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2017-2019 ed in particolare per quanto attiene ai servizi SPC-Cloud attraverso un percorso per step successivi a partire da una fase di test ed in relazione alla disponibilità di un adeguato servizio di connettività presso la sede comunale, dando altresì mandato al Settore Economico Finanziario di incrementare il livello del servizio di connettività in modo da consentire l’adozione di soluzioni cloud. In particolare, l’ipotesi progettuale del primo nucleo di implementazione servizi in SPC-Cloud è stata approvata nell’ambito del “Piano triennale 2018-2020 per la razionalizzazione dell’utilizzo delle dotazioni strumentali informatiche” con Delibera G.C. n. 86 del 22/03/2018, dando inizio ai relativi step attuativi.
Dato atto che il Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione 2019-2021, pubblicato in data 11/03/2019, ribadisce la centralità e strategicità del paradigma ‘cloud’ quale strumento di erogazione dei servizi della PA e di razionalizzazione dei ‘datacenter’ della PA, l’Ente proseguirà con la pianificazione già adottata in merito, adeguandola contestualmente alle esperienze di volta in volta acquisite, dando atto altresì che tale fase iniziale è in particolare volta a dimensionare adeguatamente l’infrastruttura cloud e locale ed i sistemi/servizi di connettività per le successive implementazioni ed al fine di gestire quanto più opportunamente il connesso processo di cambiamento che coinvolgerà anche i sistemi software utilizzati e che necessariamente sarà distribuito in più interventi riferiti ad altrettante annualità. L’Ente, nella programmazione delle proprie linee d’azione, opererà pertanto in accordo al Piano Triennale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione nella versione vigente, cercando di interagire per quanto possibile con Agid durante il percorso attuativo, onde non incorrere in problematiche di continuità operativa e sicurezza derivanti dalla necessità di dover comunque gestire l’obsolescenza delle proprie infrastrutture server in questo momento di cambiamento, che certamente non potrà essere immediato né coinvolgere inizialmente tutti i servizi, ma verrà a delinearsi secondo un processo in più fasi con tempistiche differenti per vari servizi, laddove altresì i servizi per la gestione della sicurezza, delle postazioni di lavoro e dei sistemi in generale, anche in relazione all’attuazione delle Misure Minime ICT per la PA, dovranno continuare ad essere gestiti localmente congiuntamente all’infrastruttura di rete e sistemi di connettività. Il processo evolutivo verso il paradigma cloud, dovrà pertanto essere effettuato tenendo conto delle esigenze elaborative locali che dovranno altresì essere individuate nell’ottica appena descritta, superando le criticità connesse all’obsolescenza dei sistemi in uso.
2.3. CRITERI PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLA GESTIONE DEI PERIFERICHE DI STAMPA
A partire dal secondo semestre 2010, la gestione delle stampanti è stata unificata al resto delle attrezzature informatiche in capo al Settore Informatico Comunale, laddove in precedenza era
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gestita dal Servizio Economato, al quale compete invece, sempre dal secondo semestre 2010, la gestione della Telefonia Mobile, Fissa e Connettività Internet.
Già a partire dal 2010 è stata adottata la modalità di fornitura in noleggio di stampanti desktop e multifunzione, in modalità costo-copia e servizi di manutenzione e assistenza connessi. In particolare a partire dal 2012, dopo un periodo sperimentale che ha consentito di apprezzare i vantaggi di tale tipologia contrattuale, sono stati richiesti anche ai requisiti ambientali PANGPP per le periferiche in noleggio. Grazie a tale tipologia di acquisizione, l’intero parco macchine dell’Ente è mantenuto continuamente aggiornato, e tutte le stampanti sono dotate di funzionalità fronte-retro con conseguente possibilità di risparmio anche in termini di carta.
Tale tipologia contrattuale consente altresì di risparmiare sia nell’acquisto delle attrezzature, sia nella gestione delle stesse, oltre a garantire sempre un adeguato livello di servizio.
Si prevede una situazione di sostanziale stabilità in termini di spesa, dopo i risparmi già conseguiti nelle precedenti annualità adottando la modalità di noleggio in costo-copia, in relazione al parco stampanti desktop, fatta salva la minore spesa che può derivare da nuove stipule contrattuali a seguito di procedure di affidamento del servizio. La durata dei contratti viene stabilita al momento in relazione alle esigenze operative e di bilancio.
Per stampanti o scanner particolari che non possono invece essere ricomprese in tale contratto, si provvede all’acquisto o al noleggio in relazione anche alle Convenzioni Consip attive ed alle offerte di mercato più vantaggiose.
Per i sistemi fotocopiatori multifunzione ci si avvale, in generale, delle apposite Convenzioni Consip che prevedono anch’esse il noleggio con un sistema misto di contribuzione a canone e/o costo-copia in relazione alla tipologia di Convenzione al momento attiva, previo confronto con le reali esigenze di stampa dei vari uffici.
2.4. CRITERI PER LA RAZIONALIZZAZIONE DELLA GESTIONE DEGLI APPARATI DI RETE
In riferimento agli apparati di rete, di norma si programmano le sostituzioni stimando un tempo medio di vita pari a 6 anni e valutando caso per caso le opportunità di sostituzione anche in relazione a problematiche di continuità operativa e/o necessità connesse con evoluzioni di servizio.
Salvo i casi di guasto irreparabile o di impossibilità di utilizzo per sopravvenuti adeguamenti tecnologici infrastrutturali, gli apparati anche se sostituiti per obsolescenza restano a disposizione come sistemi di riserva in caso di guasto di quelli attivi. Anche in questo caso si adotta, ove possibile, la strategia del riutilizzo e avvicendamento degli apparati di rete mediante un processo di “downgrading dei ruoli”.
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