CAP 4 IL SISTEMA ETERPRISE RESOURCE PLANNING COME
4.0 Dal sistema informativo contabile al sistema informativo gestionale:
L’introduzione dei primi computer calcolatori, negli anni ’50, spalancò la strada verso un loro utilizzo in ambito aziendale, per lo sfruttamento delle capacità di calcolo. Certo, in questi anni ci si trova di fronte a una tecnologia elementare che permetteva la gestione di semplici operazioni contabili, ma diede il là per lo sviluppo dei sistemi informativi che oggi conosciamo e utilizziamo. 62
Negli anni ’60, lo scenario economico che si presentava era molto florido, con un ambiente in espansione, scarsa competitività e un basso costo dei fattori produttivi. I sistemi informativi aziendali presero piede all’interno delle aziende per lo svolgimento delle procedure base di un’impresa: contabilità generale, magazzino, ordini etc.
Le stesse modalità di utilizzo erano lontane da quelle attuali, infatti, si trattava dello svolgimento di operazioni definibili “ex post”: il sistema di rilevazione era mirato a registrare i principali eventi economici-organizzativi, per redigere un rapporto finale che illustrava l’andamento aziendale, sufficiente a rilevare il risultato d’esercizio.
A testimonianza dell’arretratezza dello strumento contabile, si sottolinea come, all’epoca, le modalità di tenuta della contabilità attraverso lo strumento, non si distaccavano molto dalle tipiche procedure manuali.
I controlli erano scarsi, demandati a soggetti amministrativi, i quali erano tenuti a controlli del tutto simili a quelli tenuti in una contabilità manuale.
Senza dimenticare che i calcolatori usati in quei periodi erano di tipo “mainframe”, di ragguardevoli dimensioni e soggetti a costi non indifferenti. Di conseguenza, solamente grandi imprese con importanti disponibilità finanziarie potevano usufruirne. Per le piccole imprese erano disponibili dei “minicomputer”, ma in
96 entrambi i casi è importante evidenziare che ci si trovava di fronte a macchine prive di capacità autonoma di calcolo. I soggetti si limitavano all’utilizzo delle procedure pre-impostate dai programmatori.
I primi mutamenti sorgono nell’arco temporale che va dagli anni 70’ agli anni ’80. Sicuramente la competitività diventava più aspra, e con essa di pari passo, anche le capacità manageriali all’interno delle aziende.
Siamo nel periodo, come illustrato anche nei capitoli precedenti, in cui Porter pubblica la sua opera, la catena, esaltando sia il concetto dell’organizzazione suddivisa per processi, sia illustrando il suo concetto di posizionamento strategico. Tutto questo richiede strumenti nuovi, che siano all’altezza di fornire le informazioni necessarie, ai manager, rispetto a tre aree chiave:
• Il controllo dei costi di produzione; • Il controllo dei rapporti con i fornitori; • Il controllo dei rapporti con i clienti.
Per ottemperare a queste esigenze, compaiono all’interno delle aziende i primi esempi di strumenti indirizzati al rilevamento della contabilità analitica (in riferimento al primo punto elencato), e strumenti di rilevazione extracontabile e di reporting in merito alla seconda e terza esigenza. Da segnalare, l’introduzione del primo PC da parte di IBM nel 1981, come svolta da un punto di vista tecnologico. L’ultima fase, che parte da quegli anni per arrivare fino ai giorni nostri, è marcata dall’esplosione di Internet e dall’affermarsi del paradigma client/server.
Le novità sono l’introduzione dei nuovi sistemi gestionali ERP, i quali verranno descritti nei paragrafi successivi, con le loro capacità di integrazione dei processi aziendali. Inoltre si cerca di mettere in contatto sistemi informativi differenti, in particolare il sistema informativo dell’azienda con quello di fornitori, clienti ecc., grazie alle nuove tecnologie presenti.
È importante mettere in luce come con l’evoluzione delle tecnologie, anche le capacità manageriali devono evolversi e affinarsi continuamente.
Senza una crescita nelle competenze, non sarebbe possibile sfruttare appieno le potenzialità che gli strumenti informatici forniscono, e non ottenendo un vero plus dall’implementazione di tale sistema.
97 La svolta chiave che le nuove tecnologie hanno permesso, è il cambio di gestione che tali sistemi informativi hanno subito, passando da strumenti di semplice registrazione di eventi ex post, a strumenti sfruttati per la previsione di avvenimenti in via “ex ante”, favorendo il management nelle scelte strategiche, e divulgando quest’ultime all’interno dell’azienda. Certo, concretizzare tutto ciò non è semplice, considerando le dispendiose risorse economiche che devono essere investite in tecnologie informatiche e formazione del personale, affinché tutto possa essere implementato e operi correttamente.
Con l’introduzione di questi nuovi strumenti aziendali, i processi vengono profondamente rivisitati, con il supporto informativo che diventa il protagonista delle procedure stesse.
Per quanto concerne la documentazione interna, se prima era usanza accumulare i documenti per una successiva registrazione, ora è importantissimo mantenere un allineamento tra le procedure informative e la vita aziendale. Se pensiamo all’ufficio amministrativo di un’azienda, vediamo come le fatture devono essere registrate man mano che raggiungono l’ufficio competente, in modo tale da avere una panoramica costante delle varie posizioni contabili.
Lo stesso si dica per i DDT (Documento di Trasporto), relativi ai carichi/scarichi di magazzino, i quali erano emessi con cadenza settimanale, per poi risultare in molti casi inesatti o inadeguati, per esempio il mezzo di trasporto non era in grado di ospitare l’intero carico. Quindi, venivano corretti a mano e riinseriti nel sistema informativo. Come si può ben immaginare, il risultato è una rappresentazione non veritiera della realtà economico-aziendale, con disallineamento tra documenti cartacei, situazione inventariale e situazioni contabili.
Ciò si è risolto, automatizzando i magazzini e collegandoli al sistema informativo, consentendo così agli addetti di operare in tempo reale, movimentando contemporaneamente archivi informatici e fisici. Solo così è possibile ottenere un flusso informativo capace di tenere monitorato la situazione aziendale63.
In sintesi possiamo dire che il passaggio da un’ottica posticipata ad una concomitante o addirittura anticipatrice richiede:
98 • Completa rivisitazione delle procedure aziendali;
• Investimenti per adeguare la struttura informatica;
• Investimenti sulla componente umana in termini di formazione, addestramento, riqualificazione e motivazione.