2.1 ATTIVITÀ DI REPORTING
Durante lo svolgimento dell’Azione, verrà garantito il supporto necessario alla redazione dei report periodici secondo i modelli inviati da INEA oltre al supporto amministrativo per la richiesta dei pagamenti:
a) Action Status Report (ASR) da trasmettersi entro il 31 marzo
successivo ad ogni “reporting period”;
b) Interim Reports e Payments finalizzati alla richiesta di
pagamenti intermedi da effettuarsi almeno ogni due reporting period;
c) Final Report e Financial Statement da predisporre entro 12
mesi dal termine del progetto co-finanziato, previa certificazione delle spese sostenute e validazione da parte dello Stato Membro.
2.1.1 Modalità di realizzazione dell'attività
Nei report sopra citati dovranno essere descritti nel dettaglio:
i) i deliverables realizzati;
ii) il raggiungimento delle milestones previste;
iii) la gestione di rischi e criticità emerse nell’esecuzione delle attività;
iii) le attività di comunicazione e di dissemination dei risultati;
iv) le tematiche relative alla proprietà intellettuale.
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Attraverso il GANTT di progetto, si terrà conto della tempistica di presentazione dei report (periodici, intermedi e finali) pianificando le attività e la raccolta degli input necessari alla loro predisposizione.
Particolare attenzione sarà data alle informazioni che dovranno essere rilasciate nei Report di progetto previsto dal GA e propedeutici all’ottenimento di pagamenti intermedi e finali.
L’attività includerà la raccolta dei contributi redatti dagli altri beneficiari per i report intermedi e periodici.
2.1.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di reporting, saranno impiegate risorse specialistiche esterne ad AMAT idonee all’esecuzione delle prestazioni di cui sopra, oltre al coinvolgimento di personale interno ad AMAT per il coordinamento tecnico-scientifico del progetto.
2.1.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Coordinamento del rispetto del cronoprogramma
o Partecipazione in presenza o telematica ai tavoli di coordinamento con gli enti coinvolti e con i referenti del progetto.
o Coordinamento della preparazione delle relazioni sullo stato di avanzamento delle attività.
2.1.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 22.500 (spese incluse) IVA esclusa.
La presente copia informatica, destinata unicamente alla pubblicazione sull'Albo Pretorio on Line, e' conforme al documento originale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005. Il
2.1.5 Tempi
Queste attività si svolgeranno lungo tutta la durata del progetto e anche nei 12 mesi successivi alla chiusura del progetto, così come esplicitato nel cronoprogramma di seguito riportato.
2.2 SUPPORTO NELLA GESTIONE DEL PARTENARIATO DI PROGETTO
L’Azione coinvolge altri Beneficiari oltre il Comune di Milano, che ne è coordinatore. Il servizio proposto include un supporto al coordinamento per la gestione di tale partenariato e delle comunicazioni derivanti. Il Comune di Milano verrà assistito nell’organizzazione dei meeting degli organi direttivi e di gestione del progetto.
2.2.1 Modalità di realizzazione dell'attività
Il supporto al coordinamento riguarderà:
- l’elaborazione dei temi oggetto degli incontri,
- la predisposizione della documentazione di supporto per le riunioni (con appositi prodotti documentali e/o digitali quali report, grafici, relazioni, slide) e
- l’attività di Segreteria Tecnica elaborando note di sintesi successive alla data dell’incontro.
2.2.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di supporto nella gestione del
partenariato di progetto, saranno impiegate risorse interne e servizi
esterni di alta specializzazione.
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2.2.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Coordinamento del rispetto del cronoprogramma
o Partecipazione in presenza o telematica ai tavoli di coordinamento con gli enti coinvolti e con i referenti del progetto.
o Report di riunione
2.2.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 10.000 (spese incluse) IVA esclusa.
2.2.5 Tempi
Queste attività si svolgeranno durante tutta la durata del progetto.
2.3 PRESENTAZIONE DI EMENDAMENTI AL GRANT AGREEMENT
Durante l’esecuzione del progetto potrebbe dimostrarsi necessario procedere a modifiche (Amendments) al Grant Agreement se i contenuti delle attività si discostano parzialmente da quanto previsto dalla versione firmata inizialmente dai Beneficiari.
2.3.1 Modalità di realizzazione dell'attività
L’attività sopradescritta si svolgerà attraverso il supporto fornito da AMAT finalizzato alla condivisione tra il Comune di Milano e L’Agenzia Europea di Gestione del Progetto per la presentazione di eventuali modifiche.
La presente copia informatica, destinata unicamente alla pubblicazione sull'Albo Pretorio on Line, e' conforme al documento originale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005. Il
2.3.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di supporto alla presentazione di emendamenti al Grant Agreement saranno impiegate risorse interne e servizi esterni di alta specializzazione.
2.3.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Predisposizione documentazione necessaria per gli Amendments;
o Partecipazione in presenza o telematica ai tavoli di coordinamento con gli enti coinvolti e con i referenti del progetto;
o Supporto agli uffici della Commissione europea fino all’approvazione dell’Amendment
2.3.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 2.500 (spese incluse) IVA esclusa.
2.3.5 Tempi
Queste attività si potranno svolgere lungo tutta la durata del progetto.
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2.4 MONITORAGGIO E CONTROLLO
Il monitoraggio ed il controllo consisteranno nella costante osservazione dell’esecuzione delle attività del progetto, coerente con la programmazione concordata con la Commissione Europea.
2.4.1 Modalità di realizzazione dell’attività
• Monitorare l’avanzamento tecnico delle attività di progetto;
• Verificare il raggiungimento di milestones previste e dei relativi means of verification;
• Verificare l’effettiva realizzazione di output e deliverables indicati dai Beneficiari nel Grant Agreement;
• Controllare l’effettivo rispetto del GANTT di progetto nella realizzazione delle attività tecniche;
2.4.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di monitoraggio e controllo saranno impiegate risorse interne e servizi esterni di alta specializzazione.
2.4.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Coordinamento del rispetto del cronoprogramma
o Partecipazione in presenza o telematica ai tavoli di coordinamento con gli enti coinvolti e con i referenti del progetto.
o Coordinamento delle relazioni sullo stato di avanzamento delle attività.
La presente copia informatica, destinata unicamente alla pubblicazione sull'Albo Pretorio on Line, e' conforme al documento originale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005. Il
2.4.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 25.000 (spese incluse) IVA esclusa.
2.4.5 Tempi
Queste attività si svolgeranno lungo tutta la durata del progetto.
2.5 RENDICONTAZIONE E PAGAMENTI
Il Proponente supporterà il Comune di Milano e coordinerà la medesima attività verso gli altri beneficiari nella predisposizione della rendicontazione che consisterà nella programmazione della spesa, nella verifica dell’ammissibilità della stessa, nella predisposizione dei documenti e dei report necessari alla rendicontazione dei costi sostenuti, così come delle eventuali integrazioni richieste dall’Agenzia esecutiva per l’approvazione.
2.5.1 Modalità di realizzazione attività
A tale scopo provvederà a:
• Supporto alla redazione degli elenchi delle spese eleggibili e non;
• Supporto alla impostazione dei flussi documentali e le relative tecniche di contabilizzazione;
• Definizione della modalità di integrazione delle procedure amministrative interne con gli obblighi contabili comunitari;
• Monitoraggio gli scostamenti tra le spese sostenute e i costi eleggibili;
• Definizione delle azioni correttive;
• controllo dei costi imputati nel corso e al termine dell’Azione.
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I consulenti incaricati organizzeranno incontri periodici con i referenti del progetto per assicurare un costante ed efficace monitoraggio in itinere dell’attività di rendicontazione propedeutica alla redazione dei Final Financial statement.
Verrà, inoltre, fornito un supporto per sovrintendere al flusso dei pagamenti da erogare nell’ambito del progetto e quindi: i) il pre-financing; ii) gli eventuali interim payment; iii) il final payment e il final report.
L’attività includerà il coordinamento delle attività che gli altri Beneficiari del progetto metteranno in campo per la propria rendicontazione.
2.5.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di rendicontazione e pagamenti, saranno impiegate risorse interne e servizi esterni di alta specializzazione
2.5.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Coordinamento al raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Predisposizione di cost statement di progetto
2.5.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 10.000 (spese incluse) IVA esclusa.
La presente copia informatica, destinata unicamente alla pubblicazione sull'Albo Pretorio on Line, e' conforme al documento originale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005. Il
2.5.5 Tempi
Queste attività si svolgeranno lungo l’intero periodo di progetto e nei 12 mesi successivi alla conclusione dello stesso.
2.6 AUDIT
Il servizio include il supporto al Comune di Milano nell’ambito dell’intero processo di audit di II livello da effettuarsi in caso di richiesta di pagamenti intermedi e a conclusione del Progetto da parte di un auditor qualificato come previsto dal GA (art. 23.II.2.1 a).
2.6.1 Modalità di realizzazione attività
Verrà pertanto fornita assistenza sia nella predisposizione di tutta la documentazione necessaria (es: individual financial statement, declaration staff costs, etc.) da presentare al certificatore selezionato sia nella fase di svolgimento delle sessioni di controllo, nella gestione del contradditorio e alla formulazione delle eventuali controdeduzioni da fornire agli Auditor.
Il supporto verrà garantito anche durante gli ulteriori controlli da effettuarsi da parte dell’Agenzia INEA (sampling) una volta presentata la richiesta di pagamento unitamente alle spese certificate.
2.6.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di audit, saranno impiegate risorse
interne e servizi esterni di alta specializzazione.
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2.6.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Assistenza tecnica e predisposizione di documentazione necessaria per gli eventuali audit;
o Partecipazione alle riunioni di audit.
2.6.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 2.500 (spese incluse) IVA esclusa.
2.6.5 Tempi
Questa attività si svolgerà lungo l’intero periodo del progetto e nei 12 mesi successivi alla conclusione dello stesso
2.7 RELAZIONE CON LE ISTITUZIONI
Il coordinamento consisterà principalmente nella facilitazione delle interrelazioni tra il Committente e le parti coinvolte nel progetto e nello specifico: l’Agenzia esecutiva INEA e il MIT in qualità di soggetto validatore dei contenuti tecnici e finanziari dell’Azione.
2.7.1 Modalità di realizzazione attività
A questo scopo, i rapporti con la CE verranno mantenuti attraverso una costante interlocuzione con il project officer referente per l’Azione al fine di fornire aggiornamenti sullo stato di avanzamento delle attività oggetto di finanziamento e su eventuali imprevisti nell’esecuzione dell’Azione.
La presente copia informatica, destinata unicamente alla pubblicazione sull'Albo Pretorio on Line, e' conforme al documento originale ai sensi del D.Lgs. n. 82/2005. Il
Il Comune di Milano si occuperà, quindi, di segnalare opportune o necessarie interlocuzioni con i referenti comunitari.
2.7.2 Quantità e caratteristiche delle risorse umane impiegate e le tecnologie necessarie per realizzare l'attività
Per lo sviluppo delle attività di relazione con le istituzioni, saranno impiegate risorse interne e servizi esterni di alta specializzazione.
2.7.3 Indicatori di misurazione della quantità e dell'efficienza delle attività affidate
Raggiungimento obiettivi specifici, in particolare su:
o Partecipazione in presenza o telematica ai tavoli di coordinamento con gli enti coinvolti e con i referenti del progetto.
2.7.4 Corrispettivo economico
Il corrispettivo per lo svolgimento dell’attività è quantificato in Euro 7.500 (spese incluse) IVA esclusa.
2.7.5 Tempi
Questa attività si svolgerà lungo l’intero periodo di sviluppo del
progetto
Nel documento
L Anno duemilaventuno, il giorno sedici, del mese di luglio, alle ore 11:00, si è riunita la Giunta Comunale.
(pagine 19-29)