FASI SVILUPPO DELLA COMMESSA

Affermare che le aziende che producono su commessa, che sia singola o ripetitiva, si trovino ad operare con un forte grado di complessità dal punto di vista organizzativo che gestionale è una consuetudine nota e diffusa. La complessità appena citata è conseguenza di fattori quali l’elevata incertezza e l’imprevedibilità

12 Zito Mirella, 2009. Il controllo di gestione nelle aziende che operano su commessa e l’informativa di bilancio sui

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della domanda. L’analisi delle previsioni e tutto quello che ne consegue, che sia sui prodotti e sulla quantità da produrre, trova generalmente poco spazio in queste realtà; la motivazione risiede nel fatto che la produzione è avviata in seguito all’ordine del cliente: per questo motivo, il cliente rende il suo prodotto unico e non riproducibile in serie, o parzialmente tale. Ai giorni d’oggi, non sono solo le imprese che producono su commessa a dover fronteggiare una rilevante complessità previsionale, ma anche tutte le altre imprese che si trovano ad operare con una certa responsabilità.

Conseguentemente, anche affermare che produzione e approvvigionamenti non possano essere programmati non è del tutto corretta, perché l’introduzione di sistemi informatici, non solo nella produzione, hanno permesso di contrastare tale problema. Nonostante un supporto così essenziale di tecnologie informatiche, si sottolinea come tutto il sistema azienda debba avere una notevole flessibilità e capacità di adattarsi alle varie esigenze che il cliente introduce ogni volta, dalla progettazione alle fasi finali come la spedizione.

La gestione di una commessa è possibile suddividerla per vie generali in una serie di fasi che ne affrontano gli stadi iniziali fino alla conclusione della stessa. Si parla quindi di ciclo di vita della commessa. Tali fasi rappresentate in figura 2.6.1, che sono fra loro strettamente correlate anche se nettamente distinguibili l’una dall’altra, vengono raggruppate in quattro macro-fasi. Osservando come solitamente si sviluppa una commessa si individuano:

1. Acquisizione: predisposizione dell’offerta e quindi accettazione. 2. Sviluppo: progettazione, pianificazione, programmazione. 3. Realizzazione: approvvigionamento ed esecuzione. 4. Completamento: chiusura della commessa.13

1- Il ciclo di vita della commessa inizia con una richiesta di offerta da parte del cliente, ovvero il committente, o nell’interesse a partecipare ad una

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gara di appalto. La sua prima macro-fase è quindi la predisposizione dell’offerta. Questa fase è l’input alla raccolta di elementi ed informazioni finalizzati alla stesura dell’offerta stessa. Se si ricade nel caso in cui l’offerta venga accettata, si entra nelle condizioni di iniziare una progettazione preliminare di massima ed un preventivo provvisorio di commessa. All’interno di queste sotto-fasi vengono definite caratteristiche di natura tecnica e qualitativa come i tempi stimati di esecuzione dei lavori ed i costi. È a tutti gli effetti un calcolo di convenienza economica valutando il carico che generano commesse già aperte o prossime all’avvio. Il risultato di quanto appena detto è la presentazione dell’offerta al cliente, che contiene quindi le tempistiche e il prezzo di realizzazione, generando l’eventuale trattativa. Se il committente accetta l’offerta, segue la conferma dell’ordine la seguente macro-fase.

Fig. 2.6.1: Le fasi di gestione di una commessa.14

14 Pelusi A., 2009, slide Il controllo di gestione nelle imprese edili. Il controllo economico di commessa.

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2- La seconda macro-fase, lo sviluppo della commessa, risulta estremamente critica dal punto di vista del successo della commissione. Qui si determinano nel dettaglio progettazione, pianificazione, programmazione. Si tratta quindi di predisporre dettagliatamente e accuratamente il lavoro da compiere nella sua interezza, programmando le singole attività necessarie alla realizzazione della commessa stessa. A questo compito vengono in aiuto tecniche di gestione e pianificazione dei progetti molto diffuse nelle aziende che operano su commessa (figura 2.6.2); si parla di Diagramma di Gantt, tecniche reticolari di Pert (program evaluation and review

technique) e di CPM (critical path method). Altre attività da compiere

all’interno di questa macro-fase sono: 3-

Fig. 2.6.2: Il ciclo di vita di una commessa e alcuni strumenti di ausilio alle fasi.15

15 Rubello U., Fiorica G., 2003. Controllo di gestione nelle aziende operanti per commessa.

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A. La definizione di una figura di coordinatore quale un capocommessa o project manager in grado, grazie anche alla sua esperienza maturata, di equilibrare tra loro le attività programmate. Il suo ruolo deve essere finalizzato al raggiungimento di un obiettivo coerente in termini economici, temporali e tecnici, definiti in sede di progettazione.

B. Chi realizza la commessa è un insieme di singoli soggetti e unità organizzative. Ognuno di esso deve avere assegnato ruolo e responsabilità.

C. Ogni soggetto e unità organizzativa è tenuto ad eseguire la sequenza delle fasi e delle attività di lavoro nei tempi ed entro le risorse prefissate.

D. La stesura di un budget esecutivo di commessa.

4- La terza macro-fase riguarda centralmente la realizzazione operativa della commessa con l’impiego delle risorse e tempistiche precedentemente stabilite. Questa fase sarà tanto più lineare e priva di problematiche, quanto più accurata sarà stata la fase di progettazione nella macro-fase precedente. Durante questa fase i lavori in corso d’opera possono subire delle revisioni, anche sulla base di richieste specifiche del cliente con conseguente adeguamento del prezzo. Il controllo di gestione acquisisce ora più che mai un ruolo chiave per quanto riguarda la verifica degli avanzamenti delle attività prestabilite.

5- La quarta ed ultima macro-fase vede il completamento e la chiusura della commessa. Collaudo finale e vari test dell’opera appena realizzata anticipano la consegna della commessa al cliente. La chiusura amministrativa della commessa è a tutti gli effetti l’attività ultima.16

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