Flussi informativi periodici

L’Organismo di Vigilanza esercita le proprie responsabilità di controllo anche mediante l’analisi di sistematici flussi informativi periodici trasmessi dalle funzioni che svolgono attività di controllo di primo livello (Unità Organizzative) da Compliance, AML, Audit e, per quanto concerne gli ambiti normativi specialistici, dalle strutture interne funzionalmente competenti e dai ruoli aziendali istituiti ai sensi delle specifiche normative di settore.

Flussi informativi provenienti dalle Unità Organizzative

Con cadenza annuale i responsabili delle Unità Organizzative coinvolte nei processi

“sensibili” ai sensi del Decreto, mediante un processo di autodiagnosi complessivo sull’attività svolta, attestano il livello di attuazione del Modello con particolare attenzione al rispetto dei principi di controllo e comportamento e delle norme operative.

Attraverso questa formale attività di autovalutazione, evidenziano le eventuali criticità nei processi gestiti, gli eventuali scostamenti rispetto alle indicazioni dettate dal Modello o più in generale dall’impianto normativo, l’adeguatezza della medesima regolamentazione, con l’evidenza delle azioni e delle iniziative adottate o al piano per la soluzione.

Le attestazioni delle Unità Organizzative sono inviate con cadenza annuale aAML , la quale archivierà la documentazione, tenendola a disposizione dell’Organismo di Vigilanza per il quale produrrà una relazione con le risultanze.

La metodologia sull’esecuzione del processo di autodiagnosi, che rientra nel più generale processo di Operational Risk Management della Società, è preventivamente sottoposta ad approvazione dell’Organismo di Vigilanza.

Flussi informativi provenienti da Compliance

I flussi di rendicontazione della Compliance verso l’Organismo di Vigilanza consistono in:

• relazioni semestrali redatte in collaborazione con AML, con le quali viene comunicato l’esito dell’attività svolta da Compliance in relazione all’adeguatezza ed al

funzionamento del Modello, alle variazioni intervenute nei processi e nelle procedure (avvalendosi, a tal fine della collaborazione di Organizzazione), nonché agli interventi correttivi e migliorativi pianificati (inclusi quelli formativi) ed al loro stato di realizzazione;

l’informativa approvata dal Consiglio di Amministrazione nell’ambito delle relazioni semestrali di Compliance;

Flussi informativi provenienti dall’Antiriciclaggio

I flussi di rendicontazione della Funzione AML verso l’Organismo di Vigilanza consistono in:

• Piano delle Verifiche 231 (annuale e aggiornamento semestrale), derivante dall’integrazione in un unico documento dell’insieme delle attività di controllo sulle aree sensibili pianificate dalla stessa funzione e da Compliance, Audit, GAF e Agenda regolamentare, Risk Management, Funzione Attuariale, Controlli Fiscali; detto documento è finalizzato a consentire all’Organismo di Vigilanza una visione d’insieme sui controlli agiti di secondo e di terzo livello dalle strutture incaricate dei controlli nell’ambito di ciascuna area sensibile;

• relazioni semestrali, redatte con il supporto di Compliance, con le quali viene comunicato l’esito dell’attività svolta in relazione all’adeguatezza e al funzionamento del Modello, alle variazioni intervenute nei processi e nelle procedure (avvalendosi, a tal fine della collaborazione della funzione Organizzazione), nonché agli interventi correttivi e migliorativi pianificati (inclusi quelli formativi) e al loro stato di realizzazione.

• l’informativa in materia di presidio del rischio di corruzione, come previsto dalla Politica Anticorruzione;

• l’informativa in materia di presidio del rischio di finanziamento al terrorismo, come previsto dalla Politica per il contrasto ai fenomeni di finanziamento del terrorismo e per la gestione degli embarghi.

Flussi informativi provenienti da Audit

Il flusso di rendicontazione della funzione Audit verso l’Organismo di Vigilanza è incentrato su relazioni semestrali, con le quali quest’ultimo è informato sulle attività di verifica svolte, sulle iniziative intraprese, sulle disfunzioni accertate e sulle relative azioni correttive da intraprendere, sull’attività formativa del personale e su ulteriori interventi di controllo in programma nel semestre successivo, in linea con il Piano delle Attività.

Laddove ne ravvisi la necessità, l’Organismo di Vigilanza richiede all’Audit copia dei report di dettaglio per i punti specifici che ritiene di voler meglio approfondire.

Flussi informativi da parte del Datore di lavoro ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008

Il flusso di rendicontazione del Datore di lavoro ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008 verso l’Organismo di Vigilanza è incentrato su relazioni annuali con le quali viene comunicato l’esito della attività svolta in relazione alla organizzazione ed al controllo effettuato sul sistema di gestione aziendale della salute e sicurezza.

Flussi informativi da parte del Committente ai sensi del D. Lgs. n. 81/2008

Il flusso di rendicontazione del Committente ai sensi degli artt. 88 e segg. del D. Lgs. n.

81/2008 verso l’Organismo di Vigilanza è incentrato su relazioni con cadenza almeno annuale con le quali viene comunicato l’esito della attività svolta in relazione alla organizzazione ed al controllo effettuato sul sistema di gestione aziendale della salute e sicurezza nei cantieri temporanei o mobili.

Flussi informativi da parte del Delegato Ambientale ai sensi del D. Lgs. n. 152/06

Il flusso di rendicontazione del Delegato in materia ambientale ai sensi del D. Lgs. n. 152/06 verso l’Organismo di vigilanza è incentrato su relazioni con cadenza annuale sul rispetto delle disposizioni previste dalla normativa ambientale e il presidio dell’evoluzione normativa nonché l’esito della attività svolta in relazione alla organizzazione ed al controllo effettuato sul sistema di gestione ambientale.

Flussi informativi provenienti dalla Governance Amministrativo Finanziaria

I flussi di rendicontazione della Funzione Governance Amministrativo Finanziaria verso l’Organismo di Vigilanza consistono nelle relazioni periodiche previste nelle “Linee guida di governo amministrativo finanziario”

Flussi informativi provenienti da Personale, Change Management e Sostenibilità

Il flusso di rendicontazione di Personale, Change Management e Sostenibilità consiste in una informativa con cadenza semestrale concernente i provvedimenti disciplinari comminati al personale dipendente nel periodo di riferimento per fattispecie prodromiche o tali da realizzare illeciti presupposto fonte di responsabilità amministrativa per la Società.

Flussi informativi provenienti da Organizzazione

Il flusso di rendicontazione di Organizzazione consiste in un’informativa con periodicità annuale concernente le principali variazioni intervenute nella struttura organizzativa, la loro

rilevanza ex D. Lgs. 231/01, la normativa rilevante ai sensi del decreto emanata nonché lo stato di allineamento del sistema dei poteri (facoltà, deleghe e poteri).

Flussi informativi da parte degli Organismi di Vigilanza delle Società del Gruppo Assicurativo Gli Organismi di Vigilanza delle Società del Gruppo Assicurativo provvedono a trasmettere all’Organismo di Vigilanza di Intesa Sanpaolo Vita la relazione periodica, di norma semestrale, sull’attività svolta presentata al Consiglio di Amministrazione, corredandola con le eventuali osservazioni del Consiglio stesso.