Funzione sistemi informativi e di controllo

raccolta, l’elaborazione e la comunicazione di informazioni necessarie all’organizzazione per la gestione delle attività aziendali.

Ma cosa si intende per “gestione”?

Quando si parla di gestione ci si può riferire sia al processo decisionale che si colloca a monte della gestione aziendale, sia al processo operativo e alle funzioni correlate, poste in essere per raggiungere le finalità dell’azienda.

Le scelte, e l’attività gestionale che ne deriva, si possono distinguere in:

- strategiche: sono quelle di lungo periodo, collegate direttamente al raggiungimento dell’obiettivo imprenditoriale e che richiedono un consistente impiego di fattori produttivi;

- tattiche: sono quelle che riguardano le modalità di impiego dei fattori produttivi;

- operative: necessarie all’attuazione delle precedenti.

È fondamentale tenere sempre presente che «per gestire un qualsiasi fenomeno in azienda, infatti, è necessario misurarlo, perché l’elemento che non si misura non si gestisce e non si migliora»¹¹.

Si tenta ora di introdurre il concetto di sistema aziendale per poi vedere brevemente come la gestione vi si concretizza.

Il sistema aziendale è un sistema aperto, influenzato nelle sue caratteristiche strutturali e nelle modalità di comportamento dal continuo interscambio con l’ambiente circostante. L’impresa opera immersa nell’ambiente ed è costantemente sollecitata, dal continuo intrecciarsi dei rapporti con lo stesso ambiente-mercato, ad adattarsi dinamicamente alle situazioni, vincoli ed opportunità, che vengono a determinarsi”¹². “Nei sistemi aperti¹³ è importante l’interscambio con l’ambiente, che rappresenta il fattore essenziale per la sopravvivenza e lo sviluppo del sistema stesso”¹⁴.

Nel sistema aziendale si possono individuare:

- il sistema della produzione che, unitamente a quello delle decisioni, costituisce il sistema operativo;

- il sistema delle decisioni o del management;

11 L.HINNA, “I controlli interni nelle aziende pubbliche”, in AA.VV., Economia delle aziende pubbliche, McGrawHill, Milano, 2006.

12 G.MELIS, Elementi di Economia Aziendale, Giuffrè Editore, Milano, 2001, pag. 35.

13 «Si definisce aperto per la sua propensione e per la sua necessità di relazionarsi con l’esterno nello svolgimento della sua attività.» L.DEZI, Economia e governo delle imprese. Funzioni strumenti e tecniche, Cedam, Padova, 2001, pag. 112.

14 S.SCIARELLI, Economia e gestione dell’impresa, Cedam, Padova, 1997, pag. 23.

- il sistema delle informazioni, sia esterne sia interne, che alimenta e lubrifica il processo decisionale (figura che segue ).

Il sistema aziendale

Fonte: nostra rielaborazione da G. Farneti, Ragioneria pubblica. Il “nuovo” sistema informativo delle aziende pubbliche, FrancoAngeli, Milano, 2004, pag. 2.

Il ciclo gestionale è il processo attraverso il quale il responsabile di una struttura “guida” o governa la propria organizzazione”¹⁵.

15 L.HINNA, “I controlli interni nelle aziende pubbliche”, in AA.VV., Economia delle aziende pubbliche, McGrawHill, Milano, 2006, pag. 289 e ss.

Il ciclo gestionale

Fonte: L. Hinna, “I controlli interni nelle aziende pubbliche”, in AA.VV., Economia delle aziende pubbliche, McGrawHill, Milano, 2006, pag. 289.

La linea di demarcazione riportata in figura divide l’area della strategia (quella della determinazione degli obiettivi) da quella della operatività, che deve assicurare il raggiungimento degli obiettivi stessi.

La parte superiore è la fase dove si colloca concettualmente la pianificazione ed il controllo strategico […] che fa da cerniera al controllo di gestione operativo che, a valle del primo, inizia con la fase di pianificazione operativa”¹⁶.

16Ibidem.

LIMITI ESTERNI LIMITI INTERNI

DETERMINAZIONE DEGLI OBIETTIVI

PIANIFICAZIONE

ORGANIZZAZIONE

COMUNICAZIONE

AZIONE MISURAZIONE

CONTROLLO

CICLO GESTIONALE

Si analizzano di seguito i vari momenti in cui si articola il ciclo di gestione.

Per la determinazione degli obiettivi è necessario tenere in considerazione i limiti interni ed esterni specifici di ogni azienda. I limiti interni sono determinati dalle risorse finanziarie, umane e strumentali di cui l’azienda dispone. I limiti esterni sono determinati dall’ambiente nel quale la singola organizzazione opera:

- l’ambiente fisico-naturale: comprende gli aspetti geografici e demografici che caratterizzano il contesto in cui l’azienda pubblica svolge la propria attività;

- l’ambiente politico-istituzionale: riguarda il regime politico, l’ordinamento giuridico e la tipologia delle istituzioni che caratterizzano lo Stato o gli Stati in cui l’azienda pubblica opera;

- l’ambiente economico generale: si riferisce alle modalità con cui è organizzata la vita economica all’interno dello Stato;

- l’ambiente sociale e culturale: riguarda le variabili che compongono l’ambiente sociale e quello culturale che sono ovviamente interrelate. Gli elementi di maggior rilievo che caratterizzano l’ambiente sociale sono la stratificazione delle classi e l’aggregazione dei soggetti in gruppi. L’ambiente culturale riguarda la presenza e la diffusione di conoscenze, di valori e di ideologie.

È fondamentale che gli obiettivi, per essere definiti tali, siano caratterizzati da una serie di elementi peculiari:

- chiarezza: devono essere definiti in modo da non lasciare spazio all’interpretazione personale;

- misurabilità: devono poter essere espressi in termini quantitativi e misurati attraverso l’utilizzo delle diverse tecniche e metodologie di rilevazione in modo da poter stabilire tempi ed eventuali scostamenti dei risultati conseguiti rispetto all’obiettivo prefissato;

- raggiungibilità: devono essere realizzabili in base alle risorse a disposizione dell’azienda e alle variabili ambientali esterne che la influenzano;

- condivisibilità: devono essere conosciuti e riconosciuti dall’intera struttura aziendale.

Determinati gli obiettivi si passa alla parte più operativa:

- è necessario pianificare, cioè definire cosa è necessario fare per raggiungere un dato obiettivo;

- si passa poi all’organizzazione, che mette in relazione il “chi fa” con il “che cosa fa” per il conseguimento degli obiettivi prefissati;

- la comunicazione è il collegamento tra pianificazione e sistema informativo necessario a indirizzare le funzioni sottostanti al raggiungimento degli obiettivi;

- l’azione rappresenta la messa in atto delle singole iniziative previste nella fase di pianificazione;

- la fase di misurazione trova supporto negli strumenti di rilevazione (contabilità generale, contabilità analitica, contabilità dei costi, rilevazione di indicatori, ecc.) di cui dispone il singolo ente;

- l’attivazione delle azioni di controllo è finalizzata alla verifica del raggiungimento degli obiettivi ed alla rilevazione degli eventuali scostamenti.