I RISULTATI DELLE ISCRIZIONI DELLA PRIMA TORNATA

A seguito della campagna di promozione del progetto dell’Audit Academy sono state ricevute 135 richieste di iscrizioni. Come vediamo dalla tabella le Legal Entities di Unicredit sono suddivise in 5 gruppi: Austria, Cee, Germania, Italia e Polonia.

Nella Cee fanno parte i seguenti paesi: Bosnia (UniCredit Bank Banja Luka), Bulgaria (Unicredit Bulbank), Croazia (Zagrebacka Banka), Olanda (Yapi Kredi), Lituania (Unicredit UCG), Repubblica Ceca (Unicredit Bank Czech Republic and Slovakia), Romania (UniCredit Tiriac Bank), Russia (Unicredit Bank), Serbia (Unicredit Bank Srbija ad Beograd), Slovacchia (Unicredit Bank Czech Republic and Slovakia), Slovenia (Unicredit Bank Slovenia), Turchia (Yapi Kredi), Ucraina (PJSC Ukrsotsbank),Ungheria(UniCredit Bank Hungary Zrt).

COUNTRY PARTICIPANTS AUSTRIA CEE GERMANY ITALY POLAND 14 50 61 0 10 TOTALE 135

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La Germania è una Legal Entity molto importante in Unicredit. Inizialmente doveva partecipare al progetto, ma ci sono state delle problematiche per la lingua utilizzata nei corsi. La lingua inglese per i corsi non è stata vista corretta per i corsi formativi dai CAE tedeschi, in quanto sostenevano che parlando di formazione ogni paese doveva avere la possibilità di fare i corsi nella propria lingua. Si è dibattuto molto durante la mia permanenza in Unicredit, sul pensiero tedesco poi, anche in ottica di contenimento dei costi, si è preferito non introdurre modifiche al progetto per quanto riguardava la lingua utilizzata. Questo ha portato la rinuncia all’adesione del progetto della Germania, nonostante fossero pervenute circa 15 richieste di iscrizioni.

Una volta chiuse le iscrizioni di questa prima sessione dell’Audit Academy si è provveduto a caricare l’Initial Assessment a tutti gli iscritti. Come vedremo nei prossimi paragrafi, numerosi sono stati i problemi per l’assegnazione online dell’Initial Assessment, che hanno portato ad una diminuzione dei partecipanti. Una volta assegnato, il numero dei partecipanti ha continuato a scendere, a causa del fatto che alcuni non avevano ultimato l’Initial Assessment nel periodo prestabilito, nonostante si siano posticipate più volte le deadlines.

Countries N° people completing the Initial Assessment Enrolled to the Audit

Academy

N° people joining the Initial Assessment AUSTRIA CEE POLAND ITALY Total 14 14 14 50 41 41 61 56 49 10 10 10 135 121

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4.3 “MEETING DIPARTIMENT”: ANALISI A CALDO, DELLA PRIMA

FASE DEL PROGETTO

Conclusa la prima fase del progetto, prima dell’inizio dei corsi dell’Audit Academy che era previsto per ottobre 2014, nella realtà posticipato a novembre 2014, il responsabile di allora organizzò un incontro riassuntivo per tutto il Dipartimento.

Emerse sicuramente un risultato molto positivo della cooperazione di diverse aree della banca. Per la prima volta il dipartimento di Audit Methodologies & Processes, Audit Advisory Quality Assurance & Operations, Audit Monitoring, Group Audit, Country Italy Network Audit, Insourced Audit Services, LLC e UBIS avevano cooperato con una discreta efficienza.

Considerando il numero di auditor presenti nel gruppo, circa 1300 auditors in 113 compagnie, l’adesione al progetto di 114 auditors denota il necessario miglioramento della campagna motivazionale verso il progetto. Sicuramente l’aver lanciato il progetto il 25 luglio 2014 e aver tenuto aperte le iscrizioni fino al 14 Agosto 2014, non è da considerare ottimale, in quanto è periodo in cui molti dipendenti sono in vacanza. Forse se si fosse lanciato il progetto nel mese di settembre 2014 ci sarebbe stato un numero maggiore di adesioni, visto che la partecipazione all’audit academy necessita, non solo della volontà del singolo auditors ma dell’appoggio del proprio Line Manager.

Le metodologie di comunicazione del progetto, la Welcome Letter e i video, sono stati considerati efficienti chiarificatori del progetto e del suo intento. Oltre a questi, successivamente, a tutti coloro che avevano confermato l’iscrizione, è stato inviato un ulteriore

25 LUGLIO 14 AGOSTO 25 AGOSTO 12 SETTEMBRE 12 OTTOBRE 10 NOVEMBRE LANCIO DEL PROGETTO INIZIO CORSI TERMINE ISCRIZIONI INIZIO INITIAL ASSESSMENT TERMINE INITIAL ASSESSMENT COMUNICAZIONE PERCORSO FORMATIVO INDIVIDUALE POSTICIPATO DUE VOLTE

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opuscolo informativo “Brochure”. Dal punto di vista della comunicazione, quindi si sono riscontrati diversi spunti di riflessione positivi durante la riunione.

Forse per le edizioni successive si potrebbe dare maggior spazio alla campagna pubblicitaria del progetto, con risalto maggiore anche sul portale di gruppo “Intranet”.

Una volta terminate le iscrizioni e partito l’Initial Assessment, si sono riscontrati diverse situazioni problematiche, per quanto riguarda i singoli assessment, soprattutto per la visualizzazione delle immagini del Data Analytics e Data Sampling in relazione all’utilizzo di Ez-Quant.

Qui è entrata in gioco la forte cooperazione tra tutti i soggetti coinvolti, la capacità di fare fronte ad un help desk di primo livello da parte di Audit Methodologies, la disponibilità di Ubis a far fronte a problemi IT (non di propria competenza), e il miglioramento della visualizzazione degli assessment da parte di LLC. Quindi a fronte di qualche imprevisto per il corretto svolgimento dell’Initial Assessment si è avuta una discreta partecipazione da parte di tutte le parti coinvolte nel progetto.

In relazione alle funzioni di Help desk di primo livello e ai problemi IT, durante la riunione, è emerso che queste mansioni nella fase successiva diventeranno a carico di una Società esterna SSC, che collabora con Unicredit per i progetti formativi della Banca.

La problematica più grave che si è riscontrata in questa prima fase è sicuramente l’emergere del problema delle difficoltà comunicative tra le varie Legal Enties del gruppo. Oltre al problema della lingua per la Germania, anche i mancati punti di riferimento come referenti del progetto negli altri paesi.

Per quanto riguarda le comunicazioni con la Polonia, si sono dimostrati molto celeri e efficienti, grazie alla disponibilità di Giovanni Avanzi (Cae della Polonia). Per gli altri paesi si sono riscontrate alcune difficoltà, causate dalla mancanza di un punto di riferimento che si occupasse di verificare che tutti i partecipanti del proprio paese avessero ricevuto, tutte le informazioni, abilitazioni e materiali.

Queste difficoltà erano già state preventivate nella fase di costruzione del progetto, e proprio per cercare di superarle si era pensato ad un progetto “Global”. Con il passare del tempo, ci si augura che queste problematiche vengano completamente risolte, che questi progetti siano di aiuto per dare alla Banca l’impostazione reale di Global Group e non più di Country Group.

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