Il workflow per l’integrazione interaziendale

Un numero sempre maggiore di imprese sta compiendo notevoli passi avanti verso la realizzazione di un modello molto simile a quello di azienda virtuale, espandendo l’esecuzione dei loro processi al di là dei propri confini organizzativi, anche se ciò è dovuto nella maggior parte dei casi solamente ai vantaggi diretti di questa integrazione, cioè la possibilità di decentralizzare alcune tipologie di attività affidandole in outsourcing, il risparmio di tempo nella trasmissione dei dati, la migliore qualità e completezza delle informazioni scambiate e la possibilità di monitoraggio in tempo reale dei processi dei partner di business. La tendenza verso la trasmissione dei dati in formato elettronico è stata rafforzata dalla possibilità di utilizzare Internet ed XML per lo scambio di informazioni in modo relativamente poco costoso. Queste nuove tecnologie favoriscono inoltre lo sviluppo di framework indipendenti dal singolo prodotto (la maggior parte dei quali sarà analizzata più avanti), che cercano di standardizzare e schematizzare il flusso dei dati per i documenti di business più comuni, quali gli ordini di acquisto, i reclami, le note di consegna, e così via.

I sistemi di gestione del workflow supportano i processi interaziendali principalmente per quanto riguarda la loro automazione, anche se diversi processi organizzativi (che richiedono quindi un’alta partecipazione della componente umana) possono essere eseguiti tramite le tecnologie di workflow per realizzare transazioni commerciali Business to Business (o B2B). Quasi tutte le applicazioni di workflow permettono infatti di individuare l’attore responsabile per una certa attività ovunque si trovi (spesso grazie all’utilizzo di servizi di directory) e di spedirgli il lavoro attraverso la posta elettronica, fornendolo anche di un collegamento personalizzato per collegarsi ed autenticarsi al sistema al fine di realizzare l’attività a lui preposta.

Per l’automazione dei processi che coinvolgono organizzazioni diverse, il supporto del workflow è quindi molto importante, anche perché molte delle interazioni tra le aziende sono standardizzate. La tecnologia di workflow, realizzata attraverso la cooperazione tra sistemi diversi che comunicano tra loro attraverso Internet, può essere usata per verificare la corretta sequenza dei documenti scambiati, monitorare le scadenze e controllare il numero massimo di ritrasmissioni, nel caso in cui un messaggio si perda. Se un formato comune per i messaggi è usato insieme ad un insieme di comandi standard (come quello definito ad esempio da Wf-XML), i processi interorganizzativi possono essere completamente automatizzati, diminuendo la loro durata ed aumentando l’integrità dei dati coinvolti. A livello operativo, il sistema di workflow può inoltre servire da gateway per i processi interni di una singola azienda, eventualmente mascherando all’esterno i loro dettagli, o essere utilizzato per integrare tra loro applicazioni diverse (sistemi ERP o CRM o di gestione documentale delle varie parti coinvolte).

Oltre a ciò, anche l’elemento umano nelle transazioni B2B può essere supportato dalla tecnologia di workflow. Infatti, poiché spesso la conversione di dati tra i vari formati di messaggio coinvolti (quelli interni usati dalle applicazioni delle diverse aziende coinvolte e quello intermediario di trasmissione in rete) è complessa, possono verificarsi diverse situazioni di errore, specialmente se il processo è pensato in modo “ottimistico”, assumendo cioè che ogni azienda non debba modificare né le sue applicazioni né i formati di scambio dei loro dati. L’impatto delle istanze di processo erronee sul risultato economico totale non deve essere sottovalutato: è stato stimato infatti che ogni transazione B2B che produce errori costa il 300 per cento in più rispetto a quelle regolari, e per un processo fortemente automatizzato questa cifra potrebbe anche aumentare. Un approccio molto utilizzato è la gestione delle transazioni erronee tramite dei workflow predefiniti: in questo modo, gli utenti responsabili di entrambe le parti sono informati dell’errore e viene loro fornito un processo strutturato per risolvere il problema.

Un altro aspetto molto interessante è la possibilità fornita dagli strumenti di workflow di poter adattare i propri processi e quindi l’offerta di funzionalità verso i propri partner di business alle esigenze di questi ultimi, realizzando politiche di personalizzazione dei processi per i singoli

stakeholder dell’impresa. Infatti questi sistemi (chiamati talvolta di Case Handling) permettono di creare frammenti di processo, ognuno dei quali svolge una certa funzione, e combinarli al volo secondo le richieste del partner per venire incontro ai suoi bisogni. In questo modo non è l’azienda che si deve occupare di formulare offerte sempre più complesse per i propri clienti, ma sono questi ultimi a scegliere gli elementi a loro più appropriati, con un notevole risparmio di tempo e denaro. Tutti gli aspetti visti finora evidenziano come il workflow sia un mezzo fondamentale per aumentare la flessibilità e la velocità dell’azienda nel rispondere alle esigenze del mercato e dei suoi stakeholder, caratteristiche fondamentali soprattutto in ambito interaziendale. Le imprese cercano di conseguenza soluzioni sempre più leggere, che permettano di ridurre i pesanti sforzi di integrazione con il software aziendale preesistente richiesti, come abbiamo visto, dagli approcci di workflow tradizionali, e di sviluppare processi, prodotti e servizi innovativi che combinino la comunicazione con i partner di business, le tecniche di commercio elettronico e l’automazione dei processi, il tutto in modo efficiente e controllato e ad un costo relativamente basso. Le tecnologie di cooperazione interaziendale realizzate tramite le tecnologie web e di workflow permettono alle organizzazioni di raggiungere questi obiettivi.

3.2.1 I Web Services per il workflow interaziendale

Oltre agli aspetti ed alle tecniche già trattate, si sta diffondendo in modo sempre maggiore un'altra tecnologia per l’integrazione applicativa tra aziende diverse, i cosiddetti Web Services, i quali permettono la trasmissione di informazioni tra applicazioni attraverso lo scambio di documenti XML attraverso Internet14. Grazie a questa nuova tecnologia, è dunque possibile far comunicare e collaborare tra loro applicazioni operanti su piattaforme e sistemi operativi differenti, appartenenti o meno ad organizzazioni diverse, in modo relativamente semplice, economico e trasparente ad eventuali modifiche alle loro implementazioni. Per tutte queste caratteristiche, i Web Services sono oggetto di particolare interesse per la realizzazione dei processi interaziendali e sono stati realizzati diversi standard (descritti nel paragrafo 3.3.3) per realizzare la cosiddetta Web Services Choreography, cioè il coordinamento di transazioni di lunga durata, e quindi eventualmente anche processi, che coinvolgono un certo numero di partner distribuiti, i quali usano i Web Services per definire le operazioni accessibili dall’esterno. Grazie a questo livello di collaborazione, è quindi possibile specificare le interfacce tra i processi interni di un’azienda, i sistemi di gestione del workflow che li implementano ed i partner esterni dell’organizzazione attraverso i Web Services, la cui sequenza di invocazione è decisa dai processi pubblici, cioè accessibili dall’esterno, secondo lo schema raffigurato in figura 21, in cui sono anche elencate le aree in cui gli sforzi di standardizzazione sono maggiori. In questo modo, l’interfaccia per l’accesso al sistema di gestione di workflow è realizzata ed esportata come un Web Service, cioè in modo tale da essere facilmente raggiungibile ed utilizzabile dall’esterno, e da permettere, attraverso l’applicazione di workflow, una comunicazione semplice ed economica con i processi dei vari partner di business, anche se geograficamente distribuiti.

14 _{In particolare, i messaggi scambiati tra Web Services, trasportati attraverso il protocollo HTTP, sono scritti in un}

linguaggio chiamato SOAP (Simple Object Access Protocol), che utilizza la sintassi XML. Ad ogni Web Service è inoltre associato un documento, realizzato nel linguaggio WSDL (Web Services Description Language, che usa anch’esso la sintassi XML), che descrive il servizio a cui permette di accedere, elencando le operazioni che è possibile invocare dall’esterno e specificando per ognuna di esse il formato dei messaggi in ingresso ed in uscita ed i parametri che devono essere forniti per la sua realizzazione, oltre alle informazioni necessarie per la sua localizzazione (il suo

Figura 21: Schematizzazione dell'architettura basata sui Web Services per l’integrazione dei processi interaziendali

La tecnologia relativa ai Web Services, anche se molto promettente, è però ancora ad uno stadio iniziale, e non permette di supportare la completa automazione delle loro interazioni, e quindi dei processi: le due parti devono necessariamente conoscersi e devono mettersi precedentemente d’accordo su un certo numero di standard, relativi alla definizione della sequenza e del contenuto dei messaggi che devono essere scambiati, alle modalità di rilevamento di problemi di trasmissione quali ritardi o perdita di dati, ai meccanismi di indirizzamento ed autenticazione necessari per l’accesso a questi servizi.