Il processo di gestione delle trasferte in Piaggio S.p.A

L’utente che vuole dichiarare la sua intenzione di effettuare una trasferta e richiederne l’autorizzazione deve innanzitutto connettersi e registrarsi alla rete aziendale PiaggioNet: il suo nome utente, che chiameremo codice intranet, costituisce il suo identificativo inequivocabile, e ad esso deve essere sempre fatto riferimento per distinguerlo dalle altre persone che accedono alla rete, in quanto evita potenziali forme di omonimia derivanti dall’utilizzo a questo scopo del nome e/o del cognome del dipendente.

Successivamente dovrà essere compilato il cosiddetto Foglio di Viaggio, un questionario che richiede tutte le informazioni utili per descrivere la trasferta che si vuole effettuare e per facilitare la decisione riguardo ad essa da parte dei livelli autorizzativi. Deve essere comunque possibile compilare un Foglio di Viaggio anche da parte degli operai o in generale di coloro che non sono utenti di PiaggioNet e anche da parte di chi, pur essendo utente della rete, non può in quel momento accedere al servizio in quanto non ricorda il suo codice intranet: potrà essere utilizzato quello di un altro utente o un codice generico per accedere al sistema e all’interno del Foglio di Viaggio dovrà quindi essere possibile specificare un dipendente diverso da quello che lo sta compilando.

Il sottoprocesso autorizzativo dipende dal chilometraggio della trasferta:

se la trasferta è entro i 150 Km e non è stato richiesto nessun anticipo, la trasferta è autorizzata dal sistema e viene inviata una e-mail di segnalazione al Responsabile del dipendente che ha effettuato la richiesta, per informarlo del Foglio di Viaggio e della sua approvazione automatica.

se la trasferta è entro i 150 Km ed è stato richiesto un anticipo, è necessaria l’autorizzazione del Responsabile diretto del dipendente; gli viene pertanto inviata automaticamente una e-mail di segnalazione, per informarlo della richiesta di trasferta e della necessità che si connetta alla rete PiaggioNet per autorizzare o rifiutare il Foglio di Viaggio. Viene inoltre generata una e- mail di segnalazione all’Ufficio Amministrazione e Bilancio per la gestione della richiesta di anticipo.

se la trasferta è tra i 150 e i 2.000 Km, è necessaria anche in questo caso l’autorizzazione del Responsabile del dipendente. Gli viene pertanto inviata una e-mail di segnalazione, per informarlo della richiesta di trasferta e della necessità che si connetta alla rete PiaggioNet per approvarla o rifiutarla.

per le trasferte oltre i 2.000 Km sono invece previsti tre livelli autorizzativi: il Responsabile diretto, il Responsabile di primo livello ed un Direttore Generale. Viene pertanto dapprima inviata, come nel caso precedente, una e-mail di segnalazione per informare il Responsabile diretto della richiesta di trasferta e della necessità di prendere una decisione sulla richiesta. Dopo l’autorizzazione del Responsabile, viene inviata una e-mail al Responsabile di primo livello, per informarlo del Foglio di Viaggio e della necessità di una sua approvazione o rifiuto attraverso la rete PiaggioNet. Dopo la sua autorizzazione, viene inviata a sua volta una e-mail al Direttore Generale scelto dall’utente per lo stesso scopo. Se uno qualunque di questi livelli autorizzativi non approva la trasferta, essa viene automaticamente considerata rifiutata e non viene inoltrata ai responsabili successivi.

Qualunque sia il chilometraggio, il Responsabile diretto può essere sostituito come livello autorizzativo dal Direttore del Personale, che può quindi approvare la richiesta al suo posto. La tabella seguente riassume i livelli autorizzativi necessari per l’approvazione della trasferta.

Evento Autorizzazione necessaria

Trasferta entro i 150 km Autorizzata automaticamente. Solo in caso di richiesta di anticipo, serve l’autorizzazione del Responsabile diretto o del Direttore del Personale.

Trasferta tra i 150 e i 2000

km Autorizzazione del Responsabile diretto o del Direttore del Personale. Trasferta oltre i 2000 km Autorizzazioni in cascata del Responsabile diretto, del

Responsabile di 1° livello e del Direttore Generale.

Tabella 1: Livelli autorizzativi necessari per l’approvazione della trasferta

In tutti i casi precedenti valgono le seguenti regole:

1. se è stata richiesta la prenotazione di un’auto aziendale, deve essere inviata una e-mail all’Ufficio Vigilanza per la prenotazione dell’auto. Sarà cura della Vigilanza rispondere alla e- mail, per fornire tutti i dati della vettura a disposizione oppure per segnalare l’assenza di auto disponibili per quel giorno.

2. se è stata richiesta la prenotazione di un’auto tramite agenzia di viaggio, oppure è stato richiesto un biglietto aereo, ferroviario o navale o un pernottamento presso un albergo, deve essere inviata una e-mail all’Agenzia di Viaggio, con le informazioni necessarie per le varie prenotazioni.

3. se è stato richiesto un anticipo, sarà generata una mail di segnalazione all’Ufficio Amministrazione e Bilancio al momento dell’invio della richiesta, qualunque sia il chilometraggio della trasferta. La concessione o meno dell’anticipo non ha però influenza sui livelli autorizzativi definiti in precedenza: anche in caso di suo eventuale rifiuto, la trasferta può comunque essere effettuata se ha ricevuto le autorizzazioni necessarie.

4. nel caso di più livelli autorizzativi, le mail per la richiesta di auto aziendale (all’Ufficio Vigilanza), quella di anticipo (all’Ufficio Amministrazione e Bilancio) e quella per le prenotazioni tramite l’Agenzia di Viaggio, devono essere inviate subito dopo l’autorizzazione del Responsabile diretto.

Dopo la compilazione del Foglio di Viaggio da parte dell’utente, il sistema deve inoltre controllare se è stato scelto per quella trasferta un Responsabile diverso da quello inserito dal dipendente

nell’ultimo Foglio di Viaggio compilato19 ed in tal caso inviare una e-mail di segnalazione al precedente Responsabile.

In ogni momento successivo all’invio del Foglio di Viaggio, l’utente può decidere di cancellarlo (per rinunciare alla richiesta o crearne uno nuovo) oppure di modificarlo, anche se è possibile cambiare solamente le informazioni meno sensibili (quali ad esempio l’orario di partenza e quello di rientro ed il motivo della trasferta), per evitare di dover sottoporre la stessa richiesta più volte ai soliti Responsabili (nel caso in cui la modifica avvenga nel corso del processo autorizzativo) e, nel caso di modifica delle scelte relative alle prenotazioni turistiche o all’anticipo, di dover spedire più e-mail agli stessi uffici contenenti dati sempre diversi e discordanti. Se un utente ha necessità di rettificare queste informazioni, l’unica possibilità che ha è quindi quella di cancellare il Foglio di Viaggio, ricompilarlo con i nuovi dati ed aspettare che il processo si completi di nuovo.

Una volta ottenute le necessarie autorizzazioni, il dipendente che ha richiesto la trasferta viene avvertito tramite e-mail dell’avvenuta approvazione oppure del rifiuto da parte di uno dei responsabili.

Le e-mail che devono essere spedite automaticamente dal sistema sono riassunte nella tabella seguente.

Motivo Destinatario

Prenotazione auto aziendale Ufficio Vigilanza

Richiesta di anticipo Amministrazione e Bilancio Prenotazioni turistiche (biglietti per nave,

aereo, treno ed auto, pernottamenti) Agenzia di Viaggio

Trasferta autorizzata o rifiutata Utente richiedente la trasferta Trasferta autorizzata automaticamente Responsabile diretto dell’utente

Autorizzazione necessaria Responsabile che deve approvare la richiesta

Modifica del Responsabile del dipendente Vecchio Responsabile Cancellazione del Foglio di Viaggio

- Responsabile che ha in gestione la richiesta in quel momento - Ufficio Vigilanza (per disdetta della prenotazione auto, se richiesta)

- Agenzia di viaggio (per disdetta delle prenotazioni turistiche, se richieste)

Tabella 2: Regole per la generazione automatica delle e-mail

Sia che la trasferta sia stata regolarmente effettuata che in caso contrario, il dipendente dovrà comunque accedere al sistema e dichiarare la conclusione del processo. Nel caso in cui non lo faccia (per esempio se non è un frequentatore abituale della rete), il processo dovrà essere automaticamente considerato terminato un giorno dopo la data prevista di rientro.

Inoltre, dopo la compilazione del Foglio di Viaggio da parte del dipendente, il sistema deve realizzare in automatico una serie di solleciti via e-mail, per ricordare al responsabile che ha in quel momento in gestione la richiesta (e, nel caso si tratti del Responsabile diretto, anche al Direttore del Personale) la necessità di portare a termine il processo autorizzativo. La frequenza con cui devono essere realizzati è riportata nella tabella 3.

19 _{Nel caso in cui il Responsabile del dipendente sia assente per un certo periodo e l’utente necessiti però di}

un’autorizzazione per la sua trasferta in tempi brevi, deve infatti essere possibile per quest’ultimo specificare un Responsabile alternativo, e tale scelta deve essere memorizzata per eventuali richieste future.

Periodo di attività Frequenza

Data di partenza tra i 7 ed i 30 giorni 1 volta ogni 2 giorni fino ad avvenuta autorizzazione o rifiuto

Data di partenza entro 7 giorni 1 volta al giorno fino ad avvenuta autorizzazione o rifiuto

Data di partenza scaduta (se la trasferta è stata effettuata ma non autorizzata, oppure se non è noto lo stato della trasferta)

1 volta ogni 3 giorni, per segnalare l’anomalia fino alla risoluzione del problema

Tabella 3: Regole per la determinazione della frequenza dei solleciti via e-mail