La presente procedura definisce le modalità per trattare situazioni non conformi ai requisiti del sistema HSE ed avviare adeguate azioni correttive e, dove possibile, preventive per evitarne il ripetersi o per mitigarne i possibili effetti.
Si applica alle situazioni seguenti:
• non conformità rispetto al Sistema HSE rilevate in qualsiasi situazione, compresi gli audit,
• reclami delle parti interessate, qualora risultino circostanziati, • rilievi negativi degli enti di controllo,
• emergenze, • infortuni,
• incidenti o situazioni potenzialmente pericolose (che potrebbero causare emergenze, infortuni o aumento degli impatti ambientali).
Tutte queste situazioni si possono per semplicità definire “non conformi”.
Si riportano di seguito alcune definizioni di dettaglio per l’applicazione della procedura:
• Non conformità: mancato rispetto di un requisito specificato (dal sistema di gestione o dalle prescrizioni cogenti).
• Situazione potenzialmente pericolosa: situazione che potrebbe causare emergenze, infortuni o aumento degli impatti ambientali).
• Incidente: evento inaspettato ed indesiderato ha provocato un danno alle cose o all’ambiente circostante,
• Infortunio: incidente che ha provocato un danno alle persone. • Emergenza: evento che richiede un intervento coordinato ed
immediato per mitigarne gli effetti.
• Azione correttiva: azione mirata a rimuovere le cause di una non conformità o di un evento incidentale.
149 • Azione preventiva: azione mirata a rimuovere le cause di
potenziali non conformità.
3.11.1 Gestione delle non conformità
Lo scopo della gestione delle non conformità è quello di ripristinare una situazione di conformità.
Per tutte le non conformità rilevate sono previste le seguenti attività: • documentazione della non conformità
• trattamento della non conformità • verifica del trattamento
• analisi delle cause
• definizione azioni correttive/preventive
Le modalità e la sequenza delle attività può essere differente per le non conformità che richiedono un intervento immediato (es. a seguito di incidenti), oppure per le non conformità che possono essere trattate in un tempo più ampio (es. non conformità rispetto al sistema di gestione ambientale).
Tutte le non conformità sono documentate dall’HSE sul Registro non conformità, reclami, azioni correttive e preventive.
Per la gestione di tutte le non conformità sono predisposte riunioni settimanali dell’HSE eventualmente allargate alle funzioni coinvolte.
3.11.2 Non conformità che richiedono intervento immediato
Nel caso di non-conformità connesse ad anomalie tecniche, incidenti, emergenze che hanno provocato o possano provocare danni alle persone o impatti significativi sull’ambiente, il trattamento deve essere particolarmente tempestivo.
In questo caso il personale deve :
• segnalare immediatamente la situazione al responsabile di reparto,
150 • comportarsi in base alle istruzioni ricevute (anche istruzioni di emergenza); in assenza di specifiche istruzioni deve evitare di compiere azioni il cui effetto non sia conosciuto.
In presenza di una situazione di non-conformità che richiede un intervento immediato il responsabile di reparto deve:
• avviare una azione immediata per tamponare gli effetti della non conformità (es. messa in sicurezza o fermata dell'impianto, richiesta di intervento del personale addetto all’emergenza o della manutenzione), sospensione temporanea dell’attività e allontanamento dei lavoratori dalla zona, in caso di pericolo grave e persistente.
• segnalare tempestivamente la situazione all’HSE/RSPP che provvede a documentare la non conformità sull’apposito registro • se la non conformità ha provocato un infortunio, segnalare immediatamente la situazione all’RSPP, e collaborare per l’indagine delle circostanze
La funzione a cui viene assegnato il trattamento definitivo devo compiere tempestivamente tutte le attività, comprese quelle che coinvolgono terzi (es. ditte esterne).
L’HSE (per gli infortuni RSPP) ha il compito di verificare, eventualmente affiancato dal responsabile di reparto, il ripristino della situazione di conformità dopo il trattamento.
Se la situazione di conformità è stata ripristinata l’HSE chiude la non conformità, registra gli esiti e valuta se avviare azioni correttive o preventive.
3.11.3 Altre non conformità
Nei casi in cui la non conformità non sia direttamente connessa a situazioni di anomalie e/o incidenti che possano provocare danni alle persone o impatti significativi sull’ambiente, il trattamento della stessa può avvenire, sempre in tempi ragionevoli, sulla base di quanto definito
151 dopo l’analisi della non conformità a cura dell’HSE e dei responsabili dei reparti interessati.
Queste non conformità, se rilevate da persone diverse dall’HSE sono tempestivamente riportate a questo, che provvede a documentare la non conformità sull’apposito registro.
La funzione a cui viene assegnato il trattamento definitivo devo compiere tempestivamente tutte le attività, comprese quelle che coinvolgono terzi (es. ditte esterne).
L’HSE ha il compito di verificare, eventualmente affiancato dal responsabile di reparto, il ripristino della situazione di conformità dopo il trattamento.
Se la situazione di conformità è stata ripristinata l’HSE chiude la non conformità, registra gli esiti e valuta se avviare azioni correttive o preventive.
3.11.4 Azioni correttive e preventive 3.11.4.1 Definizione delle azioni
Nel caso in cui l’analisi delle cause effettuata a seguito di una non conformità evidenzi la possibilità che questa si ripeta,l’ HSE si fa carico di definire con gli interessati le possibili azioni correttive da intraprendere per evitare il ripetersi della non conformità.
L’azione correttiva è sempre raccomandata a seguito di emergenze avvenute allo scopo di riesaminare e, allorché necessario, adeguare i metodi di preparazione e risposta alle emergenze.
Le azioni correttive avviate sono registrate a cura dell’HSE sul Registro non conformità, reclami, azioni correttive e preventive, definendo responsabilità, modalità e tempi di attuazione e verifica.
Dalle azioni correttive, a giudizio dell’HSE, possono derivare azioni preventive per evitare che le non conformità si ripresentino in situazioni analoghe, ad esempio su alti processi, con altri fornitori o altri macchinari ecc...
152 Le azioni preventive avviate in seguito a possibilità di miglioramento o near-miss sono registrate analogamente alle azioni correttive.
Le azioni correttive e preventive che comportano particolari oneri economici richiedono l’approvazione preventiva di DG.
Tutte le azioni correttive e preventive avviate vengono diffuse dall’HSE agli enti interessati all’attuazione.
3.11.4.2 Verifica di attuazione e di efficacia
L’HSE, se necessario coadiuvato dai responsabili delle aree interessate, esegue il monitoraggio e la verifica dei risultati delle azioni correttive e preventive, verificando la loro efficacia attraverso uno o più dei seguenti metodi:
• analisi dei risultati ottenuti, o di opportuni indicatori pre-definiti, dopo un tempo adeguato dal termine dell’azione, (non superiore a 6 mesi)
• effettuazione o ripetizione di verifiche ispettive.
Se le azioni correttive e preventive hanno avuto esito positivo, generano modifiche permanenti ai processi, documenti, ecc..
Di tali modifiche l’HSE valuta preliminarmente l’impatto ambientale e i rischi per la sicurezza (collaborando ove necessario con RSPP), secondo le modalità previste dalla procedura di Valutazione dei rischi per la sicurezza, salute e degli impatti ambientali
4.11.5 Elaborazione dei dati
L’HSE elabora trimestralmente i dati relativi a emergenze, incidenti, anomalie tecniche, comportamenti pericolosi e li porta sinteticamente a conoscenza dei lavoratori (bacheca o altro strumento di comunicazione equivalente)
L’RSPP elabora mensilmente i dati relativi agli infortuni e li porta sinteticamente a conoscenza dei lavoratori.
L’andamento dei dati elaborati costituisce elemento in ingresso del riesame della Direzione.
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