L’archiviazione e conservazione dei document

In merito a quest’ambito, nel questionario erano state dedicate due sole domande che però hanno reso con chiarezza la situazione attuale dei comuni in quanto ad archiviazione e conservazione dei documenti. I risultati tratti sono riportati nella sezione dedicata (cfr. cap. 3.1.7).

Le proposte per il miglioramento riguardano principalmente l’adeguamento alla normativa, l’adozione degli strumenti, politiche e norme previste in merito alla conservazione dei documenti ed infine l’utilizzo del sistematico e responsabile del sistema.

Anzitutto, per migliorare le pratiche di archiviazione i comuni dovranno utilizzare appieno le funzionalità del sistema che prevede anche la conservazione dei documenti digitali. Perciò sarà fondamentale procedere al

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potenziamento ed utilizzo di sistemi all’avanguardia che aiutino nel quotidiano il miglioramento delle pratiche di gestione documentale.

Per i documenti cartacei la situazione è diversa in quanto, come è risultato dalle risposte del questionario, 48 comuni su 69 non hanno un archivio di deposito. Per questo motivo è necessario che essi si dotino di spazi o locali adeguati da adibire ad archivio di deposito. Anzitutto si dovrà prevedere una preventiva fase di rilevazione dell’esistente durante per valutare mole documentaria, spazi disponibili e capacità degli stessi. Questa proposta gioverà non solo sotto il profilo organizzativo ma anche sotto quello giuridico, poiché lo scopo principale è di garantire che i documenti siano conservati in ambienti idonei e in condizioni di sicurezza. Tale obbligo dovrà essere rispettato anche da comuni molto piccoli che non hanno l’opportunità di riservare un locale esclusivamente adibito a tale funzione; in questi casi dovrà essere studiata una soluzione alternativa nel rispetto della normativa in materia di tenuta degli archivi.

Inoltre i comuni avranno la possibilità di appoggiarsi al gruppo di professionisti per la definizione delle regole e redazione dei Regolamenti per gli

accessi, la modulistica e i registri. La definizione di politiche e norme infatti è uno

dei principi basilari da cui partire. I comuni si occuperanno della creazione ed istituzione degli strumenti necessari allo svolgimento dell’attività legata a questa fase di gestione documentale come: l’Elenco di consistenza dei fascicoli

dell’archivio di deposito, il Piano di conservazione, l’Elenco di scarto.

Il complesso delle attività, degli strumenti e delle norme che i comuni dovranno definire, istituire e rispettare sono davvero molte e molto impegnative. Per questo motivo che le amministrazioni che denunciano l’impossibilità di conformarsi alla normativa devono essere in qualche modo supportate. I comuni potranno usufruire di servizi di sostegno per espletare quanto richiesto dalla normativa. In questo senso, il gruppo di professionisti potrà fungere da vero e proprio sostegno grazie al quale le difficoltà gestionali saranno superate e risolte per mezzo di un servizio condiviso che offra soluzioni adeguate alle necessità dei casi reali.

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In questa prospettiva, incentivare la collaborazione non solo tra i comuni ma anche tra gli enti e creare reti non solo istituzionali ma anche informatiche, può a tutti gli effetti determinare vantaggi e benefici per tutta la provincia.

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Conclusione

Il Consorzio BIM nato allo scopo di ridistribuire in loco proventi e utilità dello sfruttamento delle risorse idriche di una provincia particolarmente ricca di corsi d’acqua e impianti idroelettrici, senza dubbio è un ente pubblico assai particolare negli obiettivi che si propone, nei funzionamenti e nelle modalità della sua organizzazione. Nonostante questo, esso si è prestato molto bene come modello per l’analisi degli aspetti organizzativo-istituzionale, amministrativo-gestionale ed archivistici di un ente. Infatti, lo studio sul Consorzio BIM mi ha consentito di osservare in prima persona e di comprendere come operi concretamente in merito alla gestione documentale e amministrativa un ente con le peculiarità accennate sopra e più ampiamente descritte nel capitolo primo.

L’analisi ravvicinata del records management ha fatto emergere le costanti e fitte relazioni che intercorrono tra il Consorzio e numerosi soggetti e partners, non solo istituzionali ma anche privati e associazioni, non solo della provincia ma anche nazionali, europei ed extraeuropei. Il riflesso naturale di queste relazioni è un sedimentarsi naturale e quotidiano di documenti cartacei e digitali che deve essere prima gestito quindi organizzato ed infine conservato.

La gestione delle attività amministrativa e documentale alla luce della mia analisi è risultata tutt’altro che priva di risvolti negativi e ben lontana dalle aspettative dettate dall’attuale normativa in quanto non corrisponde una corretta gestione documentale. Nel capitolo secondo, infatti, ho descritto i ritardi e la mancanze riscontrate e dovute in prevalenza a una non adeguata organizzazione interna e a una mancata rispondenza alle disposizioni di legge.

Nel momento in cui ho allargato l’osservazione dal Consorzio BIM ai comuni che lo compongono, compresi due facenti parte di un altro bacino imbrifero presi comunque in analisi per avere a disposizione i dati relativi all’intera provincia, ho riscontrato una situazione analoga (e forse peggiore) in materia di gestione documentale a quella del Consorzio. Infatti, avendo avuto a disposizione non un campione bensì la totalità dei comuni del Bellunese, ho

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potuto ottenere una notevole mole di dati che mi ha consentito di studiare il contesto amministrativo-gestionale dell’intera provincia permettendomi di fare considerazioni aggiornate in merito alla gestione attuata nei comuni ed arrivare a delineare delle proposte di miglioramento calate sulle reali esigenze rilevate.

La riuscita del questionario ha senza dubbio apportato un contributo rilevante allo studio data la quantità di informazioni sulle pratiche e modalità di gestione documentale nei comuni. Infatti, i dati rilevati sono la indispensabile base di partenza per programmare interventi incisivi di ottimizzazione del servizio di gestione documentale nei singoli comuni e in ottica di servizi condivisi, che la comunità archivistica sta studiando in questo periodo.

Per quanto riguarda il Consorzio BIM le soluzioni da me prospettate sono tutte subordinate all’istituzione del Servizio archivistico, attualmente non esistente. Esse ruotano attorno ad alcune direttrici basilari:

 adeguamento del sistema di gestione documentale alla normativa vigente;  analisi e semplificazione sostanziale dei procedimenti amministrativi;  gestione informatica dei documenti e dell’organizzazione dei medesimi;  sfruttamento completo delle funzionalità del software di protocollo;

 formazione adeguata del personale addetto alle attività di gestione documentale.

Una volta che abbia messo in pratica le necessarie soluzioni di adeguamento del proprio sistema di gestione documentale, il Consorzio BIM potrà essere considerato un ente all’avanguardia, in quanto dotato di adeguati strumenti tecnologici e archivistici per la gestione.

Il miglioramento del Consorzio BIM non sarà fine a se stesso, bensì costituirà la premessa per una revisione ed ottimizzazione dei sistemi di gestione documentale dei comuni della provincia. Il Consorzio infatti, in veste di “cavia”, potrà essere preso come esempio di gestione documentale efficiente ed aggiornata da parte dei comuni e come promotore di iniziative per lo sviluppo di progetti di gestione e fornitura di servizi a contenuto tecnologico a

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supporto dei comuni della provincia.

Il Consorzio BIM del resto è il soggetto istituzionale di riferimento a livello territoriale in quanto dotato di qualità e competenze specifiche, può funzionare da vero supporto ai comuni nello sviluppo di servizi innovativi della Pubblica Amministrazione; tanto più ora che la precaria situazione politica della provincia (affidata ad un commissario straordinario dal dicembre 2011, dopo lo scioglimento del Consiglio provinciale) non agevola la coordinazione sovracomunale. Il Consorzio sul piano della semplificazione e standardizzazione dei processi e delle procedure informatiche e della gestione documentale potrebbe offrire ai comuni della provincia indicazioni metodologiche ben precise, percorsi formativi di qualità, potenziamento dei sistemi di gestione informatica dei documenti dei singoli comuni, anche attraverso sistemi condivisi. Questi obiettivi potranno essere raggiunti dal BIM, senz’altro mediante l’erogazione di servizi on line che sfruttino le potenzialità, le economie di scala e i collegamenti già disponibili ma prioritariamente mediante una riorganizzazione del suo records management sulla base dei rilievi da me effettuati e secondo le linee guida di ottimizzazione che ho potuto tracciare.

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Appendice 1