L’Organismo di Vigilanza di Enpaia - ORGANISMO DI VIGILANZA

3. ORGANISMO DI VIGILANZA

3.1. L’Organismo di Vigilanza di Enpaia

3. ORGANISMO DI VIGILANZA

3.1. L’Organismo di Vigilanza di Enpaia

L’art. 6, comma 1, lett. b) del Decreto prevede, quale condizione per la concessione all’Ente dell’esimente dalla responsabilità amministrativa da reato, che la funzione di vigilare sul funzionamento, sull’osservanza del Modello e sull’aggiornamento sia affidata ad un Organismo di Vigilanza (“OdV”) interno all’Ente che, dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo, eserciti in via continuativa i compiti ad esso rimessi.

Secondo le indicazioni provenienti dalle linee guida sviluppate dalle Associazioni di Categoria e dall’interpretazione fornita dalla giurisprudenza, l’Organismo di Vigilanza dovrebbe essere un

24 organismo interno all’Ente, in posizione di terzietà e di indipendenza rispetto agli altri organi dello stesso, dotato dei seguenti requisiti:

 autonomia ed indipendenza: la posizione dell’Organismo di Vigilanza nell’Ente deve garantire l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma di interferenza e/o condizionamento da parte di qualunque organo o funzione dell’Ente, ivi compreso l’organo dirigente. Tale l’autonomia deve intendersi sussistente qualora l’OdV:

- sia dotato di effettivi poteri di ispezione e controllo;

- abbia possibilità di accesso alle informazioni aziendali rilevanti;

- sia dotato di risorse, anche finanziarie, adeguate;

- possa avvalersi di strumentazioni, supporti ed esperti nell’espletamento della sua attività di monitoraggio.

All’Organismo di Vigilanza, inoltre, deve essere garantita piena indipendenza gerarchica e i suoi componenti non devono essere direttamente coinvolti in attività gestionali, né essere titolari all’interno dell’Ente di funzioni di tipo esecutivo che, rendendoli partecipi di decisioni ed attività operative, ne minerebbero l’obiettività di giudizio.

I membri dell’OdV non debbono essere legati da alcun vincolo parentale con i dirigenti dell’Ente, né essere legati all’Ente da interessi economici rilevanti (ad es. partecipazioni azionarie) o da qualsiasi situazione che possa generare conflitto d’interesse, anche solo potenziale;

 professionalità: i componenti dell’OdV devono avere specifiche conoscenze professionali, tecniche e pratiche, in relazione alle procedure utili per prevenire la commissione di reati, per individuare quelli eventualmente già commessi e, soprattutto, le cause che li hanno determinati, nonché quelle necessarie per verificare al meglio il rispetto del Modello e, quando risulti necessario, proporre gli aggiornamenti dello stesso. I componenti esterni devono possedere, complessivamente, considerate le finalità del Modello, adeguata professionalità in materia giuridico - penale ed in materia economico-aziendale;

 continuità d’azione: l’Organismo deve svolgere una costante vigilanza sul rispetto del Modello, in grado di verificare costantemente l’effettività ed efficacia dello stesso e provvedere a dare impulso al suo continuo aggiornamento.

25 Tale Organismo, pertanto, dovrà essere caratterizzato da una limitata revocabilità e la durata in carica dei suoi componenti, inoltre, deve essere sufficientemente lunga da consentire un esercizio stabile e professionale della funzione. La nomina e la revoca dell’Organismo di Vigilanza compete esclusivamente al Consiglio di Amministrazione della Fondazione.

Il Consiglio di Amministrazione di Enpaia, in considerazione di quanto sopra, ha deciso di istituire - con nomina contestuale all’approvazione del presente Modello - un Organismo di Vigilanza a carattere collegiale, composto da tre membri esterni (di cui uno appartenente al Collegio sindacale) di comprovata esperienza, competenza e professionalità, dotati dei requisiti richiesti dalle Linee Guida delle associazioni di categoria e dalla giurisprudenza.

Al fine di garantire l’efficace e costante attuazione del Modello, nonché continuità d’azione, la durata dell’incarico dell’Organismo di Vigilanza è fissata in tre anni, rinnovabili con delibera del Consiglio di Amministrazione della Fondazione.

Con la delibera di nomina dell’Organismo, inoltre, sono stabilite, oltre alla sua composizione e alla durata triennale dell’incarico, rinnovabile, le risorse assegnate all’Organismo e il compenso annuo attribuito a ciascun membro.

I componenti dell’Organismo di Vigilanza della Fondazione dovranno:

 essere in possesso dei requisiti di onorabilità previsti dall’art. 109 del D. Lgs. 1 settembre 1993, n. 385, da intendersi nei medesimi termini previsti dalla Legge con riguardo agli amministratori e ai componenti del Collegio dei Sindaci. La mancanza di tali requisiti costituisce causa di ineleggibilità e/o di decadenza dall’incarico.

 adempiere al proprio incarico con la diligenza richiesta dalla natura dell’incarico, dell’attività esercitata e dalle proprie specifiche competenze.

Non possono ricoprire il ruolo di membri dell’Organismo di Vigilanza e, se nominati, decadono dall’incarico:

 soggetti che abbiano svolto funzioni di amministrazione – nei tre esercizi precedenti alla nomina quale membro dell’Organismo di Vigilanza – di imprese sottoposte a fallimento, liquidazione coatta amministrativa o procedure equiparate;

 soggetti che abbiano intrattenuto un rapporto di pubblico impiego e che in tale veste, nei tre anni precedenti l’incarico, abbiano esercitato poteri autoritativi o negoziali verso la Fondazione per conto delle pubbliche amministrazioni;

 coloro che si trovino in una delle condizioni di ineleggibilità e di decadenza previste dall’art. 2399 del Codice civile;

 soggetti che siano stati sottoposti a misure di prevenzione disposte dall’autorità giudiziaria ai sensi del d.lgs. 6 settembre 2011, n. 159, salvi gli effetti della riabilitazione, ovvero siano stati condannati, salvi gli effetti della riabilitazione:

- per uno dei reati previsti dalle norme che disciplinano l’attività bancaria, finanziaria, mobiliare, assicurativa e dalle norme in materia di mercati e valori mobiliari e/o di strumenti di pagamento;

- per uno dei delitti previsti nel titolo XI del Libro V del Codice civile e nel regio Decreto 16 marzo 1942, n. 267;

- per un delitto contro la pubblica amministrazione, contro la fede pubblica, contro il patrimonio, contro l’ordine pubblico, contro l’economia pubblica ovvero per un delitto in materia tributaria;

- alla reclusione per un tempo non inferiore a due anni per un qualunque delitto non colposo.

Per il componente interno non trovano applicazione le condizioni di ineleggibilità previste dall’art. 2399, comma 1, lettera c), del Codice civile.

I professionisti nominati, che assumeranno il ruolo di membri dell’OdV, dovranno autocertificare di non trovarsi in nessuna delle condizioni sopra indicate, impegnandosi espressamente a comunicare al Consiglio di Amministrazione della Fondazione le eventuali variazioni.

I membri dell’Organismo di Vigilanza sono revocabili solo per giusta causa. In caso di revoca, decadenza o scadenza del mandato, il Consiglio di Amministrazione della Fondazione provvede tempestivamente alla sostituzione del componente revocato o decaduto, previo accertamento della sussistenza in capo al nuovo componente dei requisiti soggettivi sopra indicati.

I membri dell’Organismo di Vigilanza potranno recedere dall’incarico in ogni momento, mediante preavviso di almeno due mesi, senza dover addurre alcuna motivazione.

27 3.2. I poteri e le funzioni dell’Organismo di Vigilanza

All’Organismo di Vigilanza sono affidati i seguenti compiti:

 vigilare sul funzionamento e sull’osservanza del Modello

 curarne l’aggiornamento.

Tali compiti sono svolti dall’Organismo attraverso le seguenti attività:

 vigilanza sulla diffusione nel contesto aziendale della conoscenza, della comprensione e dell’osservanza del Modello;

 vigilanza sulla validità ed adeguatezza del Modello, con particolare riferimento ai comportamenti riscontrati nel contesto operativo dell’Ente;

 verifica dell’effettiva capacità del Modello di prevenire la commissione dei reati previsti dal Decreto;

 propone l’aggiornamento del Modello nell’ipotesi in cui si renda necessario e/o opportuno effettuare correzioni e/o adeguamenti dello stesso, in relazione alle mutate condizioni legislative e/o aziendali.

Nello svolgimento delle suddette attività, l’Organismo provvederà ai seguenti adempimenti:

 collaborare con la direzione della Fondazione competente per la programmazione di un piano periodico di formazione, volto a favorire la conoscenza delle prescrizioni del Modello, differenziato secondo il ruolo e la responsabilità dei destinatari;

 istituire specifici canali informativi “dedicati” (indirizzo di posta elettronica dedicato), diretti a facilitare il flusso di segnalazioni ed informazioni verso l’Organismo;

 raccogliere, elaborare, conservare e aggiornare ogni informazione rilevante ai fini della verifica dell’osservanza del Modello;

 verificare e controllare periodicamente le aree/operazioni a rischio individuate nel Modello.

Al fine di consentire all’Organismo la miglior conoscenza in ordine all’attuazione del Modello, alla sua efficacia e al suo effettivo funzionamento, nonché alle esigenze di aggiornamento dello stesso, è fondamentale che l’Organismo di Vigilanza operi in stretta collaborazione con le Direzioni aziendali.

Ai fini dello svolgimento degli adempimenti sopra elencati, l’Organismo è dotato dei poteri di seguito indicati:

 accedere liberamente, senza autorizzazioni preventive, a ogni documento aziendale rilevante per lo svolgimento delle funzioni allo stesso attribuite, ai sensi del D.Lgs.

231/2001;

 disporre che i responsabili delle Direzioni aziendali, e in ogni caso tutti i Destinatari, forniscano tempestivamente le informazioni, i dati e/o le notizie loro richieste per individuare aspetti connessi alle varie attività della Fondazione rilevanti ai sensi del Modello e per la verifica dell’effettiva attuazione dello stesso da parte delle strutture organizzative della stessa;

 ricorrere a consulenti esterni nei casi in cui si renda necessario per l’espletamento delle attività di verifica e controllo ovvero di aggiornamento del Modello.

3.3. Reporting dell’Organismo di Vigilanza verso il vertice della Fondazione

Al fine di garantire la piena autonomia e indipendenza nello svolgimento delle relative funzioni, l’Organismo di Vigilanza comunica direttamente all’Organo Amministrativo della Fondazione, e/o al Collegio Sindacale, tutte le notizie che ritiene rilevanti ai sensi del Decreto, nonché le proposte di modifica del Modello.

Segnatamente, l’Organismo di Vigilanza è tenuto, nei confronti del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, a:

 comunicare tempestivamente eventuali problematiche riscontrate, laddove rilevanti, e, in particolare, segnalare senza indugio al Consiglio di Amministrazione, per gli opportuni provvedimenti, le eventuali violazioni accertate del Modello che possano comportare l’insorgere di una responsabilità in capo alla Fondazione;

 inviare al Consiglio di Amministrazione, su base almeno annuale, un report relativo all’attività svolta ed all’attuazione del Modello, con le risultanze degli accertamenti svolti in merito all’aggiornamento, all’adeguatezza ed al rispetto del Modello;

 proporre al Consiglio di Amministrazione gli aggiornamenti da apportare al Modello.

L’Organismo di Vigilanza potrà richiedere di essere convocato dai suddetti organi apicali per riferire in merito al funzionamento del Modello o a situazioni specifiche. Gli incontri dovranno essere verbalizzati e copia di tali verbali dovrà essere custodita dall’Organismo.

29 L’Organismo, inoltre, potrà:

 comunicare i risultati dei propri accertamenti ai responsabili delle funzioni e/o dei processi, qualora dalle attività scaturissero aspetti suscettibili di miglioramento;

 segnalare al Consiglio di Amministrazione eventuali comportamenti/azioni significativamente non in linea con il Modello.

3.4. Reporting verso l’Organismo di Vigilanza

Tutti i Destinatari del Modello hanno l’obbligo di informare tempestivamente l’Organismo di Vigilanza in merito a tutti quegli atti, comportamenti o eventi che possano determinare una violazione del Modello o che, più in generale, siano rilevanti ai fini del Decreto.

Gli obblighi di informazione su eventuali comportamenti contrari alle disposizioni contenute nel Modello rientrano nel più ampio dovere di diligenza e obbligo di fedeltà del prestatore di lavoro stabiliti dal Codice civile e trovano, in ogni caso, la loro fonte nell’ambito del rapporto contrattuale che lega tutti i soggetti che operano in nome e/o per conto della Fondazione e/o comunque con quest’ultima.

Il corretto adempimento dell’obbligo di informazione da parte del prestatore di lavoro, Collaboratore o Soggetto Terzo non può dar luogo all’applicazione di sanzioni disciplinari e/o di altro genere.

Valgono, in proposito, le seguenti prescrizioni di carattere generale:

 devono essere comunicate le ispezioni delle autorità pubbliche (ad es. Guardia di Finanza, Mef, ecc.);

 devono essere raccolte eventuali segnalazioni relative: i) alla commissione, o al ragionevole pericolo di commissione, dei reati richiamati dal Decreto; ii) a comportamenti non in linea con le disposizioni aziendali; iii) a comportamenti che, in ogni caso, possono determinare una violazione del Modello.

Coloro che segnalano le suddette circostanze in buona fede sono garantiti contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione ed è assicurata la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Fondazione o delle persone accusate erroneamente e/o in mala fede.

30 Devono essere obbligatoriamente trasmesse all’Organismo di Vigilanza, a titolo esemplificativo, le informazioni concernenti:

 provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, anche amministrativa, che vedano il coinvolgimento della Fondazione o di soggetti apicali, dai quali si evinca lo svolgimento di indagini, anche nei confronti di ignoti, per i reati di cui al Decreto, fatti salvi gli obblighi di riservatezza e segretezza legalmente imposti;

 operazioni percepite come “a rischio”, a prescindere dal relativo grado;

 i contenziosi in corso;

 richieste di assistenza legale inoltrate dai dirigenti e/o dai dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario, in particolare per i reati ricompresi nel Decreto;

 attività di controllo svolte dai responsabili di altre direzioni aziendali dalle quali siano emersi fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto all’osservanza delle norme del Decreto o del Modello;

 modifiche organizzative (p.e. alle procedure adottate dalla Fondazione e/o al sistema di poteri, deleghe e procure), modifiche statuarie o modifiche dell’organigramma aziendale, nonché le proposte di modifica del Modello;

 le eventuali comunicazioni del Collegio Sindacale e/o del soggetto incaricato della revisione contabile in merito ad aspetti che possono indicare carenze nel sistema dei controlli interni, fatti censurabili, osservazioni sul bilancio della Fondazione;

 la dichiarazione di veridicità e completezza delle informazioni contenute nelle comunicazioni sociali;

 la copia dei verbali delle riunioni del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, nonché di eventuali incontri degli organi apicali con la società di revisione;

 notizie relative all’effettiva attuazione, a tutti i livelli aziendali, del Modello con evidenza dei procedimenti disciplinari svolti e delle eventuali sanzioni irrogate (ivi compresi i provvedimenti verso i dipendenti), ovvero dei provvedimenti di archiviazione di tali procedimenti con le relative motivazioni;

 segnalazione di infortuni gravi (omicidio colposo o lesioni colpose gravi o gravissime, in ogni caso qualsiasi infortunio con prognosi superiore ai 40 giorni) occorsi a dipendenti, addetti alla manutenzione, appaltatori e/o collaboratori presenti nei luoghi della Fondazione;

 ogni altra informazione che, sebbene non ricompresa nell’elenco che precede, risulti rilevante ai fini di una corretta e completa attività di vigilanza ed aggiornamento del Modello.

Per ciascuna “area a rischio reato/attività rilevante” saranno identificati uno o più “Responsabili interni” che dovranno, tra l’altro, fornire all’Organismo di Vigilanza, almeno con cadenza semestrale, i flussi informativi, così come dallo stesso definiti. Anche nel caso in cui, nel periodo selezionato, non vi siano state segnalazioni significative da comunicare all’Organismo, allo stesso dovrà essere inviata una segnalazione “negativa”.

In aggiunta a tali generali obblighi di informazione, l’Organismo di Vigilanza prevede specifici flussi informativi sotto forma di report periodici provenienti dalle singole direzioni e/o funzioni e/o organi della Fondazione.

Le informazioni, segnalazioni, relazioni o report previsti nel Modello – o in seguito stabiliti dall’Organismo di Vigilanza - sono dallo stesso conservati in un apposito archivio (informatico o cartaceo).

Tutti i Destinatari del presente Modello possono segnalare, per iscritto e in forma non anonima, attraverso appositi canali di informazione riservati, ogni violazione o sospetto di violazione del Modello all’Organismo di Vigilanza che provvede ad un’analisi della segnalazione.

L’Organismo di Vigilanza valuterà le segnalazioni pervenutegli, e potrà convocare, qualora lo ritenga opportuno, sia il segnalante per ottenere maggiori informazioni, assicurandogli la necessaria riservatezza, che il presunto autore della violazione, dando inoltre luogo a tutti gli accertamenti e le indagini che siano necessarie per appurare la fondatezza della segnalazione.

Le segnalazioni possono essere inviate con la seguente modalità:

e-mail: [email protected]

lettera: all’indirizzo Fondazione E.N.P.A.I.A – viale Beethoven, 48 – 00144 Roma (att.ne Organismo di Vigilanza).

32 3.5. Raccolta e conservazione delle informazioni

Ogni informazione, report, segnalazione indicata nel presente Modello, o comunque inerente le materie trattate nel medesimo, raccolte dall’Organismo di Vigilanza nell’espletamento dei suoi compiti istituzionali dovranno essere archiviate e custodite, per almeno cinque anni, salvo che per particolari necessità l’Organismo chieda un tempo di archiviazione maggiore, in formato cartaceo e/o informatico, il cui accesso è riservato ai soli componenti dell’OdV.

4. SISTEMA DISCIPLINARE

4.1. La funzione e i principi generali del sistema disciplinare

Il Decreto prevede, quale condizione per un’efficace attuazione del Modello di organizzazione, gestione e controllo, in funzione esimente della responsabilità amministrativa da reato, l’introduzione di un sistema disciplinare idoneo a sanzionare il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello stesso. La Fondazione, pertanto, ha inteso adottare un sistema disciplinare volto a sanzionare la violazione dei principi, delle regole e delle misure previste dal Modello, dall’Organismo di Vigilanza, dal Codice Etico, nonché dalla normativa vigente.

L’applicazione del sistema disciplinare previsto nella presente sezione è autonoma rispetto allo svolgimento e all’esito del procedimento eventualmente avviato presso l’Autorità giudiziaria competente, in quanto le regole di condotta imposte dal Modello sono assunte dalla Fondazione in piena autonomia, indipendentemente dall’eventuale illecito che le stesse possano integrare.

Le sanzioni previste dal sistema disciplinare saranno applicate in presenza delle seguenti condotte:

 violazione – anche mediante condotta omissiva - delle disposizioni contenute nel Modello, a prescindere dalla commissione di un reato e dallo svolgimento ed esito di eventuali procedimenti penali e di procedimenti innanzi al giudice del lavoro;

 la redazione, eventualmente in concorso con altri, di documentazione non veritiera;

 l’agevolazione, anche mediante condotta omissiva, della redazione da parte di altri di documentazione non veritiera;

 la sottrazione, la distruzione o l’alterazione della documentazione concernente l’attuazione del Modello;

 l’ostacolo all’attività di vigilanza dell’OdV;

 l’impedimento dell’accesso alle informazioni e alla documentazione richiesta dai soggetti preposti all’attuazione del Modello;

 la realizzazione di qualsiasi altra condotta idonea ad eludere il sistema di controllo previsto dal Modello.

Costituiscono parimenti violazione del Modello:

 qualsiasi forma di ritorsione nei confronti di chi ha fatto segnalazioni in buona fede di possibili violazioni del Modello o richieste di chiarimento sulle modalità applicative del Modello stesso;

 il comportamento di chi volesse accusare altri Dipendenti di violazione dello stesso con la consapevolezza che in realtà non sussistono.

L’osservanza delle disposizioni e delle regole comportamentali previste dal Modello costituisce adempimento da parte dei Dipendenti degli obblighi previsti dall’art. 2104, comma II, c.c., di cui il contenuto del medesimo Modello rappresenta parte sostanziale e integrante, unitamente al Codice Etico (allegato 2), cui si fa rinvio.

Il mancato rispetto delle misure indicate nel Modello da parte dei Dipendenti costituisce, pertanto, illecito disciplinare, da cui deriva l’applicazione di sanzioni disciplinari, ai sensi dell’art.

2106 c.c..

L’intero Modello è reso accessibile ai Dipendenti attraverso la sua pubblicazione nella rete intranet della Fondazione.

Il Modello è inoltre pubblicato mediante affissione di copia cartacea in luogo accessibile a tutti i Dipendenti ai sensi dell’art. 7 della L.300/70 (“Statuto dei Lavoratori”).

In ogni caso, le sanzioni disciplinari dovranno essere irrogate ai Dipendenti nel rispetto complessivo dell’art. 7 dello Statuto dei Lavoratori, nonché di tutte le altre disposizioni legislative e contrattuali esistenti in materia, per quanto riguarda le sanzioni applicabili, la forma di esercizio del potere disciplinare, le garanzie e le tutele riconosciute al lavoratore, con particolare riferimento:

 al principio di proporzionalità della sanzione rispetto all’infrazione compiuta, ai sensi dell’art. 2106 c.c.;

 al diritto alla difesa del lavoratore, che impedisce l’irrogazione di una sanzione in assenza della preventiva contestazione dell’infrazione cui essa si riferisce e impone al datore di lavoro di sentire il lavoratore in sua difesa;

 all’impossibilità di prendere in considerazione, ai fini della comminazione e/o graduazione della sanzione, le infrazioni commesse in precedenza dal lavoratore, trascorsi due anni dall’applicazione della relativa sanzione.

Il tipo e l’entità delle sanzioni specifiche saranno applicate in base ai seguenti criteri generali:

a) elemento soggettivo della condotta (dolo, colpa);

b) rilevanza degli obblighi violati;

c) potenzialità del danno derivante alla Fondazione e dell’eventuale applicazione delle sanzioni previste dal Decreto;

d) livello di responsabilità gerarchica o tecnica del soggetto interessato;

e) presenza di circostanze aggravanti o attenuanti, con particolare riguardo alle precedenti prestazioni lavorative svolte dal soggetto destinatario del Modello e ai precedenti disciplinari dell’ultimo biennio;

f) eventuale condivisione di responsabilità con altri Destinatari o terzi in genere che abbiano concorso nel determinare la violazione.

Per quanto concerne l’accertamento delle infrazioni al presente Modello, i procedimenti disciplinari e la comminazione delle sanzioni, restano validi i poteri già conferiti, nei limiti delle rispettive deleghe e competenze.

In ogni caso l’Organismo di Vigilanza dovrà ricevere informazione dei procedimenti disciplinari

Nel documento MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO (pagine 23-0)