4. Il settore ICT ed il caso di studio Hyperborea s.r.l
4.2. Hyperborea s.r.l
4.2.4. Il nuovo assetto organizzativo
4.2.4.2. La formalizzazione delle procedure organizzative
Il risultato della riprogettazione ha introdotto all’interno dell’azienda regole di comportamento formalizzato attraverso la stesura di procedure organizzative. Questa operazione ha coinvolto tutti i settori dell’azienda coinvolgendo l’amministrazione finanza e controllo, commerciale e marketing e la produzione. Per alcuni di questi processi si è trattato di una revisione organizzativa, mentre altri sono stati creati e ripensati profondamente con interventi che hanno inciso notevolmente dell’operatività quotidiana.
Di seguito viene rappresentato la gestione per commesse, uno dei processi più importanti e critici all’interno dell’azienda, attraverso la descrizione delle procedure che la compongono.
In Hyperborea la gestione della produzione è organizzata principalmente su commessa. Diventa quindi fondamentale avere una corretta organizzazione del lavoro per poter controllare in maniera efficiente l’allocazione delle risorse, lo stato di avanzamento della commessa e la sua reddittività.
La gestione delle commesse è avvenuta attraverso quattro procedure: di start-up operativo, il monitoraggio della commessa, l’analisi dell’andamento e la chiusura della commessa.
La procedura di start-up operativo
Questa procedura ha lo scopo di descrivere le fasi operative-funzionali all’avvio di una commessa cliente. Il campo di applicazione di essa, si colloca all’interno del processo di gestione di una commessa e coinvolge il responsabile Commerciale di riferimento, il Project Manager ed eventualmente il responsabile dell’Amministrazione o un suo delegato.
L’avvio di una commessa è articolata su due fasi, quella di kick-off operativo e quella di assegnare il team di lavoro.
La fase di kick-off operativo, ha l’obiettivo di segnare in modo chiaro la partenza operativa di una commessa, con la condivisione di tutte le informazioni rilevanti fra le figure aziendali coinvolte e l’attribuzione delle responsabilità gestionali. In
135 particolare essa avviene attraverso un meeting convocato dalla figura commerciale che ha acquisito l’ordinativo del cliente a cui partecipano il capo-progetto (nominato in precedenza dal Responsabile della Produzione) che ha il compito di gestire il team di lavoro per tutta la durata della commessa e il Responsabile dell’Amministrazione con il ruolo di monitorare la redditività.
Il referente commerciale rende disponibile ed illustra nel meeting il contratto sottoscritto con il cliente, l’oggetto della fornitura, il budget, il piano di lavoro, le regole e i tempi di fatturazione.
Se non ci sono rilievi, il meeting si chiude con un verbale di presa in carico delle attività da parte del PM. In caso contrario, viene convocato un nuovo meeting per rivedere gli obiettivi della commessa ed eventualmente rinegoziare con il cliente la fornitura.
La fase di assegnazione del team di lavoro consiste nel fornire al sistema informativo, oltre dei dati della commessa (codice, nome, dati cliente, figure aziendali responsabili, valore della commessa, costi etc.), le risorse che comporranno il team.
Monitoraggio della commessa
Questa procedura ha lo scopo di dettagliare i tempi, le modalità e le finalità delle attività di monitoraggio delle commesse. Essa ha carattere ricorrente e presenta periodicità mensile. In particolare, in Hyperborea è stato stabilito che le attività di monitoraggio relativa reportistica devono essere ultimati entro il giorno 15 di ogni mese.
L’attività di monitoraggio si compone sia della rilevazione e stima dei parametri di costo e redditività relativi alle commesse che della produzione della reportistica sull’andamento e controllo della commessa.
Il Project Manager, responsabile della rilevazione, acquisisce dal team di lavoro costi, le attività eseguite e il grado di avanzamento dei lavori. Sulle base dei dati rilevati il PM stima le tempistiche di raggiungimento e la proiezione dei costi diretti interni ed esterni
136 Questi dati immessi nel sistema informativo aziendale, servono al Responsabile della Produzione per produrre la reportistica necessaria al monitoraggio e valutazione delle commesse e nell’aggiornamento del budget aziendale.
Analisi dell’andamento
La presente procedura ha lo scopo di definire i driver di analisi ed i meccanismi di risposta da attivare in relazione all’andamento delle commesse in essere.
Dopo la fase di monitoraggio, l’attenzione si focalizza sull’analisi dei parametri di redditività dei tempi di consegna e dell’attivazione di eventuali azioni correttive. Il Responsabile della Produzione analizza la reportistica e quantifica gli scostamenti in termini di costi interni ed esterni delle risorse e delle tempistiche di andamento. Inoltre il responsabile si occupa degli eventuali reclami dei clienti e ne individua le relative cause.
Le azioni correttive sugli scostamenti avvengono tramite il coinvolgimento da parte del Responsabile della Produzione dei Project Manager, Responsabile Commerciale e il Comitato di Direzione in base alla gravità dell’azione da intraprendere. Le correzioni possono avvenire attraverso una riorganizzazione del team di lavoro, revisione delle modalità di svolgimento delle attività, rinegoziazione delle condizioni con il cliente.
La chiusura della commessa
La procedura ha lo scopo definire le azioni da eseguire all’atto della chiusura della commessa, in particolare ha come oggetto la chiusura della commessa sul sistema informativo, la comunicazione all’amministrazione per la fatturazione, la produzione della reportistica finale e la condivisione dei risultati con il Responsabile della Produzione.
Terminata la chiusura formale da parte del PM della commessa sul sistema informativo, verificata l’esistenza della completa documentazione di fine lavori, si procede ad informare l’ufficio amministrativo che si può procedere alla formalizzazione della fattura che dovrà essere approvata dal PM stesso prima dell’invio al cliente.
137 Successivamente il PM ha il compito di produrre un report finale che riassume l’andamento economico della commessa, quantifica gli eventuali scostamenti dal valore finale rispetto ai valori di budget e sintetizza i reclami qualora presenti. A conclusione del ciclo della gestione della commessa, si condividono i risultati con il Responsabile della Produzione ed al Responsabile Commerciale i report prodotti per analizzare la profittabilità conseguita, la soddisfazione al cliente e le criticità intervenute e le soluzioni gestionali adottate.