Il programma che consente l’inserimento delle fatture attive e passive, la c.d. Procedura Clienti/Fornitori, è stato realizzato in un ambiente IBM System e pilotato da sistema parametrico. Questo è un modulo interfacciato col gestionale CABEL nel quale vengono generate automaticamente le relative registrazioni contabili. Fino al 1° gennaio 2019 i clienti CABEL avevano a disposizione un applicativo attraverso il quale potevano inserire le fatture attive, digitando i dati delle fatture dei clienti, e ad ogni registrazione il programma consentiva la generazione della fattura attribuendo una data e un numero progressivo. Grazie ad una funzionalità dell’ERP era possibile per l’operatore visualizzare la fattura in un formato facilmente interpretabile a video, e la stessa veniva poi trasformata in un formato pronto per essere trasmesso al cliente. Queste poi venivano trasmesse al cliente sia in formato PDF attraverso un’email, che in formato cartaceo e direttamente trasmesse tramite posta e poi stampate ed archiviate fisicamente in raccoglitori.
3.2 Il nuovo processo di emissione ed acquisizione delle fatture elettroniche
Alla luce di quanto sin qui esposto, gli obblighi derivanti dalla normativa sopracitata avranno un impatto determinante su tutti i fruitori dei servizi CABEL sia in qualità di emittenti, sia come riceventi delle fatture. A questo proposito la sfida che si presenta nei confronti di tutte le software house che realizzano Enterprise Resource Planning (ERP) è quello di verificare che questi siano adeguati alla normativa e che comprendano tutte le funzioni necessarie al fine di garantire la perfetta funzionalità di tutte del processo di fatturazione. È stato pertanto indispensabile modificare l’interfaccia degli ERP ed integrarli col SdI, modificare le procedure relative alla contabilità, ai pagamenti, la registrazione automatica delle fatture elettroniche, la numerazione sequenziale, l’attribuzione dei protocolli IVA, la gestione dei registri, nonché l’archiviazione sostitutiva, così come definita a norma di legge.
La richiesta pervenuta dai clienti CABEL copre tutte le implementazioni sopracitate, pertanto, la soluzione prospettata è quella di offrire un servizio di gestione della fatturazione elettronica in termini di interfaccia col SdI, sia di tutte le funzionalità a corredo come invio, ricezione, esiti e conservazione a norma. La soluzione individuata
45
da CABEL garantisce un’efficiente gestione di tutte le nuove funzionalità, grazie anche al supporto di partner accreditati per l’intero processo. Difatti l’intermediario scelto da CABEL è un soggetto accreditato al SdI il quale è abilitato alla trasmissione e alla ricezione delle fatture, alla gestione degli esiti e l’archiviazione documentale. Tuttavia, tenuto conto della limitatezza di tempo nonché la necessità di rilasciare gli aggiornamenti ad un alto numero di banche, è stato necessario limitare le modifiche relative alla proceduta Fornitori/Clienti CABEL nonché l’adeguamento degli archivi per la raccolta dati e alla produzione di un output che si integri nel complessivo iter.
L’obiettivo prospettato da CABEL è stato quello di ridefinire i processi, e modificare gli applicativi in modo da garantire la maggiore efficienza possibile al cliente, evitando la generazione di errori e di conseguenza l’incorrere dei clienti in sanzioni. Pertanto, CABEL ha selezionato dei partner italiani, che hanno sviluppato da tempo una conoscenza specifica dei requisiti indispensabili per la corretta gestione di tutti processi relativi alla fatturazione elettronica e che possano in ogni aspetto garantire un maggiore livello di integrazione, così da elaborare delle soluzioni efficaci e “customizzate” che riducano sensibilmente il time-to-market. In sostanza, CABEL si è posta l’obiettivo di fornire un ERP per i propri clienti in grado di gestire l’immissione delle fatture attive e la gestione delle passive, integrati con sistemi di trasmissione efficienti ed efficaci, e con un documentale separato che consente di archiviare un gran numero di fatture e altri documenti informatici in modo sicuro e ben organizzato.
La fattura elettronica come riportato nella comunicazione n. 89757/2018 del 30 aprile 2018 dell’Agenzia delle Entrate deve essere elaborata in un formato particolare denominato extensible markup language (XML) ed essere conforme alle specifiche tecniche dell’Agenzia delle Entrate. Alla luce di ciò, sono state apportate delle modifiche agli applicativi CABEL in modo tale che questi potessero generare flussi di informazioni corrette e che venissero poi trasformati nel formato richiesto, funzionalità non prevista in precedenza sugli ERP CABEL. Per quanto attiene invece al ciclo passivo, l’adeguamento ha dovuto ricomprendere anche la possibilità di “leggere” i flussi in formato XML provenienti dal SdI. Tutte le regole tecniche definite nel provvedimento precedentemente presentato sono valide soltanto per le fatture elettroniche fra privati, mentre per quelle emesse verso le Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole riportate nel Decreto Ministeriale n. 55/2013.
46 Immagine n.6: Rappresentazione grafica della trasmissione dei dati al SdI20.
3.3 Il ciclo attivo
La soluzione fornita dal lato attivo consente di inserire i dati, emettere e contestualmente contabilizzare le fatture attive, in modo automatico. Queste una volta generate le fatture, esse vengono trasmesse in formato XML all’intermediario accreditato allo SdI e contestualmente archiviate nel documentale messo a disposizione; inoltre viene consentita anche la trasmissione di un file in formato PDF, allegato al file XML, così che il cliente possa ricevere ulteriori dettagli in merito alla fattura. Attraverso il documentale fornito dalla soluzione CABEL, il cliente potrà non soltanto archiviare le fatture ma anche tutti i documenti che vorrà portare in conservazione sostitutiva, secondo gli standard della normativa vigente. Attraverso l’intermediario accreditato il cliente potrà spedire puntualmente, o a fine giornata le fatture direttamente al Sistema di Interscambio, ricevere le notifiche. Attraverso un cruscotto integrato il cliente avrà la possibilità inoltre di eventualmente modificare le fatture scartate. L’intermediario inoltre sarà incaricato, oltre che alla trasmissione dell’XML, anche all’apposizione delle marche temporali che attesteranno la data in cui il file è stato trasmesso al SdI, all’apposizione della firma digitale, alla verifica dei dati formali e sostanziali contenuti nella fattura elettronica, così che la stessa non venga
20 Estratto dalla presentazione del Dott. Umberto Zanini, nell’ambito del Workshop tenutosi presso CABEL il 15
47
scartata dallo SdI. Il cliente inoltre riceverà tutte le notifiche inerenti allo stato di trasmissione dei file nella casella di posta preimpostata dal cliente. Inoltre, l’intermediario avrà il compito di recapitare con periodicità un report riepilogativo sullo stato delle fatture.
Immagine n.7: Rappresentazione grafica del ciclo attivo
Sempre grazie al portale fornito da CABEL i clienti potranno facilmente visualizzare gli esiti della trasmissione, ovvero le notifiche trasmesse dal SdI, sia di scarto che di ricevuta consegna. Attraverso il documentale a disposizione del cliente questo potrà ricercare le proprie fatture digitalizzate e conservate a norma di legge, in modo semplice ed efficiente. È indispensabile tuttavia che i clienti della banca comunichino il codice destinatario e che tutte le banche aggiornino le anagrafiche dei clienti, soprattutto per quanto concerne la partita IVA e codice fiscale, al fine di evitare scarti da parte dell’Agenzia delle Entrate.
3.4 Il ciclo passivo
Per quanto invece concerne le fatture recapitate provenienti dal fornitore, grazie alla soluzione CABEL sarà possibile per il cliente ottenere i documenti attraverso il canale di ricezione ed effettuare uno scarico massivo in automatico delle fatture. Grazie al documentale, i clienti potranno archiviare le fatture in formato XML, insieme a tutti i file allegati come ad esempio PDF. In via automatica verranno poi caricate sull’ERP CABEL e automaticamente contabilizzate. All’interno del documentale sarà possibile ricercare le fatture per data, nome fornitore (o cliente) e tipologia di documento, dal
48
momento che sul medesimo potranno essere archiviate non soltanto le fatture attive e passive ma anche le e-mail, le bolle doganali e gli ordini.
Immagine n.8: Rappresentazione grafica del ciclo passivo
Tuttavia, affinché le fatture dei fornitori possano essere recapitare con successo è necessario che il codice destinatario attribuito all’intermediario sia comunicato tempestivamente al fornitore.
Entrambi i cicli sono stati interamente automatizzati; sono previsti controlli e verifiche dei dati ed è garantito in ogni fase della procedura certezza e conformità della normativa in tutte le fasi del processo.
49
4. Gli effetti dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica