Master Universitario di II livello in
Management, Innovazione e Ingegneria dei servizi – MAINS
Anno Accademico
2017/2018La gestione della fatturazione
elettronica nel B2B: il caso di
CABEL Industry.
Autore
Dott.ssa Beatrice Signorini
Tutor Scientifico
Prof. Roberto Barontini
Tutor Aziendale –
CABEL Industry S.p.a.2
Indice
Introduzione sullo stage presso CABEL Industry……….……….4
1. La crescita degli ERP nel settore banking………...5
2. L’avvento della fatturazione elettronica ………..8
2.1 L’entrata in vigore della fatturazione elettronica………....8
2.2 Il quadro normativo della fatturazione elettronica………....11
2.3 Che cosa è la fattura elettronica……….15
2.4 Il Sistema di Interscambio………15
2.5 Il conferimento delle deleghe………..20
2.6 I controlli del SdI………24
2.7 La gestione degli scarti ………...26
2.8 La struttura e contenuto del file XML ………....27
2.9 Le tipologie di errore riportate dal SdI ..………....32
2.10 I dati statistici raccolti dal SdI ……….…….38
2.11 La nuova gestione dell’imposta di bollo………..40
2.12 La nuova gestione del “Gruppo IVA” ………...41
3. La gestione della fattura da parte di CABEL Industry nel B2B...……….44
3.1 Il processo as is di CABEL Industry………..………….44
3.2 Il nuovo processo di emissione ed acquisizione delle fatture elettroniche………..44
3.3 Il ciclo attivo ………..46
3.4 Il ciclo passivo………47
4. Gli effetti dell’entrata in vigore della fatturazione elettronica…..……..……...49
3
4.2 Gli svantaggi della fatturazione elettronica ………...51
Conclusioni……….54
Bibliografia………..56
Sitografia……….57
4
Introduzione sullo stage presso CABEL Industry
CABEL Industry S.p.A. è una società per azioni specializzata in servizi di outsourcing per il settore bancario la quale annovera nel suo parco clienti banche retail, banche private, filiali italiane di banche estere, banche rete, banche online, banche specializzate in corporate finance, società di intermediazione finanziaria e altre istituzioni finanziarie nonché aziende industriali. La Società offre servizi di full
outsourcing, application developement & management, facility management, system integration, help desk management e business process outsourcing. Garantisce la
gestione del back office segnalazioni di vigilanza, back office finanza e titoli, back
office sistemi di pagamento e back office contabilità.
Lo stage svolto presso CABEL Industry ha avuto luogo dal 5 settembre 2018 al 21 dicembre 2018 nell’area “Customer Care”, area adibita al supporto degli utenti bancari utilizzatori dei servizi CABEL nonché dei clienti finali della banca, per i servizi di cui fruiscono direttamente (es. home banking). Le tematiche toccate nell’ambito del tirocinio sono state quelle relative alla contabilità, della gestione del ciclo attivo e passivo, supporto alla clientela nella gestione delle sofferenze, nonché supporto ai clienti nella liquidazione dell’IVA e nella gestione dello scambio di informazioni con l’Agenzia delle Entrate, fra cui le segnalazioni come il “Monitoraggio Fiscale” e il c.d. “Spesometro”. Inoltre, durante il tirocinio sono state poste in essere attività di assistenza alle banche nell’ambito di progetti di migrazione da un applicativo di vecchia generazione a quello di nuova tipologia. Durante queste attività è stato necessario supportare le banche mediante delle sessioni di formazione sull’operatività del nuovo applicativo, presso le sedi delle Banche e presso la sede di CABEL. Inoltre, le attività di tirocinio hanno compreso anche la partecipazione a numerosi incontri relativamente all’introduzione della nuova fattura elettronica, la quale avrà un impatto radicale sulla gestione del ciclo attivo e passivo delle fatture delle procedure CABEL.
Come appreso durante questi mesi, la tecnologia sta avendo un profondo impatto sulle odierne banche e queste sono sempre più spinte ad adattarsi a questa nuova realtà applicando soluzioni basate sull'IT, che si sono rivelate efficaci nell'accelerare le operazioni aziendali e nel migliorare la produttività. Settore fortemente provato dalla recente crisi finanziaria e modellato dall’introduzione di nuovi attori, come specificato in un rapporto del 2014 della società di consulenza Accenture “La capacità del
5 sistema bancario di generare profitti è oggi più che mai sotto pressione. La forte crisi che ha caratterizzato l’economia mondiale negli ultimi anni ha accentuato alcuni dei problemi strutturali del sistema bancario che suggeriscono un profondo ripensamento della maniera di fare banca.” 1. La fatica registrata dell’industria finanziaria a trasferire
valore effettivo ai propri clienti, si è concretizzata in una riduzione del numero di clienti i quali confidano ancora nell’aiuto concreto fornito dall’industria bancaria, dal 50% al 26% negli ultimi anni. Il crescente bisogno dei clienti finali di ricevere una consulenza rispetto alla gestione del risparmio si scontra con la necessità delle imprese di soddisfare i bisogni legati alla discontinuità che caratterizza il ciclo delle attività nel contesto competitivo bancario attualmente vigente2. A fronte di queste considerazioni
le Banche hanno deciso di adottare soluzioni che consentano di monitorare acquisti, contabilità, gestione finanziaria e controllo di gestione attraverso strumenti innovativi che tengano presente di tutti questi elementi. Per ottimizzare ulteriormente i vantaggi derivanti da strumenti che trovano il proprio fondamento sull’information technology, CABEL, oltre i software gestionali fornisce ai propri clienti sistemi integrati come l’“Enterprise Resource Planning” (ERP).
1. La crescita degli ERP nel settore banking
Gli ERP, termine che in italiano può essere tradotto come “strumenti di pianificazione
delle risorse d'impresa”, sono nati inizialmente come programmi per la gestione dei
processi dell’area logistica e produttiva nelle aziende prevalentemente manifatturiere. Tuttavia, nel corso del tempo sono diventati gradualmente “sistemi integrati” modulari in grado di coprire tutte le aree per automatizzare la maggior parte dei processi aziendali ovvero per verificare gli acquisti, progettazione, produzione, magazzini, vendite, spedizioni, contabilità, servizi di assistenza, gestione finanziaria e controllo di gestione. Il settore degli ERP applicato al banking ha visto una costante crescita negli anni recenti sia per ragioni attinenti ad esigenze di carattere commerciale, dettato anche da esigenze di matrice tecnologica ma anche per rispondere alle esigenze di segnalazione verso la Banca D’Italia e nei confronti dell’Agenzia delle Entrate. Difatti al fine di meglio sfruttare le potenzialità dell’information technology e di rendere i
1 A. Antonietti, G. Amodio, L. Antonini e D. Norzi “Everyday bank: un percorso già intrapresto e necessario”,2014,
p.54.
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processi maggiormente performanti ed economici le banche necessitano di ERP affidabili e in linea con la normativa vigente, con le circolari di entrambe le istituzioni sopracitate.
CABEL come fornitore di prodotti gestionali ed ERP offre sistemi che integrano tutti i processi di business rilevanti di un'azienda. La struttura modulare di questi sistemi consente l'integrazione di diverse aree funzionali e questa capacità, insieme all'estensibilità, rappresentano due caratteristiche distintive dei sistemi ERP rispetto ad altri tipi di software commerciali, disponibili sul mercato. I sistemi ERP consentono quindi un'integrazione continua tra i moduli e garantiscono una serie di benefici; primariamente in termini di operatività, come riduzione dei costi e del tempo di gestione delle operazioni, miglioramento della produttività e della qualità dei servizi verso i clienti. Inoltre, gli ERP forniscono benefici anche dal punto di vista manageriale: difatti consentono un migliore gestione delle risorse e migliorano i processi attinenti alle decisioni e alla pianificazione. Hanno un impatto positivo sulle strategie aziendali supportando la crescita aziendale e le alleanze strategiche, consentendo la generazione di collegamenti esterni sia coi fornitori che coi clienti garantendo alternativamente una leadership di costo o una differenziazione del servizio. Anche nella gestione dell’IT un ERP può essere utile nel determinare maggiore flessibilità del business, facilitando i cambiamenti futuri, una riduzione dei costi dell’IT. Un ERP garantisce anche la possibilità di comprendere meglio i processi attinenti al business grazie a degli strumenti IT, alla possibilità di analizzare e comprendere informazioni. Questo consente di migliorare la capacità di organizzazione dell’azienda, supportando i cambiamenti strutturali, facilitando l’apprendimento dei collaboratori e fornendo strumenti importanti per i lavoratori per la gestione di operazioni complesse, facilitando anche la costruzione di una visione comune dell’impresa3. Secondo uno studio, già nel 2005 il 70% delle 1000 compagnie
elencate dalla rivista “Fortune”, possedeva già ERP che gestivano già i processi di business. Secondo la Forrester Research (2004) il valore totale dei sistemi ERP, che si sostanzia in licenze, manutenzione e consulenza, ha raggiunto i 20 miliardi di dollari alla fine del 2005 dove soltanto il settore del bancario valeva 447 milioni di dollari 4. In
3 S. Shang, P. B. Seddon “A Comprehensive Framework for Classifying the Benefits of ERP Systems”,2000, p.
1006.
4 C Fuβ, R Gmeiner, D Schiereck “ERP Usage in Banking: An Exploratory Survey of the World's Largest Banks.”,
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Italia secondo un’indagine ISTAT, le aziende nel 2017 che utilizzano ERP erano il 36,5%, di cui il 79% erano aziende di grandi dimensioni e il 32% delle aziende di piccole medie dimensioni5.
Tuttavia, alcuni autori restringono l’ambito di applicazione degli ERP, sostenendo che
questi integrano funzionalità principalmente pertinenti all’operatività di back-of-office, indipendentemente dal settore, senza quindi sfruttare i processi di core-business6.
Questo tuttavia non si può affermare rispetto ad alcuni settori ad esempio come quello del banking dove i fornitori di ERP hanno gradualmente deciso di ampliare l'ambito delle funzionalità includendo anche alcuni processi core-banking. Difatti gli strumenti forniti dal fintech rappresentano strumenti indispensabili, anche nell’ottica di definire nuovi modelli di business. Se non sfruttate queste potenzialità costituirebbero una seria minaccia qualora i fornitori di questi servizi alle banche “non riescano a
sfruttarne appieno le potenzialità, lasciando ampio spazio ai nuovi concorrenti, in primo luogo ai giganti della tecnologia (Google, Apple, Facebook, Amazon, Alibaba) da tempo affacciatisi sul mondo del credito e della finanza”.7.
Al fine di far fronte a costi sempre crescenti, ed alle sempre più stringenti norme dettate dagli organi di vigilanza, soprattutto le piccole banche ricorrono frequentemente a provider esterni come CABEL, i quali possono garantire assieme un maggiore grado di flessibilità e sicurezza anche ampia resilienza operativa. L'outsourcing, o esternalizzazione, della tecnologia dell'informazione (IT) è oramai un’attività consolidata la quale si riferisce al trasferimento di tutto o parte dei servizi IT dall’organizzazione interna a un'altra, mediante la stipula di un contratto. Pertanto, è fondamentale per la Banca selezionare accuratamente un outsourcer che conosca il settore bancario e che conosca quindi i requisiti stringenti previsti dalla normativa, assicurando uno standard di sicurezza adeguato. In questo senso cresce maggiormente il rischio di stringere accordi con soggetti che manchino di attenzione rispetto delle normative di settore e che non siano in grado di gestire in maniera condivisa la clientela, ad esempio sul piano dei della riservatezza dei dati raccolti.
5 Report Anno 2017 “Cittadini, Imprese e Cittadini” - https://www.istat.it/it/files/2017/12/ICT_Anno2017.pdf 6 Ibidem, p. 156.
7 C. Barbagallo “Il sistema bancario italiano: situazione e prospettive” -
https://www.bancaditalia.it/media/notizia/il-sistema-bancario-italiano-situazione-e-prospettive-intervento-di-carmelo-barbagallo/.
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Per rispondere quindi alle particolari esigenze delle Banche nazionali, in questi ultimi 20 anni si è assistito alla crescita, sullo scenario nazionale, di ERP tutti italiani che, a differenza dei leader internazionali del settore, oltre a garantire la gestione completa degli adempimenti contabili e fiscali nel quadro della più complessa normativa italiana, si calano in maniera più precisa nel modus operandi locale, con modelli e processi molto più vicini alle procedure delle imprese italiane che li hanno adottati.
Grazie alla disponibilità di nuove tecnologie, gli spazi di intervento risiedono proprio nella capacità delle aziende di dialogare, ed è purtroppo un dato di fatto che in troppe piccole e medie imprese le procedure interne sono ancora limitate solo ad alcuni reparti aziendali, oppure le procedure non risultano aggiornate ed ottimizzate, o integrate questo comporta inevitabilmente rallentamento non soltanto dei flussi interni, ma anche della concorrenzialità, e con un degrado delle prestazioni di tutta la filiera8.
Ad ogni modo l’ERP rappresenta oggi giorno una sorta di “spina dorsale informatica” necessaria ed imprescindibile, funzionale all’eliminazione degli sprechi ed errori, che generi flussi continui di informazioni importanti sia dal punto di vista organizzativo che operativo.
2. L’avvento della fatturazione elettronica
2.1 L’entrata in vigore della fatturazione elettronica
Dal 1° gennaio 2019 tutte le fatture relative a cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia dovranno essere emesse soltanto in formato elettronico, come previsto dalla “Legge di Bilancio 2018”. Sebbene questo obbligo fosse stato introdotto già nel 2015 per i soggetti che si interfacciavano con le pubbliche amministrazioni, oggi tale vincolo rappresenta una novità per tutti i soggetti privati, sia che essi siano imprese che consumatori finali. In un primo momento il Legislatore ha reso vincolante questo obbligo per le forniture dirette alla Pubblica Amministrazione (Legge 244/2007 modificata dal D.lgs. 201/2011) ed in un secondo anche per quelle indirette, intendendo in questo senso i subappalti e i sub-contratti nell’ambito di un contratto stipulato con la PA e per tutti quei soggetti che eseguono
8 Centro Software - “Cos'è un sistema ERP di ultima generazione?”
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delle cessioni di benzina o di gasolio e a partire dal 1° luglio 2018, ex. art. 1, comma 917, della Legge n. 27 del 16 dicembre 2017, n. 205.
L’esigenza di porre in essere una nuova disciplina, ai fini di gestione delle fatture, nasce a seguito di un’indagine della Commissione Europea su dati raccolti nel 2015 in merito a tutte le operazioni soggette ad IVA effettuare negli Stati Membri. Questa indagine ha evidenziato un ingente "divario dell'IVA" ovvero la differenza tra il gettito
IVA previsto e l'importo effettivamente riscosso in capo a tutti i paesi dell’Unione
Europea. Sebbene a seguito di alcuni accertamenti siano stati rilevati indizi di miglioramento, per quanto concerne il versamento dell'IVA, il mancato gettito rimane a
livelli intollerabili su tutta l’Unione, ma soprattutto in Italia la quale registra in termini
assoluti il divario dell'IVA maggiore (pari a 35 miliardi di euro). Soltanto nel 2016 l’Italia
avrebbe evaso 35,988 miliardi di euro su un totale di IVA evaso nei 28 paesi dell’Unione Europea di 147 miliardi di euro. Questo risulta essere, purtroppo, un dato storico abbastanza consolidato. Tuttavia, allo stesso tempo, tali valutazione non dovrebbero essere considerate in modo isolato. Come conferma la Commissione Europea, le variazioni delle stime relative al divario IVA tra gli Stati membri rispecchiano le differenze esistenti negli Stati membri in termini di conformità fiscale, frode, elusione, fallimenti, insolvenze e amministrazione fiscale. Pertanto, tali stime sono utili al fine di avere un'indicazione sulla performance delle amministrazioni fiscali nazionali. Occorre inoltre tener presente che nel 2016 la maggior parte degli Stati membri dell'Unione Europea ha riscontrato effetti positivi su tutta l’economia. Tuttavia, la crescita registrata è stata, in media, leggermente più lenta rispetto a quanto registrato nel 2015. Difatti secondo stime della Commissione Europea, la crescita congiunta del prodotto interno lordo reale nell'UE è stata dello 2,0% nel 2016, registrando un calo di 0,2 punti percentuali rispetto al 2015. Ad ogni modo, occorre compiere questo tipo di valutazione anche alla luce dell’aumento dei prezzi al consumo; mediamente a livello europeo questi sono aumentati dello 0,3 percento e termini nominali, gli stessi sono aumentato di circa lo 0,7%. In definitiva, secondo la Commissione (come riportato nell’immagine sottostante), i maggiori gap IVA sono stati registrati in Romania (35,88%), in Grecia (29,22 percentuale), e in Italia (25,90%). Complessivamente, la metà degli Stati membri dell'UE 28 ha registrato un divario inferiore al 9,9%.
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Immagine n.1: Iva non raccolta in nell’Unione Europa in miliardi di Euro9
Al fine di porre rimedio a tale divario, l’Italia, come evidenziato nella “Decisione di
esecuzione del Consiglio del 5 febbraio 2018”, ha presentato una domanda di deroga
a norma dell’art. 395 della “Direttiva IVA”, per ottenere l’autorizzazione ad applicare obbligatoriamente la fatturazione elettronica per tutti i soggetti passivi residenti sul territorio italiano dal 1° gennaio 2019. Soltanto i soggetti passivi che beneficiano della franchigia per le piccole imprese sono esclusi da tale nuovo regime; difatti sono esonerati dall’emissione della fattura elettronica sia imprese che lavoratori autonomi i quali rientrano nel cosiddetto “regime di vantaggio” (ex art. 27, cc 1 e 2, del D.L. 6 luglio 2011, n. 98) e tutti coloro che rientrano nel c.d. “regime forfettario” (ex art. 1, cc da 54 a 89, L.23 dicembre 2014, n. 190). In questo caso i soggetti potranno continuare ad emettere fatture cartacee.
9 https://www.adnkronos.com/soldi/economia/2018/09/21/evasione-iva-italia
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Escluse queste categorie, il suddetto obbligo diviene vincolante per tutti i soggetti che cedono beni o eseguono delle prestazioni sia che essi siano operatori IVA (ovvero quando si tratta due operazioni nel caso B2B, cioè “Business to Business”), sia nel caso in cui la cessione/prestazione è effettuata da un operatore IVA verso un consumatore finale (operazioni nel caso B2C cioè “Business to Consumer”). Tale processo infatti prevede obbligatoriamente l’inoltro di tutte le fatture emesse al SdI, ente pubblico gestito dall’Agenzia delle Entrate. Questo rappresenta un sistema informatico in grado di ricevere le fatture, effettuare controlli sui file ricevuti, e inoltrare le fatture ai soggetti destinatari delle medesime.
L’obiettivo finale è quello quindi di acquisire in tempo reale le informazioni contenute all’interno fatture emesse e ricevute fra operatori e di consentire quindi alle autorità tributarie di effettuare controlli tempestivi e automatici relativamente alla coerenza fra l’IVA dichiarata e quella versata. Allo stesso tempo l’implementazione della fatturazione elettronica ha come ulteriore obiettivo - più di carattere strategico - anche quello di rendere maggiormente attraente il Sistema Italia, tramite l’introduzione dell’obbligo di inviare le fatture ad un unico archivio informatico centralizzato. Difatti, come riportato nella Decisione, l’estensione dell’applicazione della fatturazione elettronica risulterebbe vantaggiosa per lo Stato italiano sia in termini di lotta contro le frodi nonché in termini di semplificazione delle modalità di riscossione delle imposte. Difatti, tale nuovo processo di riscossione risulterebbe essere maggiormente vantaggioso dal momento che si avrebbe una migliore aderenza agli obblighi fiscali, imprimendo altresì un impulso alla digitalizzazione e alla semplificazione amministrativa. Già nel 2015, ovvero anno durante il quale è stata introdotta la novità nei rapporti con la P.A., la fatturazione elettronica ha consentito agli enti pubblici di ottimizzare le funzioni per il monitoraggio della spesa pubblica. È auspicabile quindi che tali effetti positivi si verifichino anche nel settore privato dove per esempio, sarà possibile non acquisire più registri IVA acquisti e vendite e ridurre i tempi per il caricamento delle fatture sia passive che attive. Inoltre, con l’entrata in vigore della fatturazione elettronica non sarà più necessario trasmettere il c.d. “Spesometro”.
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La fatturazione elettronica nell’ordinamento italiano si instaura nel 2007 con entrata in vigore della Legge n. 244 del 24 dicembre 2007, recante la descrizione disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (ovvero la Legge finanziaria 2008) il quale istituisce l’art, 1, commi 209-214 l’obbligo di emettere fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione. Già all’epoca le fatture in formato cartaceo non potevano più essere accettate da parte della PA, la quale non ricevendo la fattura in formato digitale, non poteva nemmeno procedere al relativo pagamento. La trasmissione delle medesime quindi avveniva (ed avviene) attraverso il Sistema di Interscambio (SdI). Attraverso il decreto attuativo della Legge n. 244 del 2007, ovvero il Decreto del 7 marzo 2008, viene individuato nell’Agenzia delle Entrate il gestore del SdI, definendone i compiti, le responsabilità e individua nella Sogei S.p.A. la struttura dedicata ai servizi strumentali e alla conduzione tecnica del SdI. Il secondo decreto attuativo della L. n. 244 del 2007, il decreto del 3 aprile 2013, delinea il processo per l’emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica, da applicarsi però sempre alle amministrazioni pubbliche. La “Legge di Stabilità del 2013”, la legge n. 228 del 24 dicembre 2012 recepisce nell’art. 1, commi 324-335 la Direttiva 2010/45/UE modificando il c.d. Decreto IVA, il DPR 633/72. Difatti gli articoli modificati, gli artt. 21 e 39 contengono la definizione di fattura elettronica, le caratteristiche e i requisiti tecnici della stessa, gli esempi di modalità tecniche per garantire autenticità dell'origine e integrità del contenuto della fattura elettronica e modalità di conservazione.
Su questo impianto normativo definito a per le pubbliche amministrazioni, si innesta la normativa relativa alle fatture nell’ambito B2B e B2C. Difatti, come già precedentemente riportato, l’Italia ha ottenuto una deroga all’obbligo previsto in materia di fatturazione, previsto dalla Direttiva 2010/45/UE del Consiglio del 13 luglio 2010 (recante modifiche della direttiva 2006/112/CE relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto). L’art. 1, comma 909, della Legge 27 dicembre 2017, n. 205, ha modificato l’art. 1 del decreto Legislativo del 5 agosto 2015, n. 127 introducendo l’obbligo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche riferite alle operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati in Italia, nonché l’obbligo di trasmissione telematica dei dati relativi alle operazioni di cessione di beni e di prestazione di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato. La riforma che ha
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istituito l’obbligo della fatturazione elettronica si innesta sul Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, relativo all’Istituzione e disciplina dell'imposta sul valore aggiunto, integralmente modificato dal D.P.R. 29 gennaio 1979, n. 24. La normativa secondaria, ovvero le circolari dell’Agenzia delle Entrate hanno dettagliato in modo più specifico la normativa primaria, come il Prot. n. 89757/2018. Molti degli aspetti che concernevano il processo di emissione e ricezione delle fatture elettroniche previste per la pubblica amministrazione sono state riprese anche della normativa relativa alle fatture nell’ambito B2B e B2C. Ad esempio, la fattura deve essere emessa utilizzando il formato XML e trasmessa al medesimo ente competente anche per le fatture indirizzate verso la PA, il c.d. SdI – già in uso dal 2014. Chiaramente per le fatture elettroniche da inviare alle Pubbliche Amministrazioni restano valide le regole tecniche previste in precedenza, oltre che la Circolare interpretativa del Ministero dell’Economia e Finanze n. 1/DF del 9 marzo 2015 che individua le Pubbliche Amministrazioni obbligate alla fatturazione elettronica oltre che alla Circolare interpretativa sempre del MEF n. 1 del 31 marzo 2014, circolare che chiarisce alcune delle disposizioni contenute nel decreto del Ministro dell'economia e delle finanze del 3 aprile 2013, n. 55. Inoltre, il Decreto del Ministero dell’Economia e Finanza del 17 giugno 2014 ha disciplinato gli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici, ai sensi dell’art. 21, c. 5 del D.lgs. n.82 del 7 marzo 2005 (il c.d. “Codice Amministrazione Digitale). Tale disposizione ha definito le regole in materia di obblighi alla conservazione digitale nonché l’assoluzione dell’imposta di bollo.
Le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono definite invece nel provvedimento del 30/04/2018 dell’Agenzia delle Entrate il Prot. N. 89757/2018 denominato “Regole tecniche per l’emissione e la ricezione delle
fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato e per le relative variazioni, utilizzando il Sistema di Interscambio, nonché per la trasmissione telematica dei dati delle operazioni di cessione di beni e prestazioni di servizi transfrontaliere e per l’attuazione delle ulteriori disposizioni di cui all’articolo 1, commi 6, 6bis e 6ter, del decreto legislativo 5 agosto 2015, n. 127”. L’Agenzia delle Entrate al
fine di supportare il contribuente, pone le basi all’interno di questo documento le regole generali per una corretta trasmissione del file, inserendo negli allegati le disposizioni tecniche per consentire ai provider di servizi telematici una corretta
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trasmissione dei file per i propri clienti. Come esplicitato nel sopracitato documento, l’Agenzia mette a disposizione diversi servizi gratuiti per predisporre agevolmente le fatture elettroniche, ma anche per trasmetterle riceverle, e conservarle nel tempo, in maniera sicura e inalterabile nonché per consultare e acquisire la copia originale delle fatture elettroniche correttamente emesse e ricevute. Tuttavia, l’Agenzia ricorda, sempre nel sopracitato provvedimento, che è possibile utilizzare software e servizi reperibili sul mercato, purché conformi alle specifiche tecniche del 30 aprile 2018. Mediante il Provvedimento del 5 novembre 2018 denominato “Modalità di conferimento/revoca delle deleghe per l’utilizzo dei servizi di Fatturazione elettronica”
l’Agenzia delle Entrate ha definito le modalità relative al conferimento delle deleghe per la gestione delle fatture attraverso i propri servizi gratuiti, il quale è andato a modificare il precedente provvedimento del 13 aprile 2018.
Recentemente il legislatore è nuovamente intervenuto sulla fatturazione elettronica andando a disciplinare la materia attraverso il “Decreto fiscale 2019” collegato alla Legge di Bilancio 2019, pubblicato in Gazzetta Ufficiale in data 23 ottobre 2018. Il testo del DL n. 119/2018 contiene le ultime modifiche apportate dal Consiglio dei Ministri in materia di sanzioni, prevedendo l’esclusione per i primi 9 mesi del 2019 della possibilità di essere sanzionati per la non corretta compilazione delle fatture. Inoltre, il Decreto prevede dal 1° gennaio 2019 delle semplificazioni fiscali in tema di fattura elettronica tra cui la possibilità di emissione della fattura entro dieci giorni dalla data dell’operazione.
Il Decreto ha disposto anche l’abrogazione dell’obbligo di registrazione progressiva degli acquisti. Difatti il testo dell’articolo è stato riformato prevedendo un’evidente semplificazione degli oneri in capo al soggetto passivo; ovvero “Il contribuente deve
annotare in un apposito registro le fatture e le bollette doganali relative ai beni e ai servizi acquistati o importati nell’esercizio dell’impresa, arte o professione, comprese quelle emesse a norma del secondo comma dell’articolo 17, anteriormente alla liquidazione periodica nella quale è esercitato il diritto alla detrazione della relativa imposta e comunque entro il termine di presentazione della dichiarazione annuale relativa all’anno di ricezione della fattura e con riferimento al medesimo anno.” In
sostanza, sono stati aboliti sia la numerazione progressiva di fatture e bollette doganali, sia l’obbligo di indicare il numero attribuito nella registrazione sul registro degli acquisti. Inoltre, ha definito una disciplina particolare in merito alla trasmissione
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telematica dei dati relativi ai corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Difatti dal primo di luglio del 2019 è previsto l’obbligo di trasmissione soltanto per tutti i soggetti con un volume d’affari superiore a 400 mila euro e dal primo gennaio 2020 per tutti i soggetti che effettuano operazioni di commercio al dettaglio. La norma, finalizzata ad agevolare la gestione dell’obbligo di fattura elettronica dal primo gennaio 2019 e la relativa liquidazione dell’IVA, è contenuta nell’art. 13 del D.L. 119/2018, e va a modificare l’art. 25 del DPR 633/1972.
2.3 Che cosa è la fattura elettronica
La fattura si tratta di un documento di carattere amministrativo la quale rappresenta un’operazione commerciale fra due soggetti con risvolti fiscali, civili, penali e finanziari. La c.d. “Legge di bilancio 2018” ha sancito l’obbligo esclusivo di emissione di fatture elettroniche invece che cartacee come avveniva in passato, per tutte le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato da inizio anno in poi. Tali fatture verranno elaborate, conservate e trasmesse al destinatario soltanto in formato digitale ed una volta elaborata la fattura questa dovrà essere firmata digitalmente e trasmessa al SdI. L’onere di trasmettere la fattura può ricadere sui cedenti/prestatori, che emettono la fattura e generano l’xml, o alternativamente sui possibili intermediari accreditati, individuati dal cedente prestatore, che svolgono il servizio per conto del cedente come definito dal paragrafo 5.3. del provvedimento Prot. 89757/2018 del 30.04.2018. Un ruolo chiave di questo nuovo processo verrà svolto dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate.
2.4 Il Sistema di Interscambio
Il SdI rappresenta un ente pubblico, instituito dall’ Agenzia delle Entrate col decreto del Ministero dell’Economia del 7 marzo 2008, il quale svolge una funzione di ricevere e recapitare le fatture ai destinatari delle fatture. Il SdI può essere raggiunto attraverso diverse modalità:
1) attraverso l’indirizzo PEC;
2) i servizi informatici messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate,
3) con sistema di cooperazione applicativa su rete Internet con “web service”, 4) attraverso un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su
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Come prescritto nella comunicazione dell’ADE del 30 aprile 2018 le fatture elettroniche dovranno essere recapitata dal SdI al soggetto cessionario/committente, anche attraverso un intermediario accreditato all’Ade. Come definito al punto 5.1 della comunicazione dell’Ade del 30 aprile 2018, il cedente/prestatore può trasmettere allo SdI o ricevere dal SdI le fatture elettroniche attraverso un intermediario; a tal fine questo dovrà fornire al cedente/prestatore il proprio codice destinatario. Una volta comunicato, il cedente/prestatore a quel punto dovrà comunicare il codice ai propri fornitori oppure indicare tale indirizzo nel servizio di registrazione di cui al punto 8.1 della comunicazione dell’Ade n. 89757/2018, come verrà descritto in seguito. Gli intermediari di cui ai periodi precedenti possono essere anche soggetti diversi da quelli individuati dall’articolo 3 del Decreto del Presidente della Repubblica 22 luglio 1998, n. 322.
Le modalità attraverso cui lo SdI recapita la fattura elettronica sono quelle sopracitate per la trasmissione, ovvero:
a) sistema di posta elettronica certificata, “PEC”;
b) sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service”;
c) sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP.
Sia per la procedura di trasmissione che di recapito della fattura, le modalità di cui alle lettere b) e c) necessitano di un preventivo processo di “accreditamento”. L’ADE ha definito delle modalità precise per ottenere l’accreditamento.
Occorre tuttavia sottolineare come la creazione di un “canale telematico” FTP o Web Service solitamente è consigliabile a tutti i soggetti che intendono creare un canale telematico dedicato e sempre attivo tra i suoi server e il Sistema di Interscambio, soggetti che solitamente sono chiamati alla trasmissione di un elevato numero di fatture. Tali operatori sono soggetti i quali sono in possesso di un determinato grado di informatizzazione e sono nella possibilità di gestire con continuità e con costante presidio il sistema informativo collegato al SdI. Inoltre, la normativa richiede che per ottenere tali canali debba essere indispensabile stipulare un “accordo di servizio” col SdI stesso e trasmette una “richiesta di accreditamento”, compilando un modulo online all'interno del quale vanno inseriti una serie di informazioni tecniche.
Tale richiesta di accreditamento di un canale per la trasmissione dei dati delle fatture può avvenire: secondo le modalità descritte nella pagina “Accreditare il canale del sito del Sistema di Interscambio” come descritto nel sito www.fatturapa.gov, che
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attraverso l’interfaccia web per i servizi “Fatture e Corrispettivi” dove è possibile generare e trasmettere al Sistema di Interscambio la richiesta di accreditamento di un canale Web-service.
Appare perciò più conveniente per la persona fisica o quel soggetto giuridico che deve trasmettere soltanto un numero limitato di fatture giornaliere, utilizzare una PEC ovvero il servizio web del portale “Fatture e Corrispettivi”.
A questo proposito, l’Agenzia delle Entrate rende disponibile un servizio di registrazione, come descritto al punto 8.1 del Prot. del 30 aprile 2018, “dell’indirizzo telematico”. Tale portale consente di registrare alternativamente la PEC del cedente prestatore o il “Codice destinatario” dell’intermediario prescelto.
Immagine n.2: Esempio di schermata del servizio di registrazione dal portale “Fatture e Corrispettivi” (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/portale/)
Il codice destinatario dell’intermediario che deve essere inserito nel portale è un codice alfanumerico di 7 cifre, attribuito attraverso la procedura di accreditamento al SdI prima descritta, ed è indispensabile al fine di utilizzare i canali FTP o Web
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Service. Tale codice inoltre dovrà essere indicato all’interno dell’XML nel campo
dedicato e dovrà essere obbligatoriamente valorizzato. Difatti l’Agenzia delle Entrate
chiarisce che il “Codice Destinatario” deve essere sempre compilato ed in assenza di
un codice può essere inserito il codice convenzionale “0000000”. Soltanto in alcuni casi il committente non comunicherà alcun indirizzo telematico, né PEC né codice destinatario (se non quello convenzionale) ovvero quando questo è:
-un consumatore finale;
-un operatore in regime di vantaggio o forfettario, -un piccolo agricoltore.
Tuttavia, in questi casi il fornitore dovrà rilasciare al suo cliente una copia su carta (o inviare un PDF per email) della fattura inviata al SdI, comunicandogli prontamente anche che potrà consultare e scaricare l’originale della fattura elettronica nella sua area riservata del sito internet dell’Agenzia delle Entrate. Di sotto in via sintetica si riportano tutti i casi sopra descritti.
Per prestazioni fornite da operatori localizzati fuori dai confini nazionali, il committente italiano passivo IVA è debitore d’imposta: se l’operazione è avvenuta all’interno della CEE, l’IVA si paga con inversione contabile (ovvero le c.d. fatture intra CEE), se è extra-europea è necessaria l’autofattura (ovvero le fatture extra CEE). Tutte le comunicazioni dei dati delle fatture emesse e ricevute con riguardo alle operazioni di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate e ricevute verso e da soggetti non stabiliti nel territorio dello Stato deve essere emesso un “Esterometro”, ovvero un documento in XML riepilogativo, dove il campo codice destinatario è valorizzato con “XXXXXXX”. Per tutte le operazioni extra UE dal momento che si tratta di importazioni è sempre la dogana che manda le informazioni rilevanti.
Inoltre, in caso di emissione di fattura utilizzando modalità diverse da quelle previste dalla legge la fattura si intende non emessa e si applicano quindi le sanzioni previste dall’articolo 6 del D.L. 471/97. Pertanto, il cessionario/committente per non incorrere nella sanzione di cui all’art. 6 c. 8 del D.L 471/97 deve adempiere agli obblighi documentali ivi previsti mediante il SdI e per la regolarizzazione deve trasmettere un’autofattura al SdI indicando come tipologia di documento TD20 (unico caso previsto dall’Agenzia). Nel caso in cui il fornitore decidesse di non adempiere allora il
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Caso Indirizzo telematico registrato a SDI Codice destinatario convenzionale Consegna informatica o analogica Tempestiva comunicazione o consegna copia fattura
Il cliente soggetto Iva si è registrato al SDI e lo ha comunicato al fornitore
Indirizzo telematico
registrato a SDI 0000000
no no
Il cliente soggetto Iva ha comunicato il codice destinatario oppure l'inidirizzo
PEC
Indirizzo telematico inserito in fattura
no no
Il cliente è in regime di vantaggio forfettario oppure
produttore agricolo
Messa a disposizione nell'area riservata del
sito web ADE
0000000
no si
Il cliente è il consumatore finale no partita iva
Messa a disposizione nell'area riservata del
sito web ADE
0000000
si no
Il cliente soggetto iva ha il canale di ricezione (PEC; WS; FTP) che non è attivo oppure
non funziona
Messa a disposizione nell'area riservata del
sito web ADE + comunicazione trasmittente
no si
Il cliente soggetto IVA non ha comunicato l'indirizzo telematico (PEC o codice
destinatario)
Messa a disposizione nell'area riservata del
sito web ADE
0000000
no si
Il cliente è un soggetto
straniero XXXXXXX
no no
Il fornitore non ha inoltrato la fattura elettronica tramite il
SDI
AUTOFATTURA TD20
no no
committente emette quella che è la c.d. “Fattura Spiona” per ogni fattura che il fornitore genera e invia fuori dal SdI.
Tabella n.1: Tutte le casistiche relative ai soggetti passivi10.
Il SdI pertanto, se il committente è registrato allo SdI, smista le fatture secondo il codice destinatario o alternativamente all’indirizzo PEC fornito in sede di registrazione. Se questo non trova tali elementi consegna la fattura al codice destinatario indicato in fattura; se questo campo è valorizzato con codice convenzionale “0000000”, allora il SdI recapita la fattura alla PEC indicata in fattura. In ultima analisi, nel caso in cui non sia indicata alcuna PEC, o nel caso in cui la casella PEC risulti essere piena o non attiva, oppure nel caso in cui il canale telematico indicato non attivo, la fattura viene recapitata nel cassetto fiscale del contribuente.
10 Estratto dalla presentazione del Dott. Umberto Zanini, nell’ambito del Workshop tenutosi presso CABEL il 15
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Di sotto si riporta la logica di indirizzamento del SdI11.
Come precedentemente riportato, nel portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia dell’Entrate il contribuente ha a disposizione un’area riservata accessibile tramite credenziali personali. Al fine di garantire la sicurezza e l’inviolabilità dei dati contenuti nelle fatture è necessario che l’utente abbia preventivamente acquisito le credenziali SPID ("Sistema Pubblico dell'Identità Digitale") oppure sia in possesso di una Carta Nazionale dei Servizi (CNS) oppure abbia acquisito le credenziali Fisconline/Entratel rilasciate dall’Agenzia delle Entrate.
Mediante le predette credenziali l’utente, oltre al portale “Fatture e Corrispettivi”, può accedere a tutti gli altri servizi online offerti dall’Agenzia delle Entrate, quali ad esempio la consultazione delle proprie dichiarazioni fiscali, dei versamenti…
2.5 Il conferimento delle deleghe
L’Agenzia ha reso possibile inoltre delegare un intermediario all’accesso all’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” al fine di utilizzare, per conto dell’utente, i servizi in esso presenti. Soltanto i soggetti previsti ex art. 3, comma 3, del DPR n.
11 Estratto dalla presentazione del Dott. Umberto Zanini, nell’ambito del Workshop tenutosi presso CABEL il 15
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322/1998 ovvero i ragionieri e i dottori commercialisti, i consulenti del lavoro possono accedere all’area riservata del contribuente sul portale ed utilizzare tutti i servizi forniti dall’Agenzia delle Entrate, previo conferimento di una specifica delega. È possibile selezionare nel portale “Fatture e Corrispettivi” la delega che si intende rilasciare all’intermediario relativa alla consultazione del cassetto fiscale, ovvero:
1) consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici,
2) consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA, 3) registrazione dell’indirizzo telematico,
4) fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche 5) accreditamento e censimento dispositivi.
22 Immagine n.3: Modulo per conferimento delle deleghe (disponibile al sito
https://www.agenziaentrate.gov.it/wps/file/Nsilib/Nsi/Strumenti/Modelli/Modelli+da+presentare +in+ufficio/Delega+revoca+per+la+consultazione+del+cassetto+fiscale/Delega_revoca_cassF
isc+EDIT.PDF)
Le prime 4 deleghe possono essere conferite soltanto ai soggetti previsti all’art. 3, comma 3, del D.P.R. 322/1998. La durata di ciascuna delega non può essere superiore a 2 anni e ogni servizio è delegabile fino a un massimo di 4 soggetti.
Con il conferimento della prima delega al servizio, ovvero la più ampia, l’intermediario potrà: ricercare, consultare e acquisire le fatture elettroniche emesse e ricevute dal soggetto delegante attraverso il SdI, consultare i dati trasmessi con riferimento alle operazioni transfrontaliere, consultare le comunicazioni dei prospetti di liquidazione trimestrale dell’IVA del soggetto delegante ed i dati IVA delle fatture emesse e ricevute dell’operatore IVA, rilevabili dalle comunicazioni di cui all’articolo 21 del decreto-legge 31 maggio 2010, n. 78 e successive modificazioni, consultare le notifiche e le ricevute del processo di trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche, delle comunicazioni dei dati rilevanti ai fini IVA (dati fattura e dati dei corrispettivi), delle comunicazioni dei prospetti di liquidazione periodica dell’IVA, potrà inoltre indicare al Sistema di Interscambio “l’indirizzo telematico” e generare il codice a barre bidimensionale (QR-Code) per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del soggetto delegante.
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Si evidenzia inoltre che con il conferimento della delega ai servizi di consultazione e acquisizione delle fatture elettroniche o dei loro duplicati informatici, il delegato potrà avere accesso, qualora siano presenti o desumibili dalla fattura, a dati personali di dettaglio quali, ad esempio, dati sensibili che sono stati oggetto anche di una pronuncia del Garante nazionale per la riservatezza dei dati.
Tramite la seconda sarà possibile soltanto consultare le comunicazioni dei prospetti di liquidazione trimestrale dell’IVA del soggetto delegante ed i dati IVA delle fatture emesse e ricevute dall’operatore IVA, consultare gli elementi di riscontro fra quanto comunicato con i prospetti di liquidazione trimestrale dell’IVA e i dati delle fatture emesse e ricevute, consultare le notifiche e le ricevute del processo di trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche, delle comunicazioni dei dati rilevanti ai fini IVA (dati fattura e dati dei corrispettivi), delle comunicazioni dei prospetti di liquidazione periodica dell’IVA oltre che generare il codice a barre bidimensionale (QR-Code) per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del soggetto delegante e del relativo “indirizzo telematico”.
Nel caso di conferimento della terza delega sarà possibile al delegato indicare al SdI all’indirizzo telematico” preferito per la ricezione dei file contenenti le fatture elettroniche, cioè una PEC o un “codice destinatario”, da parte del delegante, generare il codice a barre bidimensionale (QR-Code) per l’acquisizione automatica delle informazioni anagrafiche IVA del soggetto delegante e del relativo “indirizzo telematico”. Con il conferimento della quarta delega è possibile che il soggetto delegato possa per conto del delegante predisporre e trasmettere tramite SdI fatture elettroniche attraverso le funzionalità rese disponibili nel portale dedicato alla Fatturazione Elettronica, gestire il servizio di conservazione delle fatture elettroniche, visualizzare lo stato dell’adesione al servizio di conservazione delle fatture elettroniche, consultare le notifiche e le ricevute del processo di trasmissione/ricezione delle fatture elettroniche, delle comunicazioni dei dati rilevanti ai fini IVA, delle comunicazioni dei prospetti di liquidazione periodica dell’IVA (solo se soggetti delegabili per legge anche per la seconda delega) e generare il codice a barre bidimensionale QR Code.
Attraverso infine l’ultima delega è possibile che il soggetto delegato possa per conto del delegante accreditare e censire i dispositivi per la trasmissione dei file con i dati dei corrispettivi, definire il ruolo che il delegante assume nel processo di trasmissione dei file con i dati dei corrispettivi.
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2.6 I controlli del SdI
Secondo quanto prescritto all’art. 21 del DPR del 26 ottobre 1972 n.633 il Sistema di Interscambio è deputato alla verifica dei dati obbligatori della fattura ai fini fiscali, del l’indirizzo telematico (c.d. “codice destinatario” ovvero indirizzo PEC) al quale il cliente desidera che venga recapitata la fattura inoltre controlla che la partita IVA del fornitore (c.d. cedente/prestatore) e la partita IVA ovvero il Codice Fiscale del cliente (c.d. cessionario/committente) siano esistenti.
Rispetto ai controlli che può effettuare il SdI, gli intermediari delegati alla trasmissione e accreditati allo SdI possono fare soltanto parte dei controlli che effettua lo SdI (in particolare 42 controlli sui 44 totali). Tali controlli riguardano la validità e l’autenticità del certificato di firma, la nomenclatura ed unicità del file trasmesso e le dimensioni del file; sull’integrità del documento sulla coerenza e validità del contenuto della fattura nonché della sua unicità e recapitabilità della medesima. Tuttavia, gli intermediari accreditati allo SdI non possono verificare l’esistenza presso l’Anagrafe Tributaria della partita IVA del cedente/prestatore e del committente/cessionario ovvero del codice fiscale, prerogativa riservata all’Agenzia delle Entrate. Nonché non possono verificare che il codice destinatario indicato sia attivo.
Al fine di risolvere tale problematica, e al fine di ricevere correttamente la fattura è indispensabile comunicare in modo chiaro e tempestivo al fornitore non solo la propria partita IVA, codice fiscale e i propri dati anagrafici corretti ma anche l’indirizzo telematico, l’indirizzo PEC o Codice Destinatario di 7 cifre, che dovrà essere anche essere indicato in fattura.
Tutti i canali di trasmissione descritti in precedenza prevedono dei messaggi di ritorno relativi allo stato della trasmissione; questi messaggi sono specifici delle infrastrutture di comunicazione e garantiscono la “messa a disposizione” del messaggio e dei file allegati da parte di chi invia rispetto a chi riceve. Nel caso in cui, per motivi indipendenti dal SdI, il canale di trasmissione fosse temporaneamente indisponibile (es: casella PEC piena), il Sistema effettua fino ad un massimo di 6 tentativi di trasmissione, distribuiti in tre giorni (uno ogni 12 ore).
Per quanto concerne i controlli, il SdI verifica innanzitutto il file ricevuto e gli attribuisce un identificativo proprio. Dopo di che effettua le verifiche previste, e nel caso in cui la procedura, a seguito dei controlli, restituisca esito negativo, il SdI invia una ricevuta di scarto al soggetto trasmittente
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D’altro canto, nel caso in cui i controlli restituiscano esito positivo, allora è compito del SdI individuare il canale per il recapito. In questa fase della procedura possono verificarsi più fattispecie.
Nel caso in cui, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione al soggetto ricevente non fosse possibile, oppure non sia stato individuato il corretto canale di recapito, il SdI rende disponibile la fattura nell’area riservata del cessionario/committente e invia al soggetto trasmittente una ricevuta di impossibilità di
recapito con la quale comunica di aver messo a disposizione la fattura nell’area
autenticata dei servizi telematici del cessionario/committente.
Se il canale è attivo e correttamente individuato, allora il SdI trasmette la fattura elettronica al soggetto ricevente; unitamente al file fattura, il SdI trasmette anche, sotto forma di file XML, una notifica di metadati del file fattura tramite la quale sono comunicate le informazioni utili all’elaborazione ed alla comunicazione da parte del soggetto ricevente.
Nel caso in cui la trasmissione abbia esito positivo, il SdI recapita al soggetto trasmittente una ricevuta di consegna della fattura elettronica e mette a disposizione un duplicato informatico della fattura elettronica nell’area riservata del cessionario/committente. Soltanto in questo caso la fattura si ritiene “emessa” come previsto dall’art. 21 e 21 bis del DPR 633 del 1972. La ricevuta di consegna inviata al soggetto trasmittente in caso di esito positivo del recapito della fattura, contiene anche l’indicazione della data di consegna della fattura.
Tabella n.2: Prospetto delle notifiche trasmesse da SdI al trasmittente o all’intermediario12
Nel caso in cui la fattura elettronica venga scartata dal SdI occorrerà correggere l’errore che ha prodotto lo scarto e inviare nuovamente al SdI l’XML della fattura corretta. A tal proposito l’Agenzia delle Entrate consente che venga ritrasmessa la fattura con la stessa data e numerazione di quella scartata, poiché soltanto nel caso in
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cui la fattura venga trasmessa e accettata dal SdI, allora la fattura si considera emessa. Per ogni file elaborato il SdI calcola un codice alfanumerico che caratterizza univocamente il documento (denominato hash), riportandolo all’interno delle ricevute. Per quanto concerne i tempi in cui il SdI effettua tali operazioni di controllo e consegna della fattura, essi possono variare da pochi minuti ad un massimo di 5 giorni, nel caso in cui venga trasmesso un elevato numero di fatture.
2.7 La gestione degli scarti
Le tipologie di errore possono essere di due tipi. Un primo errore potrebbe riguardare i dati formali della fattura che non impattano quindi sul contenuto della stessa ad esempio, nella situazione in cui un codice fiscale o una partita IVA siano stati correttamente inserirti ma non risultino attivi. L’altra tipologia di errore potrebbe riguardare i dati sostanziali della fattura come ad esempio gli importi. Nel caso in cui l’ERP sia rigido e non consenta la modifica della fattura o non consenta la cancellazione della stessa occorre operare con uno storno interno dell’operazione con nota di credito, emettendo quindi una nuova fattura inserendo quindi un numero progressivo differente e con data differente. In entrambi i casi, le fatture scartate risultano come mai emesse, e pertanto seguiranno la numerazione delle fatture emesse nel frattempo. Nel caso in cui invece l’ERP consenta le modifiche della registrazione allora queste possono essere corrette e rinviate con la stessa numerazione e data dalla fattura precedentemente trasmessa.
Per quanto concerne il certificato di firma, l’apposizione di questa, differentemente da quanto richiesto per le fatture verso la Pubblica Amministrazione, non è un requisito indispensabile per le fatture nel B2B, le quali possono anche non essere firmate digitalmente.
Quando ci si riferisce alla firma digitale si intende quella con certificato di firma elettronica qualificata, rilasciato da un certificatore accreditato, presente nell’elenco pubblico dei certificatori gestito dall’Agenzia per l’Italia Digitale, così come disciplinato dall’art. 29, comma 1, del DLGS 7 marzo 2005 n. 82. A tal proposito l’Agenzia delle Entrate nell’Allegato A del provvedimento del 30 aprile 2018, ovvero nelle specifiche tecniche, stabilisce che i certificati di firma sono i seguenti:
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-CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla
specifica pubblica ETSI TS 101 733 V1.7.4, così come previsto dalla normativa vigente in materia a partire dal 1° settembre 2010;
-XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1, così come previsto dalla normativa vigente in materia a partire dal 1° settembre 201013;
Tuttavia è raccomandabile firmare digitalmente le fatture dal momento che da un punto di vista probatorio, come previsto dall’art. 2702 del Codice Civile, “La scrittura
privata fa piena prova fino a querela di falso della provenienza delle dichiarazioni da chi l'ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa è legalmente considerata come riconosciuta”.
Pertanto, se non firmate, le fatture potrebbero presentare una valenza probatoria differente, rispetto a quelle firmate, in sede di contenzioso e questo può generare delle evidenti difficoltà nel momento in cui queste dovessero essere prodotte in giudizio.
2.8 La struttura e contenuto del file XML
Le “Specifiche tecniche - Versione 1.3”14 rilasciate il 10 ottobre 2018, allegate al
protocollo n. 89757/2018 dell’Agenzia delle Entrate, definiscono le regole tecniche relativamente alle soluzioni informatiche da utilizzare per l’emissione delle fatture di cui all’articolo 1, comma 3, del decreto legislativo 127/2015. Affinché venga emessa una fattura che rispetti i dati obbligatori indicati nel DPR n. 633 del 26 ottobre 1972 occorre riportare alcune informazioni, rilevanti ai fini fiscali. Il file XML può avere una dimensione massima di 5 MB, può contenere una fattura o un lotto di fatture.
Innanzitutto, occorre che sia riportata la data di emissione. Difatti deve essere valorizzato il campo indicato nel tracciato fornito dall’ADE, come “Data” della sezione “DatiGenerali” con la data di emissione della fattura elettronica, (informazione obbligatoria ai sensi degli articoli 21 e 21bis del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633). Nello specifico, all’interno della fattura elettronica relativa a cessioni di beni deve essere riportata la data delle cessioni, ovvero il
13 Ibidem, p. 9. 14 Ibidem.
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momento della sigla del contratto di vendita, se l’oggetto dell’accordo è un bene immobile, oppure la data della consegna o spedizione del bene nel caso di cessione di beni mobili. Infine, per quanto invece previsto dalle prestazioni di servizi si considerano effettuate all’atto del pagamento del corrispettivo.
A tal proposito, per quanto concerne l’imposta, questa diverrà esigibile alla data identificabile con quella riportata nella fattura ai sensi degli articoli 21 o 21 bis del D.P.R. n. 633/1972. In merito, invece, all’identificazione della data da cui decorrono i termini di detraibilità dell’imposta, la stessa viene identificata dalla data di ricezione attestata al destinatario dai canali telematici di ricezione ovvero dalla data di presa visione della fattura elettronica nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate in cui è stata depositata. Pertanto, al fine di ovviare ad alcune problematiche che gli utenti finali potrebbero incontrare durante il nuovo processo, il decreto fiscale (DL 119/2018) è intervenuto derogando alla normativa specifica disponendo che dal 1° gennaio al 30 giugno 2019, è derogata la normativa in materia di sanzioni in caso di tardiva emissione della fattura. Pertanto, questa può essere emessa entro il termine di liquidazione dell’IVA di periodo. Se ciò non avviene, secondo quanto disposto dall’art. 10, primo comma lett. b) del Decreto Legge n. 119 del 2018, devono essere applicate le sanzioni tuttavia con una riduzione dell'80 per cento, a condizione che la fattura elettronica sia emessa entro il termine di effettuazione della liquidazione dell'imposta sul valore aggiunto del periodo successivo. Invece dal 1° luglio 2019, cambieranno nuovamente le regole generali relative alle fatture le quali potranno essere emesse entro 10 giorni dall’effettuazione dell’operazione (ex. Art. 11 comma lett. b) letto congiuntamente col comma 2).
Sempre all’interno dell’XML deve essere inserito inoltre il numero progressivo che identifichi la fattura in modo univoco, assieme alla denominazione o ragione sociale nel caso di persona giuridica, nome e cognome nel caso di persona fisica. Inoltre, è indispensabile che sia inserita la residenza o domicilio dei soggetti fra cui è effettuata l'operazione (cedente / prestatore e cessionario / committente) e dell’eventuale rappresentante fiscale, nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti.
Deve essere riportato numero di partita IVA del cedente/prestatore e del cessionario/committente oppure alternativamente il numero di codice fiscale se non
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agisce nell’esercizio di impresa, arte o professione. Per quanto attiene ai dati contenuti nel corpo della fattura occorre indicare la natura, la qualità e la quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto dell'operazione, corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono, non ché i corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o abbuono. È necessario inoltre definire l’aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al centesimo di euro.
Oltre a queste informazioni, nel definire il contenuto informativo della fattura elettronica si tiene conto di sia delle informazioni necessarie ai fini della corretta trasmissione della fattura al Sistema di Interscambio e da questi al soggetto destinatario, ulteriori eventuali informazioni che possono risultare utili sulla base delle tipologie di beni/servizi ceduti/prestati e delle esigenze informative intercorrenti tra singolo fornitore e singolo cliente.
Per quanto concerne il nome del file che deve essere trasmesso all’Agenzia delle Entrate deve rispettare la seguente nomenclatura:
Immagine n.4: Nomenclatura del file15
Per quanto concerne il codice paese questo deve essere espresso secondo lo standard ISO 3166-1. L’identificativo univoco, è rappresentato dall’identificativo fiscale ovvero codice fiscale o partita IVA nel caso di soggetto residente in Italia oppure l’identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto residente all’estero. La lunghezza di questo identificativo è di 11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di soggetto residente in Italia oppure di 2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) se soggetto estero. Tuttavia, l’identificativo usato per il nome del file non è soggetto a controlli di validità, esistenza o coerenza con i dati presenti in
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31 Immagine n. 5: Schema del file XML16
Mentre il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9] Di sotto si porta l’”XML Schema” il quale è il linguaggio di descrizione del contenuto di un file XML; il suo scopo è definire quali elementi sono permessi, quali tipi di dati sono ad essi associati e quale relazione gerarchica hanno fra loro gli elementi del file.
Ciò permette principalmente la validazione del file XML, ovvero la verifica che i suoi elementi siano in accordo con la descrizione in linguaggio XML Schema. Nell’immagine numero 5 si riporta lo schema dei “macro blocchi” dell’XML; mediante i riquadri caratterizzati da una linea continua, abbiamo i riquadri che devono essere compilati obbligatoriamente, mente quelli tratteggiati sono quelli facoltativi.
Il file XML è interamente delimitato dall’elemento radice chiamato “FatturaElettronica” ed è composto dalla sequenza di 3 Tipi Complessi figli, e cioè:
-FatturaElettronicaHeader -FatturaElettronicaBody -ds:Signature
Il primo tipo complesso, FatturaElettronicaHeader, è obbligatorio e può essere inserito una sola volta all’interno della fattura elettronica. Contiene i seguenti macro-blocchi di dati: • DatiTrasmissione • CedentePrestatore • RappresentanteFiscale • CessionarioCommittente • TerzoIntermediarioOSoggettoEmittente • SoggettoEmittente
Il secondo tipo complesso, FatturaElettronicaBody, è obbligatorio e può essere inserito anche più di una volta all’interno della fattura elettronica, come nel caso in cui si intenda spedire un Lotto di fatture. Contiene i seguenti macro-blocchi di dati:
32 • DatiGenerali • DatiBeniServizi • DatiVeicoli • DatiPagamento • Allegati
Il terzo tipo, ds:Signature, è opzionale.
2.9 Le tipologie di errore riportate dal SdI
Se i campi riportati nell’XML non vengono correttamente valorizzati, il Sistema di Interscambio a seguito di controlli effettuati può restituire degli errori. Come riportato in precedenza le tipologie di controllo sono di diverso tipo ed ognuna a seguito del controllo effettuato comporta la generazione di un codice errore diverso. Le tipologie di controllo sono le seguenti:
- nomenclatura ed unicità del file trasmesso; - dimensioni del file;
- integrità del documento se firmato con le tecnologie elencate; - autenticità del certificato di firma, se presente;
- conformità del formato fattura;
- coerenza e validità del contenuto della fattura; - unicità della fattura;
- recapitabilità della fattura.
A) Nomenclatura ed unicità del file trasmesso
La verifica viene eseguita al fine di intercettare ed impedire l’invio di un file già trasmesso; attraverso un controllo sulla nomenclatura del file ricevuto il SdI verifica che il nome file sia conforme con quanto riportato nel precedente paragrafo e che non sia stato già inviato un file con lo stesso nome (ogni file inviato al SdI deve avere un nome diverso da qualsiasi altro file inviato in precedenza); in caso di esito negativo del controllo (nome file già presente nel SdI o nome file non conforme) il file viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
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- Codice: 00001
Descrizione: Nome file non valido
- Codice: 00002
Descrizione: Nome file duplicato
B) Dimensioni del file;
La verifica è effettuata al fine di garantire che il file ricevuto non ecceda le dimensioni ammesse per il rispettivo canale di trasmissione.
Codice 00003 – Le dimensioni del file superano quelle ammesse
C)Integrità del documento;
Nel caso in cui il file sia firmato, la verifica viene effettuata al fine di garantire che il documento ricevuto non abbia subito modifiche successivamente all’apposizione della firma; attraverso un controllo sulla firma apposta sull’oggetto trasmesso, il SdI verifica l’integrità dell’oggetto stesso; laddove dovesse emergere che il documento ricevuto non corrisponde al documento sul quale è stata apposta la firma, il documento viene rifiutato con la seguente motivazione
Codice 00102 - File non integro (firma non valida).
D) Autenticità del certificato di firma;
Nel caso in cui il file sia firmato, la verifica viene effettuata al fine di garantire la validità del certificato di firma utilizzato per apporre la firma elettronica qualificata al documento; sulla base delle informazioni messe a disposizione dalle “Certification
Authorities”, il SdI verifica la validità del certificato di firma, che non deve risultare
scaduto, revocato o sospeso; in caso di certificato di firma non valido, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
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Codice 00100 - Certificato di firma scaduto; Codice 00101 - Certificato di firma revocato;
Codice 00104 – CA (Certification Authority) non affidabile; Codice 00107 – Certificato non valido
E) Conformità del formato fattura;
La verifica viene effettuata per garantire che il contenuto del documento sia rappresentato secondo le regole definite nelle specifiche tecniche; qualora dovesse risultare una non corretta aderenza alle regole, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
Codice 00103 – La firma digitale apposta manca del riferimento temporale;
Codice 00105 – Il riferimento temporale della firma digitale apposta non è coerente; Codice 00106 – File / archivio vuoto o corrotto;
Codice 00200 - File non conforme al formato (nella descrizione del messaggio è
riportata l’indicazione puntuale della non conformità);
Codice 00201 – Riscontrati più di 50 errori di formato;
F) Verifica di coerenza sul contenuto;
La verifica viene effettuata per garantire la coerenza del contenuto degli elementi informativi per come previsto dalle regole tecniche; in caso di mancato rispetto di dette regole, il documento viene rifiutato con le seguenti motivazioni:
Codice 00400 – 2.2.1.14 <Natura> non presente a fronte di 2.2.1.12 <AliquotaIVA>
pari a zero;
Codice 00401 – 2.2.1.14 <Natura> presenta a fronte di 2.2.1.12 <AliquotaIVA>
