La metodologia di lavoro

dati importanti da integrare nella matrice per fare il controllo. Dopo, si deve creare la matrice e infine, verificare che tutti i dati sono ben stati presi in considerazione nella matrice. Gli anni successivi si deve ripetere questo ciclo per essere sicuro di non dimenticare alcuni dati.

All ini io, prendevo sempre un gran tempo a scegliere i contratti e dopo giustificavo la mia scelta definendo i miei criteri per le prossime missioni e anche per gli anni successivi. Questa pratica è stata una buona strategia perché man mano dei controlli, facevo i campioni più rapidamente.

Un altra cosa relativi ai campioni che me ha fatto perdere tempo è stata di dimenticare di scrivere direttamente al momento della selezione i miei criteri di selezione dei contratti nella sintesi e nel rapporto finale. Infatti, le informazioni sulla numerosità del campione e i criteri di selezione sono fondamentali e devono sempre essere riportati nei due documenti finali.

La difficoltà era di riuscire a ricordarsi di queste informazioni dopo avere realizzato i controlli perché il tempo tra la selezione del campione e la redazione del rapporto poteva andare da qualche settimana a qualche mese. Inoltre, lavoravo generalmente su più controlli nello stesso tempo e, quindi, avevo definito dei criteri propri di selezione ad ogni controllo. Quindi, se non avessi scritto i criteri dall ini io, avrei perso ancora un gran tempo alla fine per ricordare delle mie scelte.

Poi, nella fase di controllo ho avuto un altro problema che ho dovuto imparare da gestire perché si è presentato in tutte le missioni. Il problema era di fare la differenziazione tra le anomalie semplici e quelle gravi per inserirle o non nel rapporto finale.

Durante i miei controlli, ho identificato delle anomalie di diversi generi sia in relazione alle procedure interne oppure alle normative legali. Il rischio corrispondente ad ogni anomalia era diverso e poteva, quindi, essere più o meno importante. Alla fine della fase di controllo, dovevo segnalare tutte le anomalie incontrate durante il controllo alle squadre di gestione rispettive per che regolano l insieme dei contratti segnalati.

Era solo una volta che avevo ottenuto una risposta da parte di tutte le squadre di gestione dicendomi che le anomalie erravano trattate e che avevo verificato questa informazione che potevo finalizzare il mio rapporto finale. La fase di finalizzazione era quella di scrivere le diverse anomalie incontrate, il numero di volte in cui ogni anomalia è stata identificata e quante anomalie sono state risolte nonché quante sono in via di risoluzione.

Il problema era che per alcuni i controlli, abbiamo verificato dei punti essenziali e degli altri punti senza troppo importanza. Per esempio, nei controlli dei versamenti effettuati dai clienti

sul loro contratto dovevo verificare la presenza o non di diversi documenti come la carta di identità e una prova dell'origine dei fondi. In questo esempio, la prova dell'origine dei fondi era un punto essenziale da controllare e la carta di identità era un punto secondario. Quindi, per i versamenti in cui non ho trovato la prova dell'origine dei fondi ho segnalato un anomalia e sapevo dall ini io che questo errore sar segnalata nel rapporto finale. Mentre per quanto riguarda la carta d identit , se non la trovavo nell atto di versamento ma che era presente nella cartella del cliente allora consideravo che il versamento era senza anomalia. Quindi, non facevo una menzione su questa anomalia nel rapporto finale ma, invece, facevo poi un promemoria dei documenti da fornire per un versamento.

Ho preso un esempio molto semplice ma in realt c erano delle anomalie per i quali era molto più difficile di identificare la loro importanza e quindi di realizzare bene il rapporto finale. In tutti i casi il mio manager rileggeva sempre i rapporti e mi indicava gli errori che voleva che correggo.

I due ultimi passi della metodologia consistono nel preparare una presentazione del nostro controllo per presentarlo ai manager di gestione e poi scriver una sintesi PowerPoint o rapporto finale su Word di tutto il controllo. Per quanto riguarda, il rapporto su Word non c era nessuna difficoltà da realizzarlo perché si doveva spiegare tutti i passi del controllo in modo chiaro indipendentemente dal numero di pagine. Invece, per la presentazione e la sintesi finale si doveva spiegare tutto il controllo in modo chiaro ma breve.

Infatti, per entrambi documenti si doveva sempre indicare le informazioni successive: il titolo del controllo, il suo obbiettivo, il perimetro di controllo, la definizione del campione e i risultati ottenuti (conformità e anomalie). Questo lavoro poteva essere fatto in più slide per la sintesi finale ma invece per la presentazione ai manager il numero di slide massimo sul PowerPoint era limitato a due.

La difficoltà incontrata era quindi di riuscire a creare un documento completo e sintetico con una buona presentazione estetica perch l obbiettivo era utili are il PowerPoint come supporto nelle riunioni mensili. Guadagnando esperienza questo esercizio è diventato man mano più facile da realizzare.

Per concludere, l esperien a veramente lo che permette di ridurre le difficolt legate alla metodologia. Il rigore e la capacità di chiedere e ascoltare i consigli sono anche dei punti che

La mia proposta di miglioramento per la scelta del campione è quella di indicare sempre sul file come il campione è stato scelto. Poi, per quanto riguarda le anomalie, la creazione della presentazione e della sintesi, negli anni successivi le persone potranno vedere i miei fogli di lavoro per capire le informazioni indispensabili e le altre meno importanti.