Metodologie e criteri di indicizzazione

L’indice è lo strumento archivistico che permette una veloce consultazione delle schede a seconda dei propri interessi di ricerca. Ad ogni scheda possono essere legate delle specifiche voci d'indice, richiamate poi dall'indicazione del numero di corda, o numero d'indice, assegnato alla singola scheda. L'indicizzazione archivistica riguarda le voci d'indice corrispondenti a: persone, famiglie, luoghi ed organizzazioni di particolare rilievo ed interesse.

L'analiticità dell'indice deve essere uniforme e pertanto è necessario stabilire chiaramente le modalità e i criteri di indicizzazione, mantenendo come target l'interesse dello storico e di chi si approccia all'archivio, equilibrando quindi la correttezza ed esaustività informativa con la rilevanza delle informazioni. Ogni inventario deve rispondere a specifiche esigenze informative di studio e ricerca ed adattarsi, restando nei limiti della correttezza e deontologia professionale, ad esse. Ad esempio, in un carteggio si può scegliere se indicizzare tutti i nomi rilevati: i mittenti, i destinatari, ma anche i

nomi ricavati dalla lettura dei contenuti. Spesso però un'indicizzazione troppo analitica rischia di creare un effetto contrario, il cosidetto “rumore”, che può creare molte difficoltà nel reperimento delle informazioni importanti, in quanto non si è adottata una precisa metodologia critica di scelta delle informazioni da indicizzare, creando voci d'indice inutili ai fini informativi.

L'Archivio Storico della Bertoliana è costituito fondamentalmente da carteggi che raccolgono documentazione istituzionale ed amministrativa. L'indicizzazione di tutti i mittenti e destinatari avrebbe reso l'indice decisamente “rumoroso”. Si susseguono infatti lettere tra il Podestà e il bibliotecario di ruolo, che nei contenuti non danno alcuna informazione rispetto gli interlocutori del discorso.

Pur non disponendo di strumenti di corredo (elenchi di consistenza, inventari), fino ad oggi l'archivio è stato consultato. Solitamente le richieste di accesso ai documenti riguardavano studi sulla ricostruzione storica delle collezioni della biblioteca. Pertanto si è optato per dare più importanza a questo aspetto, dando rilevanza al contenuto dei documenti piuttosto che alla loro forma. Mittenti e destinatari non sono stati indicizzati, se non nel caso in cui le lettere indirizzate ai bibliotecari non riguardassero direttamente, nel contenuto, i vari mittenti, o questi fossero personaggi di notevole importanza che rivolgevano richieste personali. Inoltre, con una lettura veloce degli oggetti e dei testi delle lettere sono stati individuati i documenti con contenuti di interesse, soprattutto quelli relativi alle donazioni e tutti i nomi dei donatori e legatari rinvenuti sono stati indicizzati. Si è prestata la medesima attenzione nell'indicizzare i personaggi vicentini di spicco nel panorama culturale dell'Ottocento e del primo Novecento, qualora fossero intervenuti in vicende della biblioteca.

enti richiamati dal titolo stesso della serie di appartenenza (es. Deputazione della Biblioteca nella serie “Verbali della Deputazione”), in quanto tutta la documentazione riguardava la persona o l'ente chiaramente citati nella titolazione della serie.

Le voci d'indice rinviano alle singole unità archivistiche.

L'indice dell'Archivio Storico della Biblioteca Bertoliana è stato redatto inserendo le seguenti tipologie di voci d'indice:

− i nomi di persona;

− i nomi di famiglia;

− i nomi dei luoghi;

− i nomi delle organizzazioni ed enti.

La versione output del software Arianna prevede un indice suddiviso nelle diverse tipologie di voci d'indice sopra elencate. In questo elaborato, invece, sono state raccolte in un unico indice in ordine alfabetico, che diversifica le tipologie di voce d'indice esprimendole in diversa forma secondo le seguenti modalità:

−i nomi di persona e famiglia sono scritti in carattere tondo;

− i nomi delle località e dei luoghi sono scritti in carattere corsivo;

− i nomi delle organizzazioni, enti ed istituzioni sono scritti in carattere grassetto.

Le norme adottate per l'indicizzazione seguono le linee generali in uso in Biblioteca civica Bertoliana, che si attengono agli standard internazionali e nazionali

ISAAR (CPF)158

e NIERA159

e, secondo una prassi in uso in Bertoliana, adattandole anche agli standard di catalogazione ISBD (A)160 _{e REICAT}161_.

I nomi di persona sono stati indicizzati sotto la forma del nome anagrafico: cognome nome, seguito da parentesi uncinate contenenti gli estremi cronologici separati da una linea:

Es. Capparozzo, Andrea <1816-1884>

Nel caso in cui non sia stato possibile risalire ad uno degli estremi cronologici è stato specificato mediante n. o m. se l'indicazione riguardava l'anno di nascita o di morte; nel caso in cui non sia stata reperita alcuna informazione relativa gli estremi cronologici è stato inserito l'anno di floruit preceduto dall'indicazione fl.

Es. Barbaran, Giulio Cesare <fl. 1813>

I nomi di famiglia riportano il solo cognome, senza alcuna specificazione. Es. Trissino dal Vello d'Oro

I toponimi sono stati indicizzati sempre preceduti dal comune di riferimento. Questa metodologia è stata applicata per le vie, gli edifici e palazzi, le ville e i monumenti, le chiese e i monasteri.

Es. Vicenza. Palazzo San Giacomo

158 ISAAR (CPF) International Standard Archival Autorithy Records for Corporate Bodies, Persons and

Families

159 NIERA Norme italiane per l’elaborazione dei record di autorità archivistici di enti, persone,

famiglie

160 ISBD (A) International Standard Bibliographic Description for Older Monographic Publications

(Antiquarian)

Le organizzazioni sono state indicizzate con il nome con cui sono identificate nel documento originale, con specificazione del luogo di riferimento espressa tra parentesi uncinate.

Es. Asilo di mendicità Salvi <Vicenza>

Le voci d'indice sono richiamate anche nelle schede descrittive dell'inventario, suddivise per tipologia. Il numero d'indice associato a ciascuna voce corrisponde al numero di corda assegnato alla singola scheda archivistica dell'inventario, è pertanto univoco e corrisponde ad una sola unità archivistica.