6. MODALITÀ OPERATIVE / DESCRIZIONE DELLE ATTIVITÀ
6.1 RICHIESTA FARMACI E DISPOSITIVI TRAMITE PORTALE ESTAR
La richiesta dei farmaci e del materiale d’uso viene effettuata da un numero esiguo di operatori sanitari autorizzati ad entrare via web nel portale MAV. Queste persone sono state dotate di password ed hanno ricevuto una formazione per effettuare tale attività. Le richieste vengono effettuate tenendo conto della giacenza minima che deve essere sempre presente in magazzino
6.2 PRESA IN CARICO DEL MATERIALE RICHIESTO
Due volte la settimana, nei giorni di mercoledì e venerdì, viene consegnato il materiale (farmaci dispositivi medici, materiale sanitario) richiesto tramite portale MAV. La presa in carico del materiale viene fatta solitamente dagli OSS, talvolta quando ve ne è la disponibilità è presente anche un infermiere, il quale riceve la merce per tutti i servizi.
Dopo aver ricevuto il materiale richiesto, l’operatore presente firma sul palmare dell’autista di Estar la ricevuta della consegna della merce (questa fase non prevede il controllo quali-quantitativo, tranne che per quei farmaci che necessitano del mantenimento della catena del freddo).
6.3 CONTROLLI QUALI-QUANTITATIVI DEI MATERIALI RICEVUTI
Al momento del riordino del materiale negli scaffali dei magazzini, viene effettuato il controllo su:
Sede legale:
a) congruità quali-quantitativa tra quanto consegnato e quanto richiesto (devono essere segnalate sopra i DDT eventuali discrepanze rilevate durante il controllo)
b) modalità di conservazione e stato del materiale inviato (es. integrità delle confezioni, corretta etichettatura)
Infine dopo averli controllati vengono posti negli scaffali dei magazzini secondo scadenza (ossia i prodotti con scadenza più prossima vanno posizionati davanti a quelli con scadenza più lunga nel tempo)
6.4 GESTIONE COPIE DDT/CONVALIDA RICHIESTE
Al termine del controllo sulla congruità tra il materiale consegnato ed i documenti di trasporto, quest’ultimi vengono firmati e, qualora vi siano riscontrate discordanze, annotate le relative incongruenze; successivamente vengono scannerizzati ai computer delle segreterie e salvati nella cartella chiamata “DDT” al corrispettivo mese ed anno.
La consegna deve essere poi convalidata nel portale MAV “Gestione Consegne”
Infine i DDT firmati vengono posti nella cartellina in portineria, dove saranno poi ritirati dal personale amministrativo.
6.5 GESTIONE RESI
In caso di non conformità rilevata nel quantitativo o errori di invio del materiale, occorre fare il reso; questo viene comunicato al servizio di Smart ticket e predisposto il relativo modulo di reso ed il DDT di trasporto dove si specifica il materiale restituito.
Il primo giorno utile, successivo alla fornitura, tutto il materiale “non conforme “ viene consegnato all’autista di Estar che firma il DDT di cui una copia rimane al servizio.
Deve essere lasciato traccia dell’operazione, nella cartella “DDT Estar” presente nei desktop delle segreterie dei servizi.
6.6 CONSERVAZIONE FARMACI/DISPOSITIVI MEDICI/MATERIALE SANITARIO
La gestione delle scorte è una fase delicata del processo di conservazione dei farmaci/dispositivi/materiale sanitario;
l’obiettivo perseguito è di avere a disposizione, in caso di necessità, tutto l’occorrente e nello stesso tempo quello di evitare giacenze eccessive e/o la presenza di prodotti scaduti. Particolare attenzione quindi è necessaria in questa fase, per motivi di sicurezza.
L’entità delle scorte presente deve essere correlata alle esigenze e agli effettivi consumi.
Lo stoccaggio dei prodotti farmaceutici deve avvenire in locali opportunamente custoditi.
Generalmente, i medicinali devono essere conservati a temperatura ambiente, in ogni caso inferiore a 30° C, a meno che sulla confezione, non sia esplicitamente raccomandata la conservazione in frigorifero; lo stoccaggio deve avvenire in armadi, ben puliti, al riparo dalla luce solare diretta e lontano da fonti di calore; disposti in locali idonei, ben areati, non accessibili a pazienti e/o visitatori.
Ogni farmaco/dispositivo ecc.. deve essere custodito nella sua confezione originale. In questo modo, è conservato il foglietto illustrativo, il numero di lotto e la data di scadenza del prodotto, oltre la quale il medicinale non deve essere più usato e pertanto eliminato;
Per alcuni prodotti deve essere prevista la conservazione in armadi chiusi a chiave (es. stupefacenti, veleni) o in contenitori/armadi con opportune caratteristiche (infiammabili);
La disposizione dei farmaci/dispositivi medici/materiale sanitario deve essere effettuata secondo un ordine logico (alfabetico, classe terapeutica, forma farmaceutica etc.), in quantità adeguata alle normali attività del servizio ed agli spazi disponibili; ad intervallo mensile deve essere verificata la data di scadenza e collocati nell’armadio secondo la regola “first in first out” (Fi-Fo), ossia posizionare avanti quelli con scadenza più prossima per poterli utilizzare per primi.
Lo stoccaggio dei farmaci gioca un ruolo chiave negli errori terapeutici. Devono essere evidenziati e separati farmaci con:
- confezioni, nomi o etichette simili con particolare cura per quelli “ad alto livello di attenzione” (v. procedura farmaci LASA)
- con più dosaggi: massima attenzione per i dosaggi più elevati e quindi più pericolosi.
I principi guida per una conservazione di tutto il materiale sanitario (farmaci, dispositivi ecc…) efficaci ed esenti da rischi, comprendono un adeguato controllo ambientale relativo a temperatura, luce, umidità, igiene, ventilazione, collocazione in sedi separate appropriate ed infine un attento controllo delle relative scadenze.
Sede legale:
Le soluzioni infusionali di grosso volume vanno collocate in spazi adeguati, preferibilmente su ripiani bassi, distinguendo ed evidenziando le diverse concentrazioni di un stesso tipo e le diverse tipologie.
Per i farmaci da conservare in frigorifero, appena ricevuto il farmaco dalla Farmacia, occorre:
- controllare che sia stata rispettata la catena del freddo e porlo immediatamente in frigorifero;
- evitare di addossare le confezioni alla parete del frigorifero (rischio di congelamento);
- tenere sotto controllo la temperatura del frigo, che deve essere controllata e registrata giornalmente
6.7 CONTROLLO TEMPERATURA FRIGORIFERI
Ogni mattina l’operatore OSS presente in servizio, registra su apposito modulo il controllo della temperatura dei frigoriferi contenenti i farmaci. Qualora vi sia un anomalia nella rilevazione della temperatura, il farmaco deve essere spostato in opportuno luogo refrigerato; inoltre devono essere avviati gli interventi volti a ripristinare la temperatura richiesta.
6.8 CONTROLLO PERIODICO SCADENZE FARMACI/DISPOSITIVI MEDICI/MATERIALE SANITARIO E SANIFICAZIONE ARMADI
L’indicazione della data di scade a costituisce elemento critico; questa viene stampata sul contenitore secondario e anche sul contenitore primario (etichetta della fiala, fondo del tubetto per creme e pomate, bordo del blister per compresse o capsule), con esplicitazione del gg - mm – aa/aaaa, ad inchiostro o in bassorilievo, in modo talvolta non facilmente rilevabile.
In mancanza dell’indicazione del giorno, la data di scadenza corrisponde all’ultimo giorno del mese indicato per la scadenza.
“La data di scadenza indicata si riferisce al prodotto in confezionamento integro, correttamente conservato”.
Il periodo di validità ne garantisce la sicurezza e l’efficacia di impiego: in un medicinale “scaduto” le componenti subiscono delle trasformazioni chimiche, chimico-fisiche e la quantità di principio attivo potrebbe essere degradata con diminuzione di oltre il 10%, con conseguente perdita dell’effetto terapeutico e possibile formazione di sostanze tossiche.
La corretta conservazione dei medicinali serve a mantenerne inalterate le caratteristiche farmacologiche e terapeutiche per tutto il periodo di validità indicato sulla confezione, in quanto ne garantisce la stabilità, requisito essenziale perché possano esplicare a pieno l'attività terapeutica attesa. L'indicazione della data di scadenza garantisce quindi la sicurezza e l'efficacia d'impiego.
Massima attenzione va posta, inoltre, nella conservazione di quei prodotti che, una volta aperti, per i successivi ripetuti utilizzi (es. disinfettanti), sono soggetti agli effetti negativi di luce, aria e sbalzi di temperatura che ne deteriorano il principio attivo e ne causano la contaminazione o l’inquinamento; per tali farmaci deve esser annotata sulla confezione la data di prima apertura e rispettato il tempo riportato in etichetta per la sua validità.
Il controllo del materiale prevede anche il controllo dell’integrità del confezionamento.
Il controllo degli armadi presenti all’interno degli ambulatori viene effettuato mensilmente dal personale infermieristico, talvolta dal personale OSS, insieme alla sanificazione dell’armadio stesso. Infine viene apposta firma sull’apposito modulo, come attestazione delle attività effettuate.
Anche per quanto riguarda i prodotti contenuti nel magazzino, il controllo della scadenza viene verificato una volta al mese.
Settimanalmente, il personale assegnato da orario, provvede al controllo, riordina il materiale eventualmente non depositato negli scaffali e il giorno stabilito, verifica le scadenze.
6.9 SMALTIMENTO PRODOTTI SCADUTI/NON UTILIZZABILI
In caso di farmaci scaduti, in considerazione degli effetti farmacologici che potrebbe ancora avere e per le sostanze tossiche che si potrebbero formare per degradazione chimica, in attesa dello smaltimento, essi devono essere portati nel contenitore
“farmaci scaduti”, predisposto nell’apposito spazio dedicato, nel sottoscala del servizio di endoscopia e successivamente smaltiti con codice CER 18. 01. 09. Al momento della collocazione della sostanza nel contenitore di raccolta, occorre registrare il nome del prodotto ed il quantitativo smaltito sull’apposito modulo, posto sul coperchio del contenitore stesso.
Al momento del ritiro del bidone occorre tenere copia del modulo di registrazione dei prodotti smaltiti.
Altri prodotti, dipendentemente dalla loro tipologia, vengono smaltiti tenendo in considerazione le componenti della sostanza stessa, in questo caso occorre richiedere la consulenza della Ditta in appalto per i rifiuti speciali.
Sede legale: