ODV: composizione, funzioni e poteri

Come già illustrato nel capitolo 1, la responsabilità dell'ente non è prevista se, tra le altre cose, il compito di vigilare sul funzionamento e sull'osservanza del modello e di curare il suo aggiornamento è stato adato ad un organo dotato di poteri autonomi e di poteri di iniziativa e controllo ovvero l'organismo di vigilanza (ODV).

In merito alla composizione dell'organismo di vigilanza, il decreto 231/01 non contiene previsioni speciche ma risultano fondamentali, in questo caso, le linee guida proposte dalle varie associazioni; ciò consente all'ente di scegliere tra una composizione monosoggettiva oppure plurisoggettiva. La scelta tra queste due alternative deve assicurare l'eettività dei controlli e di conseguenza la composizione dovrà tener conto delle dimensioni dell'ente, della sua organizzazione e del tipo di attività svolta.

In una nota sentenza relativa al caso Impregilo13_{, i giudici di legittimità hanno aer-}

mato che non era condivisibile che l'ODV della società fosse alle dirette dipendenze del presidente del consiglio di amministrazione, perché tale impostazione sembrerebbe mette- re in dubbio l'autonomia dell'ODV ai sensi dell'articolo 6, comma 1, lett. b) del decreto 231/01.

Secondo la cassazione, quindi, in una situazione di questo tipo si va a snaturare il principio secondo cui l'organo controllante non può essere subordinato al controllato. Le linee guida di conndustria si sono espresse in tal senso aermando che il modello di organizzazione non deve sovrapporre il soggetto controllore con il soggetto controllato: le due gure devono essere ben distinte. In altre parole, non è possibile che anche un solo membro dell'ODV sia giudice di se stesso, in quanto ciò farebbe emergere un chiaro conitto di interessi14_.

13_{Cassazione penale sez. V, 18/12/2013, n. 4677.}

14_{LEDDA U., Caso ThyssenKrupp. Cassazione settembre 2014. Composizione dell'ODV e idoneità dei}

Con particolare riferimento ai soggetti che compongono l'ODV, secondo la giurispru- denza questi devono rispettare determinati requisiti:

1 Autonomia e indipendenza:

-evitare che all'ODV siano attribuiti compiti operativi;

-eliminare ogni forma di condizionamento, economica o personale, da parte dei vertici dell'ente;

-prevedere nel modello cause eettive di ineleggibilità, decadenza e onorabilità15_.

2 Professionalità:

-è necessario nominare soggetti competenti in materi ispettiva e di consulenza, in grado di svolgere attività di analisi e valutazione dei rischi;

-è opportuno che almeno un soggetto abbia competenze in tema giuridico. 3 Continuità di azione:

E' bene predisporre una struttura dedicata alla vigilanza del modello supportata eventualmente da una segreteria tecnica di coordinamento.

Nel caso in cui venga a mancare uno di questi requisiti, il modello di organizzazione è da considerarsi inidoneo così come stabilito dal Tribunale di Milano il 20/04/2004.

Le funzioni che l'organismo di vigilanza è chiamato a compiere gli vengono direttamente attribuite dal consiglio di amministrazione. In linea generale le funzioni che deve svolgere si possono riassumere così:

ˆ Vigilare sulla coerenza tra comportamenti posti in essere e quanto stabilito dal modello;

ˆ Valutare l'adeguatezza del modello ovvero assicurare la capacità dello stesso di pre- venire comportamenti vietati;

ˆ Assicurare il mantenimento nel tempo dei requisiti fondamentali del modello; ˆ Aggiornare il modello organizzativo;

ˆ Promuovere attività formative in materia 231;

ˆ Esaminare e valutare tutte le segnalazioni in ambito 231;

ˆ Curare i ussi di informazione di competenza con le funzioni aziendali;

ˆ Approvare il programma di attività di vigilanza;

ˆ Fornire chiarimenti in merito alle disposizioni contenute nel modello; ˆ Promuovere l'attivazione di eventuali provvedimenti disciplinari;

Tutte le attività poste in essere dall'ODV non possono essere in nessun modo sindacate da altri organismi o strutture aziendali.

Sulla base di quanto detto si può tranquillamente concludere aermando che all'orga- nismo di vigilanza è attribuito un ruolo di assoluto rilievo poiché esso rappresenta il perno del sistema di prevenzione dei reati presupposto. Di conseguenza un modello organizzati- vo anché si possa considerare idoneo, deve presentare un'apposita sezione con la quale disciplina tale organo, la sua composizione, i suoi compiti e i suoi poteri16_.

Figura 2.4: L'organismo di vigilanza (Fonte: Ilgiornaledellepmi.com)

16_{ABRIANI N.  GIUNTA F., L'organismo di vigilanza previsto dal decreto legislativo 231/2001.}

Con particolare riferimento all'attività bancaria e nel rispetto delle già citate prerogati- ve di autonomia e indipendenza, l'ODV esercita speciche attività di controllo avvalendosi di libero accesso a tutta la documentazione aziendale, estraendone, se necessario, copia elettronica o cartacea. L'ODV può, inoltre, eettuare interviste a qualunque dipendente o terze parti interessate, ovvero supportare le varie strutture aziendali coinvolte nelle attività ispettive.

Nello svolgimento delle sue mansioni l'ODV ha come interlocutori e referenti i respon- sabili delle funzioni di internal auditing, di compliance nonché il dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari.

Le attività di vigilanza svolte da tale organo possono essere di due tipologie:

- attività periodiche: si tratta di svolgere controlli periodici mirati su attività azien- dali sensibili ovvero ritenute a rischio reato. In base ai risultati emersi l'ODV procede con le necessarie indagini volte ad accertare le presunte violazioni del MOG e dei soggetti autori di tali violazioni. I risultati devono essere trasmessi al consiglio di amministrazione per gli opportuni provvedimenti.

- attività discrezionali: si tratta di svolgere controlli a seguito di segnalazioni eet- tuate da dipendenti o terze parti relative a comportamenti ritenuti sospetti ovvero non in linea con quanto stabilito dal MOG.

A conclusione della propria attività, l'organismo di vigilanza verbalizza quanto eettua- to, segnala senza indugio al consiglio di amministrazione i casi di violazione intenzionale e fraudolenta delle disposizioni previste dal modello, archivia i verbali e tutta la docu- mentazione prodotta. Inne, con cadenza semestrale, l'ODV procede con la stesura di una relazione di sintesi delle attività ispettive eettuate e sui risultati emersi. Relazione da pre- sentare al consiglio di amministrazione, con la presenza del collegio sindacale, rimanendo a disposizione per ogni richiesta di chiarimento o approfondimento.

Con questa relazione l'ODV stila la lista di tutte quelle attività poste in essere durante le fasi di vigilanza ed indica tutte le considerazioni raccolte nell'ottica di un miglioramento del modello organizzativo. È necessario indicare i destinatari della relazione, le nalità della stessa, il periodo di riferimento e riportare in modo chiaro, accurato e obiettivo, le principali considerazioni e argomentazioni. Si tratta di una serie precisa di elementi ritenuta doverosa anché la relazione si possa considerare da un lato utile per chi la riceve e dall'altro si possa dimostrare la professionalità dell'organismo che l'ha redatta17_.

Tutte le notizie relative alla commissione o al sospetto di commissione di illeciti per i quali è applicabile il decreto analizzato nonché le violazioni dei precetti contenuti nel

17_{GENNARO V, La documentazione delle attività di pianicazione e di esecuzione delle veriche da}

modello devono essere segnalati all'ODV. Le segnalazioni possono essere eettuate in for- ma anonima direttamente all'organismo di vigilanza oppure per il tramite della funzione internal auditing. Inoltre le stesse possono essere eseguite senza anonimato tramite il re- sponsabile della funzione interna auditing ovvero per il tramite del comitato per il controllo della gestione nel caso in cui si ritenesse che la funzione di internal auditing possa potenzial- mente essere in posizione di conitto di interessi. Queste modalità di segnalazione possono essere usate sia da soggetti interni come i dipendenti sia da soggetti esterni alla banca.

Una volta ricevute le segnalazioni l'ODV le valuta e procede con l'applicazione di eventuali provvedimenti tendendo conto di quanto detto e riportato dall'autore della se- gnalazone e dal responsabile delle presunta violazione.