ORGANISMO DI VIGILANZA

Struttura e composizione dell’Organismo di Vigilanza

L’esenzione dalla responsabilità amministrativa – come disciplinata dall’art. 6 comma 1 D.Lgs.

231/2001 – prevede anche l’obbligatoria istituzione di un Organismo di Vigilanza (O.d.V.) interno all’ente, dotato sia di un autonomo potere di controllo (che consenta di vigilare costantemente sul funzionamento e sull’osservanza del Modello), sia di un autonomo potere di iniziativa, a garanzia dell’aggiornamento del Modello medesimo.

Come pure suggerito dalle Linee Guida di Confindustria, la struttura collegiale di siffatto organismo appare la miglior garanzia per consentire allo stesso di poter efficacemente assolvere ai suoi compiti.

Ulteriore caratteristica dell’O.d.V. è rappresentata dal fatto che i suoi membri abbiano una conoscenza approfondita dell'attività della Società e che siano al contempo dotati di quell’autorevolezza e indipendenza tali da assicurare la credibilità e la cogenza sia dell’O.d.V.

che delle sue funzioni.

Queste dunque, riepilogando e approfondendo, le caratteristiche dell'O.d.V., imprescindibili ai fini di un'effettiva ed efficace attuazione del Modello:

• autonomia e indipendenza, fondamentali affinché l’O.d.V. non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l’oggetto della sua attività di controllo. A tal fine, deve essere garantita all’O.d.V. l’indipendenza gerarchica, da realizzarsi anche mediante il suo inserimento quale unità di staff in posizione elevata nell'organizzazione societaria. L'O.d.V. - proprio a garanzia della sua indipendenza e dell'elevato livello della sua funzione - effettuerà un’attività di reporting direttamente al Consiglio di Amministrazione. Inoltre, la composizione dell’O.d.V. e la qualifica dei suoi componenti deve essere tale da assicurare, l’assoluta

26

• professionalità, necessaria per l’espletamento delle delicate ed incisive funzioni ad esso riconosciute;

• continuità di azione; a tal fine, l’O.d.V. deve:

− lavorare costantemente sulla vigilanza del rispetto del Modello con i necessari poteri di indagine;

− curare l’attuazione del Modello e assicurarne il costante aggiornamento;

− rappresentare un referente costante per tutto il personale della Società.

Le Linee Guida di Confindustria hanno fornito ulteriori specificazioni e suggerimenti su caratteri e composizione dell'Organismo di Vigilanza.

Da un lato si è posto l'accento sull'importanza del carattere di continuità dell'azione dell'O.d.V., che deve poter dedicare le risorse necessarie all'assolvimento dei rilevanti compiti che gli sono propri.

D'altro lato, Confindustria ipotizza una serie di soluzioni alternative ai fini della composizione dell'Organo, che spaziano dall'utilizzo tout court di strutture di controllo già esistenti all'interno della Società (quali il Comitato per il Controllo Interno o la Funzione Audit interna) alla istituzione di un organismo ad hoc.

Il Consiglio di Amministrazione di AMG GAS S.r.l. ha ritenuto di optare per un tipo di composizione bi-soggettiva chiamando a far parte dell'O.d.V. un componente del Collegio Sindacale della Società ed un professionista esterno con adeguate competenze e significativa esperienza in materia 231.

La scelta del Sindaco si spiega con l’esigenza di un soggetto idoneo sia a meglio poter conoscere la specifica realtà aziendale della società, sia a meglio poter assolvere ai compiti di vigilanza imposti dalla normativa in ragione delle proprie specifiche competenze e, al contempo, della posizione di autonomia e di indipendenza che concorrono a caratterizzare le sue qualità. Le stesse Linee Guida di Confindustria riconoscono a tale profilo, per gli stessi compiti che l’ordinamento gli attribuisce, l’adeguata professionalità necessaria per adempiere al compito di vigilanza sul Modello.

La scelta di un professionista esterno, specializzato in materie connesse alla disciplina prevista dal D.Lgs. n. 231/2001, ed al contempo libero da vincoli economici o professionali con la società, assicura la necessaria competenza, non disgiunta dalla piena indipendenza.

Proprio con riferimento a tale ultimo requisito è importante evidenziare come, in virtù della soluzione anzidetta, i membri dell'OdV risultino dunque estranei a qualsivoglia funzione operativa.

Si ritiene dunque che un O.d.V. così composto possa assicurare una conoscenza approfondita delle attività effettuate dalla Società.

I componenti nominati, nonché quelli che dovessero in futuro sostituirli, debbono possedere i requisiti di onorabilità, assenza di conflitti di interesse e assenza di rapporti di parentela con il vertice societario.

Costituiscono inoltre cause di ineleggibilità e/o decadenza dei componenti dell’O.d.V.:

• la condanna (anche non definitiva) per uno dei titoli di reato previsti nel d.lgs. 231/01;

• la condanna (anche non definitiva) ad una pena che importa l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici, ovvero l’interdizione temporanea dagli uffici direttivi delle persone giuridiche e delle imprese.

La ricorrenza e la permanenza di tali requisiti verranno di volta in volta accertate dal Consiglio di Amministrazione sia in sede di nomina sia durante tutto il periodo in cui il componente dell'O.d.V. resterà in carica.

Qualora non venisse nominato dal Consiglio di Amministrazione con la delibera di adozione del Modello, l'O.d.V. eleggerà al proprio interno, alla prima seduta, il Presidente.

Al fine di consentire all’Organismo di Vigilanza di svolgere appieno le proprie funzioni, si è poi previsto che lo stesso potrà avvalersi di consulenti interni ed esterni. Più precisamente:

• potrà avvalersi delle competenze specifiche delle Funzioni interne alla Società;

• potrà in ogni caso avvalersi di consulenti esterni per le specifiche competenze che l’O.d.V.

ritenesse opportune.

• potrà all’occorrenza avvalersi delle competenze specifiche di altre Funzioni di Edison S.p.A. od AMG Energia S.p.A. nel rispetto dei contratti di service in essere.

Al fine di consentire all'O.d.V. la migliore conoscenza sull'attuazione del Modello, sulla sua efficacia e sul suo effettivo funzionamento, nonché sulle esigenze di aggiornamento del Modello stesso, è fondamentale che l'O.d.V. operi sempre in stretto collegamento con le realtà aziendali.

A tal fine si è quindi deciso di identificare nei Responsabili dei vari Uffici della Società – e cioè in coloro che abbiano la responsabilità operativa di ciascun settore di attività nel quale è stata riconosciuta (allo stato) la sussistenza di ipotesi di rischio di commissione dei reati individuati dalla legge e che sono altresì gli stessi soggetti che hanno concorso a definire i protocolli idonei a presidiare siffatti rischi – i “Responsabili Uffici Aziendali”.

Ciascun Responsabile Ufficio Aziendale è tenuto a riferire all’O.d.V., così da meglio consentire all’O.d.V. stesso il rispetto e l’adempimento dei propri obblighi di vigilanza sul funzionamento, l’adeguatezza e l’osservanza del Modello, nonché di adeguamento e aggiornamento del Modello stesso.

L’istituzione dei Responsabili Uffici Aziendali resta così a garanzia di una più concreta e perciò efficace possibilità di attuazione del Modello, rappresentando gli stessi un effettivo anello di congiunzione operativo e informativo tra l’O.d.V. e i singoli uffici nell’ambito delle quali sono stati individuati i profili di rischio.

La presenza dei Responsabili Uffici Aziendali costituisce la miglior possibilità di adempimento dell’obbligo di efficacemente attuare il Modello, dal momento che gli stessi sono i soggetti che meglio possono consentire un effettivo ausilio ai fini dell’adempimento dell’obbligo di vigilanza, atteso che più conoscono l’operatività concreta ed il funzionamento attuale delle attività individuate nelle aree a rischio da loro presidiate.

Sempre al fine di preservare l’effettività dell’autonomia ed imparzialità dell’Organo, AMG GAS S.r.l. ha ritenuto opportuno determinare le regole generali che ne presidiano e garantiscano l’operatività.

28

In particolare, la durata in carica dei componenti dell’OdV è stabilita dal Consiglio d’Amministrazione all’atto di nomina, ovvero, in assenza di determinazione, è fissata in tre anni; i componenti sono rieleggibili.

In tale periodo il loro compenso, che sarà approvato dal Consiglio di Amministrazione, non potrà subire alcuna variazione, se non quelle determinate dall’opportunità di adeguamento agli indici legali. L’eventuale revoca dei componenti dell’O.d.V., da disporsi esclusivamente per ragioni connesse a rilevanti inadempimenti rispetto al mandato conferito, dovrà essere deliberata dal Consiglio di Amministrazione all’unanimità.

Per tutti gli altri aspetti operativi l’O.d.V. provvederà ad autoregolamentarsi attraverso una serie di norme che ne garantiscano il miglior funzionamento.

Definizione dei compiti e dei poteri dell’Organismo di Vigilanza

I compiti dell’O.d.V. sono espressamente definiti dal D.Lgs. 231/2001 al suo art. 6, comma 1, lett. b) come segue:

• vigilare su funzionamento e osservanza del Modello e di tutti i suoi allegati che lo completano e ne costituiscono parte integrante come precisato al punto 1.4;

• curarne l’aggiornamento.

In adempimento al primo di siffatti compiti, all’O.d.V. sono affidate le seguenti attività:

• predisporre il piano annuale delle verifiche sull’adeguatezza e sul funzionamento del Modello;

• disciplinare le modalità e la tempistica di raccolta di informazioni da parte dei Responsabili Uffici Aziendali, anche al fine di coordinarle con le proprie attività dell’O.d.V.;

• effettuare verifiche su base continuativa, nell’ambito del Piano annuale, sulle attività od operazioni individuate nelle aree a rischio al fine di valutare l’osservanza e il funzionamento del Modello;

• effettuare verifiche mirate su determinate operazioni o su atti specifici, posti in essere nell’ambito delle aree di attività a rischio;

• esaminare le relazioni semestrali dei Responsabili Uffici Aziendali, al fine di individuare possibili carenze nel funzionamento del Modello e/o possibili violazioni dello stesso;

• raccogliere, elaborare e conservare le informazioni rilevanti per il rispetto del Modello, in particolare disciplinando il flusso informativo da parte dei Responsabili Uffici Aziendali;

• promuovere adeguate iniziative volte alla diffusione della conoscenza e della comprensione del Modello;

• valutare le segnalazioni di possibili violazioni e/o inosservanze del Modello e del Codice Etico, nonché di fatti integranti uno dei reati previsti dal D.Lgs. n. 231 del 2001;

• condurre all’occorrenza con la collaborazione della Direzione Internal Audit di Edison S.p.A. le indagini volte all’accertamento di possibili violazioni delle prescrizioni del Modello o fatti integranti uno dei reati di cui al decreto 231;

• con riferimento alle segnalazioni ritenute fondate, proporre al Vertice Aziendale e alle funzioni aziendali competenti l’adozione un piano d’azione e/o intervento che può comprendere, a seconda dei casi, l’eventuale segnalazione all’Autorità Giudiziaria di fatti illeciti penali, civili e/o amministrativi, nonché la possibile adozione di provvedimenti sanzionatori nei confronti del segnalato e/o comunque dei soggetti risultati autori delle condotte illecite e/o delle violazioni segnalate;

• promuovere ogni iniziativa necessaria per l’eventuale adeguamento del Modello e delle prassi aziendali rispetto alle violazioni verificatesi;

• sollecitare, in caso di accertate violazioni, le opportune iniziative anche sotto il profilo disciplinare;

• verificare che le violazioni del Modello siano effettivamente e adeguatamente sanzionate;

• vigilare sulla congruità del sistema di procure e deleghe al fine di garantire la costante efficacia del Modello. L’O.d.V. dovrà pertanto anche svolgere controlli incrociati per verificare l’effettiva corrispondenza tra le attività concretamente attuate dai rappresentanti di AMG GAS S.r.l. ed i poteri formalmente conferiti attraverso le procure in essere.

Per tutte le attività che vengono svolte da parte di Edison S.p.A. o di AMG Energia S.p.A. in forza dei contratti di service di cui si è già fatta menzione in precedenza, l’O.d.V. potrà rivolgere le proprie richieste ed effettuare gli approfondimenti ritenuti opportuni direttamente nei confronti del Responsabile Unità Operativa della Società interessata, dal quale riceverà – attraverso le strutture aziendali – il flusso informativo semestrale ed ogni altra comunicazione prevista dal presente Modello.

Quanto alla cura dell’aggiornamento del Modello è necessario premettere che l’adozione di eventuali sue modifiche è di competenza dell’organo dirigente (Consiglio di Amministrazione e, in delega, Amministratore Delegato), il quale appunto, a mente dell’art. 6 comma 1 lett. a), ha la responsabilità diretta dell’adozione e dell’efficace attuazione del Modello stesso.

Quanto al compito dell’O.d.V. di curare l’aggiornamento del Modello, siffatta funzione si traduce nelle seguenti attività:

• monitorare l’evoluzione della normativa di riferimento;

• predisporre misure idonee ai fini di mantenere aggiornata la mappatura delle aree a rischio, secondo le modalità e i principi seguiti nell’adozione del presente Modello e individuati anche dai Responsabili Uffici Aziendali, disciplinandone le modalità di comunicazione;

• vigilare sull’adeguatezza e sull’aggiornamento dei protocolli rispetto alle esigenze di prevenzione dei reati e verificare che ogni parte che concorre a realizzare il Modello sia e resti rispondente e adeguata alle finalità del Modello come individuate dalla legge, a tal fine potendosi avvalere delle informazioni e della collaborazione da parte dei Responsabili Uffici Aziendali;

• valutare, nel caso di effettiva commissione di reati e di significative violazioni del Modello, l’opportunità di introdurre modifiche al Modello stesso;

• proporre al Consiglio di Amministrazione le modifiche al Modello;

30

• verificare l’effettività e la funzionalità delle modifiche del Modello adottate dal Consiglio di Amministrazione.

Importante evidenziare che - al fine di garantire piena efficacia della sua azione - l'O.d.V. ha libero accesso a tutta la documentazione aziendale che possa rilevare ai fini della verifica del corretto funzionamento del Modello.

Ai fini di un pieno e autonomo adempimento dei propri compiti, all’O.d.V. è assegnato un budget annuo adeguato, stabilito con delibera dal Consiglio di Amministrazione, che dovrà consentire all'O.d.V. di poter svolgere i suoi compiti in piena autonomia, senza limitazioni che possano derivare da insufficienza delle risorse finanziarie in sua dotazione.

Quanto all’ambito di applicazione dei poteri di controllo dell’OdV – pur non potendo naturalmente il D.Lgs. n. 231/2001 modificare la legislazione di diritto societario vigente, così come la disciplina statutaria adottata dalla società nell’esercizio della sua autonomia organizzativa, attraverso l’istituzione di organismi gerarchicamente sovraordinati rispetto al consiglio di amministrazione - debbono tuttavia prevedersi forme di intervento che consentano, anche e tanto più nei confronti dei soggetti che rivestono funzioni di rappresentanza e di direzione, da individuarsi proprio nei membri del Consiglio di Amministrazione, un effettivo rispetto dell’insieme dei presidi e delle regole previsti dal Modello.

Nel caso si dovesse verificare – in relazione all’ipotesi di costituzione in giudizio della società secondo quanto espressamente previsto dall’art. 39 del D.Lgs. n. 231 del 2001 – un conflitto d’interessi tra il legale rappresentante-imputato del reato da cui dipende l’illecito amministrativo e l’ente, gli organi sociali competenti, procederanno a nominare in piena autonomia un “procuratore speciale ad litem” ovvero un “legale rappresentante pro-tempore”

con potere di rappresentanza circoscritto al processo penale in essere per l’accertamento della responsabilità amministrativa dell’ente.

All’Organismo di Vigilanza spetta di intervenire nei confronti di detti soggetti – anche attraverso l’esercizio di poteri sanzionatori di cui meglio si dirà più avanti e salva ovviamente ogni ulteriore e ancor più severa determinazione dell’assemblea con riferimento alla cessazione del rapporto fiduciario che dovesse intervenire nei confronti di uno o più membri del Consiglio – ove gli stessi dovessero mettere in atto azioni o comportamenti non conformi alle prescrizioni previste o richiamate nel presente Modello organizzativo.

L’Organismo di Vigilanza di AMG GAS S.r.l. potrà altresì confrontarsi e scambiare informazioni con gli Organismi di Vigilanza di Edison S.p.A. e delle altre società da essa controllate, al fine di conseguire una visione complessiva dell’efficienza del sistema dei controlli e del monitoraggio dei rischi reato, ferma restando l’esclusiva competenza dell’O.d.V.

di AMG GAS S.r.l. a conoscere e deliberare in ordine ad eventuali violazioni del Modello della Società.

Reporting dell’Organismo di Vigilanza

Come sopra già precisato, al fine di garantire la sua piena autonomia e indipendenza nello svolgimento delle proprie funzioni, l’Organismo di Vigilanza comunica direttamente al:

• Consiglio di Amministrazione della Società

• Collegio Sindacale.

Il riporto a siffatti organi, alcuni dei quali competenti a convocare l’assemblea dei soci, costituisce anche la miglior garanzia del controllo ultimo sull’operato degli amministratori affidato, per previsione legislativa e statutaria, ai soci.

Segnatamente, in sede di approvazione del bilancio e della relazione semestrale, l’O.d.V.

informa il Consiglio di Amministrazione ed il Collegio Sindacale in ordine a:

• lo stato di attuazione del Modello, con particolare riferimento agli esiti dell’attività di vigilanza espletata durante il semestre e agli interventi opportuni per l’implementazione del Modello, mediante una relazione scritta;

• il piano semestrale delle verifiche predisposto per il semestre successivo.

L’O.d.V. potrà in ogni momento chiedere di essere sentito dal Consiglio di Amministrazione ogni volta che ritenga opportuno un esame o un intervento di siffatto organo in materie inerenti al funzionamento e l’efficace attuazione del Modello.

A garanzia di un corretto ed efficace flusso informativo, l’O.d.V. ha inoltre la possibilità, al fine di un pieno e corretto esercizio dei suoi poteri, di chiedere chiarimenti o informazioni direttamente all’Amministratore Delegato ed ai soggetti con le principali responsabilità operative.

L’O.d.V. potrà, a sua volta, essere convocato in ogni momento dal Consiglio di Amministrazione e dagli altri organi societari per riferire su particolari eventi o situazioni relative al funzionamento e al rispetto del Modello.

Il reporting dell’O.d.V. nei confronti del Consiglio di Amministrazione avverrà solo con le modalità sopra descritte e sarà esercitato anch'esso sempre in modo collegiale.

Flussi informativi nei confronti dell’Organismo di Vigilanza

Il D.Lgs. 231/2001 enuncia pure, tra le esigenze che il Modello deve soddisfare, l’istituzione di obblighi informativi nei confronti dell’O.d.V.

I flussi informativi hanno ad oggetto tutte le informazioni e tutti i documenti che devono essere portati a conoscenza dell’O.d.V., secondo quanto previsto dai protocolli e da ciascuna parte che concorre a costituire il Modello.

Sono stati pertanto istituiti i seguenti obblighi, gravanti sugli organi sociali, sui Responsabili Uffici Aziendali, nonché su tutti i destinatari del Modello, con le modalità meglio qui di seguito precisate.

In particolare, gli organi sociali devono riferire all’O.d.V. ogni informazione rilevante per il rispetto e il funzionamento del Modello.

Il personale dipendente e non deve riferire ogni informazione relativa alla commissione di reati nell’ambito societario o comunque a qualsivoglia comportamento costituente violazione delle prescrizioni del Modello o del Codice Etico.

A tali fini sono stati istituiti diversi canali di comunicazione (posta elettronica, posta ordinaria e

32

esecuzione delle segnalazioni sono illustrati nella Whistleblowing Policy di Edison S.p.A. cui si rinvia per ogni dettaglio. Tutte le modalità di trasmissione delle segnalazioni garantiscono la riservatezza per i segnalanti, anche al fine di evitare atteggiamenti ritorsivi e/o discriminatori nei confronti degli stessi.

Le specifiche modalità di accesso agli anzidetti canali informativi sono disciplinate separatamente in conformità al contratto di service a tal fine concluso dalla Società per la raccolta e la valutazione delle segnalazioni di infrazione al Modello.

L’O.d.V., all’occorrenza anche avvalendosi della Direzione Internal Audit di Edison S.p.A., valuta le segnalazioni e può convocare, qualora lo ritenga opportuno, l’autore della segnalazione e/o il presunto autore della violazione, dando inoltre luogo a tutti gli accertamenti e le indagini che ritenga necessarie ad appurare il fatto segnalato.

Qualora la segnalazione pervenga in forma anonima, l’OdV – con il medesimo coinvolgimento della Direzione Internal Audit di Edison S.p.A., valuta l’opportunità di procedere ad indagini, sempre che la segnalazione contenga riferimenti sufficientemente specifici per effettuare gli accertamenti del caso.

L’O.d.V. stabilisce nel suo regolamento di funzionamento le modalità di relazione con i diversi organi di controllo, nell’ambito del principio generale di acquisire informazioni utili in relazione ai compiti e agli obiettivi dello stesso O.d.V.

Oltre alle segnalazioni innanzi indicate, devono essere obbligatoriamente trasmesse all’O.d.V., da parte dei competenti soggetti interni alla Società, le informazioni concernenti:

• i provvedimenti e/o le notizie aventi ad oggetto l’esistenza di un procedimento penale, anche nei confronti di ignoti, relativo a fatti di interesse per la Società;

• i provvedimenti e/o le notizie aventi ad oggetto l’esistenza di procedimenti amministrativi o controversie civili di rilievo relativi a richieste o iniziative di Autorità indipendenti, dell’Amministrazione Finanziaria, di amministrazioni locali, ai contratti con la Pubblica Amministrazione, alle richieste e/o gestione di finanziamenti pubblici;

• le richieste di assistenza legale inoltrate alla Società dal personale in caso di avvio di procedimenti penali o civili nei loro confronti.

È istituito inoltre un obbligo di riporto funzionale a carico dei Responsabili Uffici Aziendali. In particolare, siffatti Responsabili devono riportare all’O.d.V.:

• semestralmente sull’attività svolta (controlli effettuati, modifiche suggerite a seguito di variazioni dell’attività o delle procedure operative, segnalazioni di eventuali nuove attività o modalità idonee a realizzare ipotesi di reato previste dal D.Lgs. 231/2001), mediante una relazione scritta;

• tempestivamente in caso di gravi anomalie nel funzionamento del Modello o di violazioni di prescrizioni dello stesso.

Le modalità e le tempistiche del flusso informativo all’O.d.V. da parte dei Responsabili Uffici Aziendali potranno essere normate più in dettaglio dallo stesso O.d.V.

Il Responsabile, nei flussi semestrali, si impegna pertanto con dichiarazione scritta alla conoscenza ed al rispetto delle regole previste dal Modello, nonché al puntuale svolgimento dei suoi compiti di supervisione e controllo.

Ciascun Responsabile valuta, in relazione alla complessità dell’attività svolta, se nominare un soggetto “focal point” con il compito di supportare il Responsabile stesso nell’adempimento

Ciascun Responsabile valuta, in relazione alla complessità dell’attività svolta, se nominare un soggetto “focal point” con il compito di supportare il Responsabile stesso nell’adempimento