2. L’ADEGUATA VERIFICA
2.1 P ANNELLO “R IFERIMENTI NORMATIVI ”
Figura 2: scheda "riferimenti normativi"
In questa scheda viene specificato il decreto legislativo attualmente in vigore (D.Lgs 125/2019) e vengono inoltre fornite delle nozioni che si troveranno nel corso del procedimento (titolare effettivo, persona politicamente esposta).
14 Nella Fig. 2 per comprensibili ragioni di praticità, si è ritenuto opportuno richiamare la normativa di riferimento che può tornare utile all’operatore che sta eseguendo l’adeguata verifica in presenza del cliente (art. 19 D.Lgs. 231/2007).
Si ricorda che l’adeguata verifica può essere svolta anche senza la presenza fisica del cliente purché ricorrano le condizioni previste dall’art.28, comma 33; oppure se l’identificazione è effettuata da terzi soggetti indicati nell’elenco dell’art. 30 che forniscano attestazione idonea a confermare l’identità del soggetto che deve essere identificato4.
3 Art. 28, comma 3: Gli obblighi di identificazione e adeguata verifica della clientela si considerano comunque assolti, anche senza la presenza fisica del cliente, nei seguenti casi:
a) qualora il cliente sia già identificato in relazione a un rapporto in essere, purché le informazioni esistenti siano aggiornate;
b) per le operazioni effettuate con sistemi di cassa continua o di sportelli automatici, per corrispondenza o attraverso soggetti che svolgono attività di trasporto di valori o mediante carte di pagamento; tali operazioni sono imputate al soggetto titolare del rapporto al quale ineriscono;
c) per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da atti pubblici, da scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici ai sensi dell’articolo 24 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82;
d) per i clienti i cui dati identificativi e le altre informazioni da acquisire risultino da dichiarazione della rappresentanza e dell’autorità consolare italiana, così come indicata nell’articolo 6 del decreto legislativo 26 maggio 1997, n. 153.
4 Art 34. Ai terzi è fatto obbligo mettere a disposizione del Confidi le informazioni richieste in virtù degli obblighi di cui all’articolo 18, comma 1, lettere a), b) e c) e i dati di identificazione e di verifica e di qualsiasi altro documento pertinente riguardante l’identità del cliente o del titolare effettivo.
15 2.2 Pannello “Cliente”
La maschera consente di interrogare i dati anagrafici censiti nel cruscotto anagrafico; in questa scheda sono riportate tutte le informazioni relativi ai dati identificativi della società (persona giurdica) o della ditta individuale (persona fisica).
Viene, inoltre, segnalato se tale soggetto appartiene alle liste di Persone Politicamente Esposte (PEP), Politico Italiano Locale (PIL), oppure alle liste terrorismo.
Si richiede anche la registrazione del tipo documento per accertamenti sull’intestatario del rapporto.
Figura 3: scheda “cliente”
16 2.3 Pannello “Altri dati”
Figura 4: scheda “altri dati”
Può capitare che venga fuori questo messaggio appena si entra in questo pannello, basta dare conferma o meno alla domanda e procedere.
L’operatore, oltre a indicare la natura del rapporto, avrà cura di inserire anche la destinazione del rapporto, inserendo sia la nazione sia la provincia dell’attività, utili ai fini del calcolo del profilo di rischio.
Un altro campo presente in questa scheda, ovvero “area geografica controparte”, è da valorizzare in casi rari, se per esempio la società a cui è stato affidato un incarico ha la sede in una regione/città/località differente da quella di destinazione (es: destinazione Verona, controparte Bologna).
Il campo della compagine sociale è un dato obbligatorio per le società di persona e/o di capitali, non è un campo editabile se si tratta di una ditta individuale. L’utente può scegliere tra sei opzioni:
1. solo persone fisiche,
2. partecipazione di altra società di persone e/o di società di capitali, 3. presenza di trust e/o altro ente opaco,
17 4. presenza di fiduciaria vigilata
5. intermediario destinatario normativa AML 6. presenza di fiduciaria non vigilata
L’integrazione relativa alla presenza di fiduciarie vigilate, ovvero alla opzione numero 4, tiene conto della intervenuta modifica che obbliga i soggetti della specie, in possesso dei prescritti requisiti, a iscriversi nell’albo unico degli intermediari finanziari art. 106 TUB.
Il peso delle fiduciarie vigilate è neutro per il calcolo del rischio; infatti nel calcolo del profilo di rischio per ogni campo è attribuito un peso specifico.
Il campo “condanne pendenze penali antiriciclaggio” è da compilare solo nel caso di una ditta individuale.
La presenza di una condanna penale relativa all’antiriciclaggio comporta un profilo di rischio elevato, come viene indicato nella figura sottostante.
Si specifica che nella lista dei 14 indicatori del profilo di rischio, che vengono calcolati e visualizzati dalla scheda valutazione (ultimo pannello della procedura di ADV) una volta terminata la procedura, non compare l’indicatore relativo alla presenza di condanne penali, perché la sola presenza comporta un rischio alto e vengono dunque considerati anche altri indicatori.
Si tratta di una dichiarazione che fa il cliente, nel momento in cui viene eseguita la ADV questo campo è da porre come domanda diretta per sapere se la persona fisica ha in essere condanne penali o meno.
Non è collegato ai campi di “procedimenti penali” e “procedimenti amministrativi” visti precedentemente nel cruscotto anagrafico.
Il campo "condanne pendenza penali" viene avvalorato in sede di procedura ADV scegliendo tra le seguenti opzioni:
➢ dichiarazione diversa dalla notorietà di fatti
➢ dichiarazione di assenza di condanne e/o procedimenti
➢ dichiarazione di esistenza di condanne e/o procedimenti.
18 Se non vengono inseriti tutti i dati obbligatori relativi alla compagine sociale e alla presenza di condanne pendenze penali (solo nel caso di ditte individuali), il sistema è bloccante, generando un messaggio di alert appena si seleziona la scheda successiva.
2.4 Pannello “Documenti”
Figura 5: scheda "Documenti"
Con questa attività l’operatore addetto deve indicare con “flag” i documenti richiesti e acquisiti.
Anche in questo caso il sistema segnala l’obbligatorietà di indicare almeno un documento.
In seguito all’ultimo aggiornamento della procedura è stata inserita una ulteriore opzione di scelta nel caso di “documentazione già acquisita da precedente identificazione” allineando l’informazione a quanto già riportato nel modulo stampa – Quadro F.
2.5 Pannello “Legami”
19
Figura 6: scheda "Legami"
Anche questa attività è utile a verificare l’esistenza di legami commerciali e indiretti inseriti dal menù di SPORTELLO.
È obbligatorio specificare come è avvenuto l’accertamento del titolare, ovvero se in presenza o assenza dello stesso, chiarendo che la presenza o meno è intesa in senso letterale, ovvero se durante la compilazione della procedura di ADV il titolare è fisicamente presente. È necessario inoltre individuare l’esecutore effettivo, se socio o titolare effettivo.
Caso particolare: Obbligo di motivazione sul perché non sono presenti in archivio le informazioni sul titolare effettivo! Nel caso in cui il titolare dell’azienda non è stato dichiarato
20 2.6 Pannello “Rapporto”
Con questa attività l’operatore addetto deve specificare le informazioni relative alla tipologia di rapporto che si va ad instaurare.
Figura 7: scheda "Rapporto"
Per ogni informazione si deve scegliere dal relativo menu a tendina:
Rapporto:
1. apertura di rapporto continuativo,
2. aggiornamento del rapporto o dei rapporti già instaurati;
Modalità di presentazione:
1. sportello,
2. ente finanziatore,
3. agente finanziario/mediatore creditizio, 4. associazione di categoria/società di servizi;
5. mediante documenti, dati o informazioni supplementari,
6. avvenuto pagamento competente tramite c/c intestato al cliente, 7. adeguata verifica a distanza,
8. confidi
Nella tabella evidenziata di seguito si riportano le varie opzioni presenti nei campi di “natura del rapporto” e “scopo del rapporto”, abbinate a seconda della scelta del dominio “natura del rapporto”.
21 A maggior spiegazione dell’ultimo caso inserito nella tabella natura/scopo del rapporto, si integra con la maschera seguente.
Si precisa dunque che, se nello scopo del rapporto, dipendente dalla natura dello stesso, si inserisce l’opzione “altro” è obbligatorio specificare un ulteriore campo, che compare solo dopo aver dato conferma al messaggio di alert.
Si precisa che in caso di scelta delle seguenti modalità di presentazione:
➢ Ente finanziatore;
➢ Agente finanziario/mediatore creditizio;
➢ Associazione di categoria/società di servizi;
➢ Confidi.
nel pannello immediatamente successivo, ovvero nella sottoscrizione, l’adeguata verifica viene eseguita automaticamente da un intermediario terzo. In questo caso oltre al flag è necessario inserire anche il nominativo dell’intermediario.
Questo è un caso particolare in quanto non c’è la possibilità di inserire il flag in presenza oppure in assenza del cliente.
Se si seleziona la modalità di sportello è in ogni caso obbligatorio compilare i flag relativi alla presenza o meno del cliente per il check di adeguata verifica, alla lettura-conferma e sottoscrizione di quanto asserito.
22 2.7 Pannello “Sottoscrizione”
Figura 8: scheda "Sottoscrizione"
Nella scheda “sottoscrizione” sono presenti quattro flag, ovvero quelli relativi alla presenza/assenza del cliente e all’esecuzione della adeguata verifica da un intermediario terzo, che vengono evidenziati a seconda della modalità di presentazione scelta in precedenza.
Le “Disposizioni in materia di adeguata verifica della clientela per il contrasto del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo” del 30 luglio 2019 affrontano, nella seconda parte dedicata agli obblighi della ADV, una sezione dedicata all’identificazione del cliente e dell’esecutore.
Come stabilisce l’articolo 19 del decreto antiriciclaggio, il destinatario si occupa di identificare il cliente, l’esecutore o gli eventuali cointestatari acquisendo dati identificativi forniti dal cliente stesso. L’acquisizione avviene tramite esibizione di un documento d’identità o altro documento di riconoscimento equipollente ai sensi della normativa vigente, e copia in formato cartaceo o elettronico.
L’identificazione è effettuata in presenza del cliente ovvero, quando questi è un soggetto diverso dalla persona fisica, dell’esecutore.
In base a quanto stabilito dal decreto antiricilaggio l’obbligo di identificazione dei clienti si considera assolto, anche senza la loro presenza fisica, per coloro:
23 - i cui dati identificativi risultino da atti pubblici, da scritture private autenticate o da certificati qualificati utilizzati per la generazione di una firma digitale associata a documenti informatici;
- in possesso di un’identità digitale, di livello massimo di sicurezza o di un certificato per la generazione di firma digitale;
- i cui dati identificativi risultino da dichiarazione della rappresentanza diplomatica e dell’autorità consolare italiana;
- già identificati in precedenza dal destinatario in relazione ad un altro rapporto continuativo in essere, purché le informazioni esistenti siano aggiornate e adeguate rispetto allo specifico profilo di rischio del cliente e alle caratteristiche del nuovo rapporto che si intende avviare;
- i cui dati identificativi siano acquisiti secondo le modalità individuate nella Sezione VIII per l’operatività a distanza.
A titolo di esempio si propone il seguente caso:
L’identificazione del cliente è effettuata dall’ente finanziatore, ma lo svolgimento della procedura di adeguata verifica è di competenza del confidi.
In questo esempio la modalità di presentazione da inserire è “sportello” e si seleziona il flag relativo alla adeguata verifica in presenza del cliente, poiché il cliente era presente e ha sottoscritto i dati identificativi.
Si ricorda che se si sceglie una modalità di presentazione differente (Ente finanziatore; Agente finanziario/mediatore creditizio; Associazione di categoria/società di servizi; Confidi) il programma assegna in modo automatico l’adeguata verifica ad un intermediario terzo.
Nella scheda “sottoscrizione” si può selezionare il flag “adeguata verifica svolta SENZA la presenza del cliente” quando si effettua una nuova adeguata verifica, solo se i dati del cliente sono già stati registrati a sistema, e l’identificazione dello stesso è avvenuta da parte del destinatario in relazione ad un rapporto continuativo in essere.
In questo caso è da verificare che le informazioni esistenti siano adeguate rispetto al profilo di rischio del cliente e aggiornate in base alle caratteristiche del nuovo rapporto che si intende avviare.
In questo caso è possibile utilizzare anche la modalità di presentazione 5 – mediante documenti, dati o informazioni supplementari.
Si fa presente che la scelta delle modalità di presentazione è dettata anche da regolamenti interni del confidi.
In sede di adeguata verifica questa opzione non comporta alcun punteggio per l’assegnazione del profilo di rischio.
L’ultimo flag attestante che, per tutte le attività eseguite, sono state rispettate sia le normative in materia di antiriciclaggio che le istruzioni operative ricevute, non ha impatti sul calcolo dell’adeguata verifica né sulla prosecuzione della procedura stessa, a meno che il confidi non chieda all’assistenza Parsifal di impostare un blocco e di inserire in stampa tale dicitura: QAVE J07 = 1 blocco inserimento, = 2 blocco inserimento + stampa.
Qualora una delle spunte non venisse inserita, il sistema automaticamente segnala l’errore e rimanda al pannello in questione, indicando il flag mancante oppure dando comunicazione di controllare la lettura della conformità.
24 Da questo momento è possibile salvare i dati finora inseriti a sistema, per farlo è sufficiente cliccare sul pulsante “salva dati” in basso a destra; se ci dovessero essere errori in anagrafica questa operazione non verrà svolta e comparirà una finestra con una lista di errori più o meno gravi che impediscono il salvataggio.
In questo caso si deve identificare il tipo di errore e correggerlo; se invece il salvataggio dei dati avviene correttamente il sistema ne dà comunicazione con questo messaggio da confermare.
Una volta che viene salvata la procedura di adeguata verifica non è più possibile modificarla, nemmeno nel caso in cui ci sia stato l’inserimento di informazioni anagrafiche errate.
Dopo il salvataggio sarà possibile anche richiedere la stampa della sottoscrizione, per farlo è sufficiente cliccare sull’apposito pulsante.
Dopo aver compilato la scheda “sottoscrizione” l’operatore deve acquisire la firma autografa del cliente in calce al documento redatto prima di rilasciargli la copia di pertinenza, oppure si fa firmare il documento in formato pdf stampato.
L’operatore dovrà poi sottoscrivere l’ultimo riquadro per attestare di avere raccolto e verificato le informazioni.
Esempio di stampa della sottoscrizione:
25 Il modulo per l'identificazione e l'adeguata verifica della clientela è stato oggetto di una variazione in merito ai riferimenti normativi contenuti al suo interno.
Tale scelta è stata effettuata in considerazione delle continue evoluzioni legislative relative alla normativa primaria, per l'appunto il D. Lgs n. 231/2007.
Nello specifico, su indicazione e condivisione del gruppo di lavoro AML di Assoconfidi, si è deciso di mantenere la dicitura "Modulo per gli adempimenti di identificazione stabiliti dal D. Lgs.
21/11/2007, n. 231 e successive modificazioni e integrazioni" nel suddetto modulo anziché integrare ogni volta le diciture di singoli decreti legislativi che arricchiscono e modificano quello originario.
Ne consegue che nella stampa della sottoscrizione la dicitura iniziale del modulo per gli adempimenti di identificazione è diventata la seguente:
26
Le modifiche riguardano nel quadro A l’aggiunta dell’ultima riga (Titolare effettivo) in coerenza con il pannello legami allorchè venga indicato la coincidenza delle figure.
Nel quadro B è stato aggiunto per necessario richiamo normativo il termine “esecutori”.
27
28 2.8 Pannello “Comportamento”
In questa fase, espletabile anche in un secondo momento, l’operatore deve ‘registrare’ il comportamento tenuto dal cliente durante il questionario.
Figura 9: scheda "Comportamento"
Dopo aver dato conferma del salvatggio del comportamento, è possibile eseguirne la stampa.
In caso di indicazione di comportamento reticente o di falso collaborativo il sistema chiede di confermarlo per sicurezza.
La scelta dell’opzione 4 non attribuisce un peso di valutazione.
Dopo aver selezionato il comportamento riscontrato, fare “salva comportamento” e se si vuole è possibile farne anche la stampa.
29 Esempio di “stampa comportamento” a cura del confidi relativo al comportamento tenuto dal cliente:
Per procedere con l’ultimo pannello è necessario dare anche la conferma.
2.9 Pannello “Valutazione”
Figura 10: scheda "valutazione"
30 Quest’ultima scheda comprende il questionario, ovvero una sequenza di sette domande (dalla A02 alla A08), che l’operatore dovrà rispondere in modo riservato, ovvero senza la presenza del cliente. Ad ogni domanda sono preordinate tre o quattro tipi di risposte con altrettante previsioni di pesi dal cui calcolo viene attribuito in automatico il Profilo di Rischio. Di seguito viene riportata la sequenza delle domande che formulano il questionario.
Esempio del questionario:
Nel pannello Valutazione, la funzione Stampa (per l’uso interno delle risposte fornite) è fruibile solo a conclusione del completo iter del Questionario.
31 Dopo aver inserito le risposte al questionario, premere il pulsante conferma, ed il sistema invia i seguenti messaggi da confermare, il primo indica la conclusione del questionario di adeguata verifica, mentre il secondo dà l’aggiornamento dell’anagrafe.
Una volta completato il questionario si procede al calcolo del profilo di rischio, infatti premendo sul pulsante “calcolo” indicato in figura si apre una nuova finestra nella quale viene data evidenza del dettaglio; da notare che viene inserito in automatico il profilo di rischio nel rettangolo evidenziato.
Per completezza informativa si elencano gli indicatori, riportati anche nel documento di adeguamento del sistema informativo, che generano come conseguenza il rischio alto:
• Condanne
• Compagine Trust
• Ateco a rischio alto
• Ateco secondario a rischio alto
• Prov/Stato estero a rischio dell’attiv. economica
• Prov/Stato estero a rischio della Residenza
• Nazione rapporto
• Nazione rapporto controparte
• T.E. Prov/Stato estero Residenza
• T.E. Prov/Stato estero Attiv.Economica
• Liste PEP
• Liste TER
• Liste PIL
• Pep dichiarato
• Approfondire con Responsabile AML (Motivo_Raff_Sos)
• Approfondire con Responsabile AML (Motivo_Raff_Proc_Penali) Infine si riporta il dettaglio degli indici per il calcolo del profilo di rischio
32 Dopo aver chiuso il dettaglio del calcolo del rischio, è possibile fare la stampa del questionario per uso interno aziendale con l’indicazione del profilo di rischio.
33
Al termine della procedura, per registrare l’adeguata verifica appena svolta, premere fine, se il processo viene eseguito correttamente la procedura viene registrata a sistema e inserita nello storico delle adeguate verifiche svolte per quell’impresa.
34
3. IL PROFILO DI RISCHIO
Per l’attribuzione dell’indice di rischiosità (Basso-Medio-Alto) alla clientela, sono stati assunti a riferimento un parametro oggettivo e un parametro soggettivo, sulla base di quanto previsto dall’art. 20 del Decreto.
Il parametro oggettivo o geografico è costituito dal data base della media degli indici di criminalità per delitto5, suddivisi tra tutte le province italiane nel periodo 2004-2007; a partire dal mese di novembre 2020, per tale parametro, verrà utilizzato il corrispondente indice Istat aggiornato al 2018.
Trattasi dei cd. “reati presupposto” dai cui proventi il reato di riciclaggio trae linfa per un’autonoma attività criminale, funzionalmente determinante dei reati stessi6.
A titolo esemplificativo, il parametro oggettivo del profilo di rischio, il cui dato medio per l’Italia è pari a 1, è considerato basso se l’indice è minore o uguale a 0,80; medio se l’indice è compreso tra 0,80 e 1,90; alto se l’indice è maggiore di 1,90); il risultato che si ottiene in automatico non deriva dalla media dell’indicatore di residenza dei soggetti presi in considerazione, ma assume il dato più alto. Per esempio, se il richiedente è in fascia 3 (profilo basso) e il titolare effettivo è in fascia 1 (profilo alto), allora il profilo assegnato in automatico dal sistema è 1 (alto) determinandosi così il rischio (oggettivo) di riciclaggio.
Per le province di più recente costituzione, la media attribuita è quella della Regione di appartenenza.
Per i residenti in Stati esteri non aderenti alle Raccomandazioni del Gruppo d’Azione Finanziaria Internazionale - GAFI (anche noto come Financial action task force - FATF)7 e agli altri organismi internazionali8, è stato attribuito il profilo di rischio ALTO
Il parametro soggettivo del profilo di rischio è quello invece che scaturisce in automatico dal sistema dopo che l’operatore:
➢ ha eseguito con il cliente l’Adeguata verifica attraverso la compilazione del Questionario editato nel sistema informativo Parsifal;
5 I reati presi a riferimento sono i seguenti: Associazione mafiosa, Omicidi per mafia, Confische di beni per reati di tipo mafioso, Scioglimenti di Comuni per infiltrazioni mafiose; Associazione a delinquere; Produzione o traffico di stupefacenti; Rapina, Usura; Sfruttamento della prostituzione.
6 Nel 2009 la Banca d’Italia ha effettuato oltre 120 sopralluoghi tra verifiche mirate e ispezioni nelle zone ritenute a più alto rischio riciclaggio (Calabria, riviera romagnola, entroterra campano, hinterland milanese).
7 Il GAFI ha ad oggetto lo studio del fenomeno del riciclaggio; è stato istituito nel 1989 dal G7
8 Il Ministero dell’Economia e delle Finanze con Decreto del 28 settembre 2011 Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale - Serie Generale n° 232 del 5 ottobre 2011 ha aggiornata l’elenco degli Stati e dei territori extracomunitari che sono attualmente considerati come Stati che impongono obblighi equivalenti a quelli previsti dalla Direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio del 26 ottobre 2005 relativa alla prevenzione dell’uso del sistema finanziario a scopo di riciclaggio dei proventi di attività criminose e di finanziamento del terrorismo e che prevedono il controllo del rispetto di tali obblighi.
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➢ ha risposto riservatamente e quindi in assenza del cliente alle 8 domande previste e di seguito riportate con i pesi e le modalità di attribuzione del profilo. In allegato si riportano i pesi e le modalità di attribuzione del profilo
Le domande alle quali l’operatore deve rispondere, sono state individuate sulla base dei nuovi
“Indicatori di anomalia”, emanati da Banca d’Italia il 24 agosto 2010 e sui nuovi “Schemi rappresentativi di comportamenti anomali ai sensi dell’articolo 6, comma 7, lettera b) del D.Lgs.
“Indicatori di anomalia”, emanati da Banca d’Italia il 24 agosto 2010 e sui nuovi “Schemi rappresentativi di comportamenti anomali ai sensi dell’articolo 6, comma 7, lettera b) del D.Lgs.