A tutti i partecipanti, compreso il moderatore arriverà una mail con la data e l’orario in cui si effettuerà la riunione.
Dopo aver cliccato su “Partecipa alla riunione di smartuc Meet”, si aprirà la seguente schermata nella quale bisogna inserire il proprio nome e cognome e successivamente cliccare su “Join into Room”.
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6. Collegamenti audio e webcam
Quando si entrerà all’interno della piattaforma smartuc Meet, per iniziare la riunione, la prima cosa da fare è abilitare microfono e webcam.
Abilitare il microfono:
Cliccare sul microfono come di seguito mostrato:
Verrà effettuato un test audio parlando nel microfono; se tutto funziona correttamente cliccare sull’icona del pollice in su. In caso contrario ripetere il test e seguire le indicazioni per la risoluzione di possibili problematiche.
Abilitare la webcam:
Verrà inoltre richiesto di abilitare la propria webcam. Una volta consentito l’accesso, la piattaforma ricerca automaticamente la presenza di webcam connesse al computer e in seguito si potrà impostare la risoluzione ideale, quindi premere ok.
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7. Panoramica dell’aula
La schermata iniziale dell’aula è composta da diverse sezioni:
Partendo da in alto a sinistra è possibile visualizzare:
- Chat pubblica: la sezione in cui gli utenti possono interagire tra di loro tramite testo - Note condivise: uno spazio per condividere note di testo tra tutti i partecipanti - Utenti: la lista di utenti presenti nell’aula
In alto è presente il pulsante per avviare o fermare la registrazione:
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In alto a destra è presente il menù della riunione. Cliccando sul pulsante è possibile visualizzare:
- Schermo intero;
- Accedi alle impostazioni;
- Visualizza le informazioni;
- Chiedi aiuto (Video Tutorial);
- Imposta le scorciatoie da tastiera;
- Termina il meeting;
- Esci dal tuo profilo.
In basso a sinistra è presente il pulsante relativo alle azioni del presentatore:
- Avvia un sondaggio;
- Gestisci presentazione;
- Condividi un video esterno.
Nella parte centrale in basso sono presenti diversi pulsanti utili ai fini della riunione:
- Microfono: per abilitare/disabilitare il proprio microfono;
- Audio: per abilitare / disabilitare l’audio;
- Webcam: per abilitare / disabilitare la webcam;
- Condivisione schermo: per abilitare / disabilitare la condivisione del proprio schermo con il resto dei partecipanti.
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8. Strumenti di presentazione
8.1 Chat Pubblica
La chat può essere utilizzata da tutti i partecipanti per porre eventuali domande, fare delle segnalazioni interagendo in tempo reale anche quando il microfono è spento.
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Tutti gli interventi vengono visualizzati nella seconda colonna da sinistra
Per partecipare occorre solo scrivere il testo nel riquadro “invia un messaggio a Chat Pubblica” e premere l’icona blu accanto.
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8.2 Note condivise
Cliccando su “Note condivise”, si aprirà accanto un pannello in cui è possibile inserire delle note e lavorare al documento in condivisione con gli altri partecipanti in tempo reale, impostando diverse opzioni per il testo. Per inserire il testo occorre scrivere direttamente nella finestra “Note condivise” e verrà visualizzata la scritta in tempo reale.
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8.3 Utenti
Indica il numero totale di partecipanti alla riunione e il nominativo con cui hanno effettuato l’accesso.
Il simbolo di schermo accanto al nome indica chi è il presentare.
Il simbolo del microfono verde indica che il microfono è attivo. Se il simbolo del microfono è rosso significa che l’utente è in muto.
Cliccando sull’icona utente è inoltre possibile:
- Modificare lo stato
- Silenziare / attivare il microfono dell’utente
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8.4 Registrazione
smartuc Meet permette di registrare le riunioni o le lezioni per rivederle in un secondo momento oppure condividerla con chi non ha potuto assistere.
Cliccando su “Avvia registrazione”: il cerchio all’interno del pulsante diventerà rosso e verrà visualizzato un timer della registrazione.
Durante la riunione è possibile mettere momentaneamente in pausa la registrazione e riavviarla in un secondo momento senza perdere le parti precedenti.
Al termine della sessione basterà tornare nella pagina di lancio dell’aula e attendere qualche istante per vedere la registrazione relativa comparire nella finestra nella sezione registrazioni con le relative informazioni.
È possibile rivederla e decidere se metterla a disposizione dei propri studenti o bloccarne l’accesso tramite click sul lucchetto a destra del file.
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8.5 Menù
Cliccando sull’icona con tre pallini incolonnati si aprirà la seguente finestra di dialogo:
- Schermo intero: consente una visualizzazione a pieno schermo dell’aula;
- Impostazioni: per visualizzare le proprie impostazioni tecniche sulla piattaforma;
- Informazioni: per avere informazioni circa la piattaforma;
- Aiuto: reindirizza alla FAQ più comuni riguardo alla piattaforma;
- Scorciatoie da tastiera: per impostare tasti di scelta rapida collegati ad azioni sulla piattaforma;
- Fine meeting: per terminare l’aula. Una finestra di conferma comparirà sullo schermo:
- Esci: esegue il logout utente.
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8.6 Azioni
Cliccando sull’icona “+” in basso a sinistra, comparirà la seguente finestra di dialogo:
- Avvia sondaggio: È possibile lanciare brevi sondaggi. Verranno visualizzate differenti opzioni di sondaggio nella parte in alto a sinistra dello schermo:
Avvia un sondaggio rapido
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Per iniziare basterà selezionare l’opzione interessata e il questionario verrà inviato a tutti gli utenti. Se nessuna voce soddisfa le esigenze, è possibile avviare un sondaggio personalizzato:
Per iniziare basterà cliccare “Avvia” e il questionario verrà inviato a tutti gli utenti. Quando i partecipanti avranno risposto, verranno visualizzati i risultati e le risposte date dai singoli partecipanti in modo da poter verificare singolarmente le risposte:
Infine cliccando su “Pubblica i risultati”, i risultati saranno visibili anche dagli utenti sulla schermata principale in modo anonimo.
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- Gestisci presentazione: è possibile caricare un file dal proprio pc. I formati supportati sono fogli di calcolo, file di testo, presentazioni, pdf e immagini.
Si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile caricare il proprio file in due modi:
trascinando il file stesso nel rettangolo tratteggiato, oppure ricercare il file del proprio pc tramite “sfoglia file”.
Se il file caricato è errato cliccare su “chiudi” in alto, altrimenti cliccare sul pulsante
“Conferma” e il file verrà automaticamente convertito e caricato sulla schermata principale di presentazione.
Per eliminare la presentazione basterà cliccare su “+” poi “Gestisci presentazione” e cliccare su “elimina”.
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- Condividi un video esterno: si aprirà una finestra di dialogo in cui basterà inserire l’URL del video di YouTube e cliccare su “Condividi un nuovo video” per iniziare la condivisione:
Per terminare la condivisione, basterà cliccare su “Termina condivisione video” nel medesimo pannello.
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8.7 Opzioni
Durante l’aula vi sono diverse opzioni attivabili o disattivabili in qualunque momento con un semplice click:
- Icona microfono: per rendere silenzioso o riattivare il microfono. Quando è disattivata il partecipante non farà sentire il proprio audio agli altri utenti.
- Icona Webcam: per interrompere o riattivare la propria webcam. Quando è disattivata il partecipante non farà vedere la propria immagine agli altri utenti.
- Icona cornetta: per disattivare o riattivare l’audio in ingresso. Quando è disattivata, il partecipante non potrà ascoltare l’audio della riunione.
- Icona schermo: per condividere o terminare la condivisione del proprio schermo. Quando è disattivata verrà visualizzata nuovamente la presentazione iniziale.
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Nello specifico, la Condivisione del proprio schermo, offre la possibilità di condividere con i partecipanti ciò che abbiamo sul nostro schermo. Cliccando sull’icona si aprirà una finestra di dialogo con diverse opzioni di condivisione:
In questo modo potremo:
- Condividere ciò che vediamo sul nostro schermo interamente;
- Condividere solo la finestra di un’applicazione aperta come ad esempio un foglio di calcolo, un documento di testo o immagini;
- Condividere una scheda Web di Google Chrome
Per terminare la condivisione basterà cliccare su “Interrompi condivisione” per tornare alla presentazione principale.
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8.8 Strumenti per presentazione
Nella schermata principale, sulla destra della scheda di presentazione, sono presenti alcuni strumenti utili per l’interazione e la gestione della riunione.
▪ Pulsante Matita: per disegnare sulla slide corrente. Tenendo premuto questo tasto, inoltre, è possibile scegliere tra diversi strumenti: linee, forme geometriche e caselle di testo.
▪ Pulsante con punto: per modificare il colore e la dimensione del tratto.
▪ Pulsante con quadrato colorato: per modificare il colore del tratto.
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▪ Pulsante freccia: indica “indietro” per eliminare l’ultima azione fatta.
▪ Pulsante cestino: elimina tutte le azioni compiute sulla slide.
▪ Pulsante con grafico: a discrezione del presentatore, consente agli altri utenti di scrivere sulla slide in modo da poter segnalare eventuali dubbi o rispondere a domande. La penna sullo schermo riporterà accanto il nome dell’utente che la sta utilizzando. È possibile disattivare tale modalità semplicemente cliccando nuovamente l’icona sul grafico.
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9. Strumenti Utente
Nella lista utenti sono presenti i partecipanti all’aula: il presentatore ha accanto alla propria icona il simbolo dello schermo, mentre i partecipanti il simbolo del microfono.
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Cliccando sul simbolo ingranaggio apparirà il seguente menù a scomparsa:
- Reimposta tutte le icone di stato: per riportare lo stato degli utenti a quello originale.
- Silenzia tutti gli utenti: per fare sì che vengano disabilitati tutti i microfoni.
- Silenzia tutti gli utenti eccetto il presentatore: per fare sì che vengano disabilitati tutti i microfoni dei partecipanti ad eccezione di quello del presentatore.
- Salva lista nomi utente: per esportare la lista dei partecipanti.
- Blocca spettatori: per bloccare la visione di alcune parti come chat o webcam dei partecipanti. Sotto al nome degli utenti comparirà la scritta “bloccati”.
- Crea stanze separate: ovvero sotto-stanze in cui raggruppare i partecipanti in team per un determinato periodo di tempo per poi riunirsi a fine progetto nella stanza principale; il presentatore può visitate le singole stanze o semplicemente ascoltare ciò che accade all’interno della sottoclasse.
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10. Gestione degli Utenti
Cliccando su ogni partecipante si aprirà una finestra di dialogo con diverse opzioni:
- Avvia una Chat Privata: per avviare una chat privata unicamente con l’utente desiderato.
- Promuovi a Presentatore: per dare momentaneamente i privilegi di presentatore a un partecipante.
- Rimuovi utente: per far uscire un utente dalla stanza.
- Promuovi a moderatore / Converti in spettatore: per fornire o togliere al partecipante i privilegi di moderatore.