Meet
Guida utente
smartuc Meet
smartuc è un’architettura di sistemi ai quali si accede attraverso un’unica interfaccia comune, che consente di usufruire di una serie di servizi e applicazioni quali Chat, Telefonia, Audio e Video conference, etc.
smartuc permette un onboarding veloce e l’eliminazione delle
complicazioni tecnologiche per l’utente, che accedendo da una semplice ed intuitiva interfaccia web governa le comunicazioni di business da qualsiasi sede, anche da casa.
smartuc è la soluzione abilitante allo smartworking.
Oltre al forte cambiamento del modo di lavorare è importante e fondamentale dotare le aziende di
strumenti tecnologici
adeguati capaci di governare le comunicazioni in modo semplice.
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Indice
1. Panoramica ... 3
2. Login ... 4
3. Plan Meeting ... 5
4. Istant Meeting ... 5
5. Partecipare ad una riunione ... 6
6. Collegamento audio e webcam ... 7
7. Panoramica dell’aula ... 8
8. Strumenti di presentazione ...10
8.1 Chat Pubblica ...10
8.2 Note condivise ...12
8.3 Utenti ...13
8.4 Registrazione ...14
8.5 Menù ...15
8.6 Azioni ...16
8.7 Opzioni ...20
8.8 Strumenti per presentazione ...22
9. Strumenti utente ...24
10. Gestione degli utenti ...26
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1. Panoramica
smartuc Meet è un sistema di web conferencing, chat e condivisione dei contenuti, completamente integrato con smartuc workspace, adatto a svolgere:
▪ riunioni
▪ lavoro agile
▪ corsi di formazione
▪ webinar
▪ Insegnamento online (scuole-università)
Grazie a questa piattaforma si possono condividere audio, webcam, slide di presentazione, il proprio schermo, effettuare brevi questionari e registrare le riunioni.
Inoltre il presentatore potrà controllare gli strumenti a disposizione abilitandoli o disattivandoli a seconda delle necessità.
È utilizzabile da qualsiasi piattaforma (PC, smartphone, tablet) senza la necessità di installare alcun software.
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2. Login
Per cominciare ad utilizzare la piattaforma basterà effettuare il login.
Dopo aver effettuato il login vi apparirà la schermata iniziale.
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3. Plan Meeting
Attraverso la funzionalità Plan Meeting è possibile pianificare una riunione con i colleghi aziendali e con utenti esterni semplicemente indicandone l'indirizzo email. Gli utenti inseriti ricevono un semplice link al quale collegarsi sia da desktop che mobile attraverso un browser. Avranno a disposizione una chat testuale di stanza visibile a tutti i partecipanti.
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4. Istant Meeting
Attraverso la funzionalità Istant Meeting è possibile effettuare una chiamata immediata posizionandosi sulla chat della persona con cui si desidera avviare una riunione.
All’interno della chat apparirà il pulsante per potersi connettere. Cliccando sul pulsante si avvierà la riunione. Se si desidera inviare il link tramite e-mail basterà cliccare su Copia il link del meeting.
Dopo aver cliccato sul pulsante, si aprirà la seguente schermata nella quale bisogna inserire il proprio nome e cognome e successivamente cliccare su “Join into Room”.
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5. Partecipare ad una riunione
A tutti i partecipanti, compreso il moderatore arriverà una mail con la data e l’orario in cui si effettuerà la riunione.
Dopo aver cliccato su “Partecipa alla riunione di smartuc Meet”, si aprirà la seguente schermata nella quale bisogna inserire il proprio nome e cognome e successivamente cliccare su “Join into Room”.
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6. Collegamenti audio e webcam
Quando si entrerà all’interno della piattaforma smartuc Meet, per iniziare la riunione, la prima cosa da fare è abilitare microfono e webcam.
Abilitare il microfono:
Cliccare sul microfono come di seguito mostrato:
Verrà effettuato un test audio parlando nel microfono; se tutto funziona correttamente cliccare sull’icona del pollice in su. In caso contrario ripetere il test e seguire le indicazioni per la risoluzione di possibili problematiche.
Abilitare la webcam:
Verrà inoltre richiesto di abilitare la propria webcam. Una volta consentito l’accesso, la piattaforma ricerca automaticamente la presenza di webcam connesse al computer e in seguito si potrà impostare la risoluzione ideale, quindi premere ok.
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7. Panoramica dell’aula
La schermata iniziale dell’aula è composta da diverse sezioni:
Partendo da in alto a sinistra è possibile visualizzare:
- Chat pubblica: la sezione in cui gli utenti possono interagire tra di loro tramite testo - Note condivise: uno spazio per condividere note di testo tra tutti i partecipanti - Utenti: la lista di utenti presenti nell’aula
In alto è presente il pulsante per avviare o fermare la registrazione:
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In alto a destra è presente il menù della riunione. Cliccando sul pulsante è possibile visualizzare:
- Schermo intero;
- Accedi alle impostazioni;
- Visualizza le informazioni;
- Chiedi aiuto (Video Tutorial);
- Imposta le scorciatoie da tastiera;
- Termina il meeting;
- Esci dal tuo profilo.
In basso a sinistra è presente il pulsante relativo alle azioni del presentatore:
- Avvia un sondaggio;
- Gestisci presentazione;
- Condividi un video esterno.
Nella parte centrale in basso sono presenti diversi pulsanti utili ai fini della riunione:
- Microfono: per abilitare/disabilitare il proprio microfono;
- Audio: per abilitare / disabilitare l’audio;
- Webcam: per abilitare / disabilitare la webcam;
- Condivisione schermo: per abilitare / disabilitare la condivisione del proprio schermo con il resto dei partecipanti.
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8. Strumenti di presentazione
8.1 Chat Pubblica
La chat può essere utilizzata da tutti i partecipanti per porre eventuali domande, fare delle segnalazioni interagendo in tempo reale anche quando il microfono è spento.
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Tutti gli interventi vengono visualizzati nella seconda colonna da sinistra
Per partecipare occorre solo scrivere il testo nel riquadro “invia un messaggio a Chat Pubblica” e premere l’icona blu accanto.
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8.2 Note condivise
Cliccando su “Note condivise”, si aprirà accanto un pannello in cui è possibile inserire delle note e lavorare al documento in condivisione con gli altri partecipanti in tempo reale, impostando diverse opzioni per il testo. Per inserire il testo occorre scrivere direttamente nella finestra “Note condivise” e verrà visualizzata la scritta in tempo reale.
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8.3 Utenti
Indica il numero totale di partecipanti alla riunione e il nominativo con cui hanno effettuato l’accesso.
Il simbolo di schermo accanto al nome indica chi è il presentare.
Il simbolo del microfono verde indica che il microfono è attivo. Se il simbolo del microfono è rosso significa che l’utente è in muto.
Cliccando sull’icona utente è inoltre possibile:
- Modificare lo stato
- Silenziare / attivare il microfono dell’utente
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8.4 Registrazione
smartuc Meet permette di registrare le riunioni o le lezioni per rivederle in un secondo momento oppure condividerla con chi non ha potuto assistere.
Cliccando su “Avvia registrazione”: il cerchio all’interno del pulsante diventerà rosso e verrà visualizzato un timer della registrazione.
Durante la riunione è possibile mettere momentaneamente in pausa la registrazione e riavviarla in un secondo momento senza perdere le parti precedenti.
Al termine della sessione basterà tornare nella pagina di lancio dell’aula e attendere qualche istante per vedere la registrazione relativa comparire nella finestra nella sezione registrazioni con le relative informazioni.
È possibile rivederla e decidere se metterla a disposizione dei propri studenti o bloccarne l’accesso tramite click sul lucchetto a destra del file.
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8.5 Menù
Cliccando sull’icona con tre pallini incolonnati si aprirà la seguente finestra di dialogo:
- Schermo intero: consente una visualizzazione a pieno schermo dell’aula;
- Impostazioni: per visualizzare le proprie impostazioni tecniche sulla piattaforma;
- Informazioni: per avere informazioni circa la piattaforma;
- Aiuto: reindirizza alla FAQ più comuni riguardo alla piattaforma;
- Scorciatoie da tastiera: per impostare tasti di scelta rapida collegati ad azioni sulla piattaforma;
- Fine meeting: per terminare l’aula. Una finestra di conferma comparirà sullo schermo:
- Esci: esegue il logout utente.
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8.6 Azioni
Cliccando sull’icona “+” in basso a sinistra, comparirà la seguente finestra di dialogo:
- Avvia sondaggio: È possibile lanciare brevi sondaggi. Verranno visualizzate differenti opzioni di sondaggio nella parte in alto a sinistra dello schermo:
Avvia un sondaggio rapido
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Per iniziare basterà selezionare l’opzione interessata e il questionario verrà inviato a tutti gli utenti. Se nessuna voce soddisfa le esigenze, è possibile avviare un sondaggio personalizzato:
Per iniziare basterà cliccare “Avvia” e il questionario verrà inviato a tutti gli utenti. Quando i partecipanti avranno risposto, verranno visualizzati i risultati e le risposte date dai singoli partecipanti in modo da poter verificare singolarmente le risposte:
Infine cliccando su “Pubblica i risultati”, i risultati saranno visibili anche dagli utenti sulla schermata principale in modo anonimo.
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- Gestisci presentazione: è possibile caricare un file dal proprio pc. I formati supportati sono fogli di calcolo, file di testo, presentazioni, pdf e immagini.
Si aprirà una finestra di dialogo in cui è possibile caricare il proprio file in due modi:
trascinando il file stesso nel rettangolo tratteggiato, oppure ricercare il file del proprio pc tramite “sfoglia file”.
Se il file caricato è errato cliccare su “chiudi” in alto, altrimenti cliccare sul pulsante
“Conferma” e il file verrà automaticamente convertito e caricato sulla schermata principale di presentazione.
Per eliminare la presentazione basterà cliccare su “+” poi “Gestisci presentazione” e cliccare su “elimina”.
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- Condividi un video esterno: si aprirà una finestra di dialogo in cui basterà inserire l’URL del video di YouTube e cliccare su “Condividi un nuovo video” per iniziare la condivisione:
Per terminare la condivisione, basterà cliccare su “Termina condivisione video” nel medesimo pannello.
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8.7 Opzioni
Durante l’aula vi sono diverse opzioni attivabili o disattivabili in qualunque momento con un semplice click:
- Icona microfono: per rendere silenzioso o riattivare il microfono. Quando è disattivata il partecipante non farà sentire il proprio audio agli altri utenti.
- Icona Webcam: per interrompere o riattivare la propria webcam. Quando è disattivata il partecipante non farà vedere la propria immagine agli altri utenti.
- Icona cornetta: per disattivare o riattivare l’audio in ingresso. Quando è disattivata, il partecipante non potrà ascoltare l’audio della riunione.
- Icona schermo: per condividere o terminare la condivisione del proprio schermo. Quando è disattivata verrà visualizzata nuovamente la presentazione iniziale.
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Nello specifico, la Condivisione del proprio schermo, offre la possibilità di condividere con i partecipanti ciò che abbiamo sul nostro schermo. Cliccando sull’icona si aprirà una finestra di dialogo con diverse opzioni di condivisione:
In questo modo potremo:
- Condividere ciò che vediamo sul nostro schermo interamente;
- Condividere solo la finestra di un’applicazione aperta come ad esempio un foglio di calcolo, un documento di testo o immagini;
- Condividere una scheda Web di Google Chrome
Per terminare la condivisione basterà cliccare su “Interrompi condivisione” per tornare alla presentazione principale.
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8.8 Strumenti per presentazione
Nella schermata principale, sulla destra della scheda di presentazione, sono presenti alcuni strumenti utili per l’interazione e la gestione della riunione.
▪ Pulsante Matita: per disegnare sulla slide corrente. Tenendo premuto questo tasto, inoltre, è possibile scegliere tra diversi strumenti: linee, forme geometriche e caselle di testo.
▪ Pulsante con punto: per modificare il colore e la dimensione del tratto.
▪ Pulsante con quadrato colorato: per modificare il colore del tratto.
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▪ Pulsante freccia: indica “indietro” per eliminare l’ultima azione fatta.
▪ Pulsante cestino: elimina tutte le azioni compiute sulla slide.
▪ Pulsante con grafico: a discrezione del presentatore, consente agli altri utenti di scrivere sulla slide in modo da poter segnalare eventuali dubbi o rispondere a domande. La penna sullo schermo riporterà accanto il nome dell’utente che la sta utilizzando. È possibile disattivare tale modalità semplicemente cliccando nuovamente l’icona sul grafico.
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9. Strumenti Utente
Nella lista utenti sono presenti i partecipanti all’aula: il presentatore ha accanto alla propria icona il simbolo dello schermo, mentre i partecipanti il simbolo del microfono.
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Cliccando sul simbolo ingranaggio apparirà il seguente menù a scomparsa:
- Reimposta tutte le icone di stato: per riportare lo stato degli utenti a quello originale.
- Silenzia tutti gli utenti: per fare sì che vengano disabilitati tutti i microfoni.
- Silenzia tutti gli utenti eccetto il presentatore: per fare sì che vengano disabilitati tutti i microfoni dei partecipanti ad eccezione di quello del presentatore.
- Salva lista nomi utente: per esportare la lista dei partecipanti.
- Blocca spettatori: per bloccare la visione di alcune parti come chat o webcam dei partecipanti. Sotto al nome degli utenti comparirà la scritta “bloccati”.
- Crea stanze separate: ovvero sotto-stanze in cui raggruppare i partecipanti in team per un determinato periodo di tempo per poi riunirsi a fine progetto nella stanza principale; il presentatore può visitate le singole stanze o semplicemente ascoltare ciò che accade all’interno della sottoclasse.
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10. Gestione degli Utenti
Cliccando su ogni partecipante si aprirà una finestra di dialogo con diverse opzioni:
- Avvia una Chat Privata: per avviare una chat privata unicamente con l’utente desiderato.
- Promuovi a Presentatore: per dare momentaneamente i privilegi di presentatore a un partecipante.
- Rimuovi utente: per far uscire un utente dalla stanza.
- Promuovi a moderatore / Converti in spettatore: per fornire o togliere al partecipante i privilegi di moderatore.
