Pianificazione, programmazione e progetti educat

La pianificazione

La pianificazione è un processo che è preceduto dalle decisioni di carattere politico generale dell'ente proprietario del museo, sia che si tratti dello Stato, degli Enti Locali o dell'Università ed a maggior ragione se si tratta di soggetti privati come enti ecclesiastici, fondazioni, aziende, ecc. La visione e la strategia generale dell'ente proprietario vengono fissate dai decisori, amministratori e dirigenti. Questi possono assegnare al museo un ruolo più o meno incisivo. Sono infatti gli amministratori, con il concorso o meno del direttore e dello staff del museo a stabilire le priorità e ad allocare le risorse, a indicare le modalità ed a fissare i tempi per l'attuazione degli obiettivi strategici. Le funzioni del museo sono plurime, si riferiscono all'ambito della ricerca, a quello della conservazione e del restauro, a quello della documentazione e pubblicazione, a quello della comunicazione e della didattica, a quello relativo all'accoglienza dei visitatori, alla valorizzazione e promozione; il museo ha necessità di personale, di finanziamenti, di spazi, di strutture, di strumenti, di servizi interni. Ognuno di questi ambiti o parte di essi possono rientrare con maggiore o minore incisività nella pianificazione dell'ente proprietario.

Tenute in considerazione queste premesse, si possono indicare sinteticamente le fasi e i punti qualificanti la pianificazione. Il processo decisionale, deve essere preceduto da un'attenta analisi, sia esterna che interna degli attori sociali e dell'organizzazione. L'acquisizione dei dati e la produzione di informazioni sono

finalizzate a reperire elementi di conoscenza sull'ambiente di riferimento del museo e sulle sue potenzialità. In particolare l'analisi “esterna” prende in esame lo scenario delle relazioni possibili con gli stakeholder per stabilire con quali soggetti interagire, in che modo e in che misura. L'analisi “interna” invece riguarda la valutazione dell'istituzione, ovvero il patrimonio, le collezioni, la sede, le risorse umane, finanziarie e strumentali106. Tali analisi dovranno mettere in luce i “punti di forza” e i “punti di debolezza” dell'organizzazione nel contesto entro il quale si dovrà operare.

A questo punto devono essere fissate in modo chiaro le finalità che il museo intende perseguire, attraverso la definizione della “mission”.

La pianificazione poi si esplicita nel piano strategico, business plan, un documento di ampio respiro generale, che definisce il piano delle attività di medio e lungo termine, dai tre ai cinque anni, articolato nelle varie aree operative. Si tratta in sostanza della Relazione Previsionale Programmatica adottata dagli enti territoriali (R.P.P.).

La programmazione

La programmazione invece ha il compito di rendere operativi gli obiettivi strategici, fissati a livello di pianificazione ed ha una cadenza annuale. Il documento di riferimento è il Piano Economico di Gestione (P.E.G.), che indica gli obiettivi gestionali e il piano di attività, con la relativa indicazione dei costi e dei ricavi. Fra le aree operative del museo deve esserci quella riferita al servizio educativo, con il relativo documento di programmazione, nel quale vengono

106 NEGRI M., Manuale di museologia per i musei aziendali, Centro per la cultura d'impresa, Rubettino editore, Catanzaro, 2003

definite in modo chiaro, come abbiamo visto, le varie fasi del processo di attuazione e gestione dell'attività: contenuti, metodologie, prodotti, budget, personale, spazi, attrezzature, organizzazione, tempi, informazione e promozione, verifiche e azioni correttive107.

Il processo di programmazione ha un'evoluzione complessa, caratterizzata da 19 steps di seguito elencati108:

1. stabilire quali progetti attivare e con quali metodologie; 2. valutare i costi dell'attuazione e gestione dei progetti: 3. indicare i risultati attesi e valutare i ricavi;

4. valutare la necessità di personale interno ed esterno;

5. organizzare il personale, assegnando compiti e ruoli precisi; 6. organizzare la struttura, gli spazi e le attrezzature;

7. stabilire gli acquisti e i materiali di consumo necessari; 8. definire il bilancio e assegnare il budget per ogni progetto; 9. fare il calendario dell'attività e stabilire gli orari;

10. programmare incontri con la scuola, con le associazioni, ecc; 11. produrre materiali informativi di vario tipo;

12. fare promozione e pubblicità alle iniziative;

13. realizzare pubblicazioni e materiali didattici di vario tipo; 14. programmare l'aggiornamento e la formazione del personale; 15. fare ricerca e divulgare i risultati;

16. tener le statistiche dell'utenza;

17. somministrare questionari, fare interviste all'utenza, ecc.;

107 NEGRI M., Manuale di museologia per i musei aziendali, cit. 108 ZERBINI L., La didattica museale, cit, p. 38

18. fare le verifiche periodiche e le verifiche finali; 19. stabilire le azioni e le procedure correttive.

Tutte queste azioni devono intrecciarsi e armonizzarsi fra loro e la programmazione generale del museo. Soltanto allora il processo potrà considerarsi concluso.

I progetti educativi

L'attività educativa del museo si realizza attraverso “progetti”109_{. Così come i} “progetti” che si elaborano per il contesto scolastico, anche i progetti educativi del museo prendono in esame un tema, il quale può essere riferito soltanto alla collezione del museo o coinvolgere più musei e istituzioni.

Ad ogni modo, il progetto deve essere studiato in tutte le sue articolazioni e nelle sue successioni temporali. Deve definire la tipologia degli interventi che si intendono attivare: visite guidate, laboratori, attività manuali ecc. Deve stabilire gli strumenti da adottare, gli spazi idonei, le attrezzature e il materiale di consumo. Deve quantificare la necessità di personale e stabilire con buona approssimazione i costi e i ricavi, derivanti sia dall'incasso di eventuali tariffe, che da trasferimenti, contributi o sponsorizzazioni110_.

In realtà sono ancora pochi i musei in Italia che hanno al loro interno personale competente, al quale possa far capo una funzione così delicata e importante come la didattica. Molti sono i musei privi di direttore , ancor più quelli privi del responsabile del servizio educativo, per cui sovente la programmazione dei musei in questo settore tace o è carente e lacunosa.

109 VISSER TRAVAGLI A. M., Le professioni della didattica museale e la gestione del

servizio educativo, in ZERBINI L.,cit.