Principi generali

L’Azienda Ospedaliera sceglie il contraente con le procedure e le modalità dettate dal D. Lgs. n.163/2006 aggiornato con D. Lgs. 26/1/2007 n. 6, nonché D. Lgs. 31/7/2007 n. 113.

L’Azienda elabora un piano a breve/medio termine relativo alle forniture da acquisire. Nel piano sono inserite le forniture di beni e servizi essenziali e ricorrenti, nonché gli acquisti che derivano da scelte strategiche dell’Azienda.

Delle forniture come sopra individuate viene quantificato il valore presunto, che costituisce il criterio in base al quale si decide il tipo di procedura d’acquisto.

L’attività contrattuale è disciplinata da apposito regolamento aziendale, che viene qui di seguito riportato, in attesa che venga emanato il regolamento di esecuzione e attuazione del D.Lgs. 12/4/2006 n. 163 recante il codice dei contratti pubblici relativi a lavori, servizi e forniture.

L’Azienda ha provveduto con provvedimento 3.7.06 n. 245 a disciplinare le procedure per gli acquisti in economia ex art. 125 comma 10 del D.Lgs. 163/06, in attuazione del Codice Appalti, confermando il regolamento per gli acquisti approvati con precedenti deliberazioni n. 2016 dell’19.11.1998 e n. 41 del 16.1.2002, che viene qui di seguito trascritto.

DISCIPLINA PER GLI ACQUISTI IN ECONOMIA EX ART. 125 COMMA 10 DEL D. LGS. N. 163/06

PRINCIPI GENERALI

La presente disciplina viene emanata in conformità al D.lgs. 12.04.06 n. 163 e al D.P.R. 20.08.01 n. 384.

L’Azienda Sanitaria Ospedaliera conforma la propria attività contrattuale a criteri di efficacia, efficienza e trasparenza ed economicità, nel rispetto dei vincoli di spesa definiti a livello di bilancio.

Le disposizioni del presente regolamento sono altresì finalizzate ad assicurare lo sviluppo di processi d’acquisto in termini temporali contenuti e con modalità semplificate.

STRUTTURE ORGANIZZATIVE COMPETENTI

L’attività contrattuale dell’Azienda, finalizzata agli acquisti di beni e servizi in economia ex art. 125 del D. lgs. N. 163/06, viene svolta dalle Strutture Complesse ACQUISTI, ECONOMATO e PATRIMONIO salvo diversa attribuzione della funzione.

OGGETTO

La presente disciplina riguarda il sistema di effettuazione delle spese per l’acquisizione di beni e servizi in economia a COTTIMO FIDUCIARIO, nei limiti della soglia individuata dall’ art. 125 del D. Lgs. N. 163/06, con le modalità specificate nei successivi articoli.

In relazione all’attività istituzionale propria di un’Azienda Sanitaria Ospedaliera e alla specificità delle forniture anche con riguardo alla tempestività delle consegne e dell’assistenza maggiormente garantite da Fornitori territoriali, in un’ottica di maggior contenimento dei costi, è possibile il ricorso agli acquisti in economia per tutte le forniture di beni e servizi necessarie all’attività dell’Azienda di valore inferiore alla soglia comunitaria.

Il ricorso agli acquisti in economia è altresì consentito nelle seguenti ipotesi:

a) risoluzione di un precedente rapporto contrattuale, o in danno del contraente inadempiente, quando ciò sia ritenuto necessario o conveniente per conseguire la prestazione nel termine previsto dal contratto;

b) necessità di completare le prestazioni di un contratto in corso, ivi non previste, se non sia possibile imporne l’esecuzione nell’ambito del contratto medesimo;

c) prestazioni periodiche di servizi, forniture, a seguito della scadenza dei relativi contratti, nelle more dello svolgimento delle ordinarie procedure di scelta del contraente, nella misura strettamente necessaria;

d) urgenza, determinata da eventi oggettivamente imprevedibili, al fine di scongiurare situazioni di pericolo per persone, animali o cose, ovvero per l’igiene e salute pubblica, ovvero per il patrimonio storico, artistico, culturale;

PRINCIPI E CRITERI OPERATIVI

Nel corso dei procedimenti di acquisizione, il Dirigente deve conformarsi ai seguenti principi e criteri operativi:

a) I contratti si concretizzano con l’incontro, in forma scritta o per via telematica documentata, delle volontà delle parti; b) Deve essere garantita, per quanto possibile, la più ampia concorrenzialità, salvo che il costo della negoziazione risulti

sproporzionato rispetto all’entità del contratto e salvi i casi di privativa industriale o esclusività tecnologica;

c) In caso di monopolio legale o per accertata convenienza, è ammessa la stipulazione di contratti per adesione, con riferimento a tariffe o listini, adeguatamente confermati in forma scritta o desunti da rete telematica;

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d) Le opportunità negoziali debbono essere sempre prospettate in modo paritario a tutti i concorrenti partecipanti ad una procedura negoziata e gli uffici devono fare uso riservato e imparziale delle informazioni di cui sono in possesso;

e) Possono essere utilizzati tutti i sistemi di comparazione delle offerte pervenute.

f) L’acquisizione dei beni deve avvenire nel pieno rispetto dei principi di trasparenza, rotazione e parità di trattamento. g) _{Si può ricorrere alle convenzioni stipulate dalla CONSIP SpA, ai sensi delle disposizioni contenute nella Legge}

23.12.99 n. 488 e successive modifiche.

COTTIMO FIDUCIARIO

Si intende per cottimo fiduciario la procedura negoziata con cui l’Azienda Ospedaliera consulta le imprese di propria scelta e negozia con una o più di esse i termini del contratto. L’Azienda procede, di norma, interpellando almeno cinque soggetti qualificati nel settore, se presenti sul mercato (o almeno tre soggetti qualora l’importo della fornitura sia inferiore a Euro 20.000,00 IVA esclusa).

I soggetti da interpellare sono scelti, di regola, tra i Fornitori iscritti nell’apposito Albo Aziendale utilizzando le informazioni in possesso dell’Azienda ospedaliera anche relativamente al comportamento contrattuale pregresso e privilegiando, per quanto possibile, le indicazioni fornite all’uopo dagli utilizzatori; non è esclusa tuttavia la possibilità di interpellare anche soggetti non iscritti nello stesso, dei quali si sia venuti a conoscenza attraverso l’utilizzo di altri canali informativi come, ad esempio, sistemi elettronici e telematici (e-procurement, Marketplace di CONSIP ecc…) e, comunque, sulla base dei seguenti criteri esemplificativi: territorialità, affidabilità, frequenza nella partecipazione a precedenti procedure negoziate, rotazione, sorteggio o altri elementi ritenuti utili risultanti agli atti d’ufficio.

Per gli acquisti di beni e servizi il cui valore sia inferiore a 500 euro IVA esclusa è consentito l’interpello telefonico anche di un solo Fornitore con l’annotazione di tutti i dati utili relativi alla trattativa (data, ora, trasmittente e ricevente). L’Azienda può prescindere dal confronto concorrenziale, previa debita motivazione, qualora si verifichi almeno una delle seguenti condizioni:

a) Quando si tratti di acquisto di beni la cui produzione è garantita da privativa industriale ovvero di beni che una sola impresa può fornire con i requisiti tecnici e il grado di perfezione richiesti;

b) Qualora, per motivi di natura tecnica, artistica o per ragioni attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’esecuzione dei servizi possa venire affidata unicamente ad un particolare prestatore di servizi;

c) Nei casi di estrema urgenza determinati da eventi imprevedibili e non imputabili alla Struttura interessata, limitatamente a quanto strettamente necessario per superare l’emergenza verificatasi;

d) Per forniture complementari effettuate dallo stesso fornitore e destinate alla fornitura già in essere nel caso in cui il cambiamento di fornitore obblighi l’Azienda ad acquistare prodotti il cui impiego o manutenzione comportino l’incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate.

e) Nel caso di forniture integrative non comprese nel contratto originario che, a seguito di circostanze impreviste, siano divenuti necessari all’esecuzione della prestazione prevista nel contratto, purchè l’importo non superi, nel suo complesso, il 50% dell’importo originario;

f) Per i prodotti destinati a puro scopo di ricerca, di sperimentazione o di studio; g) Per le pubblicazioni da effettuare su quotidiani o su altra stampa periodica.

CRITERI DI SCELTA DEL CONTRAENTE

Le forniture di beni e servizi oggetto del contratto sono affidate sulla base dei seguenti criteri:

a) Al prezzo più basso, qualora la fornitura debba essere conforme alle caratteristiche specificate in appositi capitolati o disciplinari tecnici;

b) A favore dell’offerta economicamente più vantaggiosa, valutabile sulla base di criteri predeterminati dall’Azienda (miglior rapporto qualità/prezzo).

Le Struttura competente, previa acquisizione della valutazione tecnica degli utilizzatori, procede all’esame e alla scelta dei preventivi.

Il responsabile della procedura deve garantire riservatezza ed imparzialità; su tale base, qualora ritenuto opportuno, l’eventuale rinegoziazione delle offerte dovrà avvenire nel pieno rispetto della par-condicio tra i Fornitori selezionati non esclusi in sede di valutazione tecnico-qualitativa, al fine di conseguire le migliori condizioni economiche, prima di addivenire alla conclusione del contratto.

La scelta del contraente deve essere adeguatamente motivata nella relazione di negoziazione, in cui è illustrato lo svolgimento di ciascuna fase della procedura.

PRESENTAZIONE DELLE OFFERTE

Il termine di presentazione delle offerte è determinato dalla tipologia della fornitura oggetto della procedura negoziata e non può essere inferiore, di norma, a 10 giorni dalla data di invio della richiesta di preventivo, ove non vi siano specifiche ragioni di urgenza.

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I contratti di fornitura di cui al presente regolamento sono conclusi con la relazione di negoziazione a cura del responsabile del procedimento e comunque con il provvedimento di assegnazione qualora la spesa superi l’importo di 20.000 Euro IVA esclusa.

La volontà di contrarre dell’Azienda ospedaliera è validamente manifestata soltanto nella forma scritta. I contratti possono essere stipulati in una delle seguenti forme:

• Per mezzo di corrispondenza secondo gli usi del commercio (scambio di lettere); • Per mezzo di obbligazione sottoscritta in calce al capitolato o al disciplinare; • Mediante scrittura privata;

• Mediante scrittura privata autenticata o atto pubblico;

Il contratto è validamente concluso a seguito della comunicazione del provvedimento di assegnazione al contraente o, nel caso di acquisti di beni di valore non superiore a 20.000 Euro IVA esclusa, con l’emissione degli ordinativi di spesa. Si richiamano, in particolare, le disposizioni contenute nell’art. 10 del regolamento approvato con deliberazione n. 2016 del 19.11.98.

DEPOSITI CAUZIONALI

Il capitolato speciale e/o la lettera di invito indicano la misura del deposito cauzionale (per forniture di beni e servizi di importo superiore a 50.000 Euro) che comunque non può essere superiore al 5% dell’importo presunto della fornitura medesima e le modalità della sua costituzione.

RINNOVO E PROROGA

L’Azienda Ospedaliera può disporre la facoltà di procedere al rinnovo del contratto alle condizioni originarie o migliorative, qualora risultino vantaggiose, alla luce delle quotazioni di mercato e dei costi di una nuova procedura. Qualora il valore del contratto, tenuto conto dell’eventualità del rinnovo manifestato espressamente, superi il valore di Euro 211.000,00, si applicano le disposizioni vigenti per i contratti di rilevanza comunitaria.

L’Azienda Ospedaliera può altresì disporre la proroga dei termini contrattuali, se previsto in forma espressa dal contratto originario.

ACCETTAZIONE DEI BENI – COLLAUDI

Le forniture di beni e servizi sono soggette a controlli in corso di esecuzione e finali, secondo modalità e termini previsti nei capitolati e nei contratti.

Il controllo della merce consegnata, qualora si tratti di beni a giacenza di magazzino, è effettuato dai responsabili dei Magazzini; l’accettazione formale è demandata all’utilizzatore del bene qualora si tratti di prodotto destinato ad un utilizzatore specifico.

Il ricevente (utilizzatore) deve provvedere alla immediata verifica delle merci, ove la loro qualità e rispondenza alle specifiche del capitolato d’oneri possa essere accertata a vista. Negli altri casi, nonché ove occorra l’accertamento dei requisiti e del buon funzionamento del bene, la verifica deve essere effettuata entro il termine di cui all’art. 1512 del Codice Civile ovvero entro un termine diverso se pattuito.

Il ricevente deve immediatamente segnalare al responsabile del procedimento ogni inadempimento, al fine di consentire l’inoltro al Fornitore, nei termini di legge, di regolare contestazione.

La verifica di qualità dei beni e del loro funzionamento, nel caso si tratti di apparecchiature in genere, nonché della loro rispondenza alle norme di sicurezza, è effettuata dal Responsabile della Struttura interessata congiuntamente, di regola, al Responsabile della Struttura Semplice Ingegneria Clinica.

Qualora l’oggetto del contratto riguardi forniture che debbono possedere particolari di natura tecnica (ad esempio:casi di posa in opera), l’incarico di collaudo può essere affidato ad un organo tecnico appositamente designato dalla Struttura competente ai sensi dell’Atto Aziendale.

Le verifiche di qualità dei servizi sono di norma effettuate di concerto tra la Direzione Sanitaria di Presidio, la S.C. Economato e la Struttura utilizzatrice, secondo le modalità previste nei Capitolati Speciali d’appalto.

DISPOSIZIONI FINALI E TRANSITORIE

Le disposizioni di cui ai regolamenti per gli acquisti approvati con deliberazioni del Direttore Generale n. 2016 del 19/11/98 e n. 41 del 16/01/02, rimangono valide ove non contrastanti con la presente disciplina.

2.2 Competenze

In attuazione del principio di separazione tra attività di indirizzo e controllo riservate alla Direzione Generale, ed attività di gestione riservata alla dirigenza, spetta alla Direzione Generale in materia

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contrattualistica la fissazione degli obiettivi attraverso il piano annuale degli acquisti nonché la verifica dei risultati.

I responsabili delleStrutture Acquisti, Economato, Tecnico hanno facoltà di individuare, all’interno della struttura complessa di competenza, i soggetti che possono impegnare l’Azienda verso l’esterno nonché i limiti e le modalità di tale esercizio.

3 - Disciplina dei controlli interni 3.1 Forme di controllo

L’azienda nell’ambito della sua autonomia si dota di strumenti adeguati a:

‰ garantire la legittimità, regolarità e correttezza dell’azione amministrativa (controllo di regolarità amministrativa e contabile);

‰ verificare l’efficacia, efficienza ed economicità dell’azione aziendale al fine di ottimizzare, anche mediante tempestivi interventi di correzione, il rapporto tra costi/risultati (controllo di gestione);

‰ valutare le prestazioni del personale con qualifica dirigenziale (valutazione della dirigenza); ‰ valutare l’adeguatezza delle scelte compiute in sede di attuazione dei piani, programmi e altri

strumenti di determinazione dell’indirizzo politico, in termini di congruenza tra risultati conseguiti e obiettivi predefiniti (valutazione e controllo strategico).

3.2 Il controllo interno di regolarità amministrativa e contabile (art. 3 ter d. lgs. 502/92 s.m.i., art. 4 1° comma d. lgs. 517/99, art. 2 d. lgs. 286/99 – soggetto preposto: Collegio Sindacale)

1. Ai controlli di regolarità amministrativa e contabile provvedono gli organi appositamente previsti dall’articolo 3-ter del D. Lgs 229/99 ivi compresi quelli di cui all’articolo 1, comma 62, della legge 23.12.1996 n. 662 e, nell’ambito delle competenze stabilite dalla vigente legislazione, i servizi ispettivi di finanzia della Ragioneria Generale dello Stato e quelli con competenze di carattere generale.

2. Le verifiche di regolarità amministrativa e contabile devono rispettare, in quanto applicabili alla pubblica amministrazione, i principi generali del codice civile.

3. Il controllo di regolarità amministrativa e contabile non comprende verifiche da effettuarsi in via preventiva se non nei casi espressamente previsti dalla legge e fatto salvo, in ogni caso, il principio secondo cui le definitive determinazioni in ordine all’efficacia dell’atto sono adottate dall’organo amministrativo responsabile.

Il Direttore Amministrativo coadiuva, con il Collegio Sindacale, per il controllo di regolarità amministrativa.

3.3 Controllo di gestione (art. 5 d. lgs. 165/2001 – art. 17 L.R. 10/95 – art. 4 d. lgs. 186/99 – soggetto preposto: Controllo di Gestione)

L’azienda ha istituito una apposita S.C. definita Controllo di Gestione per lo sviluppo della contabilità analitica e della politica del budget. Le funzioni sono elencate in precedenza nella parte riguardante le articolazioni organizzative e segnatamente nella categoria della Tecnostruttura.

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