la fase istruttoria;
la contestazione della violazione all’interessato;
la decisione e l’irrogazione della sanzione.
5.3.1 La fase istruttoria
L’OdV, nell’esercizio dei propri poteri ispettivi e di controllo o sulla base delle segnalazioni ricevute (di cui al paragrafo 4.6 “Flussi informativi da e verso l’Organismo di Vigilanza”), verifica l’esistenza di violazioni del Modello o del Codice Etico o delle relative procedure e gli
Nello svolgimento della propria attività, l’OdV garantisce l’assoluta riservatezza su soggetti e fatti segnalati, utilizzando, a tal fine, criteri e modalità di comunicazione idonei a tutelare l’onorabilità delle persone menzionate nelle segnalazioni nonché l’anonimato dei segnalanti, affinché chi effettua la segnalazione non sia soggetto a ritorsioni.
L’OdV può:
procedere all’archiviazione delle segnalazioni generiche o non sufficientemente circostanziate, di quelle palesemente infondate o oggettivamente irrilevanti, nonché di tutte quelle contenenti fatti già oggetto in passato di specifiche attività di istruttoria e già archiviate, salvo che non emergano nuove informazioni tali da rendere necessarie ulteriori attività di verifica. Nel caso in cui l’OdV proceda all’archiviazione, deve verbalizzare le ragioni di tale decisione. Nel caso in cui la segnalazione fosse riferita ad un dipendente, l’OdV trasmette copia del verbale di archiviazione al Responsabile Risorse Umane, per eventuali approfondimenti non connessi ai comportamenti valutati dall’OdV;
avviare un’istruttoria con riferimento alle segnalazioni che contengono elementi sufficienti per compiere un accertamento circa l’illecito segnalato (ad esempio:
segnalazioni contenenti un resoconto circostanziato degli eventi, dettagli riferiti all’epoca dei fatti, alle cause e finalità, alle modalità di azione, ecc.).
L’obiettivo dell’istruttoria sulle segnalazioni è quello di accertarne la fondatezza e, a tal fine, l’OdV si può avvalere della collaborazione di consulenti esterni o di Direzioni competenti per materia in relazione alla tipologia di condotta contestata.
All’esito di tale istruttoria l’OdV può:
archiviare la segnalazione, ove sia risultata priva di riscontri o non si sia raggiunto il pieno convincimento che sia stata effettivamente commessa una violazione;
redigere una relazione, nelle modalità riportate nei paragrafi successivi, nei casi in cui vi siano elementi sufficienti a ritenere fondata la segnalazione.
5.3.2 Procedimento per violazioni commesse dai dipendenti non dirigenti
Il procedimento di applicazione della sanzione nei confronti di dipendenti avviene nel rispetto delle disposizioni del vigente CCNL Fondazioni Lirico Sinfoniche.
L’OdV trasmette al Responsabile Risorse Umane e al Sovrintendente una specifica relazione.
Con tempestività dall’acquisizione della relazione, il Responsabile Risorse Umane trasmette al lavoratore un’adeguata contestazione scritta.
Il Responsabile Risorse Umane, sentito il Sovrintendente, assume la decisione e irroga la
Il Consiglio di Indirizzo è informato in merito all’esito del procedimento.
5.3.3 Procedimento per violazioni commesse dai dirigenti
La procedura di accertamento dell’illecito con riguardo ai dirigenti è regolata dalle disposizioni normative vigenti nonché dai contratti collettivi applicabili.
In particolare, l’OdV trasmette al Sovrintendente, al Consiglio di Indirizzo ed Responsabile Risorse Umane una specifica relazione.
Con tempestività dall’acquisizione della relazione dell’OdV, il Sovrintendente e/o il Responsabile Risorse Umane convoca il dirigente interessato mediante un’adeguata comunicazione di contestazione.
Valutate quest’ultime, qualora dovesse essere comprovata la violazione, il soggetto preposto irroga la sanzione e, se il dirigente è destinatario di deleghe o procure da parte del Consiglio di Indirizzo/Sovrintendente, collegate alla violazione contestata o ritenute altrimenti opportune, queste potranno essere revocate.
Il provvedimento di comminazione della sanzione è comunicato per iscritto all’interessato, entro i sei giorni successivi dalla presentazione delle giustificazioni.
Il Consiglio di Indirizzo e l’OdV dovranno essere informati in merito agli esiti delle verifiche interne ed alle decisioni adottate.
5.3.4 Procedimento per violazioni commesse da Componenti del Consiglio di Indirizzo, del Collegio dei Revisori dei conti e dal Sovrintendente
Qualora si riscontri la violazione del Modello da parte di da parte di uno o più membri del Consiglio di Indirizzo, del Collegio dei Revisori dei conti e del Sovrintendente, l’Organismo di Vigilanza provvederà a informare sia il Presidente della Fondazione sia gli enti nominanti dei suddetti, che valuteranno la gravità della violazione e assumeranno le iniziative più opportune, conformemente ai poteri previsti dalla legge (art. 25 c.c. – Controllo sull’amministrazione delle Fondazioni) e dallo Statuto.
5.3.4 Procedimento per violazioni commesse da terzi (collaboratori, fornitori, revisori, consulenti, partner ed altri soggetti esterni)
Nei contratti che regolano i rapporti con i collaboratori, fornitori, revisori, consulenti, partner e gli altri soggetti esterni deve essere inclusa una clausola in cui si preveda che l’inosservanza delle linee di condotta imposte dal Codice Etico e dal Modello determina l’espressa risoluzione del rapporto contrattuale, nonché l’applicazione di penali.
6 COMUNICAZIONE E FORMAZIONE
La Fondazione garantisce nei confronti di tutti i dipendenti una corretta conoscenza e divulgazione del Modello e del Codice Etico e delle prescrizioni in essi contenuti.
Il Modello ed il Codice Etico sono comunicati a tutto il personale della Fondazione a cura dell’Ufficio Risorse Umane ed a tutti i membri degli Organi sociali, attraverso i mezzi divulgativi ritenuti più opportuni.
Per i soggetti esterni alla Fondazione destinatari del Modello e del Codice Etico sono previste apposite forme di comunicazione del Modello e del Codice Etico. I contratti che regolano i rapporti con tali soggetti devono prevedere chiare responsabilità in merito al rispetto del Codice Etico e l’accettazione dei principi generali del Modello della Fondazione.
Il Codice Etico e il Modello sono pubblicati in forma integrale sul sito internet della Fondazione.
È compito della Fondazione attuare e formalizzare specifici piani di formazione, con lo scopo di garantire l’effettiva conoscenza del D. Lgs. 231/01, del Codice Etico e del Modello da parte dei dipendenti e dei membri degli Organi sociali. Il livello di formazione è modulato, con un differente grado di approfondimento, in relazione alla qualifica dei destinatari e al diverso livello di coinvolgimento degli stessi nelle attività sensibili. Una formazione specifica è destinata ai membri dell’OdV e ai soggetti di cui esso si avvale nello svolgimento delle proprie funzioni.
La formazione del personale ai fini dell’attuazione del Modello è gestita dall’Area Risorse Umane e dall’OdV che si adopera affinché i programmi di formazione siano erogati tempestivamente.
La Fondazione garantisce la predisposizione di mezzi e modalità che assicurino sempre la tracciabilità delle iniziative di formazione e la formalizzazione della presenze dei partecipanti, la possibilità di valutazione del loro livello di apprendimento e la valutazione del loro livello di gradimento del corso, al fine di sviluppare nuove iniziative di formazione e migliorare quelle attualmente in corso, anche attraverso commenti e suggerimenti su contenuti, materiale, docenti, ecc.
Le iniziative di formazione possono svolgersi anche a distanza mediante l’utilizzo di sistemi informatici (es. e-learning).
La partecipazione ai programmi di formazione di cui al presente punto ha carattere di obbligatorietà. La violazione di tale obbligo costituisce una violazione del Modello e pertanto sanzionabile ai sensi dello stesso.