Procedure dell'Autorità di Gestione per la trasmissione delle informazioni all'Autorità di Audit

informazioni in merito alle carenze e/o alle irregolarità (casi di frode sospetta e accertata inclusi) rilevate e al seguito ad esse dato nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli effettuati dagli organismi nazionali o dell'Unione.

L’AdG si è dotata di una specifica procedura per garantire la trasmissione delle informazioni all’AdA, comprese le informazioni in merito alle carenze e/o alle irregolarità (casi di frode sospetta e accertata inclusi) rilevate e al seguito dato a queste ultime nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli effettuati dagli organismi nazionali o dell'Unione.

Al fine di adempiere a tale funzione, l’AdG si è dotata di un sistema di raccolta dei dati relativi agli esiti dei controlli di I livello e degli audit effettuati dall’Unione Europea o dagli organismi nazionali e del follow-up relativi a carenze e irregolarità rilevate durante tali verifiche; tali dati saranno debitamente registrati sul sistema informativo al quale anche l’AdA ha pieno accesso.

Sulla base dei dati e delle informazioni registrate nel sistema informativo e della documentazione di supporto, l’AdG effettua periodicamente l’analisi delle irregolarità, compresi i casi di frode sospetta e accertata, rilevate nel corso delle verifiche effettuate dai diversi soggetti coinvolti (uffici deputati al controllo di I livello, AdA, AdC, altri organismi competenti nazionali e comunitari); inoltre assicura, attraverso il sistema informativo, di tenere traccia del seguito dato alle azioni correttive poste in essere a seguito degli audit e predispone una relazione di sintesi sugli esiti e le risultanze dei controlli e delle azioni correttive.

Tali aspetti confluiscono nella relazione di cui al paragrafo 2.2.3.14 del presente documento.

L’AdG garantisce che tale relazione, così come la Dichiarazione di cui al paragrafo 2.2.3.13 siano rese disponibili in tempo utile all’AdA ai fini delle opportune valutazioni²⁴.

L’AdG garantisce inoltre all’AdA i risultati dei follow-up nel contesto delle verifiche di gestione, degli audit e dei controlli da parte degli organismi dell'Unione Europea o nazionali.

L’AdG si impegna, inoltre, a fornire all’AdA tutte le informazioni relative ad eventuali modifiche del Si.Ge.Co. che dovessero rendersi necessarie durante l’attuazione del Programma.

In merito alla Gestione degli esiti dei controlli di II livello, nel presente paragrafo sono descritte le procedure relative alle azioni correttive e preventive adottate dall’AdG a seguito dei controlli svolti dall’AdA, mentre la procedura di dettaglio sarà contenuta nel Manuale delle procedure dell’AdG/OOII.

Le procedure prevedono le seguenti fasi:

Ž acquisizione e esame della documentazione relativa agli esiti dei controlli di II livello e suo eventuale inoltro all’OI/OOII responsabile;

Ž trattamento degli esiti dei controlli di II livello da parte dell’OI/OOII e dell’AdG nella fase di contraddittorio con l’AdA;

Ž follow up degli esiti dei controlli di II livello sulla base delle raccomandazioni indicate nel rapporto definitivo del controllo.

24 A tal fine nel Manuale delle procedure di AdG/OOII saranno definite le opportune scadenze interne tra le tre Autorità sulla base della tempistica indicativa per il lavoro di audit definita nella nota EGESIF_15-0008-02 19/08/2015

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Acquisizione della documentazione relativa agli esiti dei controlli di II livello e suo eventuale inoltro all’OI/OOII responsabile.

Ricevuta la documentazione relativa ai controlli di II livello, l’AdG esamina gli esiti del controllo effettuato sul Si.Ge.Co. del Programma e delle verifiche condotte sulle operazioni campionate, al fine di individuare gli aspetti riguardanti l’AdG e l’OI/OOII.

Per le segnalazioni afferenti al Si.Ge.Co. dell’AdG e alle operazioni di diretta competenza, l’Area/Servizio preposto alla Gestione procede come descritto nella fase successiva “Trattamento degli esiti dei controlli di II livello - fase di contraddittorio”.

Negli altri casi, l’Area/Servizio preposto alla Gestione richiede all’OI/OOII interessato di fornire gli elementi in relazione alle criticità segnalate, di seguito elencate, entro i termini previsti:

Ž riscontro puntuale in merito alle criticità rilevate e indicazione delle azioni correttive intraprese o previste ai fini del superamento dell’anomalia segnalata;

Ž nei casi pertinenti, valutazione dell’ammissibilità degli importi relativi alle spese oggetto del rilievo;

Ž nei casi pertinenti, eventuale documentazione giustificativa a supporto dell’ammissibilità della spesa o del superamento dell’anomalia rilevata.

Trattamento degli esiti dei controlli di II livello da parte dell’AdG e dell’OI/OOII - fase di contraddittorio L’AdG e l’OI/OOII provvedono al trattamento degli esiti dei controlli ai fini del contraddittorio con l’AdA attraverso modalità procedurali diverse, indicate distintamente di seguito, a seconda che la documentazione relativa ai controlli di II livello contenga la segnalazione di anomalie finanziarie e/o di problematiche di altra natura.

Nel caso in cui gli esiti dei controlli non manifestino anomalie finanziarie ma altre tipologie di criticità, l’AdG e l’OI/OOII provvedono ad effettuare un approfondimento specifico, al fine di acquisire eventuali elementi integrativi a supporto del superamento delle criticità rilevate. Sulla base di tale approfondimento, l’AdG e l’OI/OOII possono formulare e inviare all’AdA eventuali osservazioni per le valutazioni di competenza, entro il termine previsto. L’OI/OOII trasmette eventuali osservazioni anche all’AdG, in risposta alla richiesta di elementi di riscontro inviata da quest’ultima.

In caso di presenza di anomalia finanziaria, i beneficiari/soggetti attuatori esaminano i rilievi effettuati dal controllore di II livello ai fini di eventuali osservazioni e/o controdeduzioni. Tali comunicazioni, corredate di eventuale documentazione integrativa di supporto, sono trasmesse dai beneficiari/soggetti attuatori all’AdA ai fini delle valutazioni di competenza, e per conoscenza all’AdG e all’OI responsabile dell’operazione, entro il termine previsto.

Inoltre, l’AdG e l’OI/OOII esaminano gli esiti dei controlli di I livello e, in particolare, del controllo in loco effettuato a conclusione dell’intervento, se avvenuto, al fine di trasmettere all’AdA eventuali osservazioni.

Follow up degli esiti dei controlli di II livello sulla base delle raccomandazioni indicate nel rapporto definitivo del controllo

Sulla base degli esiti della valutazione delle osservazioni e delle controdeduzioni presentate dai beneficiari/soggetti attuatori e/o dalle Amministrazioni interessate, l’AdA trasmette all’AdG, all’OI, al beneficiario/soggetto attuatore e all’AdC il rapporto definitivo del controllo.

L’AdG e l’OI/OOII esaminano, per le operazioni di competenza, le raccomandazioni formulate dall’AdA, indicate nel rapporto definitivo del controllo e adottano le misure/azioni di follow up sulla base degli esiti dei controlli di II livello (ad esempio, provvedimento di recupero delle somme indebitamente erogate, avvio del procedimento di revoca, parziale o totale, del contributo nei confronti del beneficiario). Gli atti relativi al follow up sono trasmessi ai beneficiari/soggetti attuatori direttamente interessati e per conoscenza all’AdA, all’AdC e all’AdG, al fine di informare tutti i soggetti coinvolti in merito al seguito dato alle raccomandazioni indicate nel rapporto definitivo del controllo. In presenza di irregolarità sistemiche, l’Area/Servizio preposto alla Gestione procede all’adeguamento del Si.Ge.Co. del Programma.

In caso di irregolarità - art. 2, par. 36 del Reg. (UE) n. 1303/2013 - segnalata dall’AdA, l’AdG - Area Organizzazione e Attuazione Interventi Capitale umano procede, nei casi pertinenti, alla notifica dell’irregolarità alla CE secondo le procedure adottate per il trattamento delle irregolarità e dei recuperi.

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Le attività sopra descritte sono riportate nel diagramma di flusso successivo.

Diagramma n. 11: Follow up esito controlli di II livello

83 Diagramma n. 11bis: Follow up esito controlli di II livello

2.2.3.11 Riferimento alle norme nazionali in materia di ammissibilità stabilite dallo Stato Membro e