I processi

Introdurre un sistema ERP in azienda significa, oltre al voler usufruire dei vantaggi offerti dalla tecnologia, volersi avvalere delle best practices112 incluse nel sistema e ciò inevitabilmente comporta una revisione dei processi interni dell‟azienda per fare in modo che questi rispecchino quelli del sistema e che si vuole imitare; certo, anche nel caso in cui non si voglia completamente adottare le pratiche del nuovo sistema e procedere quindi ad una customizzazione più o meno spinta del sistema, sarà necessario rivedere alcuni processi per fare in modo che l‟ERP prescelto si integri al meglio con la realtà aziendale. Beretta e Polo113 hanno appunto sottolineato come il fattore forse più rilevante nel processo di implementazione sia quello relativo all‟aggiustamento dei processi.

Trattandosi di un aspetto che ha un tale impatto sulle persone che useranno il sistema e che vedranno mutare le loro abitudini e i rapporti gerarchici fra loro, è naturale che a gestirlo fin dall‟inizio, ovvero dalle fasi di progettazione dei nuovi processi, siano persone competenti nell‟ambito dei processi esistenti all‟interno dell‟azienda e in possesso di conoscenze specifiche sul mondo degli ERP.

Come si diceva in apertura di paragrafo, l‟azienda, oltre la possibilità di accettare le modifiche ai processi, cosa che determinerebbe l‟accettazione piena del sistema, ha la possibilità di

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“Putting the enterprise in the enterprise system”, T. H. Davenport, all’interno della “Harvard business review” di luglio 1998.

113 _{“Sistemi ERP e Business Process Management: il legame mancante in economia e management”, S. Beretta, A.}

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modificare quest‟ultimo per far si che venga incontro alle particolari esigenze aziendali114

. Ovviamente, però, modificare il sistema a proprio piacimento ha un costo. Quindi le due strategie possibili, in merito alla questione dei processi, che un‟azienda ha a disposizione sono:

Adattare i processi aziendali al software; Adattare il software ai processi dell‟azienda.

La prima alternativa ha il pregio di lasciare il sistema quasi inalterato, rendendo quindi la possibilità di errori molto più bassa e garantendo un passaggio più facile ad eventuali nuove versioni ed aggiornamenti. Il rovescio della medaglia è il dover adattare tutta l‟organizzazione aziendale ai processi che fanno parte del sistema: questa scelta, a seconda delle condizioni di partenza dell‟azienda, potrebbe essere più o meno impegnativa.

La seconda alternativa invece comporta la customizzazione del software per far si che si adatti, anche se non totalmente, alla struttura dei processi già presenti in azienda. Come è facile dedurre a questo punto tale soluzione presenta costi molto più elevati e anche maggiori tempi di implementazione. Difetto di questa soluzione è la bassa compatibilità con versioni successive e aggiornamenti; beneficio invece di questa soluzione è il basso impatto sull‟organizzazione aziendale.

Considerato che uno dei principali vantaggi di un sistema ERP è la possibilità di usarlo come guida per implementare le best practices in azienda sarebbe da preferirsi la prima delle due soluzioni. Uno studio condotto da Everdingen, van Hillegersberg e Waarts115 tuttavia mostra come le aziende stiano preferendo la seconda soluzione e come gli stessi produttori di sistemi stiano lavorando per fornire sempre maggiori possibilità di customizzazione.

3.1.3 Il progetto

L‟attività di progetto è quella che riguarda la pianificazione di tutta l‟operazione di implementazione; si tratta di una fase estremamente importante del processo di introduzione di un sistema ERP in azienda116. Aspetti rilevanti in questa fase sono la scelta del software e del

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Non è infatti possibile che un sistema standardizzato si adatti perfettamente, per quanto buono esso sia, a tutte le realtà aziendali ma sul tema si veda anche “ERP: The Dynamics of Supply Chain and Process Management”, A. Shtub, R. Karni, 2009.

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“Enterprise resource planning: ERP adoption by European midsize companies”, Y. van Everdingen, J. van Hillegersberg, E. Waarts, 2000.

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personale che si occuperà dell‟implementazione; in un secondo momento anche l‟attività di monitoraggio dei risultati risulta compresa in questa fase117.

Com‟è intuibile, dopo aver deciso i membri che si occuperanno del progetto, saranno loro a prendere le decisioni in merito al grado di customizzazione, e quindi all‟eventuale ridisegno dei processi, nonché a dover risolvere gli eventuali problemi organizzativi che deriveranno dalle loro scelte.

Figura 34 - Le figure attivamente coinvolte in un progetto ERP Fonte: Implementazione dei sistemi ERP - P. Faverio (figura 12)

Le questioni relative all‟implementazione di un sistema ERP sono, però, troppo complesse per essere lasciate al parere di un solo gruppo; non bisogna dimenticare che eventuali errori in questa fase potrebbero avere serie ripercussioni, in termini di costi ed organizzazione, sull‟intera azienda. Per questo motivo Welti118 suggerisce un secondo gruppo, detto di supporto, che assista nelle decisioni del team principale (in figura 34 un esempio). Questo secondo gruppo potrebbe, ad esempio, aiutare con l‟elaborare un piano per la transizione organizzativa mentre il gruppo principale si occupa di decidere quanto effettivamente customizzare il sistema e cambiare i processi. I due gruppi avrebbero entrambi, nella visione di Welti, un capo: il responsabile del progetto per quello principale e lo sponsor di progetto per il gruppo di supporto. Queste due figure provvederebbero poi a mantenere il contatto fra i due gruppi.

117 _{“Enterprise resource planning: A taxonomy of critical factors”, M. Al-Mashari, A. Al-Mudimigh, M. Zairi, 2003.} 118

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Da non dimenticare poi è il supporto dei consulenti esterni e degli utenti chiave, sia interni, come i lavoratori che dovranno poi ricoprire determinati ruoli, sia esterni, come potrebbero essere i partners dell‟azienda (si pensi a titolo d‟esempio ai fornitori) che vogliono integrarsi con il sistema implementato in azienda e quindi partecipano alla sua messa appunto. Per quanto riguarda invece i consulenti esterni, loro compito sarà aiutare nella ridefinizione dei processi chiave e, nel caso dei tecnici, di aiutare con l‟introduzione e la customizzazione del sistema.