Processo As Designed

Per lo studio di quanto progettato è stata presa in considerazione tutta la documentazione raccolta relativa alle disposizioni organizzative, alle leggi applicabili, alle procedure, alle istruzioni operative e agli standard.

Il processo di approvvigionamento, così come riportato sulla documentazione, è stato mappato quindi integrando i metodi Idef-0 e Flow Chart (vedi Allegato 1).

Il processo di approvvigionamento ha la finalità di soddisfare i fabbisogni aziendali relativi a beni e/o servizi necessari allo svolgimento delle attività in fabbrica o in cantiere. L’intero processo deve svolgersi nel pieno rispetto di quanto previsto sia dalla normativa cogente, sia dai vincoli commerciali descritti dalla Compliance Policy Aziendale.

Il processo è suddiviso a seconda che l’attività di acquisto avvenga a livello “locale” (Branch

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Nel processo di acquisto centrale le attività da svolgere sono direttamente vincolate all’applicazione della strategia di acquisto scelta (le attuali alternative strategiche di acquisto non sono riportate in questo elaborato).

Il processo di acquisto “locale”, invece, si differenzia a seconda dei casi:

 fabbisogno generato dalla Branch in conformità al Piano delle Forniture Locali, concordato dal Project Manager che segue la commessa e dal Responsabile di Branch;

 fabbisogno generato dal cantiere per mancanza di materiali e/o componenti: in quest’ultimo caso, se la cassa cantiere e il budget di spesa limite sono congruenti con l’acquisto da fare, allora si potrà procedere senza dover emettere alcuna RdA, altrimenti si seguirà lo stesso iter di un fabbisogno generato alla Branch.

Sia che il fabbisogno sia generato dalla Branch, sia che sia generato dalla Sede, in generale l’Ente Tecnico che rileva il fabbisogno emette una RdA nei confronti dell’Ente Approvvigionamenti, il quale prende in carico la richiesta e la assegna ad un buyer.

L’ordine potrà essere emesso solo verso quei fornitori che risultano qualificati e quindi inseriti nel sistema informatico aziendale. Nel caso di Vendor List contrattuali o di un codice merceologico a cui non corrisponde un fornitore qualificato, il buyer dovrà provvedere ad attivare il relativo processo di qualifica, in collaborazione con l’Ente Qualità, Ambiente e Sicurezza.

La qualifica dei fornitori e degli appaltatori è suddivisa su tre livelli:  Qualifica A

 Qualifica B  Qualifica C

La Qualifica A è propedeutica agli altri due livelli e riguarda la capacità del fornitore/appaltatore di “esprimersi in forma d’impresa”, ovvero dal punto di vista economico/finanziario. Tale valutazione è responsabilità di PRC, il quale dovrà analizzare i documenti messi a disposizione dal fornitore/appaltatore e/o da fonti pubbliche. L’abilitazione così ottenuta è valida per 12 mesi e si rinnova automaticamente, per una durata dello stesso periodo, con l’emissione di un nuovo OdA nei confronti del fornitore/appaltatore interessato.

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La Qualifica B, definita anche Valutazione Tecnica, riguarda la capacità del fornitore/appaltatore di consegnare un prodotto conforme alle prescrizioni tecniche applicabili. Questa valutazione è responsabilità di QAS/QFO ad eccezione di due casi:

- Appaltatori, il cui processo di qualifica è a carico di QAS/QCC/GQC, con il supporto di CAV

- Pale, il cui processo di qualifica è a carico di QAS/QFP/QFOP e di QAS/QFP/QPAL L’iter si svolge attraverso un’analisi documentale comprendente la compilazione del questionario di pre-qualifica, visite presso il fornitore e/o audit di natura organizzativa/gestionale.

La necessità di impiegare un fornitore/appaltatore con Qualifica B è espressa in anagrafica materiali per i singoli codici presenti a sistema o al momento dell’emissione di una RdA. La Qualifica C, invece, esprime una valutazione sulle capacità tecnico – professionali dei fornitori/appaltatori in riferimento agli aspetti di ambiente e sicurezza.

Il buyer, responsabile dell’iter RdA, ne verifica la congruenza tecnico-economica, controllando parametri economici, tecnici, logistici e relativi ad aspetti di qualità, ambiente e sicurezza. Se l’esito è positivo il buyer procederà con l’iter di RdO, altrimenti restituirà la RdA all’Ente Richiedente.

Nel caso in cui la RdA sia emessa dalla Branch, l’iter da seguire è lo stesso della RdA emessa dalla Sede; l’unica differenza risiede nei ruoli che ovviamente risulteranno traslati nelle responsabilità presenti localmente.

Il buyer definisce la rosa dei potenziali fornitori/appaltatori, ai quali poi invia la RdO insieme ai documenti applicabili alla fornitura (la lista dei documenti applicabili per la fornitura, che attualmente vengono inviati insieme alla RdO, non è riportata in questo elaborato).

Ricevute le offerte, segue una fase di allineamento tecnico-economico, quindi viene scelto il fornitore/appaltatore la cui offerta risulta essere maggiormente vantaggiosa.

PRC sceglie a chi affidare la commessa sulla base delle offerte ricevute e in base a criteri di ottimizzazione di costi, tempi e qualità, quindi procede con l’emissione di un Ordine di Acquisto.

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Un OdA può essere emesso solo in presenza di una RdA che ne definisca il fabbisogno e se il componente da approvvigionare lo richiede in anagrafica SAP, l’OdA potrà essere emesso solamente verso fornitori/appaltatori opportunamente qualificati.

Una volta che l’OdA è stato rilasciato e che la lettera di accettazione è stata ricevuta, il buyer che lo aveva in carico avvisa il Responsabile dell’Ordine. Il Responsabile dell’Ordine allora convoca il Kick Off Meeting con QAS, Ente Tecnico e fornitore/appaltatore al fine di analizzare:

- Document List

- Condizioni Contrattuali - Programma di fabbricazione

L’attività di valutazione finale, definita con il nome di vendor rating, viene coordinata da QAS/QFO e consiste in una valutazione, a cadenza periodica per fornitori ed a prodotto consegnato per appaltatori, dell’effettiva capacità tecnica e qualitativa dei soggetti interessati.