Il processo di creazione di un budget

La creazione di un documento di budget in riferimento all’opera lirica, deve tenere conto non solo delle grandi spese ma anche, e soprattutto, delle piccole. La prima cosa a cui si potrebbe pensare è quanto vengano pagati i cantanti e/o il direttore d’orchestra. In realtà le voci di spesa sono tante e delle più svariate. Tanto per fare un esempio, citeremo il costo delle innumerevoli spille da balia usate dalle sarte e i detersivi usati per lavare i costumi. Queste non sono spese da considerarsi inferiori rispetto ai compensi per gli artisti. Ma prima di discutere questo argomento sarà meglio fare un passo indietro e delineare in maniera efficace cosa sia un budget e come si crea.

Il budget è lo strumento che definisce i costi e i ricavi connessi all’evento, consentendo di prevedere in modo dettagliato le risorse economiche occorrenti per la realizzazione del progetto52_.

Il budget, chiamato anche bilancio preventivo, deriva dalla visione prospettica che il soggetto economico ha della propria unità organizzativa, partendo dallo scenario futuro che intravede e che è stato oggetto di valutazione nel piano strategico53_.

Per redigere un documento di budget è indispensabile seguire alcuni principi54_:

52 _{Argano L., La gestione dei progetti di spettacolo: elementi di project management culturale, Franco}

Angeli, Milano, 2007.

53 _{Ferrarese P., Lineamenti di report per le aziende di cultura. Elementi di project management degli eventi}

culturali, Venezia, Libreria Editrice Cafoscarina, 2012.

 Principio di chiarezza. Il budget deve essere chiaro, leggibile e risultare un documento comprensibile sia per il team di progetto sia per tutti gli interlocutori esterni.

 Principio dell’oculatezza. I costi devono essere calcolati tenendo conto di dati realistici, basati quanto più possibile su fatti certi (contratti, preventivi, lettere di impegno, ecc.) e sull’identificazione delle fonti di fornitura di materiali e prestazioni di servizi.

 Principio della prudenza. Il budget deve tenere in conto le stime prudenziali, cioè quei costi e ricavi di cui non vi è riscontro certo o che sono legati a variabili operative incerte.

Bisogna considerare anche i possibili imprevisti, come ritardi nella lavorazione, conflittualità, incidenti, costi sottostimati o ricavi sovrastimati ecc.

 Principio dell’operatività. Un buon budget deve avere dei ragionevoli margini operativi, attuare un controllo efficace durante l’esecuzione del progetto e quindi permettere tutti gli aggiustamenti necessari, e infine possedere la giusta flessibilità.

 Principio del collegamento finanziario. Il budget preventivo deve mantenere una stretta relazione ed interdipendenza con il piano di tesoreria e viceversa, infatti entrambi possono determinare informazioni necessarie, come ad esempio il ricorso al credito per alimentare la disponibilità finanziaria determinando costi per oneri finanziari che vanno indicati nel budget. Viceversa vanno indicati sul piano di tesoreria la previsione economica di ricavi da incasso per prevendita biglietteria o merchandising.

 Principio della responsabilità. Chi gestisce le voci di spesa è responsabile del rispetto delle previsioni di spesa.

Il budget serve come linea guida per avere delle previsioni il più possibile affidabili, mantenendo un margine adeguato a far fronte agli imprevisti. Essendo esso un bilancio preventivo, alla fine del periodo interessato si dovrà svolgere un bilancio consuntivo.

l budget è costituito da costi e ricavi che a loro volta possono essere diretti e indiretti. I costi e i ricavi diretti dipendono direttamente dallo spettacolo in questione. Essi riguardano ad esempio il costo delle scenografie, della regia, dei costumi.

AI costi e i ricavi indiretti derivano dal funzionamento e delle attività della struttura organizzatrice dello spettacolo, nella fattispecie il teatro. Essi non sono riferiti al progetto specifico (es. la rappresentazione) ma riguardano la struttura e organizzatrice dei progetti. Fanno parte di questa categoria sia il personale non direttamente impegnato sulla produzione artistica, che la Direzione Artistica. Nel budget del progetto vengono riportati tutti i costi e i ricavi diretti in questione, più una quota degli indiretti, ottenuta dopo una suddivisione tra tutte le produzioni dell’organizzazione culturale.

Al fine di comprendere come variano le componenti dei costi ricavi, è utile dividere i costi in fissi e variabili. I costi variabili variano ad esempio in maniera strettamente correlata al numero delle recite del personale di sala.

I costi fissi invece, sono costanti. Essi non variano in relazione al numero delle recite. Fra questi ad esempio ci sono i costi per la regia e l’allestimento scenico. Per le fondazioni lirico-sinfoniche i margini, ossia la differenza tra ricavi e costi, hanno solitamente importo negativo. Questo è dovuto alla difficoltà di creare una produzione che si sostenga con i soli ricavi derivanti dalla vendita della rappresentazione sul mercato. L’eccesso dei costi viene, in seguito, coperto mediante contributi pubblici e privati55_.

Una volta delineato il budget e quindi dopo aver calcolato una stima delle spese, si procederà alla ricerca della copertura finanziaria e quindi al reperimento dei

fondi. Vi sono poi altri adempimenti che devono essere portati a termine prima dell’evento artistico: la redazione dei contratti di prestazione con gli artisti, la comunicazione unica al centro per l’impiego, un permesso di rappresentazione presso la SIAE e la richiesta del certificato di agibilità ENPALS56_.

li stipendi degli artisti vengono conteggiati al momento delle prove e delle recite, pertanto non appariranno nel preventivo ma solo nel consuntivo. Lo stesso vale per il direttore d’orchestra ma non per il regista, a cui viene dato un compenso unico.