Rapportini [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito]

La sezione Rapportini comprende le seguenti voci:

 Rapportini-Assenze

 Validazione Assenze

 Storico Rapportini

 Gestione Documenti Permessi

 Imposta giorno di chiusura rapportino

 Export Paco

 Aggiornamento NAV

 Dettaglio Presenze

12.1. Rapportini-Assenze

Rapportini --> Rapportini-Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Rapportini-Assenze si accede all'elenco dei rapportini delle risorse.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da DTC per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

C’è però una differenza di visualizzazione rispetto al ruolo di DTC: in caso di accesso al Portale con ruolo Gestione Personale o Gestore Sito, il filtro DTC riporterà la lista di tutti i DTC oltre all’opzione

“Tutti” (selezione di default) col quale sarà possibile avere l’elenco dei rapportini dell’intero personale.

12.2. Validazione Assenze

Rapportini --> Validazione Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Validazione Assenze, si accede al riepilogo delle richieste-comunicazioni di assenza inoltrate dalle risorse.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da DTC per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

C’è però una differenza di visualizzazione rispetto al ruolo di DTC: in caso di accesso al Portale con ruolo Gestione Personale o Gestore Sito, la lista delle Assenze da validare sarà riferita all’intero personale.

12.3. Storico Rapportini

Rapportini --> Storico Rapportini

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Storico Rapportini, si accede ad un elenco di tutte le risorse presenti nel Database, comprese quelle non più attive, per le quali è possibile visualizzare uno qualunque dei rapportini compilati a partire dal mese di Gennaio 2016.

La tabella mostrata nella schermata presenta i seguenti campi:

 Cognome

 Nome

 Attivo (stato della risorsa)

 Seleziona (radio button per la scelta della risorsa della quale visualizzare il rapportino di interesse)

Al di sopra della tabella sono presenti i campi di selezione Mese e Anno per definire il periodo di interesse.

Una volta impostati questi dati è possibile individuare la risorsa di interesse sia scorrendo l’elenco tramite paginazione configurabile, sia tramite il campo di ricerca testuale posizionato in alto a destra.

Una volta individuata la risorsa è sufficiente selezionarla tramite la spunta del radio button nell’ultima colonna della tabella e infine premere il pulsante Apri Rapportino, posizionato nella parte alta dello schermo.

A questo punto verrà visualizzato il rapportino della risorsa, relativo all’anno e al mese scelti.

Figura 61 - Visualizzazione del Rapportino da Storico Rapportini

Nel caso in cui, per il periodo di riferimento e risorsa selezionata, non sia presente alcun rapportino compilato, viene mostrato all’utente un messaggio di avviso.

12.4. Gestione Documenti Permessi

Rapportini --> Gestione Documenti Permessi

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Gestione Documenti Permessi, si accede al report che visualizza tutti i permessi e le malattie, inserite dalle risorse, che hanno bisogno di certificati o documentazione.

Questo report permette all’HR di verificare se la documentazione fornita è completa o dovrà essere integrata.

Per ogni richiesta la tabella riporta:

 Cognome

 Nome

 Assenza (Giustificativo della richiesta)

 Documento (allegati necessari a corredare e convalidare la richiesta).

Per ognuno dei documenti caricati, relativi ad una singola richiesta, è presente un’icona link per il download

Al di sopra della tabella sono presenti:

 Campo filtro Mese: è possibile visualizzare le richieste per il mese attuale e i tre successivi

 Campo di configurazione dei risultati della paginazione

 Campo di ricerca testuale

Figura 62 - Schermata di visualizzazione richieste con documenti allegati

12.5. Imposta Giorno Chiusura Rapportini

Rapportini --> Imposta Giorno Chiusura Rapportini

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Imposta Giorno Chiusura Rapportini, si accede alla schermata che permette di impostare una data per la chiusura ultima dei rapportini.

I rapportini devono infatti essere chiusi entro l'ultimo giorno lavorativo del mese ma, per esigenze amministrative, potrebbe essere richiesta la chiusura entro una specifica data.

Per impostare uno specifico giorno di chiusura basta selezionare la data desiderata, tramite il campo data Giorno, e premere il pulsante Invia richiesta. Una volta eseguita la selezione viene mostrato all’utente un campo di testo Note, precompilato con un messaggio standard aggiornato in base alla data selezionata, ma modificabile.

Figura 63 - Schermata di inserimento giorno di chiusura

Una volta impostata questa informazione, il testo apparirà come messaggio importante su tutti i rapportini delle risorse che accedono ad Unigate.

12.6. Export Paco

Rapportini --> Export Paco

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Export Paco, si accede alla maschera che genera il file per il sistema PACO.

Occorre selezionare l'azienda, l'anno ed il mese.

Una volta effettuata la selezione, il sistema cercherà tutti i rapportini, chiusi e validati dai DTC,sulla base dei quali elaborerà un file unico.

Al termine del caricamento verrà mostrato un link per il download del file che può poi essere inviato dall’utente al sistema PACO.

12.7. Aggiornamento NAV

Rapportini --> Aggiorna NAV

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Aggiornamento NAV, si accede alla maschera che verifica la chiusura di tutti i rapportini e mostra, a video, i dati relativi alle attività sulle commesse ricavati dai rapportini stessi.

Figura 65 - Schermata Aggiornamento NAV con controllo di validazione lanciato

È possibile controllare lo stato dei rapportini per un determinato anno e mese tramite filtri Azienda, Anno e Mese.

Selezionando il pulsante Verifica, verranno aggiornati i dati e verrà comunicato il numero dei rapportini mancanti ed i nomi dei dipendenti associati.

Selezionando il pulsante Elimina da NAV, è possibile eliminare i dati dal sistema NAV corrispondenti ai valori inseriti nei campi di ricerca.

Validati tutti i rapportini, alla pressione del pulsante Verifica, comparirà una tabella con il dettaglio di ogni singola risorsa. I campi riportati in tabella sono i seguenti:

 Codice Fiscale Risorsa;

 Id Commessa;

 Data Riferimento (ultimo giorno del mese di riferimento);

 Ore Consuntivo;

 Ore Totali Periodo;

 Società di Riferimento;

 Società interna.

Nella schermata, comparirà anche il pulsante Salva su NAV. Premendo, i dati visualizzati in tabella verranno inviati al sistema NAV.

Figura 66 - Schermata Aggiornamento NAV in modalità di salvataggio

N.B.: Il salvataggio prevede che nel DB di NAV siano presenti solo i dati di un mese per una data Azienda. Per ogni azienda, il salvataggio, comporterà l’eliminazione automatica in NAV dei dati presenti in un diverso periodo.

12.8. Dettaglio Presenze

Rapportini --> Dettaglio Presenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Dettaglio Presenze, si accede alla schermata che riporta il dettaglio delle ore dichiarate dai vari dipendenti per un dato periodo temporale associati ad un determinato DTC.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da Commerciale per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

Nel documento MANUALE UTENTE. Unigate (pagine 47-52)