MANUALE UTENTE. Unigate

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MANUALE UTENTE

Unigate

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Storia delle versioni

Versione Data Versione Sezione interessata e descrizione del cambiamento 2.0.0 20/11/2018  Descrizione delle funzionalità del nuovo Portale Unigate 2.3.9 22/04/2020  Modifiche dalla versione 2.0.0 alla versione 2.3.9

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Sommario

Storia delle versioni ... 1

Sommario ... 2

Indice delle figure ... 4

Clausole legali ... 6

1. Introduzione ... 7

1.1. Scopo del presente documento ... 7

1.2. Acronimi e Definizioni ... 7

2. Presentazione Unigate ... 8

3. Login e Primo accesso ... 9

3.1. Cambio Password ... 10

4. Home ... 12

4.1. Barra Superiore ... 12

4.2. Sezione Centrale ... 13

4.3. Menù laterale ... 13

4.3.1. Ruolo “Commerciale” ... 13

4.3.2. Ruoli “Dipendente”, “Esterno” ... 13

4.3.3. Ruolo “Direzione” ... 14

4.3.4. Ruolo “DTC” ... 14

4.3.5. Ruolo “Gestione Personale” ... 15

4.3.6. Ruolo “Gestore Sito” ... 16

5. Personale [Ruoli: Tutti esclusi Direzione] ... 17

5.1. Rapportino ... 17

5.1.1. Rapportino da Dipendente ... 17

5.1.2. Rapportino da Esterno ... 19

5.2. Assenze ... 19

5.2.1. Ferie ... 20

5.2.2. ROL ... 20

5.2.3. Malattia ... 20

5.2.4. Permessi giustificati ... 21

5.3. Storico Rapportini ... 22

6. Gestione Aziendale [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito] ... 24

6.1. Aziende ... 24

6.2. Risorse ... 25

6.3. Festività ... 28

7. Gestione Clienti [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito]... 30

7.1. Clienti ... 30

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8. Gestione Commesse [Ruoli: Commerciale, DTC, Gestione Personale, Direzione, Gestore Sito] ... 31

8.1. Commesse ... 31

8.2. Tipologia Commesse ... 33

9. Gestione Unigate [Ruoli: Gestore Sito] ... 35

9.1. Ruoli-Gruppi ... 35

9.2. Reset User Password ... 36

9.3. Log Errori ... 37

10. Report [Ruoli: Commerciale, Gestore Sito] ... 39

10.1. Clienti ... 39

10.2. Report Commesse ... 40

10.3. Dettaglio Presenze ... 40

11. DTC [Ruoli: DTC, Gestore Sito] ... 43

11.1. Rapportini-Assenze ... 43

11.2. Validazione Assenze ... 44

12. Rapportini [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito] ... 46

12.1. Rapportini-Assenze ... 46

12.2. Validazione Assenze ... 46

12.3. Storico Rapportini ... 46

12.4. Gestione Documenti Permessi ... 47

12.5. Imposta Giorno Chiusura Rapportini ... 48

12.6. Export Paco ... 48

12.7. Aggiornamento NAV ... 49

13. Cestino [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito] ... 51

13.1. Commesse ... 51

13.2. Risorse ... 51

13.3. Tipologie Commesse ... 52

14. Assistenza ... 53

14.1. Manuale Utente ... 53

14.2. Contatta il Supporto ... 53

14.3. Change Log ... 53

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Indice delle figure

Figura 1 - Pagina di Login ... 9

Figura 2 - Esempio di controllo di sicurezza aggiuntivo reCAPTCHA ... 10

Figura 3 - Schermata di richiesta PIN per il cambio della password ... 11

Figura 4 - Schermata di modifica password ... 11

Figura 5 - Schermata Home ... 12

Figura 6 - Gestione del profilo ... 12

Figura 7 - Menù per utente con ruolo “Commerciale” ... 13

Figura 8 - Menù per utente con ruolo “Dipendente” e dettaglio del sottomenù Personale ... 14

Figura 9 - Menù per utente con ruolo “Esterno” e dettaglio del sottomenù Personale ... 14

Figura 10 - Menù per utente con ruolo “Direzione” ... 14

Figura 11 - Menù per utente con ruolo “DTC”... 15

Figura 12 - Menù per utente con ruolo “Gestione Personale” ... 15

Figura 13 - Menù per utente con ruolo “Gestore Sito” ... 16

Figura 14 - Dettaglio di visualizzazione del rapportino con evidenziata la select per la scelta del mese da visualizzare ... 17

Figura 15 – Popup inserimento ore giornaliere lavorate ... 18

Figura 16 - Dettaglio dei bottoni presenti nel form Rapportino ... 18

Figura 17 - Caso di compilazione corretta del rapportino ... 19

Figura 18 - Dettaglio della selezione Giustificativo per un’assenza ... 19

Figura 19 - Dettaglio form richiesta ferie... 20

Figura 20 - Dettaglio form richiesta ROL... 20

Figura 21 - Dettaglio form comunicazione Malattia ... 21

Figura 22 - Dettaglio selezione giustificativo assenza ... 22

Figura 23 - Dettaglio form comunicazione assenza con giustificativo selezionato ... 22

Figura 24 - Form di selezione della voce Storico Rapportini del menu ... 22

Figura 25 - Caso di richiesta di visualizzazione di rapportino non ancora chiuso ... 23

Figura 26 - Visualizzazione storico rapportino per periodo selezionato ... 23

Figura 27 - Tabella riepilogativa dell'anagrafica delle aziende ... 24

Figura 28 - Form per la modifica dell'Azienda ... 24

Figura 29 - Form per inserimento nuova Azienda ... 25

Figura 30 - Schermata Anagrafica Risorse ... 25

Figura 31 - Schermata di modifica utente con dettaglio sulle Informazioni principali ... 27

Figura 32 - Schermata di modifica utente con dettaglio sulla Foto profilo e sui Recapiti email e telefonici ... 27

Figura 33 - Schermata di modifica utente con dettaglio sulle Informazioni società ... 28

Figura 34 - Popup di conferma dell’eliminazione di una risorsa ... 28

Figura 35 - Schermata visualizzazione festività per l’anno 2018 ... 29

Figura 36 - Form per l'inserimento di una nuova festività ... 29

Figura 37 - Schermata di Commessa con evidenziati filtro “Attive” e icona “Modifica” ... 31

Figura 38 - Schermata di gestione della Commessa in modalità "Modifica" ... 32

Figura 39 - Schermata di gestione della Commessa in modalità "Aggiungi" ... 33

Figura 40 - Lista dei dipendenti da associare alla commessa ... 33

Figura 41 - Schermata delle Tipologie delle Commesse ... 34

Figura 42 - Schermata di gestione della Tipologia Commessa in modalità "Modifica" ... 34

Figura 43 - Schermata di gestione della Tipologia Commessa in modalità "Aggiungi" ... 35

Figura 44 - Schermata di attribuzione dei permessi con selezionato ruolo DTC ... 36

Figura 45 - Inserimento nuovo Ruolo-Gruppo ... 36

Figura 46 - Schermata di reset per password utente in Unigate ... 37

Figura 47 - Schermata di visualizzazione degli errori ... 38

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Figura 48 - Schermata di Gestione dei Clienti... 39

Figura 49 - Schermata di gestione dei Clienti in modalità "Modifica" ... 39

Figura 50 - Schermata di Inserimento di un nuovo cliente ... 40

Figura 51 - Dettaglio intestazione tabella Report con filtri applicabili ... 40

Figura 52 - Schermata per la gestione dei filtri del "Dettaglio Presenze" ... 41

Figura 53 - Dettaglio presenze dipendenti per un dato DTC ... 42

Figura 54 - Dettaglio del pulsante di salvataggio del file Excel per entrambe le opzioni di export ... 42

Figura 55 - Legenda foglio Excel ... 42

Figura 56 - Schermata di visualizzazione dello stato dei rapportini ... 43

Figura 57 - Validazione o riapertura del rapportino di un dipendente... 44

Figura 58 - Riapertura del rapportino da Rapportini-Assenze ... 44

Figura 59 - Schermata con elenco richieste di assenza da validare ... 45

Figura 60 - Schermata di selezione per lo Storico dei Rapportini ... 47

Figura 61 - Visualizzazione del Rapportino da Storico Rapportini ... 47

Figura 62 - Schermata di visualizzazione richieste con documenti allegati ... 48

Figura 63 - Schermata di inserimento giorno di chiusura ... 48

Figura 64 - Schermata di visualizzazione ... 49

Figura 65 - Schermata Aggiornamento NAV con controllo di validazione lanciato ... 49

Figura 66 - Schermata Aggiornamento NAV in modalità di salvataggio ... 49

Figura 67 - Schermata Commesse eliminate ... 51

Figura 68 - Schermata Risorse eliminate ... 51

Figura 69 - Schermata Tipologie Commesse eliminate ... 52

Figura 70 - Lista dei rilasci di Unigate ... 53

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Clausole legali

Questo documento contiene informazioni proprietarie coperte da copyright. Tutti i diritti sono riservati. Nessuna parte di questo documento può essere fotocopiata, riprodotta o tradotta in altra lingua senza il preventivo consenso scritto da parte della Silicondev S.p.A.

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1. Introduzione

1.1. Scopo del presente documento

Il presente documento spiega l’utilizzo del Portale Unigate per la gestione delle presenze dei dipendenti della Silicondev S.p.A. e delle aziende ad essa affiliate.

1.2. Acronimi e Definizioni

Acronimo Definizione

CAPTCHA Completely Automated Public Turing-test-to-tell Computers and Humans Apart ovvero: “Test di Turing pubblico e compleDTCente automatico per distinguere computer e umani".

Con l'acronimo inglese CAPTCHA si denota nell'ambito dell'informatica un test fatto di una o più domande e risposte per determinare se l'utente sia un umano (e non un computer o, più precisamente, un bot).

DTC Delivery Technical Controller: referente tecnico responsabile di progetto e/o di uno o più dipendenti.

HR Human Resources: Dipendente dell’Ufficio del Personale atto a gestire la logistica dei dipendenti nonché le loro ore lavorate in sede o presso i clienti.

PIN Personal Identification Number ovvero: “Numero di Identificazione Personale”

PUC Protocollo Univoco del Certificato medico. Codice numerico fornito dal proprio medico di famiglia a seguito di una richiesta di certificato medico di astensione dal lavoro per malattia.

ROL Riduzione Orario di Lavoro. La riduzione dell’orario di lavoro (ROL) è un istituto di fonte contrattuale, che consente al lavoratore di astenersi dalla prestazione lavorativa senza vedere modificata la propria retribuzione.

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2. Presentazione Unigate

Unigate nasce al fine di agevolare la gestione delle assenze e tramite la compilazione del rapportino, il controllo e la gestione delle ore lavorate da parte dell’HR e dai commerciali.

Tutto il personale Silicondev potrà utilizzare Unigate per richiedere ferie e permessi, o per comunicare un'assenza di qualunque tipo, semplicemente caricando i certificati o la documentazione necessaria. Il tutto senza dover poi riportare tale documentazione nel rapportino stesso, in quanto la procedura viene gestita automaticamente.

A loro volta DTC e HR potranno monitorare assenze e ore lavorate da ognuno dei membri di un team, per ognuno dei progetti, e avere un quadro completo delle commesse e delle risorse assegnate.

Un utilizzo costante del portale permetterà quindi di facilitare il lavoro dell’HR, dei DTC e di tutto il personale.

Attualmente nel portale Unigate sono configurate le seguenti tipologie di profili:

 Commerciale

 Dipendente

 Direzione

 DTC

 Esterno

 Gestione Personale

 Gestore Sito

A seconda del profilo assegnato all’utente in fase di anagrafica, il portale permetterà l’accesso solo alle funzionalità relative alla propria tipologia di profilo.

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3. Login e Primo accesso

Per effettuare l’accesso al nuovo portale Unigate è sufficiente accedere, tramite browser, al seguente indirizzo:

http://unigate.silicondev.com/unigate/

e inserire le proprie credenziali username e password.

Lo username non può essere modificato ma, essendo basato sull’e-mail aziendale, è possibile accedere utilizzando:

sia la mail per esteso: nome.cognome@silicondev.it, nome.cognome@silicondev.com, nome.cognome@macsun.it

che la versione ridotta: nome.cognome.

N.B.: Se ancora non si possiede una e-mail aziendale non sarà possibile effettuare l'accesso al portale.

All’atto del login, oltre all’inserimento delle credenziali, è necessario spuntare il controllo di sicurezza reCAPTCHA, inserito al fine di evitare eventuali accessi automatici.

Figura 1 - Pagina di Login

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In caso di primo login inoltre, non sarà possibile accedere direttamente al portale con la password fornita, ma l’utente verrà prima reindirizzato alla schermata di cambio password.

Al termine di queste operazioni varrà permesso l’accesso al portale.

N.B.: Questo sistema è esterno al portale Unigate, quindi per l’accesso al sistema è richiesta una connessione ad Internet.

Il sistema reCAPTCHA prevede inoltre, che in alcuni casi vengano richiesti dei controlli di sicurezza supplementari quali ad esempio, la selezione di determinati riquadri all’interno di un’immagine.

Tali controlli si attivano automaticamente in determinati casi, ad esempio quando vengono effettuati più login/logout di seguito con una stessa utenza.

In ogni caso, di volta in volta, il sistema stesso fornisce le istruzioni su ciò che è richiesto.

3.1. Cambio Password

L’accesso a questa schermata avviene in due casi:

 Primo accesso dopo l’inserimento della password di default inviata all’utente via e-mail

 Selezione del link Password dimenticata nel form di login La procedura richiede di:

1. Inserire l’e-mail aziendale completa 2. Selezionare il pulsante “Richiedi PIN”

Figura 2 - Esempio di controllo di sicurezza aggiuntivo reCAPTCHA

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Dopo il click viene inviata in automatico all’indirizzo indicato, una e-mail contenente un codice. Una volta ottenuto il codice è necessario tornare sulla schermata di Unigate e compilare i seguenti campi:

 PIN (il codice inviato via e-mail)

 Nuova password

 Ripetizione nuova password

 E-mail (per aggiornamento anagrafico)

 Controllo reCAPTCHA

Attenzione: può capitare che una e-mail inviata da Unigate possa essere interpreta come SPAM dal vostro client di posta. Se si è sicuri di aver inserito correttamente l'e-mail aziendale e non si è ricevuto nessun PIN, controllare nella cartella di SPAM prima di provare a ripetere l’operazione.

Figura 4 - Schermata di modifica password

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4. Home

Le operazioni di login rimandano alla Home Page del portale.

La schermata della Home presenta un menu, nella parte sinistra dello schermo, una barra multifunzione, nella parte superiore, e tre diverse sezioni nella parte centrale.

Figura 5 - Schermata Home

4.1. Barra Superiore

La barra superiore mostra il nome dell’utente attualmente loggato associato ad un’immagine di profilo. Al click su questo elemento viene mostrato un sotto-menu con le seguenti voci:

 Profilo: rimanda alla schermata di gestione del profilo personale dell’utente

 Esci: esegue il logout dal portale.

Figura 6 - Gestione del profilo

La schermata di Gestione del profilo contiene una piccola maschera suddivisa in due parti.

La prima comprende i seguenti campi non modificabili:

 Matricola

 Nome

 Cognome

 Email (aziendale utilizzata per l’accesso al portale)

La seconda parte è costituita da un pulsante Cambia Password (che rimanda alla schermata di modifica già vista in precedenza), e dai seguenti campi modificabili:

 Sede

 Email secondaria

 Telefono fisso

 Cellulare

 Fax

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 Immagine profilo

Il campo Immagine profilo permette all’utente di caricare e adattare un’immagine da associare al proprio profilo.

Una volta caricata, questa sarà mostrata nella barra superiore, accanto al nome utente.

4.2. Sezione Centrale

Nella parte centrale della schermata della Home sono presenti tre diversi box:

 Riepilogo del rapportino del mese corrente (Riepilogo rapido)

 Elenco delle commesse a cui è assegnato l’utente (Progetti a cui stai partecipando)

 Riepilogo delle assenze del mese corrente e future già richieste (Riepilogo assenze)

4.3. Menù laterale

La visualizzazione del menù laterale varierà in funzione del ruolo associato alla risorsa.

4.3.1. Ruolo “Commerciale”

Per gli utenti con ruolo “Commerciale”, saranno visualizzate le seguenti voci:

 Home

 Personale

 Gestione Commesse

 Report

 Assistenza

Figura 7 - Menù per utente con ruolo “Commerciale”

4.3.2. Ruoli “Dipendente”, “Esterno”

Per gli utenti con ruolo “Dipendente” o “Esterno”, saranno visualizzate le seguenti voci:

 Home

 Personale

 Assistenza

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Figura 9 - Menù per utente con ruolo “Esterno” e dettaglio del sottomenù Personale

4.3.3. Ruolo “Direzione”

Per gli utenti con ruolo “Direzione”, saranno visualizzate le seguenti voci:

 Home

 Assistenza

Figura 10 - Menù per utente con ruolo “Direzione”

4.3.4. Ruolo “DTC”

Per gli utenti con ruolo “DTC”, saranno visualizzate le seguenti voci:

 Home

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 Personale

 DTC

 Assistenza

Figura 11 - Menù per utente con ruolo “DTC”

4.3.5. Ruolo “Gestione Personale”

Per gli utenti con ruolo “Gestione Personale”, saranno visualizzate le seguenti voci:

 Home

 Personale

 Gestione Aziendale

 Gestione Clienti

 Rapportini

 Cestino

 Assistenza

Figura 12 - Menù per utente con ruolo “Gestione Personale”

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4.3.6. Ruolo “Gestore Sito”

Per gli utenti con ruolo “Direzione”, saranno visualizzate le seguenti voci:

 Home

 Personale

 Gestione Aziendale

 Gestione Clienti

 Gestione Unigate

 Report

 DTC

 Rapportini

 Cestino

 Assistenza

Figura 13 - Menù per utente con ruolo “Gestore Sito”

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5. Personale [Ruoli: Tutti esclusi Direzione]

La sezione Personale comprende le seguenti voci:

 Rapportino (Ruoli: tutti esclusi Direzione)

 Assenze (Ruoli: Tutti esclusi Esterno e Direzione)

 Storico Rapportini (Ruoli: tutti esclusi Direzione)

La compilazione del rapportino e quella delle assenze sono strettamente legate, in quanto le assenze, richieste o comunicate, saranno automaticamente riportate sul rapportino.

5.1. Rapportino

Personale --> Rapportino

Selezionando sul menu di sinistra le voci Personale e poi Rapportino si accede al proprio rapportino del mese corrente.

Tramite “Visualizza Rapportino” posizionato nella parte alta della schermata, sarà possibile visualizzare i rapportini relativi al mese in corso, al precedente e ai tre successivi.

N.B.: Da questa schermata non è possibile né modificare né aggiungere assenze.

Figura 14 - Dettaglio di visualizzazione del rapportino con evidenziata la select per la scelta del mese da visualizzare

5.1.1. Rapportino da Dipendente

La schermata del rapportino è costituita da una griglia in cui sono riportati i giorni del mese con evidenziati sabati, domeniche e festivi.

Ad ognuno dei giorni è associato un pulsante Seleziona .

Alla selezione di quest’ultimo viene aperto il relativo popup (Vedi figura Dettaglio_Giornaliero), contenente l’indicazione della tipologia del giorno selezionato, Ordinario o Festivo (i sabati, se non cadono di giorno festivo, sono considerati ordinari), e l’elenco di tutti i progetti a cui l’utente è assegnato.

Per ognuno dei progetti a cui l’utente è assegnato è possibile inserire le ore lavorate nel giorno selezionato, sotto diverse colonne:

 Ordinario

 Straordinario

 Reperibilità

Lo straordinario è a sua volta suddiviso in Ordinario e Notturno.

In alcuni casi le colonne dello straordinario è disattivata e questo dipende dal ruolo di appartenenza, dalle ore lavorative contrattuali e dalla presenza di ore di permesso.

Una volta che l’utente ha inserito le ore lavorate, il sistema aggiorna in automatico i totali per progetto, giorno e tipologia.

È inoltre presente la voce Assenze-Permessi, dove sono riportati eventuali dati, precedentemente inseriti nella sezione Assenze, per il giorno di riferimento.

In fondo alla colonna Ordinario è presente una check-box Completa mese; selezionandola è possibile inserire in una sola volta, lo stesso numero di ore giornaliere ordinarie, impostate per il giorno selezionato su tutti i giorni ordinari rimanenti del mese.

Esempio

L’utente seleziona il giorno 8 Aprile, inserisce 8 ore nella colonna Ordinario, distribuite sui vari progetti, quindi seleziona la check-box Completa mese.

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In tutti i giorni ordinari che vanno dall’8 al 30 Aprile saranno automaticamente riportate nella colonna Ordinario, 8 ore lavorate con la stessa distribuzione.

Se nell’esempio precedente fossero stati presenti dei giorni o delle ore di assenza, la compilazione automatica ne avrebbe tenuto conto, inserendo solo le ore rimanenti su base contrattuale.

Il sistema tiene anche conto dei vincoli relativi al numero di ore non superabili impedendo in tal caso, il salvataggio delle ore imputate.

Per salvare i dati inseriti è necessario premere il pulsante Salva, posizionato in fondo al popup.

Una volta salvato, il popup viene chiuso e i dati della griglia sottostante del rapportino, verranno aggiornati in automatico.

Se dal popup si preme il pulsante Chiudi senza aver salvato, le modifiche apportate non verranno prese in considerazione.

Figura 15 – Popup inserimento ore giornaliere lavorate

In fondo alla griglia del rapportino sono presenti una serie di pulsanti raggruppati sul lato sinistro e sul lato destro:

Figura 16 - Dettaglio dei bottoni presenti nel form Rapportino

 Azzera campi: resetta le ore imputate ai progetti mantenendo inalterati i giorni e le ore di assenza.

 Chiudi Rapportino: conferma l’invio dei dati inseriti. Dal momento in cui viene selezionato, le ore inserite non saranno più modificabili a meno che il DTC o il personale dell’HR riaprano il rapportino.

Fintanto che il rapportino non viene compilato completamente, i pulsanti rimangono disabilitati (di colore arancione) ed il rapportino non può essere chiuso.

Se tutti i giorni del mese risultano correttamente compilati ma il pulsante Chiudi Rapportino è ancora disabilitato, significa che esistono assenze ancora non validate dal DTC o sono presenti delle assenze per malattia alle quali non è stato inserito il Protocollo certificato medico (PUC).

In caso di assenze da validare, occorre contattare il proprio DTC e chiederne la validazione.

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 Stampa img: viene generata una immagine che rispecchia la tabella del rapportino.

 Copy: viene copiato in memoria (in formato testo) il contenuto della tabella del rapportino.

 Excel: viene generato un file excel (formato xlsx) con il contenuto della tabella del rapportino.

 CSV: viene generato un file di testo (formato csv) con il contenuto della tabella del rapportino.

 Print: viene inviata in stampa la tabella del rapportino.

5.1.2. Rapportino da Esterno

Il rapportino per personale esterno ricalca quello da dipendente (vedi paragrafo precedente) con delle semplificazioni:

 Nessun vincolo relativo a ore o giorni (è possibile inserire un’imputazione fino a 24 ore giornaliere)

 Caselle relative allo straordinario disabilitate

Nel caso di blocco della chiusura del rapportino la causa sarà con ogni probabilità, un'assenza non ancora convalidata.

5.2. Assenze

Personale --> Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Personale e poi Assenze, si accede ad una maschera di selezione del tipo di assenza:

 Ferie

 ROL

 Malattia

 Permessi giustificati

Figura 18 - Dettaglio della selezione Giustificativo per un’assenza A seconda della voce selezionata, appariranno eventuali altri campi da compilare.

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5.2.1. Ferie

 Giorno: selezione del periodo richiesto. Al click sul campo giorno si apre un popup che permette la selezione dei giorni di inizio e di fine.

Nel caso in cui la richiesta sia di un solo giorno di ferie occorre fare due volte click sullo stesso giorno

 Note: campo di testo non obbligatorio

 Richiedi: pulsante per inoltrare la richiesta di validazione al DTC

Figura 19 - Dettaglio form richiesta ferie

5.2.2. ROL

Nel caso in cui la richiesta sia relativa ad un solo giorno occorre fare due volte click sullo stesso giorno.

 Ore giornaliere: campo in cui inserire le ore di permesso che si vogliono richiedere. Se si lascia vuoto verrà considerato un giorno intero, quindi il numero di ore giornaliere previste da contratto.

Nel caso di selezione di un range di date, una volta impostato il numero di ore, questo verrà riportato inalterato per ogni giorno compreso nel range di date selezionato.

Esempio: ROLdi 2 ore, dal 1 marzo al 4 marzo.

Il sistema riporterà nel rapportino 2 ore per i 4 giorni selezionati, quindi 4x2 = 8 ore di permessi contrattuali.

 Richiedi: pulsante per inoltrare la richiesta di validazione al DTC

Figura 20 - Dettaglio form richiesta ROL

5.2.3. Malattia

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Nel caso in cui la richiesta sia relativa ad un solo giorno occorre fare due volte click sullo stesso giorno

 Protocollo certificato medico (PUC): codice del protocollo del certificato rilasciato dal medico.

È composto da nove cifre

 File: campo per l’upload del certificato

 Comunica: pulsante per inoltrare la comunicazione di assenza

N.B.: Per questa tipologia di assenza è obbligatorio munirsi del certificato rilasciato dal proprio medico curante o da qualsiasi altra struttura sanitaria attrezzata per l’invio telematico (Guardia Medica, Ospedale, ecc.). Il codice PUC rilasciato dal medico assieme al certificato, è possibile inserirlo in un secondo momento rispetto alla richiesta di malattia nel Portale Unigate, ma resta comunque obbligatorio fornirlo per la validazione dell’assenza. È possibile allegare anche la copia del certificato ma questo non sostituisce l’inserimento del codice PUC. La sua assenza non permetterà la chiusura del rapportino a fine mese e ad ogni visualizzazione del rapportino, comparirà un popup che ricorderà il suo mancato inserimento.

Figura 21 - Dettaglio form comunicazione Malattia

5.2.4. Permessi giustificati

 Tipo di permesso giustificato: menu a tendina che permette la selezione del tipo di permesso richiesto. A seconda della selezione effettuata viene riportato sul form sottostante l’elenco dei documenti richiesti

Nel caso in cui la richiesta sia relativa ad un solo giorno occorre fare due volte click sullo stesso giorno

 Ore giornaliere: campo in cui inserire le ore di permesso che si vogliono richiedere. Se si lascia vuoto verrà considerato un giorno intero, quindi il numero di ore giornaliere previste da contratto.

Nel caso di selezione di un range di date, una volta impostato il numero di ore questo verrà riportato inalterato per ogni giorno compreso nel range di date selezionato.

Esempio: richiesta di 2 ore, dal 1 marzo al 4 marzo.

Il sistema riporterà nel rapportino 2 ore per i 4 giorni selezionati, quindi 4x2 = 8 ore di permessi contrattuali

 File: campo di upload dei file necessari alla convalida della richiesta

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Figura 23 - Dettaglio form comunicazione assenza con giustificativo selezionato

Una volta inoltrata la richiesta, questa sarà automaticamente riportata nella tabella di Riepilogo Assenze, posizionato in fondo alla pagina. La stessa è presente nella home personale del portale.

Fino alla chiusura del rapportino del mese di riferimento sarà possibile modificare o eliminare tali richieste.

Il DTC riceve un’e-mail generata automaticamente dal Portale Unigate ogni volta che una risorsa assegnata richieda o comunichi un’assenza.

5.3. Storico Rapportini

Personale --> Storico Rapportini

Selezionando sul menu di sinistra le voci Personale e poi Storico Rapportini, il sistema rimanda alla schermata di scelta dell’elemento da visualizzare costituita dalle select Anno e Mese.

Figura 24 - Form di selezione della voce Storico Rapportini del menu

Una volta selezionato il periodo di interesse e premuto il pulsante Apri Rapportino, viene mostrata una griglia simile a quella già vista per la compilazione dei rapportini, ma non modificabile.

N.B.: In questa sezione non è possibile visualizzare rapportini non ancora chiusi.

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La griglia è costituita da una colonna per ogni giorno, una riga per il totale complessivo giornaliero delle ore lavorate e una riga per ognuno dei progetti a cui sono state imputate delle ore durante il mese di riferimento.

Infine, al di sotto della griglia, è riportato lo stato del rapportino.

Figura 26 - Visualizzazione storico rapportino per periodo selezionato

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6. Gestione Aziendale [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito]

La sezione Gestione Aziendale comprende le seguenti voci:

 Aziende

 Risorse

 Festività

6.1. Aziende

Gestione Aziendale --> Aziende

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Aziendale e Aziende, si accede all'anagrafica delle aziende affiliate alla Silicondev.

La tabella ha un campo di ricerca libera per testo, posizionato in alto a destra, e una paginazione configurabile.

Nella tabella sono riportati i seguenti campi:

 Descrizione

 Ragione Sociale

 Codice Paghe

 Codice Aziende

 Codice Filiale

 Modifica

Tutte le informazioni sono legate all’export verso i sistemi Paco e NAV.

Figura 27 - Tabella riepilogativa dell'anagrafica delle aziende

Al click sull’icona Modifica , si accede alla schermata di modifica costituita da un form con gli stessi campi mostrati in tabella e precompilati.

Figura 28 - Form per la modifica dell'Azienda

Tramite il pulsante Aggiungi Azienda, posizionato nel form di gestione delle Aziende, è possibile accedere alla schermata di inserimento di una nuova Azienda.

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I campi del form sono gli stessi riportati in tabella di visualizzazione.

Figura 29 - Form per inserimento nuova Azienda

6.2. Risorse

Gestione Aziendale --> Risorse

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Aziendale e Risorse, si accede all'anagrafica del personale.

Nella schermata principale è riportato l’elenco paginato di tutte le risorse e, al di sopra della tabella di riepilogo, è presente un campo per la paginazione ed uno per la ricerca veloce a testo libero.

Quest’ultima funzionalità permette una ricerca testuale su tutti i campi della tabella sottostante, ivi compreso il nome delle commesse a cui le risorse sono assegnate.

Le informazioni riportate in questa schermata sono le seguenti:

 Cognome

 Nome

 Località

 Progetti assegnati

 Mobile

 Telefono

In base alla risoluzione del video, alcune delle informazioni sopra elencate potrebbero non essere visibili, pertanto occorrerà cliccare sul pulsante , posto accanto al cognome, per rendere visibile le restanti informazioni.

Figura 30 - Schermata Anagrafica Risorse

Per ognuna delle risorse sono presenti due colonne, Modifica ed Elimina .

(27)

 Modifica: dà accesso al dettaglio della risorsa in modalità di modifica. Nel dettaglio sono riportate numerose informazioni che per una migliore gestione, sono state suddivise in box espandibili:

o Informazioni principali

 Nome

 Cognome

 Data di Nascita

 Codice Fiscale

 Matricola

 Codice Paco

 DTC di Riferimento

 Profili: Ad ogni risorsa possono essere assegnati più profili. Si può avere ad esempio, sia il profilo da Dipendente che quello da DTC, oppure Dipendente e Commerciale.

N.B.: È importate che ogni risorsa abbia almeno uno dei profili tra Dipendente o Esterno, necessari per la tipologia di rapportino che dovrà compilare

o Foto profilo: in questo box sarà visibile la foto della risorsa se è stata inserita nel profilo dal dipendente stesso

o Recapiti email e telefonici

 E-mail Aziendale

 E-mail Personale

 Telefono

 Cellulare

 Fax

o Informazioni società

 Data inizio Rapporto: la data inizio rapporto è necessaria soprattutto, se una nuova risorsa comincia a lavorare a mese inoltrato per permettere al sistema di escludere l'obbligatorietà della compilazione del rapportino nei giorni precedenti all’inizio del rapporto

 Data fine Rapporto

 Società

 Azienda terza parte

 Ore contratto: 8 di default ma modificabile - impostate ai fini della corretta stesura del rapportino. Da modificare se la risorsa ha un contratto part-time con l'azienda

 Sede

 Turnista

 Festività locale: determina i giorni festivi legati alla sede di lavoro che il sistema inserirà in automatico sul rapportino

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Figura 32 - Schermata di modifica utente con dettaglio sulla Foto profilo e sui Recapiti email e telefonici

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Una volta completata la modifica dei dati è necessario premere il pulsante Salva, posizionato in fondo alla schermata di modifica.

Dalla schermata principale delle risorse invece è possibile aggiungere all’elenco una nuova risorsa tramite la selezione del pulsante Aggiungi Risorsa.

La selezione dà accesso al dettaglio di inserimento dell’anagrafica per una nuova risorsa i cui campi sono gli stessi, e con la stessa suddivisione, già vista per la modifica.

 Elimina: alla selezione del pulsante viene mostrato un popup di conferma.

L’eliminazione della risorsa non è definitiva, verrà semplicemente disattivata e nascosta (eliminazione logica e non fisica) e sarà possibile ripristinarla da una funzionalità apposita prevista nel Cestino. Per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

Figura 34 - Popup di conferma dell’eliminazione di una risorsa

6.3. Festività

Gestione Aziendale --> Festività

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Aziendale e poi Festività, si accede all’elenco delle festività che saranno considerate automaticamente dal sistema nella gestione del rapportino.

Di default sono visualizzate le festività dell'anno corrente ma, tramite filtro in alto a sinistra, è possibile visualizzare anche quelle dell'anno precedente e di quello successivo.

È possibile inoltre ricercare una determinata festività, sia scorrendo l’elenco tramite paginazione configurabile, sia tramite campo di ricerca testuale posizionato in alto a destra nella schermata.

(30)

La tabella riporta tutte le feste ufficiali nazionali e in più, le festività locali per le città di Roma e Milano.

Il sistema permette anche di inserire ulteriori giorni festivi nel corso dell’anno. Per farlo è sufficiente selezionare il pulsante Aggiungi Festività, posizionato nella parte bassa della schermata.

Alla selezione viene mostrato un popup contenente un form con i seguenti campi:

 Festività: nome della festività da inserire (ad esempio: Santa Rosalia)

 Data: campo data per la selezione del giorno della festività

 Locale: check-box che permette di determinare se la festività è valida per tutti o solo per le risorse assegnate ad una particolare località.

Nel momento in cui si seleziona la check-box, all’utente viene mostrato un nuovo campo da compilare per l’inserimento della località di interesse (ad esempio: Palermo)

Una volta salvate le modifiche, la nuova festività apparirà nel rapportino come giorno festivo (pertanto non imputabile con le ore ordinarie).

Figura 36 - Form per l'inserimento di una nuova festività

(31)

7. Gestione Clienti [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito]

7.1. Clienti

Gestione Clienti --> Clienti

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Clienti e Clienti si accede all'anagrafica clienti.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da Commerciale per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

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8. Gestione Commesse [Ruoli: Commerciale, DTC, Gestione Personale, Direzione, Gestore Sito]

La sezione Gestione Commesse del menu laterale comprende le seguenti voci:

 Commesse

 Tipologia Commesse

8.1. Commesse

Gestione Commesse --> Commesse

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Commesse e poi Commesse, si accede all'anagrafica delle commesse.

Un filtro posto in alto a sinistra e selezionato di default, fa in modo che siano visibili solo le commesse attualmente attive (cioè prive di una data di fine).

Eliminando il segno di spunta è possibile rendere visibili anche le commesse chiuse.

Oltre al filtro Commesse attive è presente un campo di ricerca dei dati tramite parole chiave:

quando si digita un testo nel campo di ricerca, il sistema filtra i risultati in base ai termini inseriti.

La ricerca avviene su tutte le colonne delle commesse, anche tra i nomi delle risorse assegnate.

Figura 37 - Schermata di Commessa con evidenziati filtro “Attive” e icona “Modifica”

I dati riportati nella tabella delle commesse sono i seguenti:

 Nome: nome del progetto

 Descrizione: descrizione del progetto e cliente di riferimento

 Tipologia: tipologia della commessa

 Data inizio: data ufficiale dell’inizio del progetto

 Data fine: data ufficiale di chiusura del progetto

 Modifica: dà accesso alla schermata di modifica di una commessa.

N.B.: la funzione di modifica non è presente per il ruolo DTC

 Elimina: permette l’eliminazione della commessa. È rappresentata da un cestino che può assumere il colore rosso o grigio. Se il cestino è rosso, sarà possibile eliminare la commessa. Se il cestino è grigio, la funzionalità sarà disinibita in quanto alla commessa sono associate una o più risorse. Per poter eliminare la commessa sarà necessario prima disassociare le risorse.

L’eliminazione della commessa è solo logica ed infatti sarà possibile ripristinarla da una

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funzionalità apposita prevista nel Cestino. Per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

N.B.: la funzione di elimina non è presente per il ruolo DTC

 Commerciale: responsabile della commessa

 Risorse assegnate: elenco delle risorse attualmente assegnate al progetto

Le risorse assegnate, in base alla risoluzione del video, potrebbero non essere visualizzate nella stessa riga. In tal caso per visualizzare i nomi delle risorse assegnate sarà sufficiente premere il pulsante icona accanto al nome del progetto.

Il pulsante Modifica (non abilitato per il ruolo DTC) associato ad ogni commessa, rimanda alla schermata di dettaglio e modifica della commessa stessa.

Nel dettaglio sono visibili i seguenti campi precompilati e modificabili:

 Commessa: nome del progetto

 Codice NAV: codice di riferimento specifico della commessa

 Tipologia: tipologia associata alla commessa

 Società Interna: società interna che prende in carico la commessa

 Inizio Commessa: campo data. Inizio ufficiale della commessa

 Fine Commessa: campo data. Chiusura ufficiale della commessa

 Cliente Diretto: cliente effettivo della commessa

 Descrizione: descrizione testuale

 Cliente Finale: eventuale cliente finale destinatario

 Commerciale: responsabile della commessa

 Risorse assegnate: elenco delle risorse attualmente assegnate al progetto.

Anche se non tutte queste informazioni sono presenti nella tabella di visualizzazione, in caso di modifica, tutti i campi sono obbligatori, ad eccezione della data di “Fine Commessa".

Figura 38 - Schermata di gestione della Commessa in modalità "Modifica"

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N.B.: Come per la funzionalità di Modifica, anche quella di Aggiunta Commessa non è presente per il ruolo DTC. Pertanto per chi accederà con ruolo DTC non vedrà il pulsante Aggiungi Commessa

Figura 39 - Schermata di gestione della Commessa in modalità "Aggiungi"

Come visto per la modifica, tutti i campi sono obbligatori ad accezione della data di Fine Commessa.

In entrambe le modalità (Modifica e Aggiungi Commessa), è presente un link Modifica che rimanda all’elenco delle risorse selezionabili tramite check-box.

Una volta aggiunte le risorse desiderate, per confermare l’assegnazione è necessario premere il pulsante Modifica Progetto

Figura 40 - Lista dei dipendenti da associare alla commessa

8.2. Tipologia Commesse

Gestione Commesse --> Tipologia Commesse

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Commesse e poi Tipologia Commesse, si accede all'anagrafica delle tipologie.

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È presente un campo di ricerca dei dati tramite parole chiave: quando si digita un testo nel campo di ricerca, il sistema filtra i risultati in base ai termini inseriti.

Figura 41 - Schermata delle Tipologie delle Commesse I dati riportati nella tabella delle tipologie delle commesse sono i seguenti:

 Tipologia: descrizione della tipologia

 Sigla: sigla associata alla tipologia. Sarà presente nel Report Excel

 Modifica: dà accesso alla schermata di modifica di una tipologia di commessa.

N.B.: la funzione di modifica non è presente per il ruolo DTC

 Elimina: permette l’eliminazione della tipologia di commessa. È rappresentata da un cestino che può assumere il colore rosso o grigio. Se il cestino è rosso, sarà possibile eliminare la tipologia. Se il cestino è grigio, la funzionalità sarà disinibita in quanto alla tipologia sono associate una o più commesse. Per poter eliminare la tipologia sarà necessario prima disassociarla dalle commesse.

L’eliminazione della tipologia è solo logica ed infatti sarà possibile ripristinarla da una funzionalità apposita prevista nel Cestino. Per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

N.B.: la funzione di elimina non è presente per il ruolo DTC

Il pulsante Modifica (non abilitato per il ruolo DTC) associato ad ogni tipologia, rimanda alla schermata di dettaglio e modifica della tipologia stessa.

Nel dettaglio sono visibili i seguenti campi precompilati e modificabili:

 Tipologia: descrizione della tipologia

 Sigla: sigla della tipologia

Figura 42 - Schermata di gestione della Tipologia Commessa in modalità "Modifica"

N.B.: Come per la funzionalità di Modifica, anche quella di Aggiunta Tipologia Commessa non è presente per il ruolo DTC. Pertanto per chi accederà con ruolo DTC non vedrà il pulsante Aggiungi Tipologia Commessa

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9. Gestione Unigate [Ruoli: Gestore Sito]

La sezione Gestione Unigate comprende le seguenti voci:

 Ruoli-Gruppi

 Reset User Password

 Log Errori

9.1. Ruoli-Gruppi

Gestione Unigate --> Ruoli-Gruppi

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Unigate e poi Ruoli-Gruppi, si accede alla schermata di attribuzione dei permessi di accesso al Portale Unigate.

La schermata mostra una select e una tabella costituita da check-box associate a singoli permessi.

Dalla select è possibile selezionare i seguenti gruppi di ruoli:

 Gestore Sito

 Commerciale

 Dipendente

 Esterno

 DTC

 Gestione Personale

 Direzione

Una volta che viene selezionato un gruppo di ruoli (ad esempio DTC) la tabella sottostante viene aggiornata, mostrando un segno di spunta sulle check-box dei permessi concessi a questo tipo di figura.

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Da questa schermata è possibile revocare permessi (deselezionando la check-box relativa) o attribuirne di nuovi (selezionando la check-box).

Per rendere i permessi permanenti è necessario selezionare il pulsante Salva, posizionato in fondo alla pagina.

All’interno della select oltre ai ruoli, è presente anche un pulsante Aggiungi Gruppo.

Selezionando tale pulsante viene aperto un popup contenente un campo testuale, per l’inserimento del nome del nuovo gruppo, e il pulsante Salva.

Figura 45 - Inserimento nuovo Ruolo-Gruppo

Una volta inserito un nuovo gruppo, è possibile attribuirgli i permessi desiderati come visto poco sopra.

9.2. Reset User Password

Gestione Unigate --> Reset User Password

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Unigate e poi Reset User Password, si accede alla schermata che permette di resettare la password di accesso al portale per ogni singolo utente.

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La schermata è costituita da un elenco ordinabile degli utenti.

Per procedere al reset della password di un utente, basta individuarlo nell’elenco scorrendolo tramite paginazione, oppure utilizzando il campo di ricerca testuale posizionato in alto a destra nella schermata. Quindi inserire una nuova password nel campo di input e premere il pulsante Reset. Se in tale campo non viene inserito alcun valore, verrà associata come password di reset, quella di default ovvero: “welcome”. Al primo accesso al Portale da parte del dipendente dopo il reset della sua password, verrà invitato a cambiare la password con una sua personale.

9.3. Log Errori

Gestione Unigate --> Log Errori

Selezionando sul menu di sinistra le voci Gestione Unigate e poi Log Errori, si accede alla schermata di visualizzazione di una tabella contente eventuali errori ottenuti durante la navigazione all’interno del Portale Unigate. Nel campo Errore è visualizzato l’utente loggato che ha scatenato l’errore. Sono presenti anche i campi ID che identifica l’ID univoco associato all’errore e Data che visualizza la data e l’ora dell’avvenuto errore. Per ogni record visualizzato è presente il pulsante Elimina che cancella il record associato. In fondo alla tabella è presente il pulsante Pulisci tutto che elimina tutto il contenuto della tabella.

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Figura 47 - Schermata di visualizzazione degli errori

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10. Report [Ruoli: Commerciale, Gestore Sito]

La sezione Report comprende le seguenti voci:

 Clienti

 Report Commesse

 Dettaglio Presenze

10.1. Clienti

Report --> Clienti

Selezionando sul menu di sinistra le voci Report e poi Clienti, si accede all'anagrafica clienti.

L'anagrafica clienti è composta dai seguenti campi:

 Società (nome della società)

 Info (non obbligatorio)

 Riferimenti (non obbligatorio)

 Modifica

Figura 48 - Schermata di Gestione dei Clienti

Anche questa tabella ha un campo di ricerca libera per testo posizionato in alto a destra, e una paginazione configurabile.

Tramite il pulsante Modifica si accede alla maschera di modifica dell’anagrafica con i campi precompilati.

I campi sono gli stessi mostrati in tabella.

Figura 49 - Schermata di gestione dei Clienti in modalità "Modifica"

Tramite il pulsante Aggiungi Cliente, è possibile accedere alla schermata di inserimento.

I campi del form sono gli stessi riportati in tabella di visualizzazione.

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10.2. Report Commesse

Report --> Report Commesse

Selezionando sul menu di sinistra le voci Report e poi Report Commesse, si accede alla schermata che riporta le ore spese sulle varie commesse per ogni cliente.

I dati riportati sono elaborati dall’insieme dei rapportini chiusi e validati, relativi al mese in oggetto.

Figura 51 - Dettaglio intestazione tabella Report con filtri applicabili

Le informazioni sono filtrabili sulla base dei seguenti campi del form posizionato nella parte alta della schermata:

 Anno: default corrente

 Mese: default corrente

 Clienti: default tutti

 Commesse: default tutte

Selezionando il pulsante Cerca è possibile limitare i risultati della tabella ai filtri applicati.

Le informazioni riportate nella tabella di riepilogo sono le seguenti:

 Società

 Commessa

 Ordinarie (ore ordinarie totali lavorate)

 Straordinarie (ore straordinarie lavorate)

 Totale Lavorate (totale complessivo delle ore lavorate sulla commessa)

 Reperibilità (ore di reperibilità sulla commessa)

Per ogni riga è presente un pulsante Dettaglio che, selezionato, viene mostrato il dettaglio relativo alle ore, nuovamente suddivise in ordinarie, straordinarie ed eventuali ore di reperibilità, effettuate da ogni singola risorsa.

10.3. Dettaglio Presenze

Report --> Dettaglio Presenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Report e poi Dettaglio Presenze, si accede alla schermata che riporta il dettaglio delle ore dichiarate dai vari dipendenti per un dato periodo temporale associati ad un determinato DTC.

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I filtri applicabili per la ricerca sono:

 Seleziona Periodo: selezione del periodo richiesto. Al click sul campo giorno si apre un popup che permette la selezione dei giorni di inizio e di fine.

Nel caso in cui la ricerca sia relativa ad un solo giorno occorre fare due volte click sullo stesso giorno.

 DTC: lista dei dipendenti con ruolo DTC

 Aziende: lista delle aziende

I filtri DTC e Aziende, sono mutuamente esclusivi per cui sarà possibile selezionarne solo uno di questi assieme al periodo di interesse.

Impostati i filtri di ricerca è possibile scegliere la tipologia di estrazione dei dati. Sono previste tre forme di estrazione i cui tempi di elaborazione variano in funzione del numero di dipendenti associato al DTC o all’Azienda e dal range temporale impostato:

 Dettaglio: visualizza in formato tabellare le ore lavorate dai dipendenti associati al DTC o all’Azienda per un il dato periodo di ricerca. Anche questa tabella ha un campo di ricerca libera per testo posizionato in alto a destra, e una paginazione configurabile.

Le informazioni riportate in tabella assumeranno colorazione diversa in funzione dei giorni festivi/feriali e dal numero di ore lavorate.

Le celle della tabella possono assumere le seguenti colorazioni:

o Azzurro: indica i giorni sabato, domenica e festivi.

o Rosso: indica i giorni che il dipendente non ha ancora compilato nel proprio rapportino.

o Giallo: indica i giorni in cui le ore dichiarate dal dipendente sono inferiori alle ore previste dal proprio contratto.

o Blu: indica i giorni in cui il dipendente ha dichiarato di aver lavorato più ore rispetto a quelle previste dal proprio contratto.

o Verde: indica i giorni in cui le ore dichiarate dal dipendente corrispondono alle ore previste dal proprio contratto.

o Grigio: indica i giorni futuri alla data odierna.

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 Export Excel: in base ai filtri applicati, verrà generato un file Excel (formato .xlsx). Al termine dell’estrazione dei dati, nella schermata comparirà il pulsante Salva il file in locale col quale sarà possibile salvare il foglio Excel in locale o aprirlo a runtime.

 Export Excel per HR: estrazione dei dati identica alla precedente. L’unica differenza sta nella presenza del totale delle ore di ogni singola colonna per ogni dipendente.

Figura 54 - Dettaglio del pulsante di salvataggio del file Excel per entrambe le opzioni di export

Nel file Excel verranno riportati in dettaglio le ore dichiarate da ogni singolo dipendente (ore lavorate, malattie, permessi). Per ogni dipendente e per ogni giorno, verranno create tante righe di dettaglio quante saranno le diverse voci selezionate nel proprio rapportino. Come per la tabella generata dalla funzionalità Dettaglio, anche in questo caso le celle del foglio elettronico assumeranno colorazioni diverse le cui spiegazioni sono riportate in una legenda presente nel tab

“Legenda”.

Figura 55 - Legenda foglio Excel

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11. DTC [Ruoli: DTC, Gestore Sito]

La sezione DTC comprende le seguenti voci:

 Rapportini-Assenze

 Validazione Assenze

 Dettaglio Presenze

11.1. Rapportini-Assenze

DTC --> Rapportini-Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci DTC e poi Rapportini-Assenze, si accede all'elenco dei rapportini delle risorse assegnate.

In alto sono riportati i seguenti filtri per la visualizzazione:

 Mese: oltre al mese corrente (valore di default) sono visualizzabili i tre successivi all’attuale

 DTC: nome del dipendente con il ruolo DTC

 Tipo: dipendenti, esterni o tutti (valore di default)

 Stato: rapportini chiusi, non chiusi, validati dal DTC, non validati dal DTC

 Cerca: filtro aggiuntivo che permette di filtrare ulteriormente la tabella dei dati risultante tramite parole chiave

Nella tabella dei dati, per ognuno dei rapportini di ogni risorsa, sono presenti i seguenti campi:

 Cognome: cognome della risorsa

 Nome: nome della risorsa

 Rapportino: link verso il rapportino del periodo di riferimento

 Assenze: link verso il riepilogo delle assenze del periodo di riferimento

 Chiusi: booleano. Segno di spunta

 Validato: booleano. Segno di spunta

 Riapri: pulsante che permette di riaprire il rapportino nel caso in cui sia già stato chiuso (disabilitato nel caso in cui il rapportino sia stato validato ma non chiuso)

 Sollecita: pulsante che permette di sollecitare la chiusura del rapportino da parte di una risorsa.

Genera una mail inviata automaticamente.

Figura 56 - Schermata di visualizzazione dello stato dei rapportini

Per validare il rapportino è necessario visualizzarlo tramite il link nella colonna Rapportino e quindi selezionare il pulsante Valida sotto la griglia.

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Nel caso si riscontrassero anomalie sarà possibile riaprirlo tramite la selezione del pulsante Riapri, nella colonna omonima.

Figura 58 - Riapertura del rapportino da Rapportini-Assenze

Se si ha la necessità di motivare la riapertura con un messaggio particolare, lo si può fare accedendo al rapportino e compilare la text posizionata in basso al rapportino stesso (vedi immagine precedente). Sarà sufficiente premere il pulsante Riapri per notificare la riapertura del rapportino.

N.B.: Le riaperture saranno notificate all’HR tramite e-mail.

11.2. Validazione Assenze

DTC --> Validazione Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci DTC e poi Validazione Assenze si accede al riepilogo delle richieste/comunicazioni di assenza inoltrate dalle risorse assegnate al DTC.

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La schermata è un riepilogo mensile in cui sono visualizzati i dettagli di tutte le assenze, comunicate o richieste, che è possibile convalidare tramite link.

N.B: L'operazione di validazione delle assenze vincola la chiusura del rapportino. Si suggerisce pertanto, di svolgere le operazioni di convalida di volta in volta, per evitate problemi di chiusura dei rapportini, da parte delle risorse, al termine predefinito.

11.3. Dettaglio Presenze

DTC --> Dettaglio Presenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci DTC e poi Dettaglio Presenze, si accede alla schermata che riporta il dettaglio delle ore dichiarate dai vari dipendenti per un dato periodo temporale associati ad un determinato DTC o Azienda.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da Commerciale per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

C’è però una differenza di visualizzazione rispetto al ruolo di Commerciale: in caso di accesso al Portale con ruolo DTC, il filtro Lista DTC riporterà solo il proprio nome come unico DTC.

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12. Rapportini [Ruoli: Gestione Personale, Gestore Sito]

La sezione Rapportini comprende le seguenti voci:

 Rapportini-Assenze

 Validazione Assenze

 Storico Rapportini

 Gestione Documenti Permessi

 Imposta giorno di chiusura rapportino

 Export Paco

 Aggiornamento NAV

 Dettaglio Presenze

12.1. Rapportini-Assenze

Rapportini --> Rapportini-Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Rapportini-Assenze si accede all'elenco dei rapportini delle risorse.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da DTC per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

C’è però una differenza di visualizzazione rispetto al ruolo di DTC: in caso di accesso al Portale con ruolo Gestione Personale o Gestore Sito, il filtro DTC riporterà la lista di tutti i DTC oltre all’opzione

“Tutti” (selezione di default) col quale sarà possibile avere l’elenco dei rapportini dell’intero personale.

12.2. Validazione Assenze

Rapportini --> Validazione Assenze

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Validazione Assenze, si accede al riepilogo delle richieste-comunicazioni di assenza inoltrate dalle risorse.

Tale funzionalità è la medesima di quella prevista per il ruolo da DTC per cui, per la documentazione fare riferimento al capitolo apposito.

C’è però una differenza di visualizzazione rispetto al ruolo di DTC: in caso di accesso al Portale con ruolo Gestione Personale o Gestore Sito, la lista delle Assenze da validare sarà riferita all’intero personale.

12.3. Storico Rapportini

Rapportini --> Storico Rapportini

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Storico Rapportini, si accede ad un elenco di tutte le risorse presenti nel Database, comprese quelle non più attive, per le quali è possibile visualizzare uno qualunque dei rapportini compilati a partire dal mese di Gennaio 2016.

La tabella mostrata nella schermata presenta i seguenti campi:

 Cognome

 Nome

 Attivo (stato della risorsa)

 Seleziona (radio button per la scelta della risorsa della quale visualizzare il rapportino di interesse)

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Al di sopra della tabella sono presenti i campi di selezione Mese e Anno per definire il periodo di interesse.

Una volta impostati questi dati è possibile individuare la risorsa di interesse sia scorrendo l’elenco tramite paginazione configurabile, sia tramite il campo di ricerca testuale posizionato in alto a destra.

Una volta individuata la risorsa è sufficiente selezionarla tramite la spunta del radio button nell’ultima colonna della tabella e infine premere il pulsante Apri Rapportino, posizionato nella parte alta dello schermo.

A questo punto verrà visualizzato il rapportino della risorsa, relativo all’anno e al mese scelti.

Figura 61 - Visualizzazione del Rapportino da Storico Rapportini

Nel caso in cui, per il periodo di riferimento e risorsa selezionata, non sia presente alcun rapportino compilato, viene mostrato all’utente un messaggio di avviso.

12.4. Gestione Documenti Permessi

Rapportini --> Gestione Documenti Permessi

Selezionando sul menu di sinistra le voci Rapportini e poi Gestione Documenti Permessi, si accede al report che visualizza tutti i permessi e le malattie, inserite dalle risorse, che hanno bisogno di certificati o documentazione.

Questo report permette all’HR di verificare se la documentazione fornita è completa o dovrà essere integrata.

Per ogni richiesta la tabella riporta:

 Cognome

 Nome

 Assenza (Giustificativo della richiesta)

 Documento (allegati necessari a corredare e convalidare la richiesta).