COSA SAPERE PER: VIAGGI ON THE ROAD
[Questa categoria include anche parecchi dei viaggi Into The Wild. ]
Anche i VIAGGI ON THE ROAD richiedono organizzazione da parte del Doc: serve provvedere ai pernottamenti, alle visite e guidare.
Requisiti base per poter avere un viaggio on the road assegnato:
1. Possedere una carta di credito con i numeri in rilievo Da lasciare a garanzia all'autonoleggio
2. Fare la patente internazionale
Se necessaria (a seconda della destinazione) oltre alla carta di credito dovete procurarvi la patente internazionale. Vi rimborsiamo il costo della patente richiesta alla motorizzazione.
NB: se preferite farla in autoscuola va bene ma noi vi rimborsiamo il costo ufficiale.
3. Essere Over 21/25
A seconda del paese l'età richiesta è maggiore di 21 o 25 anni.
Cosa organizza lo staff:
Per questo viaggio noi dello Staff ci occupiamo dei voli aerei, auto a noleggio e alcuni pernottamenti. Di norma il numero massimo per gli On The Road è di 11 + il doc. Questo perché prendiamo massimo 2 macchine da 7, dove mettiamo 6 partecipanti massimo per avere un comfort maggiore.
Fa eccezione il viaggio a Lanzarote e Fuerteventura. Dove il numero massimo è di 13 + 1.
Cosa compete al Vagabondo Doc?
Ecco i passi da seguire per preparare un on the road:
- Il Vagabondo DOC è il guidatore ufficiale di una delle auto.
Nel caso ci fosse una seconda auto cercheremo un guidatore tra i partecipanti (anche lui maggiore di 25 anni, disponibile a lasciare la propria carta di credito). Anche per il secondo guidatore è spesso richiesta la patente internazionale (fate comunque riferimento alla pagina del viaggio). Cerchiamo il guidatore aggiuntivo mettendo messaggio sul forum e mandando mail agli iscritti.
Ma potete aiutarci usando il forum per sondare il terreno e vedere chi eventualmente è disponibile.
Vi chiediamo di fare attenzione e di far guidare solo chi regolarmente segnato nel contratto di noleggio. Non fate guidare persone non segnate, anche per brevi tratti perché in caso di incidenti si corre un grosso rischio poiché non si è coperti da assicurazioni (anche banalmente per le spese legali in caso di piccoli incidenti).
- Fate molta attenzione al momento del ritiro perché spesso provano a farvi aggiungere qualche servizio extra (a pagamento), oppure vi dicono che la macchina che avete
prenotato è troppo piccola per voi e ve ne propongono un'altra più grande, ovviamente pagando la differenza. Qui la regola è solo una: NON FATE MAI NESSUN UPGRADE E AGGIUNTA DI SERVIZI EXTRA, quello che vi abbiamo prenotato noi vi è pienamente
sufficiente per il viaggio. Se avete problemi urgenti, prima di firmare qualunque cosa, chiamate noi.
- Al momento del noleggio auto noi diamo un'ora indicativa di ritiro in base al vostro piano voli. Generalmente l'auto viene mantenuta a disposizione per almeno 24 ore (anche se questa cosa può variare da ufficio ad ufficio). Se vi capita qualche problema o ritardo con il volo vi consigliamo di fare uno squillo all'ufficio in cui dovete ritirare l'auto per avvertirli sul nuovo orario di ritiro.
- Al ritiro delle auto fate attenzione che rispettino tutte le inclusioni. Se vi dicono che il gps non è incluso, o meno guidatori aggiuntivi di quanti scritti nel voucher, insistete. Fa fede ciò che dice il voucher. Chiedete di parlare con il direttore e insistete perché verifichino.
- Sempre nel momento del ritiro, controllate che le vostre auto siano in buone
condizioni, spie, gomme, specchietti, luci, eventuali graffi, documenti e via dicendo e, se trovate qualcosa che non va, informate subito gli addetti dell'autonoleggio. Se dovesse capitarvi di prendere delle multe, informatevi su come pagarle in loco, altrimenti vi verrà addebitata sulla carta del guidatore ufficiale dall'autonoleggio con una maggiorazione.
Vagabondo non rimborserà le vostre multe, che pagherete voi con il gruppo.
Così come i pedaggi, in alcuni posti (es. USA) non è possibile pagare in contanti, informatevi su come pagarli in loco o su quale sia la maggiorazione che applica l’autonoleggio e prendetevi i soldi dalla cassa comune.
- Strade
Il DOC deve essere preparato sulle strade e percorsi da seguire durante il viaggio. Per alcuni viaggi sarà incluso nel noleggio dell'auto anche il GPS, ma è possibile anche organizzarsi con mappe e cellulari.
- Visite giornaliere previste nel programma ed escursioni
Il DOC dovrà documentarsi su eventuali orari di apertura e chiusura dei vari luoghi visitare, se ci sono biglietti di ingresso o visite guidate possibili ed organizzare la giornata di
conseguenza. Alcune visite - se il gruppo decide di farle - vanno organizzate in anticipo ed è compito del DOC informarsi e provvedere (es.: La visita di Alcatraz a San Francisco).
- PERNOTTAMENTI
Il Vagabondo DOC deve prenotare i pernottamenti non inclusi nella quota.
>>> Consigli: noi vi consigliamo di prenotare hotel tramite Booking.com (o Agoda o altri siti affidabili se ne conoscete) con l'opzione della cancellazione gratuita, che vi permette di prenotare più camere e poi cancellarle se non vi servono.
Potete prenotare già per 15 persone. In questo modo se il gruppo si riempie siete a posto. Se non si riempie potete cancellare le camere che non vi servono senza penale.
Questo è particolarmente importante nei periodi di alta stagione (Agosto e Capodanno), quando i posti negli hotel scarseggiano.
Controllare sempre molto bene le regole di prenotazione e cancellazione. In genere booking offre tariffe con cancellazione gratuita entro una certa data e il "PAGA DOPO", il che vi evita di dover versare qualunque anticipo al momento della prenotazione.
NB: talvolta l'hotel potrebbe fare una pre-authorization sulla vostra carta per verificare che vi siano fondi. Questi soldi non vengono prelevati ma solo "congelati"
per una decina di giorni, per poi essere sbloccati.
Per qualunque dubbio potete sempre chiedere a noi dello staff, che vi aiutiamo.
> Come prenotare le strutture senza dover anticipare migliaia di euro per tutti?
Sappiamo che può essere problematico prenotare in anticipo le strutture nel caso in cui chiedano un anticipo.
Il modo migliore e che consigliamo è di utilizzare una carta prepagata (ad esempio Postepay) e di proporre al vostro gruppo di versare esclusivamente la somma necessaria per i pagamenti che dovete anticipare su questa carta, in modo da poter anticipare i pagamenti ove necessario.
Per chi è particolarmente preoccupato di eventuali problemi fiscali con questa pratica, consigliamo di utilizzarla esclusivamente per le spese dei viaggi Vagabondo, in modo che sia sempre possibile e semplice giustificare tutti i pagamenti e transazioni.
COSE DA TENERE A MENTE
> VAGABONDO NON RIMBORSA LE MULTE EVENTUALI RESE
Queste vanno pagate con il gruppo e in loco, informatevi di modo da non avere maggiorazioni.
> RIMBORSO PATENTE INTERNAZIONALE
Se il viaggio richiede la patente internazionale, noi la rimborsiamo e vi verseremo i soldi con la cassa comune. Vi rimborsiamo il costo ufficiale richiesto dalla motorizzazione, se preferite farlo presso un’autoscuola, siete liberi di farlo ma in quel caso la maggiorazione è a vostro carico.