VADEMECUM VAGABONDO DOC
SOMMARIO
Da sapere sempre TUTTI
> COME COMUNICARE CON LO STAFF
> LE COSE CHE TUTTI I DOC DEVONO SAPERE
> CASSA COMUNE E RIMBORSI: TUTTO QUANTO SERVE SAPERE
PRIMA DEL VIAGGIO
> COSA DEVE FARE UN DOC NOVELLO
> RICHIESTA ED ASSEGNAZIONE VIAGGI
> LE COSE DA FARE QUANDO VIENE ASSEGNATO UN VIAGGIO
> COSA DOVETE SAPERE SUL VOSTRO FORUM DI VIAGGIO?
> COME SI PREPARA IL VIAGGIO
> COSA SAPERE PER: VIAGGI FLY & DRINK E WEEKEND LUNGHI
> COSA SAPERE PER: VIAGGI FREAK STYLE
> COSA SAPERE PER: VIAGGI ON THE ROAD
❏ > COSA SAPERE PER: ON THE ROAD NEGLI USA
> COSA SAPERE PER: VIAGGI IN PULMINO
> DOCUMENTI CHE INVIAMO PRIMA DELLA PARTENZA E ALTRO DA PORTARE IN VIAGGIO
DURANTE IL VIAGGIO
> COSE DA FARE DURANTE IL VIAGGIO
> PROBLEMI ED EMERGENZE DURANTE IL VIAGGIO
❏ INFORTUNI E PROBLEMI DI SALUTE
❏ SE IL MALATO È IL VAGABONDO DOC?
❏ NEGATO IMBARCO, CANCELLAZIONI DEL VOLO E RITARDO
❏ SMARRIMENTO O RITARDATA CONSEGNA DEL BAGAGLIO
> MODIFICHE AL PROGRAMMA DURANTE IL VIAGGIO
> INDIPENDENTI CHE CERCANO DI IMBUCARSI
DOPO IL VIAGGIO
> COSE DA FARE AL RITORNO DAL VIAGGIO
> COME SI FA LA RELAZIONE DI VIAGGIO
> I FEEDBACK DI VIAGGIO
> CONTATTI DELLO STAFF
Alcuni consigli tra doc
> L’ANTI-VAGABONDO DOC
Da sapere sempre TUTTI
Come comunicare con lo staff
Avete a disposizione 2 strumenti ufficiali per comunicare con lo staff.
1. L’area riservata ai doc presente sul sito
Forum dei Vagabondi DOC - in questa area trovate tutti i forum necessari.
➔ Comunicazione dallo staff (2018): forum annuale dove trovate tutte le
comunicazioni e gli aggiornamenti che lo staff ha da comunicarvi. Ogni anno ne faremo uno nuovo.
➔ Domande, dubbi, chiarimenti con lo staff: qui potete postare domande, dubbi, chiedere spiegazioni, fare proposte, dai più pratici ai più aleatori.
➔ Assistenza forum e domande VIAGGI ASSEGNATI: in questo forum potete porre allo staff qualsiasi domanda riguardo i viaggi che avete assegnati.
➔ Chiacchiere tra docs: potete chiedere aiuto o fare domande agli altri docs, su qualsiasi argomento. Non ci sono regole: parlate, chiedete o mandate un saluto, come vi va.
➔ FORUM ASSEGNAZIONI: ancora più importanti, qui si trovano i forum per chiedere le assegnazioni e quindi richiedere i viaggi. Cambiano a seconda del periodo quindi controllate direttamente nell’area riservata.
2. Tramite mail
➔ La mail [email protected] viene letta da tutti e vi risponderemo in tempi brevi. In fondo a questo vademecum trovate le mail di tutto lo staff.
Non preoccupatevi, per qualsiasi dubbio o info, non esitate a contattarci!
3. Facebook per chiacchiere
(unofficial)
Gruppo segreto su FacebookNon è un mezzo ufficiale, ma sicuramente è molto usato seppur con scopi diversi.
Nel gruppo è possibile:
- chiacchierare tra di noi;
- fare domande agli altri Doc;
- pubblicare foto dei nostri viaggi Vagabondi o le foto che voi volete condividere tra Docs. (Vi ricordiamo che per condividere le foto da utilizzare per i vostri forum potete usare il gruppo
vagadoc share)
- interagire, come in un grande gruppo di amici;
- leggere i richiami al sito da parte dello staff che pubblica ANCHE su questo gruppo informazioni e novità di Vagabondo o viaggi che necessitano un Doc.
Nel gruppo invece NON è possibile:
- postare domande allo staff se legate ai viaggi o a questioni che riguardano Vagabondo.
Il gruppo NON è un mezzo ufficiale, non tutti hanno Facebook e per noi rimane un mezzo aggiuntivo. Trovate sempre tutte le informazioni prima su Vagabondo e sempre su Vagabondo.
LE COSE CHE TUTTI I DOC DEVONO SAPERE
1. PROGRAMMA VIAGGIO LEGALE DA STAMPARE
Il programma viaggio a cui attenersi è quello pubblicato nella pagina del viaggio. Nel vostro forum mettiamo sempre un link molto visibile che rimanda alla pagina principale.
Il programma è parte integrante del contratto di viaggio che i partecipanti stipulano con Vagabondo e uno dei compiti principali del doc è assicurarsi che tale programma venga svolto.
In alcuni casi ci sono programmi speciali o modifiche apportate in fase di conferma, spesso dovute ad adattamenti del programma al piano voli, in quei casi fa fede il programma in pdf allegato al forum.
Nella mail di conferma che inviamo ai partecipanti alleghiamo sempre il programma definitivo in pdf.
2. FINO A QUANDO UN VIAGGIO RESTA APERTO?
Chiudiamo le iscrizioni a un viaggio secondo queste tempistiche:
- Se il viaggio è confermato: fino a 14-7 giorni prima della partenza.
- Se il viaggio non è confermato: 30-20 giorni prima della partenza
- Viaggi con visti particolari: nel caso di viaggi che prevedono delle procedure un po’ lunghe per il visto, chiudiamo il viaggio quando non si è più in tempo per
prendere il visto. Ad oggi (primavera 2018) non abbiamo viaggi che richiedano più di 2 settimane per espletare le procedure visto.
3. PRIVACY LISTA PARTECIPANTI
Prima della partenza vi daremo la lista dei partecipanti con i loro numeri di telefono ed email.
I dati che vi vengono forniti (telefono e mail dei partecipanti) sono protetti dalla legge sulla privacy. Quindi maneggiateli con cura.
Ad esempio, non mandate mail comuni a tutto il gruppo con gli indirizzi e-mail in chiaro (usate invece la Ccn), non passate numeri di telefono o indirizzi tra partecipanti senza aver PRIMA chiesto l'autorizzazione ai diretti interessati.
4. USO DI CHAT WHATSAPP E FACEBOOK
Vagabondo mette a disposizione di ogni gruppo un forum dedicato e questo è il mezzo ufficiale che vi chiediamo di usare per quel che riguarda le comunicazioni con il gruppo:
prima della conferma, durante e anche dopo che il gruppo è ormai completo.
I gruppi di whatsapp consigliamo di crearli da 1 settimana a 24H prima della partenza. Non prima.
Sappiamo di contro che molti partecipanti chiedono la creazione di un gruppo su whataspp e iniziano a usare Facebook, ma vi sconsigliamo tale pratica: e perchè si va ad invadere totalmente i vostri mezzi personali, e perché a volte si rischia l’esaurimento con domande che arrivano a ogni ora del giorno o della notte, e perchè è nell’interesse di Vagabondo e di tutti noi Doc che le informazioni restino su Vagabondo e quindi sempre visibili a tutti.
Le principali ragioni di Vagabondo:
- Poter leggere i forum e sapere cosa hanno fatto i Doc prima di noi, è un po’ come aver a disposizione una relazione pre-viaggio, utile a tutti quindi.
- Tenere le informazioni che riguardano i viaggi di Vagabondo su Vagabondo e non su altri mezzi è ovviamente interesse di Vagabondo.
- I forum sono contenuti e quindi preziosi per il sito.
Di conseguenza quando chiedono di creare un gruppo di whasapp fate loro presente che i doc sono “tenuti” a usare come mezzo ufficiale il forum di modo che le informazioni
possano restare di libero accesso anche ai futuri gruppi e che il gruppo sarà formato solo TOT giorni prima della partenza.
Questi i nostri consigli in materia.
5. VAGABONDO E LE DROGHE LEGGERE
Vagabondo è (per forza di cose) contrario al consumo e alla commercializzazione di droghe in tutti i Paesi in cui queste attività sono illegali, proprio in quanto attività illegali.
Le vostre scelte personali, e quelle dei singoli partecipanti, sono e rimangono scelte personali, e quello che fate in viaggio è vostra libera scelta.
In quanto Docs vi chiediamo di non prendere con leggerezza queste situazioni, di rispettare la sensibilità dei diversi partecipanti, e di non far percepire ai membri del gruppo che le vostre scelte personali in materia siano scelte di Vagabondo, o che il consumo di droghe leggere sia apertamente incentivato o tollerato da Vagabondo, poiché in quanto TO non possiamo supportare queste attività.
6. VAGABONDO È CONTRARIO ALLE ESCURSIONI CHE PREVEDONO IL SALIRE SU ELEFANTI
Questo argomento ha suscitato e suscita molti punti insoluti, per questo vi lasciamo altri due link nel caso vogliate approfondire.
Qui trovate il bramito in cui spieghiamo le nostre ragioni a tutti. Qui invece il comunicato e le discussioni interne con i docs.
CASSA COMUNE E RIMBORSI: TUTTO QUANTO SERVE SAPERE
> Cosa include la cassa comune e cosa no?
> Come gestire la cassa comune in viaggio
> Come funziona la cassa comune per il Vagabondo Doc?
> Rimborso viaggio Doc: da casa ad aeroporto
> Visti e patente internazionale: come funziona
Cos’è la cassa comune? Qui trovate la spiegazione più esaustiva.
In sintesi le cose da sapere sulla Cassa Comune di Vagabondo:
➔ La cifra che corrisponde alla nostra previsione di spesa per le voci non incluse nella quota fatta da nostre precedenti esperienze e aggiornata all’occorrenza.
➔ Lo strumento che si utilizza in viaggio per pagare le spese condivise dal gruppo.
➔ Per i viaggi “prima” ancora non partiti, lo staff calcola sempre già di suo un margine più ampio.
Cosa include e cosa NON include la cassa comune in generale?
La cassa comune include:
Pasti: colazione, pranzo e cena Pernottamenti
Ingressi ai siti e musei Mance extra
Trasporti necessari in viaggio Guide contrattate in loco
Escursioni e attività effettuate con il gruppo (o con una parte del gruppo) La cassa comune NON include:
Spese personali (sigarette, souvenir, vestiti…)
Birre e aperitivi - in alcuni paesi, dove la birra o alcolici hanno costo pari a quello delle bevande analcoliche, includiamo anche la birra ai pasti perché di fatto costa come qualsiasi altra bevanda. In paesi dove il costo è alto (esempio India, Indonesia, Marocco…) no.
Spuntini, merende…
Cassa comune regole e funzionamento. Sempre il link messo sopra, qui si spiega bene tutto e soprattutto sapete anche quello che sanno i partecipanti.
Regole generali cassa comune
1. Non è obbligatorio fare la cassa comune!
E’ però molto utile quindi è prassi farla.
2. Birra (o alcolici) in cassa o fuori cassa?
In alcuni paesi (India e Medio Oriente) una birra costa quanto un pasto. In altri (Mexico) costa quanto una coca-cola.
Se la birra costa tanto rispetto al mangiare mettetela fuori cassa (basta chiedere al cameriere un conto per il cibo e un conto per le birre).
Ovviamente in caso di gruppo alcolisti in cui TUTTI bevono come spugne mettete in cassa.
Se tutti meno uno bevono ridate all'astemio dei soldi a fine pasto.
Insomma: regole precise non ci sono. Ma con un po' di buonsenso e trasparenza saranno tutti felici per come viene amministrata la cassa comune del vostro gruppo.
3. Mance
E’ importante per il doc prepararsi consigli in merito alla mance da lasciare a guide e autisti.
Non è un dovere per nessuno però lasciare la mancia. E’ bene che il doc sappia come funziona nel paese che si va a visitare, se la mancia sia consuetudine e quanto è bene lasciare.
Nel caso in cui il gruppo non riesca a decidersi, ognuno dà la mancia che vuole
consegnandola personalmente alla guida e all'autista. Nessuno deve essere obbligato a dare la mancia se non vuole e nessuno deve pagare per chi non vuole mettere la mancia.
Cassa comune Doc: come funziona per voi
VAGABONDO VI VERSA L’AMMONTARE DELLA CASSA COMUNE TRAMITE BONIFICO NELLA SETTIMANA PRIMA DELLA PARTENZA, O IL GIORNO STESSO DELLA PARTENZA.
Vi chiederemo le vostre coordinate bancarie via mail qualche giorno prima.
> Cosa comprende la cassa comune per il Vagabondo Doc?
Le stesse voci di spesa che prevediamo per i partecipanti, quindi 3 pasti al giorno, pernottamenti, transfer, escursioni… Non calcoliamo invece spese personali (sigarette, souvenir, spuntini) poiché molto variabili. Vale la stessa regola per gli alcolici.
POTETE PERO’ GESTIRVI PER INTERO L’IMPORTO COME PREFERITE VOI, CONSAPEVOLI CHE PERÒ QUELLO È IL RIMBORSO TOTALE.
Ovvero: se la cassa comune è di € 350 per esempio e voi nei 350 decidete di prediligere birre anziché piatti di pasta, o aperitivi anziché cene, non c’è problema.
Potete usare l’anticipo di cassa comune a vostra scelta.
> Se avanzano soldi?
Se non utilizzate tutto l’importo che vi anticipiamo, non è un problema, potete tenerli.
> Quali documenti è necessario mandare a fine viaggio?
Al ritorno dal viaggio, e per tenere la cassa comune sempre aggiornata, vi chiediamo di inviarci i seguenti documenti via mail:
1. La scansione del file di cassa comune che è stato compilato in viaggio.
2. Nota spese di massima da inserire nell’apposito paragrafo della relazione di viaggio (altre info sulla relazione in “cosa fare al ritorno dal viaggio”). Spesso, come dicevamo prima, non sempre la cassa comune viene utilizzata per pagare tutto, spesso rimane fuori qualche spesa che non è quindi segnata nel foglio cassa. Per avere un’idea più fedele possibile ci serve quindi questa piccola nota spese.
Esempio:
Pasti fuori cassa 80 Euro
Transfer Bangkok- Siam Reap fuori cassa 38 Euro Pernottamenti anticipati dall’Italia 120 Euro
Cassa comune di viaggio 200 Euro
TOTALE 438 Euro
> E se i soldi anticipati non sono sufficienti?
In alcuni casi mettiamo in conto che potrebbe capitare al Doc di sforare la cassa e non per ragioni personali, ma per esigenze di gruppo, per l’inserimento di attività extra e non in programma o per forti aumenti di prezzi in loco.
In questi casi, potete chiedere un’integrazione.
> Di quanto si può sforare la cassa comune?
Massimo 20% dell’importo della cassa comune per attività extra e non in programma.
Oltre, non è previsto il rimborso se non per ragioni eccezionali (forte inflazione nel paese visitato, svalutazione della moneta, ecc…).
> Come posso richiedere l’integrazione?
Ecco gli step da seguire:
1. Spiegare via mail le motivazioni allo staff argomentando la richiesta (=diteci con precisione perchè avete sforato la cassa!)
2. Fare nota spese molto completa e precisa di tutte le voci e spedirla via mail Qui un esempioda spedire sempre all’indirizzo mail [email protected]
3. Inviare, sempre via mail, la scansione del file di cassa comune compilato in viaggio.
4. Raccogliere e spedire gli scontrini e ricevute via posta. Vanno raccolti gli scontrini di tutte le spese fatte in viaggio.
Vanno inviati all’indirizzo:
Studio Nicola Lucido c/a Alfredo
Via trento, 122 65122 Pescara (PE)
Rimborso viaggio da casa ad aeroporto: come funziona?
Vagabondo rimborsa le spese sostenute in viaggio, ma non rimborsa quelle che sono le spese necessarie per raggiungere l’aeroporto principale più vicino a casa vostra.
Gli aeroporti considerati principali sono:
Milano - Malpensa, Linate e Bergamo;
Roma - Fiumicino e Ciampino;
Bologna G. Marconi;
Venezia - Marco Polo e Treviso.
Se vivete a Milano quindi non viene rimborsato il costo da casa vostra fino al raggiungimento dell’aeroporto.
Se vivete a Ravenna l’aeroporto principale più vicino è Bologna, di conseguenza le spese
fino a Bologna sono a vostro carico. Rimini (aeroporto secondario) non rientra tra quelli principali in Italia e per questo non vi verranno proposti viaggi da lì. Se volete partire (per dire eh) da Rimini però e raggiungere Bologna in aereo, potete farlo, ma a vostre spese.
Discorso diverso quando invece Vagabondo vi fa partire da aeroporto principale lontano per voi.
In questo caso c’è un rimborso di viaggio che si struttura nel seguente modo:
1. Appena il viaggio passa dallo status “in fase di conferma” a “confermato” sul forum, comunicare allo staff via mail che state per acquistare il biglietto del treno o pullman e il costo. Vi chiediamo di farlo appena confermato, di modo che si
possano acquistare le soluzioni più convenienti, sfruttando quindi l’anticipo quando possibile.
2. Lo staff vi confermerà via mail e potete procedere all’acquisto. Va fatta fattura a nome Vagabondo e lo staff vi fornirà i dati necessari (indirizzo, p. iva,...)
3. Se invece volete andare in macchina, nessun problema, ma in questo caso Vagabondo vi rimborserà un forfait.
Per qualunque dubbio, ricordatevi che siamo disponibili via mail.
> Se vivete all’estero, potete richiederci partenze da aeroporti più vicini a voi e cerchiamo di venirvi incontro ma vi chiediamo di mettere in conto che non sempre è possibile, quindi dovreste poter partire sempre anche dall’Italia. Il biglietto da/per l’Italia rimane a vostro carico.
Visti e patente internazionale: come funziona il rimborso?
Se per il paese visitato è previsto un visto, il costo del visto è già presente nella previsione di cassa comune.
Se non siete italiani o avete necessità di fare un visto particolare per qualche motivo personale (esempio chi ha il timbro Iran sul passaporto e deve fare il visto per gli USA perché non è sufficiente l’esta) il costo maggiorato sarà a vostro carico.
Per gli On The Road che toccano paesi per cui è richiesta la patente internazionale ve la rimborsiamo (tramite bonifico) insieme alla cassa comune prima della partenza.
Vi rimborsiamo il costo ufficiale della motorizzazione, se preferite farlo tramite autoscuola potete farlo, ma il costo aggiuntivo rimane a vostro carico.
PRIMA DEL VIAGGIO
COSA DEVE FARE UN DOC NOVELLO?
I primissimi passi per un Doc Novello sono:
1. Creare una presentazione scritta in terza persona
Di massimo 150 caratteri spazi inclusi e caricarla nel forum che verrà aperto e segnalato dopo ogni corso nell’area riservata ai Doc. Provvederemo poi noi alla lettura e correzione finale.
Alcune note per la scrittura:
> non scrivete età, che poi gli anni passano.
> cercate di far capire cosa vi piace e cosa vi caratterizza.
> non mettete che da bambini i vostri genitori vi portavano in giro… Lo scriviamo davvero in troppi!
2. Caricare insieme anche una foto
dove il viso sia ben visibile, possibilmente sorridente e solare. La foto deve includere solo il doc senza altre persone ed essere in una risoluzione media (minimo 800 pixel per 500).
Ci penseremo poi noi a caricare questi materiali nei forum di viaggio.
3. Leggere bene tutto questo vademecum...
senza saltare neppure una parola. :)
RICHIESTA E ASSEGNAZIONE VIAGGI
Ognuno di voi può richiedere il viaggio che vorrebbe accompagnare nel forum apposito delle assegnazioni nell’area riservata ai Doc.
Questi forum comprendono dei periodi e vengono aperti circa 6 mesi prima dell’inizio della stagione.
Calendario apertura forum assegnazioni:
- Febbraio: apertura forum estivo (da giugno a settembre compresi) - Giugno: apertura forum autunnale (da ottobre a Natale)
- Luglio: apertura forum invernale (da Natale a gennaio compresi)
- Ottobre: apertura forum primaverile (da febbraio a maggio compresi)
La data e l’orario preciso di apertura forum vi verrà comunicato qualche giorno prima sul forum “Comunicazioni dallo staff” e nel gruppo Facebook dei docs.
Come richiedere un viaggio?
Per richiedere un viaggio è molto semplice: serve scrivere o lasciare un messaggio sul forum apposito indicando il nome del viaggio, le date che si richiedono e (soprattutto per i nuovi) la lingua straniera che parlate necessaria per viaggiare in quel Paese.
E’ possibile indicare come preferenze più di un viaggio
Ex: Perù Freak Style dell’1/8, in alternativa il Costa rica Freak Style del 5/08.
Criterio assegnazioni: cosa sapere?
1. FIRST COME FIRST SERVED
Il criterio di base delle assegnazioni è first come first served salvo eccezioni e regole sotto specificate.
2. LISTA DOC ESPERTI
Per i forum assegnazioni dell’alta stagione (Natale-Capodanno e agosto), indichiamo una lista di viaggi su cui hanno la precedenza i docs esperti.
I docs esperti sono coloro che hanno:
- viaggi: minimo 4 viaggi accompagnati come Vagabondi Doc - costanza: almeno 1 viaggio accompagnato nell’ultimo anno solare.
Esclusione lista Doc Esperti 1
Non vengono inseriti nella lista Doc Esperti quei doc che negli ultimi viaggi hanno avuto problematiche di gestione e maggioranza di feedback molto negativi su uno stesso viaggio.
In questo caso il doc non verrà inserito nella lista Esperti neppure in presenza degli altri requisiti.
Esclusione lista Doc Esperti 2
Altra esclusione è prevista per i Doc che hanno abbandonato dei viaggi già assegnati, a prescindere dal motivo (ci scusiamo, ma dobbiamo dare delle regole uguali per tutti).
Quei Doc che arriveranno ad abbandonare 2 viaggi assegnati nel corso di 2 anni solari, non saranno inseriti nell’elenco Doc Esperti anche se in possesso dei requisiti.
NB: per noi i viaggi prima assegnati e poi abbandonati sono un gran danno.
3. COME FUNZIONA ASSEGNAZIONE?
- All’apertura delle assegnazioni, per le prime 72 ore, vi sarà possibile chiedere solo 1 viaggio alla volta per il periodo di riferimento del forum.
Potrete sempre indicare una lista in ordine di preferenza, ma di quei viaggi ve ne sarà assegnato solo 1.
- Dopo le 72 ore potrete chiedere altri viaggi.
Questo perché abbiamo notato che alcuni chiedono diversi viaggi, fanno una sorta di
“lista della spesa”, gli vengono assegnati e poi però magari li abbandonano o non seguono il forum del viaggio e tutto ciò a noi crea problemi. Di contro ci sono docs che magari non riescono ad avere i viaggi che vorrebbero perché qualcuno è passato prima e se l’è preso, salvo poi abbandonarlo in seguito.
Faremo più attenzione al numero di viaggi che vi assegniamo e ci riserviamo la scelta di non assegnare più di due viaggi a chi in passato ha abbandonato i propri forum (inteso che non ci ha scritto).
4. ELEMENTI ASSEGNAZIONI IMPORTANTI DA CONOSCERE
- Lo staff ha diritto di scelta sui viaggi liberamente senza assegnazioni particolari o criteri di alcuna specie. Verrete sempre informati anche sui forum però di modo che siate a
conoscenza di quali viaggi sono già stati presi dallo staff (se e quando questo accade).
- I senatori Pollita e Ranzini hanno priorità di assegnazione a ogni stagione. Anche qui verrete informati prima della loro scelta.
- Per i viaggi Under 35 diamo preferenza ai doc Under 35. In assenza di questi, assegniamo a doc di età più prossima.
- Per il Sud America serve conoscere lo spagnolo.
- Per il Brasile precedenza a chi parla portoghese (nel caso in cui nessuno lo parli, preferenza a chi parla spagnolo).
- Per il Marocco prediligiamo chi conosce il francese.
4. REGOLETTE DA RISPETTARE PER I DOC
- Vi chiediamo di richiedere un viaggio solo se siete certi di poterlo fare - Vi chiediamo di richiedere i viaggi solo se certi di poter seguire il forum.
I forum sono un elemento fondamentale per noi ed è necessario che vengano seguiti.
Questo è specialmente importante per i viaggi per cui abbiamo dei pacchetti volo.
NEL CASO DI FORUM ABBANDONATI CI RISERVIAMO LA POSSIBILITÀ DI ANNULLARE L'ASSEGNAZIONE.
Cosa succede dove che avete fatto richiesta sull’apposito forum?
Vi risponderemo con un messaggio sullo stesso forum entro massimo 2-3 giorni dalla richiesta.
LE COSE DA FARE QUANDO VIENE ASSEGNATO UN VIAGGIO
Una volta ricevuta la conferma della vostra assegnazione dallo staff, i passi successivi da fare sono i seguenti.
1. COMPILARE LA SCHEDA DI ISCRIZIONE Esattamente come se foste un partecipante.
Ci raccomandiamo di inserire i dati completi come da passaporto e proprio in questa scheda potete fare richieste particolari se le avete.
Ci penseremo poi noi ad aprire il forum e mettere la vostra descrizione al primo post del viaggio entro 48 ore lavorative dall’invio della scheda.
Se volete partire prima o tornare dopo, scrivetecelo sulla scheda così ne teniamo conto al momento della conferma del viaggio.
Alla conferma del viaggio vengono emessi i biglietti aerei e spesso e volentieri cambiare data di rientro o di partenza successivamente non è possibile o richiede una penale (che sarà a vostro carico).
Nel caso la partenza anticipata o il rientro posticipato costi più del biglietto previsto per il gruppo, la differenza è a vostro carico.
2. ANDATE A PRESENTARVI SUL VOSTRO FORUM DI VIAGGIO
Quando il viaggio vi viene assegnato e il forum è aperto, serve che andiate sul forum a salutare, presentarvi o anche solo dire “Ciao! Sono il vostro Vagabondo Doc, per ogni domanda sono qui”.
Questa semplice presentazione sul forum del viaggio assegnatovi va fatta il prima possibile, ma come regola entro 7 giorni dall'assegnazione.
Per viaggi in partenza entro i 3 mesi dall'assegnazione, va scritta entro 48 ore.
Se avete problemi a seguire il forum per tutto il periodo prima della partenza, non prendete il viaggio.
3. PREPARARSI AL VIAGGIO
> Rileggere il VADEMECUM DEI DOC
> Leggere e studiare le RELAZIONI VIAGGIO (quando cliccherete sul link la prima volta, vi verrà risposto che non avete l'accesso e potrete richiederlo. Una volta che vi avremo autorizzato vi arriverà una mail di conferma autorizzazione).
> Leggere l’itinerario e studiare gli spostamenti, eventuali criticità, prenotare strutture dove necessario.
4. MONITORARE SEMPRE IL VOSTRO FORUM
Cercando di tenerlo vivo e attivo e postando info/foto/proposte/liste di oggetti utili ecc.
Qui trovate le indicazioni e i CONSIGLI PER LA GESTIONE DEI FORUM VIAGGI
Serve anche rispondere alle domande dei Vagabondi, là dove sapete le cose.
Se vi fanno domande riguardo la parte organizzativa, ad esempio voli, città di partenza, supplementi, quota ecc… Scrivetegli pure di scrivere una mail a [email protected], risponderemo direttamente noi.
Se siete indecisi sulla risposta da dare, potete chiedere assistenza nel forum apposito:
Assistenza forum e domande VIAGGI ASSEGNATI.
COSA DOVETE SAPERE SUL VOSTRO FORUM DI VIAGGIO?
Sul vostro forum di viaggio pubblichiamo di volta in volta tutte le info sulla partenza ed aggiorniamo il numero degli iscritti e mettiamo ogni info necessaria agli utenti per il viaggio in essere. Alcune cose fisse.
1. ISCRIZIONI PARTECIPANTI
Le iscrizioni ad un viaggio non vengono caricate in automatico sul forum, ma lo facciamo noi in modo manuale (almeno per ora). Questo vuol dire che se le schede arrivano fuori dagli orari di ufficio o nel weekend, il vostro forum verrà aggiornato nel successivo giorno lavorativo.
2. COMPOSIZIONE DEL GRUPPO E LISTA ISCRITTI
Nelle note che compaiono sul tabellone delle partenze scriviamo sempre le info sulla composizione del gruppo (range età, numero di donne e uomini ed eventuali coppie).
Il Vagabondo Doc viene segnato a parte. Esempio:
“Con la Vagabonda Doc Manuela / tessy982. Iscritti 7 vagabonde + 3 vagabondi + la vagabonda Doc. Età degli iscritti al momento dai 34 ai 57 anni. Nessuna coppia iscritta finora.”
La lista degli iscritti in genere la inseriamo a partire dal 3° iscritto.
Accanto ad ogni nome riportiamo il nick del partecipante nel caso in cui abbia un profilo utente su Vagabondo, altrimenti no (ci sono viaggiatori che partono con noi pur senza aver nessun profilo di Vagabondo registrato, non è obbligatorio averlo).
Se il Vagabondo DOC viaggia col proprio compagno o compagna come viene segnato?
Se viaggiate in coppia e nella scheda d’iscrizione ci segnalate “in camera con Pinco Pallino” noi in automatico segnaliamo sul forum che il doc viaggia in coppia.
Se invece non ce lo segnalate, noi non lo inseriamo.
La scelta rimane quindi a voi se dichiararlo oppure meno.
Cosa vi consigliamo di fare? Se come coppia avete l’esigenza di dormire in camera insieme, vi consigliamo di segnalarlo in modo che i partecipanti siano informati.
Se invece non avete questa esigenza e siete una coppia discreta, potete anche non dichiararlo.
Di base rimane il fatto che chiediamo che il doc sia disponibile a girare le stanze e in caso di necessità, sacrificarsi nell’assegnazione delle camere.
3. PIANO VOLI
I piani volo definitivi vengono pubblicati a gruppo confermato in linea generale e non prima.
Ci sono casi in cui compriamo già i pacchetti volo però, e in questi casi li trovate pubblicati sul forum di viaggio e visibili a tutti.
Se vi fanno domande sul forum riguardo ai voli previsti per un viaggio ancora non confermato, potete rispondere che verrà confermato solo al raggiungimento del numero minimo.
Se hanno esigenze particolari (partire da aeroporti secondari, andare prima, tornare dopo…), possono scrivere allo staff a [email protected] e risponderemo a tutti i loro dubbi.
4. PROGRAMMA DI VIAGGIO
Trovate il programma di viaggio nella pagina dedicata e poi nel banner che li riprende direttamente sul forum.
5. NUMERO MINIMO CONFERMA
Il numero minimo è generalmente di 4 o 5 persone ma può variare da viaggio a viaggio.
Ad esempio certe volte riusciamo anche a confermare i gruppi con 3 iscritti, ma non è la prassi quindi considerate 4 o 5 a seconda dei viaggi.
Nel momento in cui il vostro gruppo raggiunge il numero minimo di iscritti per essere confermato, lo status del viaggio passa da Non Confermato a In fase di conferma, in pratica vuol dire che stiamo attendendo il pagamento dell’anticipo da parte degli iscritti.
Solitamente dal momento che mandiamo loro la mail, hanno circa 24-72 ore per inviarci la ricevuta del pagamento. Le tempistiche un po' strette e di cui talvolta qualcuno si lamenta, sono dovute al fatto che le compagnie aeree ci permettono di tenere i voli bloccati solo per un certo lasso di tempo, e noi lo dobbiamo rispettare per non rischiare di perdere il posto sul volo.
Appena gli iscritti versano l’acconto, lo status del viaggio sul forum passa da “in fase di conferma” a “confermato”.
Come e quando si conferma il viaggio? Qui la spiegazione completa sul sito
COME SI PREPARA UN VIAGGIO
Nel momento in cui vi viene assegnato il viaggio dovrete iniziare a studiarlo.
Per preparare un viaggio dovrete:
1. Leggere bene il programma
Vi consigliamo di leggere il programma PRIMA di chiederne l’assegnazione per capire che tipo di viaggio è e se fa per voi.
2. Leggere una guida di viaggio sulla destinazione
Potete anche chiederla agli altri Doc nei forum SCAMBI GUIDA e consigliabile alle volte leggere anche articoli on line per prepararsi al meglio.
3. Leggere le relazioni di viaggio precedenti
> Le relazioni dei Vagabondo DOC che hanno fatto il viaggio prima di voi (tutte!) E in particolare modo qui serve anche controllare i tempi di percorrenza del vostro itinerario, verificare se ci sono delle prenotazioni da fare prima della partenza con largo anticipo e essere consapevoli di quanto va organizzato.
Come capire se ci sono hotel da prenotare e quali o quante notti?
Per capire quali sono le prenotazioni hotel da fare, guardate la lista delle inclusioni nella quota. Lì sono scritti le notti comprese in quota, quindi prenotate da noi e quelle escluse.
Le notti escluse dalla quota, sono le notti da prenotare.
Quando non ci sono relazioni di viaggio precedenti vuol dire che è una
Prima, ovvero un viaggio che non è mai partito.
In quel caso per preparare il viaggio avrete a disposizione in alcuni casi (per gli ultimi viaggi pubblicati), nella sezione relazioni un file con le info utili dello staff per preparare il viaggio.
Se il viaggio è una prima, dovrete basarvi sul programma e studiarlo partendo da lì e leggendo info che si trovano online e sulla guida di viaggio.
4. Contattare lo staff in caso di dubbi
DOPO aver letto guida e relazioni contattate lo staff se avete dubbi di qualsiasi natura sull’itinerario e sul viaggio.
Se serve, contattare anche i DOC che hanno già fatto quel viaggio per chiedere maggiori info (nella rubrica telefonica trovate i contatti di tutti i DOC) o anche solo per confrontarsi.
5. Interagire con gli iscritti al vostro gruppo
Tra le cose da fare è anche bene socializzare con i futuri partecipanti, scrivere sul forum, inziare a fare gruppo, togliere a loro eventuali dubbi e provare a coinvolgerli. Ma soprattutto assicurarvi che la tipologia di viaggio sia chiara (particolarmente importante per freak style e on the road) e che loro siano preparati e consapevoli del viaggio scelto o che potrebbero scegliere.
Ricordate sempre che un Vagabondo DOC impreparato non piace mai al gruppo e rischia molti problemi nel corso del viaggio.
Le altre indicazioni più specifiche le trovate di seguito nelle sezioni sulle singole tipologie di viaggio.
COSA SAPERE PER: VIAGGI FLY & DRINK E WEEKEND LUNGHI
I VIAGGI FLY&DRINK o Cracovia e Auschwitz sono dei viaggi più brevi e che non richiedono che il doc prenoti strutture alberghiere dall’Italia. Nella quota è sempre compreso volo e pernottamento.
Ecco invece cosa deve organizzare il Vagabondo DOC per questi viaggi:
- Incontro con il gruppo
In questi weekend ci sono molto spesso orari di arrivo e partenza un po' sfasati. Il Vagabondo DOC dovrà organizzare l'incontro con il gruppo, dando tutte le indicazioni necessarie a chi ha un volo con orario di arrivo diverso (es.:come raggiungere
l'hotel/aeroporto, dove incontrarsi, se serve chiedere di usufruire del deposito bagaglio
all'hotel).
- Gestione del gruppo
La divisione nelle camere, l’unione del gruppo e la conduzione reale del gruppo in città.
>>> Consigli: vi può tornare utile prenotare i ristoranti prima se siete in tanti, anche direttamente dall’Italia, soprattutto se in concomitanza di festività, ma liberi di scegliere voi come preferite.
- Organizzare le visite giornaliere previste nel programma
Il DOC dovrà documentarsi su orari di apertura e chiusura dei vari musei/chiese/altro da visitare, se ci sono eventuali biglietti di ingresso o visite guidate possibili ed organizzare la giornata di conseguenza. Il Vagabondo DOC ha una certa flessibilità sull'organizzazione di queste visite, l'importante è che vengano fatte tutte quelle previste dal programma ufficiale.
- Spostamenti
Studiare come muoversi in città o nelle località circostanti che si visitano (es.: Come si arriva dall'aeroporto all'hotel? Come si arriva a Belem? A che ora parte il treno per Bruges?
Quanto costa e quanto ci mette?). Se il viaggio è già partito troverete queste info nelle vecchie relazioni, ma è sempre bene ri-controllare sui siti ufficiali per ultimi aggiornamenti.
Il Vagabondo DOC può sempre proporre qualche aggiunta se conosce dei posti che potrebbero essere interessanti (es. una degustazione di birra ad un tal birrificio, la visita aggiuntiva del Museo X ecc)...poi sta al gruppo raccogliere o declinare!
COSA SAPERE PER: VIAGGI FREAK STYLE
I VIAGGI FREAK STYLE sono quelli, assieme agli On The Road, in cui il Vagabondo DOC è più coinvolto nell'organizzazione del viaggio.
Ci sono due tipi di Freak Style:
1. Mezzi locali o trasporti da organizzare in loco.
2. Con pulmino privato a disposizione del gruppo prenotato e pagato dallo staff (esempi Sri Lanka, Tamil Nadu e Kerala, Giordania Vagabonda). Questo perchè in alcuni paesi o zone è molto complicato o lungo e faticoso girare con i mezzi locali.
Cosa organizza lo staff:
Per i Freak Style lo staff si occupa sempre del volo aereo e di qualche pernottamento, ma le inclusioni variano da viaggio a viaggio, quindi fate sempre riferimento alle voci "la quota include" e "la quota non include" per sapere bene come funziona il viaggio.
Le voci incluse in quota sono organizzate dallo staff.
Per i viaggi in cui è previsto il pulmino privato (sarà segnalato nelle inclusioni di quota), i transfer vengono quindi organizzati dallo staff.
Cosa compete al Vagabondo Doc?
Ecco i passi da seguire per preparare un freak style:
- Parlare con i partecipanti già prima di partire per selezionare un gruppo adatto Il freak style è un viaggio tendenzialmente spartano che richiede molto spirito di
adattamento e flessibilità. Non è adatto a tutti e una cosa importante che deve fare il DOC prima della partenza è spiegare bene al suo gruppo di che tipologia di viaggio si tratta (noi lo facciamo già, ma dirlo due volte è meglio e vi aiuta ad avere un gruppo migliore). Serve sia al gruppo che al Doc stesso per garantirsi un buon viaggio. Questo però non scongiura la possibilità che si iscrivano persone poche flessibili o adattabili.
- Spostamenti (per i freak style senza pulmino privato)
Il VagaDOC deve organizzare gli spostamenti non inclusi, quindi informarsi sui bus, treni, barche (orari di partenza, tempi di percorrenza, costi, tipo di mezzo, eventuale
prenotazione). In alcuni casi è possibile acquistare in anticipo i biglietti dei mezzi (es.: il bus notturno + catamarano della Lompraya da Bangkok a Koh Tao). Molto spesso gli hotel in cui alloggiate potranno provvedere ad organizzare alcuni spostamenti per voi, vi basterà chiedere e contrattare. Spesso i transfer contrattati in loco sono più economici.
- Escursioni
Alcune escursioni e visite previste non sono incluse e vanno organizzate dal VagaDOC, che anche in questo caso può chiedere aiuto all'hotel del luogo in cui pernotta o a qualche piccola agenzia locale (es.: l'hotel che usiamo a San Cristobal in Messico può provvedere ad organizzare l'escursione ai pueblos indigenos). Se il viaggio è stato già fatto troverete certamente indicazioni anche nelle relazioni degli altri VagaDOC.
- Guide
Il VagaDOC dovrà contrattare con le guide locali nei siti dove servono. Le guide infatti in molti siti non sono incluse e il gruppo è libero di scegliere se prenderla o farne a meno (il gruppo ovviamente si può anche dividere se non tutti sono d'accordo).
- PERNOTTAMENTI
E’ altamente consigliato che il Vagabondo Doc prenoti con largo anticipo i pernottamenti non previsti nella quota.
>>> Consigli: noi vi consigliamo di prenotare hotel tramite Booking.com (o Agoda o altri siti affidabili se ne conoscete) con l'opzione della cancellazione gratuita, che vi permette di prenotare più camere e poi cancellarle se non vi servono.
Potete prenotare già per 15 persone. In questo modo se il gruppo si riempie siete a posto. Se non si riempie potete cancellare le camere che non vi servono senza penale.
Questo è particolarmente importante nei periodi di alta stagione (Agosto e Capodanno), quando i posti negli hotel scarseggiano.
Controllare sempre molto bene le regole di prenotazione e cancellazione. In genere booking offre tariffe con cancellazione gratuita entro una certa data e il "PAGA DOPO", il che vi evita di dover versare qualunque anticipo al momento della prenotazione.
NB: talvolta l'hotel potrebbe fare una pre-authorization sulla vostra carta per verificare che vi siano fondi. Questi soldi non vengono prelevati ma solo "congelati"
per una decina di giorni, per poi essere sbloccati.
Per qualunque dubbio potete sempre chiedere a noi dello staff, che vi aiutiamo.
> Come prenotare le strutture senza dover anticipare migliaia di euro per tutti?
Sappiamo che può essere problematico prenotare in anticipo le strutture nel caso in cui chiedano un anticipo.
Il modo migliore e che consigliamo è di utilizzare una carta prepagata (ad esempio Postepay) e di proporre al vostro gruppo di versare esclusivamente la somma necessaria per i pagamenti che dovete anticipare su questa carta, in modo da poter anticipare i pagamenti ove necessario.
Per chi è particolarmente preoccupato di eventuali problemi fiscali con questa pratica, consigliamo di utilizzarla esclusivamente per le spese dei viaggi Vagabondo, in modo che sia sempre possibile e semplice giustificare tutti i pagamenti e transazioni.
COSA SAPERE PER: VIAGGI ON THE ROAD
[Questa categoria include anche parecchi dei viaggi Into The Wild. ]
Anche i VIAGGI ON THE ROAD richiedono organizzazione da parte del Doc: serve provvedere ai pernottamenti, alle visite e guidare.
Requisiti base per poter avere un viaggio on the road assegnato:
1. Possedere una carta di credito con i numeri in rilievo Da lasciare a garanzia all'autonoleggio
2. Fare la patente internazionale
Se necessaria (a seconda della destinazione) oltre alla carta di credito dovete procurarvi la patente internazionale. Vi rimborsiamo il costo della patente richiesta alla motorizzazione.
NB: se preferite farla in autoscuola va bene ma noi vi rimborsiamo il costo ufficiale.
3. Essere Over 21/25
A seconda del paese l'età richiesta è maggiore di 21 o 25 anni.
Cosa organizza lo staff:
Per questo viaggio noi dello Staff ci occupiamo dei voli aerei, auto a noleggio e alcuni pernottamenti. Di norma il numero massimo per gli On The Road è di 11 + il doc. Questo perché prendiamo massimo 2 macchine da 7, dove mettiamo 6 partecipanti massimo per avere un comfort maggiore.
Fa eccezione il viaggio a Lanzarote e Fuerteventura. Dove il numero massimo è di 13 + 1.
Cosa compete al Vagabondo Doc?
Ecco i passi da seguire per preparare un on the road:
- Il Vagabondo DOC è il guidatore ufficiale di una delle auto.
Nel caso ci fosse una seconda auto cercheremo un guidatore tra i partecipanti (anche lui maggiore di 25 anni, disponibile a lasciare la propria carta di credito). Anche per il secondo guidatore è spesso richiesta la patente internazionale (fate comunque riferimento alla pagina del viaggio). Cerchiamo il guidatore aggiuntivo mettendo messaggio sul forum e mandando mail agli iscritti.
Ma potete aiutarci usando il forum per sondare il terreno e vedere chi eventualmente è disponibile.
Vi chiediamo di fare attenzione e di far guidare solo chi regolarmente segnato nel contratto di noleggio. Non fate guidare persone non segnate, anche per brevi tratti perché in caso di incidenti si corre un grosso rischio poiché non si è coperti da assicurazioni (anche banalmente per le spese legali in caso di piccoli incidenti).
- Fate molta attenzione al momento del ritiro perché spesso provano a farvi aggiungere qualche servizio extra (a pagamento), oppure vi dicono che la macchina che avete
prenotato è troppo piccola per voi e ve ne propongono un'altra più grande, ovviamente pagando la differenza. Qui la regola è solo una: NON FATE MAI NESSUN UPGRADE E AGGIUNTA DI SERVIZI EXTRA, quello che vi abbiamo prenotato noi vi è pienamente
sufficiente per il viaggio. Se avete problemi urgenti, prima di firmare qualunque cosa, chiamate noi.
- Al momento del noleggio auto noi diamo un'ora indicativa di ritiro in base al vostro piano voli. Generalmente l'auto viene mantenuta a disposizione per almeno 24 ore (anche se questa cosa può variare da ufficio ad ufficio). Se vi capita qualche problema o ritardo con il volo vi consigliamo di fare uno squillo all'ufficio in cui dovete ritirare l'auto per avvertirli sul nuovo orario di ritiro.
- Al ritiro delle auto fate attenzione che rispettino tutte le inclusioni. Se vi dicono che il gps non è incluso, o meno guidatori aggiuntivi di quanti scritti nel voucher, insistete. Fa fede ciò che dice il voucher. Chiedete di parlare con il direttore e insistete perché verifichino.
- Sempre nel momento del ritiro, controllate che le vostre auto siano in buone
condizioni, spie, gomme, specchietti, luci, eventuali graffi, documenti e via dicendo e, se trovate qualcosa che non va, informate subito gli addetti dell'autonoleggio. Se dovesse capitarvi di prendere delle multe, informatevi su come pagarle in loco, altrimenti vi verrà addebitata sulla carta del guidatore ufficiale dall'autonoleggio con una maggiorazione.
Vagabondo non rimborserà le vostre multe, che pagherete voi con il gruppo.
Così come i pedaggi, in alcuni posti (es. USA) non è possibile pagare in contanti, informatevi su come pagarli in loco o su quale sia la maggiorazione che applica l’autonoleggio e prendetevi i soldi dalla cassa comune.
- Strade
Il DOC deve essere preparato sulle strade e percorsi da seguire durante il viaggio. Per alcuni viaggi sarà incluso nel noleggio dell'auto anche il GPS, ma è possibile anche organizzarsi con mappe e cellulari.
- Visite giornaliere previste nel programma ed escursioni
Il DOC dovrà documentarsi su eventuali orari di apertura e chiusura dei vari luoghi visitare, se ci sono biglietti di ingresso o visite guidate possibili ed organizzare la giornata di
conseguenza. Alcune visite - se il gruppo decide di farle - vanno organizzate in anticipo ed è compito del DOC informarsi e provvedere (es.: La visita di Alcatraz a San Francisco).
- PERNOTTAMENTI
Il Vagabondo DOC deve prenotare i pernottamenti non inclusi nella quota.
>>> Consigli: noi vi consigliamo di prenotare hotel tramite Booking.com (o Agoda o altri siti affidabili se ne conoscete) con l'opzione della cancellazione gratuita, che vi permette di prenotare più camere e poi cancellarle se non vi servono.
Potete prenotare già per 15 persone. In questo modo se il gruppo si riempie siete a posto. Se non si riempie potete cancellare le camere che non vi servono senza penale.
Questo è particolarmente importante nei periodi di alta stagione (Agosto e Capodanno), quando i posti negli hotel scarseggiano.
Controllare sempre molto bene le regole di prenotazione e cancellazione. In genere booking offre tariffe con cancellazione gratuita entro una certa data e il "PAGA DOPO", il che vi evita di dover versare qualunque anticipo al momento della prenotazione.
NB: talvolta l'hotel potrebbe fare una pre-authorization sulla vostra carta per verificare che vi siano fondi. Questi soldi non vengono prelevati ma solo "congelati"
per una decina di giorni, per poi essere sbloccati.
Per qualunque dubbio potete sempre chiedere a noi dello staff, che vi aiutiamo.
> Come prenotare le strutture senza dover anticipare migliaia di euro per tutti?
Sappiamo che può essere problematico prenotare in anticipo le strutture nel caso in cui chiedano un anticipo.
Il modo migliore e che consigliamo è di utilizzare una carta prepagata (ad esempio Postepay) e di proporre al vostro gruppo di versare esclusivamente la somma necessaria per i pagamenti che dovete anticipare su questa carta, in modo da poter anticipare i pagamenti ove necessario.
Per chi è particolarmente preoccupato di eventuali problemi fiscali con questa pratica, consigliamo di utilizzarla esclusivamente per le spese dei viaggi Vagabondo, in modo che sia sempre possibile e semplice giustificare tutti i pagamenti e transazioni.
COSE DA TENERE A MENTE
> VAGABONDO NON RIMBORSA LE MULTE EVENTUALI RESE
Queste vanno pagate con il gruppo e in loco, informatevi di modo da non avere maggiorazioni.
> RIMBORSO PATENTE INTERNAZIONALE
Se il viaggio richiede la patente internazionale, noi la rimborsiamo e vi verseremo i soldi con la cassa comune. Vi rimborsiamo il costo ufficiale richiesto dalla motorizzazione, se preferite farlo presso un’autoscuola, siete liberi di farlo ma in quel caso la maggiorazione è a vostro carico.
COSA SAPERE PER: VIAGGI ON THE ROAD USA
Questi sono tra gli On The Road più frequenti e che richiedono particolari accortezze.
Eccovi quindi alcune indicazioni maggiori.
1. Noleggio negli USA
La compagnia di noleggio che usiamo generalmente per gli Stati Uniti è Alamo o Dollar Thrifty. Le macchine vengono tutte prenotate e pagate in anticipo da noi (vi mandiamo il voucher prima della partenza), ma in alcuni stati viene richiesto il pagamento in loco di alcune tasse (Es. Mississippi).
In questi casi con l’anticipo della cassa comune, vi manderemo anche le tasse da pagare in loco.
2. Auto negli USA
In base al numero dei partecipanti e alle disponibilità, noleggiamo 1 o 2 vetture dai 5 agli 8 posti. Il numero massimo rimane di 11 + 1.
Tariffa tutto incluso (chilometraggio, drop off, FRANCHIGIA ILLIMITATA, guidatori aggiuntivi e GPS).
3. AUTISTI
Il noleggio include sempre i guidatori aggiuntivi: 3 con Alamo e tutti i componenti della macchina con Dollar.
Per i guidatori aggiuntivi vige sempre la regola dell'OVER 25 (altrimenti vi faranno pagare un supplemento molto salato e noi non lo rimborsiamo), invece non serve la carta di credito.
4. PATENTE INTERNAZIONALE
La patente internazionale, quando necessaria, è consigliata per chi vuole guidare e la inseriamo tra le voci "non incluso nella quota".
La legge dipende dai singoli stati americani che si attraversano.
Per il viaggio California On The Road per esempio, è necessaria solo per lo stato
dell’Arizona, quindi non è necessaria per i guidatori aggiuntivi, in Arizona basta che guidino solo i guidatori ufficiali che hanno per forza la patente internazionale.
5. CAUZIONE
Per il noleggio vengono bloccati come cauzione sulle carte dei guidatori 100 USD a settimana e 25 USD al giorno, che poi vengono sbloccati dopo la consegna delle auto a fine viaggio.
COSA SAPERE PER: VIAGGI IN PULMINO CON GUIDA
Nei viaggi in pulmino il VagaDOC è supportato dal nostro corrispondente locale che mette a disposizione autista e guide.
Tutti gli hotel e servizi sono prenotati.
Il Vagabondo doc può inserire, d’accordo con i partecipanti e con il corrispondente locale dei fuori programma. Spesso nei viaggi in pullmino il programma è intenso e non c’è grande margine di manovra ma dei piccoli fuori programma sono possibili.
In questi viaggi tutta la parte organizzativa è gestita da noi e il compito del Vagabondo DOC è sostanzialmente quello di studiare molto bene il viaggio prima della partenza seguendo le indicazioni generali valide per tutti ed interagire poi con guide ed autisti e assicurarsi che il programma venga rispettato e svolgano bene il loro lavoro.
Nei viaggi con pulmino la parte più delicata da gestire per il doc in loco è il rapporto con guide e autisti. Vi consigliamo di essere collaborativi e amichevoli. Fare da intermediario tra guida, autista e gruppo è il compito principale del doc. Guide e autisti vanno insomma gestiti ma senza creare attriti o conflitti.
Cosa compete al Vagabondo Doc?
Ecco i passi da seguire:
- Prestare attenzione alla guida, fargli ripetere il programma al gruppo tutti i giorni e verificare che esegua il programma senza far di testa sua.
- Assicurarsi che il programma venga rispettato e cercare di evitare quando sensato che autista e guide portino i partecipanti nei classici negozi o ristoranti “trappole per turisti”.
Come si fa a evitare che le guide o autisti portino il gruppo in negozi e ristoranti trappole per turisti?
Molto probabilmente se guida o autista vi propongono un ristorante o negozio, ci guadagnano una commissione. Funziona così in moltissimi paesi del mondo (anche in Italia!), ma non è da condannare completamente o essere contrari solo perché ci
guadagnano una commissione. Molto spesso soprattutto gli autisti vengono pagati poco, ovvero di tutti i soldi che pagano i vagabondi, pochi finiscono agli autisti, poiché è un lavoro di manovalanza e come tale in paesi in via di sviluppo dove la manodopera abbonda non percepiscono uno stipendio alto. Quindi per arrotondare cercano di guadagnare anche dalle commissioni e dalle mance.
La prima cosa è assicurarsi che le visite in programma non siano mai compromesse per passare in questi negozi. Informare il gruppo il perchè l’autista/guida è insistente su questi negozi o ristoranti, può capitare comunque che il gruppo voglia passarci.
Se guida o autisti vi portano a tradimento, specificare che non deve succedere. Senza mai cercare uno scontro, una guida o un autista indisposto può essere una piccola rogna per voi.
- Assicurarsi che le spiegazioni della guida siano comprensibili.
- Se la guida parla inglese, tradurre le spiegazioni al gruppo.
- Orari autisti: gli autisti sono a disposizione del gruppo per la giornata e per svolgere il programma. Una volta arrivati in hotel il pomeriggio/sera l’autista finisce il suo turno. Per cena e dopo cena potete muovervi a piedi, in taxi o come preferite. Non chiedetegli se può accompagnarvi oltre il suo orario di lavoro, alcuni potrebbero anche essere disponibili poiché sperano in una mancia più alta a fine viaggio ma hanno bisogno di riposare.
DOCUMENTI CHE INVIAMO PRIMA DELLA PARTENZA E ALTRO DA PORTARE IN VIAGGIO
I documenti di viaggio vengono inviati via mail sia a voi che ai partecipanti.
Solitamente si parla di 10-5 giorni prima della partenza.
1. Documenti che mandiamo a DOC e partecipanti:
- Biglietto aereo internazionale (più eventuali biglietti aerei interni).
Si tratta di biglietti elettronici e ve li spediamo sempre tramite mail.
Per i viaggi in cui sono previsti voli low cost, vi mandiamo direttamente la boarding pass da stampare e con cui andare al gate (ergo, facciamo noi il check in online per tutti).
- Assicurazioni mediche
Si tratta di un allegato con il numero di polizza e le condizioni della stessa. In caso dobbiate utilizzarla, dovete chiamare il numero sul file, aprire quindi il sinistro e seguire le indicazioni che vi daranno al telefono. Questo va fatto prima di andare dal medico, in caso contrario potrebbero non coprire le spese sostenute da medici non convenzionati.
- Lista hotel inclusi in quota
- Numero delle emergenze
Per altre info sul numero emergenze guardare la sezione apposita.
2. Documenti che mandiamo solo al DOC:
Sempre circa 10-5 giorni prima della partenza vi manderemo la mail pre-partenza con tutte le informazioni che dovete avere per svolgere il viaggio. Di seguito vi indichiamo quali sono.
- LISTA PARTECIPANTI
Elenco con i nomi e dati passaporto di tutti i partecipanti. Va stampata e portata in viaggio perché aiuta a velocizzare le pratiche di check-in in molti hotel.
- MAIL PRE PARTENZA PER IL DOC
Mail in cui vi riassumiamo e inviamo tutti i dettagli e eventuali voucher per le voci incluse in quota, quindi a carico di Vagabondo. Vi preghiamo di leggerla attentamente e controllare che tutto sia corretto.
- CONTATTI CORRISPONDENTI LOCALI QUANDO PREVISTI.
I contatti dei nostri corrispondenti locali sono privati, non vanno scritti sul sito e non vanno divulgati.
- VOLI INTERNI
Se il vostro viaggio prevede dei voli interni, può capitare che inviamo tutte le boarding pass dei partecipanti direttamente a voi, solitamente è un’unica prenotazione per tutti. Per alcuni viaggi (es. Malesia Freak Style) vi dobbiamo inviare le boarding pass via mail soltanto dopo la vostra partenza poiché è permesso il check in online a soli 14 giorni dal volo.
>>> Consigli: E' buona norma da parte del VagaDOC ricordare prima della partenza al proprio gruppo di portare tutti i documenti necessari. Consigliate sempre anche di fare una foto al passaporto e spedirsela per mail, in modo da averla sempre a disposizione (oppure si può fare sempre la classica fotocopia).
3. Documenti che potete scaricare autonomamente dal forum dei VagaDOC
- LIBRO CASSA, questo non ve lo mandiamo noi ma lo potete scaricare da qui. Va stampato e portato in viaggio, dove lo compilerete.
- LOGO DI VAGABONDO (facoltativo) Lo potete usare come "cartello" di riconoscimento in aeroporto con i vostri partecipanti se pensate che vi possa servire.
DURANTE IL VIAGGIO
LE COSE CHE I DOC DEVONO FARE IN VIAGGIO
Principali compiti generali del Doc in viaggio:
- assicurarvi che il programma fili liscio e venga rispettato - essere pronti a risolvere piccoli imprevisti
- andare incontro alle esigenze del gruppo
Potrà esservi utile acquistare una scheda telefonica locale, per contattare hotel, guida o corrispondente in caso di necessità. E’ utile poter avere accesso alle vostre mail durante il viaggio poiché potremmo dovervi scrivere in merito al viaggio.
COSE DA FARE IN VIAGGIO PER IL DOC:
- Primo briefing con il gruppo
All'inizio del viaggio, quando il gruppo si riunisce, è utile fare un primo briefing sul viaggio che state per fare, durante il quale potrete proporre l'uso della cassa comune e fare le assegnazioni delle stanze (o decidere un metodo per girarle come estrazioni etc) se non lo avete già fatto sul forum.
- Interagire con guide e autisti
nei viaggi in pulmino (ma anche nei freak style con pullmino) questo è uno dei compiti principali del VagaDOC. Dovrete assicurarvi che le guide rispettino il programma e tradurre le loro spiegazioni al gruppo nel caso in cui non parlino italiano.
- Rivedere il programma del giorno con autista/guida
Se state facendo un viaggio in pulmino, ogni sera prima di salutare l'autista/guida rivedete il programma del giorno successivo con lui, in modo da stabilire orario di partenza e
tempistiche previste per i vari spostamenti e visite.
- Esporre il programma al gruppo
Le sere prima di dormire o le mattine prima della partenza, esponete il programma della giornata al gruppo dicendo cosa si farà e in che tempi e dando eventuali indicazioni su abbigliamento o cose da portare (es.: andiamo a visitare la moschea Hassan II, portate un paio di calzini di scorta perché si cammina scalzi e ci sono escrementi di piccione).
Nonostante questo preparatevi al fatto che la domanda “ma che facciamo oggi?” vi verrà posta più volte dai diversi partecipanti. Preparatevi a ripeterlo spesso :)
- Gestire la cassa comune
Non è obbligatorio farla, ma noi consigliamo vivamente di farla. Alla Cassa comune è riservato un paragrafo specifico.
- Consigliare sulle mance
Le mance non sono obbligatorie, ma se avete ricevuto un buon servizio dalle vostre guide o autista lasciarle è un bel gesto. In molti paesi lo stipendio di queste persone è bassissimo proprio perché ci si aspetta che i viaggiatori gli lascino una mancia. E' il gruppo che deve decidere, democraticamente, quanto e se dare la mancia.
Il Vagabondo DOC sarà molto utile per consigliare un importo adeguato, basandosi sulle sue conoscenze del costo della vita locale, sul numero dei partecipanti e su quanto hanno lasciato i gruppi precedenti. I suoi saranno solo consigli, che il gruppo deciderà o meno di seguire. Se il gruppo invece è discorde sull’importo, si può semplicemente risolvere dicendo a tutti che possono lasciare ciò che preferiscono in una busta consegnata da ognuno all’autista.
- Gestire il gruppo
Fare gruppo, cercare di metterli a proprio agio, gestire eventuali elementi problematici. Una cosa che servirà molto è la pazienza.
- Fuori Programma
suggerire o inserire attività extra, o fuori programma dando per quanto possibile all’interno del programma un vostro contributo personale. Può rivelarsi molto appagante per il doc metterci del suo a rendere il viaggio di tutti, vostro compreso, speciale :)
PROBLEMI ED EMERGENZE DURANTE IL VIAGGIO
NUMERO EMERGENZE: +39 0621127536
Ricordate che noi dello staff siamo reperibili 24/24 - 7/7 quando siete in viaggio e se avete delle emergenze potete contattarci telefonicamente al numero delle emergenze.
Prima della vostra partenza manderemo una mail a voi e ai vostri partecipanti con questo numero.
Numero emergenze: come usarlo?
- questo numero non va scritto sul forum onde evitare che chiamino persone che non sono in viaggio.
- questo è un numero per le emergenze, ma alcune problematiche le potete gestire meglio voi da lì che noi dall'Italia. Se per esempio state facendo un viaggio in pulmino e avete problemi con un hotel, la guida o l'autista, il modo per risolvere in maniera più rapida il problema è contattare come prima cosa il corrispondente locale, che potrà intervenire in maniera più immediata.
- usate solo questo numero in caso di emergenze, e nessun altro mezzo (no ai nostri telefoni personali o facebook o mail).
Lo teniamo sempre acceso apposta per le emergenze.E facciamo a turno, quindi non potete sapere chi vi risponderà. Fate una chiamata e poi possiamo richiamarvi noi o passare a una chiamata su whatsapp o altro se avete connessione.
- se ci sono problematiche invece o avete bisogno dei nostri consigli, nessun problema, solo per favore controllare gli orari e magari per le problematiche che non sono emergenze, chiamateci negli orari di lavoro, anche solo per chiedere consiglio. Vi ascoltiamo con
piacere.
INFORTUNI E PROBLEMI DI SALUTE
Voi e tutto il gruppo siete protetti da un'assicurazione medica che stipuliamo con Allianz.
Assicurazione di viaggio Vagabondo, qui.
In caso di infortuni/problemi di salute seri, dovrete prima di tutto contattare il numero di Allianz che troverete nell’allegato che vi manderemo prima della partenza. Vi
chiediamo di metterci al corrente della situazione il prima possibile.
- Allianz vi fornirà il contatto della clinica e/o medico convenzionato più vicino a voi,o vi dirà che potete andare da qualsiasi medico e farvi rilasciare fattura e verrete rimborsati al
ritorno. Questo perché magari in quella determinata area non hanno strutture convenzionate.
- Se la situazione lo richiede Allianzorganizzerà il rimpatrio sanitario per l'infortunato.
SE IL MALATO È IL VAGABONDO DOC?
E' capitato che anche i Vagabondi DOC abbiano avuto dei malesseri più o meno seri durante i propri viaggi. Ovviamente anche per il DOC valgono le indicazioni scritte sopra riguardo l'assicurazione medica.
Come si deve comportare il DOC malato con il gruppo?
Riposarvi e riprendervi prima di tutto.
> Se state facendo un viaggio in pulmino potrete accordarvi con la guida/autista per rivedere il programma del giorno e lasciare il gruppo in "custodia" a loro.
> In generale comunque - e questo vale anche per tutti i viaggi senza pulmino/autista/guida una buona idea è quella di nominare un vostro vice nel gruppo (quello che vi sembra più sveglio e capace) a cui lasciare le indicazioni necessarie per la giornata.
Nei casi più seri di emergenza (ma non è mai capitato) possiamo fare una sostituzione in corsa del Vagabondo Doc (scongiuri a parte).
NEGATO IMBARCO, CANCELLAZIONI DEL VOLO E RITARDO
COSA FARE IN CASI DI PROBLEMI CON I VOLI?
Per i problemi relativi ai voli (ritardi, negato imbarco e cancellazioni) la cosa migliore è interagire con la compagnia aerea direttamente, ma è bene conoscere i vostri diritti.
DIRITTI DI CHI VIAGGIA IN AEREO (tutti, doc e non!)
Se siete in partenza da un aeroporto comunitario oppure volate con compagnie aeree comunitarie in partenza da paesi non comunitari, ma dirette in aeroporti comunitari (di linea, charter o low cost) ricordate che avete una serie di diritti.
1. Assistenza da parte della compagnia aerea in caso di ritardi o cancellazioni - pasti e bevande in relazione alla durata dell’attesa
- adeguata sistemazione in albergo, nel caso in cui siano necessari uno o più pernottamenti - trasferimento dall'aeroporto al luogo di sistemazione e viceversa
- due chiamate telefoniche o messaggi via telex, fax o e-mail
Nei casi di ritardo, IL DIRITTO ALL'ASSISTENZA viene riconosciuto in base alla tratta (intracomunitaria o internazionale) e alla distanza percorsa.
2. Rimborso del prezzo del biglietto o riprotezione il prima possibile.
3. COMPENSAZIONE PECUNIARIA
Calcolata in base alla tratta (intracomunitaria o internazionale) e alla distanza
percorsa (nei casi di volo in ritardo, il diritto al risarcimento scatta se l'arrivo a destinazione avviene oltre 3 ore dall'orario originariamente previsto).
Ricordatevi che abbiamo attivo il servizio PAYMEBACK e molti di voi hanno già potuto avere il risarcimento dovuto compilando un semplice form.
La compensazione pecuniaria non è dovuta se la cancellazione è causata da circostanze eccezionali (ad esempio avverse condizioni meteorologiche e/o allarmi per la sicurezza, scioperi) e se il passeggero era stato informato della cancellazione/ritardo con un preavviso
dalle 2 settimane prima della partenza fino a meno di 7 giorni dalla partenza e gli fossero stata proposte delle alternative con orari simili.
4. Diritti completi
Per altri dettagli potete fare riferimento alla carta dei diritti del passeggero dell'Enac.
CONSIGLI:
1. Le compagnie aeree adorano dire "causa di forza maggiore", per alcune è addirittura sinonimo di "ve la pigliate in quel posto".
2. Anche nei casi di forza maggiore DEVONO garantirvi il rimpatrio se dovete tornare a casa o il cambio di biglietto se state per partire per un viaggio.
3. Alcune compagnie aeree poco serie quando si tratta di imbarcare passeggeri sul primo volo disponibile fanno passare avanti chi dicono loro (spesso i passeggeri della stessa nazionalità della aerolinea) e lasciano a terra gli altri.
4. Se vi dicono che non c'è posto sul volo successivo ESIGETE 2 carte di imbarco: una con il posto assegnato sul volo che vi propongono loro e una in lista di attesa sul volo che volete prendere voi. Non immaginate quanta gente non si presenta al gate. Rimanete a presidiarlo fino all'imbarco di tutti i passeggeri, avete ottime possibilità di salire.
SMARRIMENTO O RITARDATA CONSEGNA DEL BAGAGLIO
Se voi arrivate ma il bagaglio no, i primi passi da muovere sono:
1. Denuncia all'ufficio Lost & Found
La prima cosa che dovete fare è fare la denuncia all'ufficio Lost & Found dell'aeroporto di arrivo presentando il biglietto aereo e il tagliandino identificativo del bagaglio.
Questo "tagliandino" è quello scontrino adesivo con sopra un codice, ve lo danno al momento del check in e viene anche attaccato sulla vostra valigia.
E' importantissimo che conserviate il codice che vi viene dato perché questo vi permette di identificare il vostro bagaglio...se perdete sia il tagliandino che il bagaglio è un bel guaio (è successo ad una vagabonda!).
2. Modulo da compilare
All'ufficio Lost&Found vi chiederanno di compilare il modulo di irregolarità del bagaglio (Property Irregularity Report - P.I.R.). Molte compagnie, in caso di ritardata consegna, danno anche un kit di emergenza con articoli da toeletta.
3. Conservare tutti gli scontrini
