RIDUZIONE DEI PROBLEMI DI ETICHETTATURA

Un'etichettatura adatta per un dispositivo medico richiede un'adeguata progettazione dell'etichettatura, un approvvigionamento controllato delle etichette e dell'etichettatura e una corretta applicazione dell'etichettatura. Il design include il contenuto dell'etichettatura che soddisfa i requisiti del regolamento GMP così come le esigenze dell'utente. Occorre sottolineare il secondo punto: le esigenze dell'utente. Per aiutare a soddisfare le esigenze dell'utente, ci sono alcune linee guida, regole e pratiche di base che possono essere utilizzate per migliorare immediatamente la scrittura di etichette e istruzioni.

Gli scrittori sono incoraggiati a ottenere una copia di 40.000 parole o un libro con un titolo simile da una qualsiasi delle case editrici di libri di riferimento. La maggior parte di questi libri di riferimento ha circa quattro pagine di regole di punteggiatura. L'utilizzo delle quattro paginette di regole può migliorare immediatamente la tua scrittura. Ad esempio, puoi evitare il comune errore di punteggiatura di non utilizzare i punti e virgola per sostituire le virgole quando necessario. Inoltre, si dovrebbe ottenere e utilizzare un testo standard di livello universitario sulla scrittura tecnica.

Inoltre, per raggiungere i nostri obiettivi, è necessario tenere a mente una serie di concetti come: scrittura al lettore, riferimento al dispositivo effettivo nell'etichettatura, identificazione ovvia dei controlli utilizzati, ecc.

Di seguito è riportata una revisione di questi punti con enfasi su come possono essere utilizzati per rendere l'etichettatura chiara e comprensibile.

Scrivere al lettore

Il problema più serio è che gli scrittori tendono a scrivere da soli. Il loro materiale è chiaro per loro e pensano erroneamente che sia altrettanto chiaro per gli altri. Ad esempio, il controllo di sensibilità su uno strumento è chiamato: controllo di "guadagno" a pagina uno del manuale di istruzioni, controllo di "ampiezza" a pagina due e controllo di "livello" nella sezione successiva. Inoltre, la fotografia nell'Introduzione mostra lo stesso controllo con una didascalia etichettata "Regolazione del Segnale". Non c'è da stupirsi che i lettori siano confusi! Eppure l'autore dell'esempio sapeva di cosa stava cercando di scrivere e, sicuramente, stava scrivendo a se stesso.

Per alcuni dispositivi come i dispositivi per uso domestico, potrebbe essere necessario determinare il livello di lettura degli utenti previsti.

Fare riferimento al Dispositivo Reale

Un modo semplice per ridurre la confusione dell'identità di controllo come descritto sopra, ridurre altri tipi di errori di etichettatura e aumentare la chiarezza è che gli autori tengano a portata di mano uno strumento, un kit o una fotografia etichettati e vi facciano riferimento mentre scrivono. È più facile scrivere la verità quando si conosce la verità. Assicurati che la terminologia e le descrizioni nell'etichetta corrispondano a quelle sul dispositivo. Usa sempre lo stesso titolo per ogni dato elemento o controllo in tutto il manuale, inserto, etichetta o pubblicità. Allo stesso modo, lo stesso titolo dovrebbe essere utilizzato in grafici, figure o schermi come tubi a raggi catodici, ecc. Ricordati di:

• scrivere ai lettori previsti;

• scrivere con un dispositivo etichettato o fotografie in vista; e

• usare titoli coerenti.

Evidente identificazione dei controlli

Poiché il titolo dei controlli o di altri elementi sulle etichette e sugli schermi dovrebbe essere esattamente lo stesso delle etichette su apparecchiature, reagenti, accessori, ecc., gli autori potrebbero dover sviluppare e utilizzare una tecnica di correlazione appropriata per i titoli corrispondenti nei manuali di istruzioni, foglietti illustrativi, ecc. Una tecnica comune consiste nell'utilizzare tutte le maiuscole per i titoli dei controlli nell'etichettatura. Per esempio:

• Spostare l'interruttore POWER su ON.

• Premere il pulsante HEAT per accendere il riscaldatore.

• In circa tre secondi, la spia READY si accenderà.

Con questa tecnica di correlazione le parole "on" e "off" vengono scritte in maiuscolo nella dicitura solo quando compaiono effettivamente sul quadro strumenti. Notare che "ON" è in maiuscolo in "Interruttore POWER su ON" poiché l'interruttore effettivo ha "POWER", "ON" e "OFF". Al contrario, si noti che "on" non sarebbe maiuscolo nell'esempio "per accendere il riscaldatore" poiché non è un'etichetta di un controllo sul dispositivo. Inoltre, è attento a utilizzare un semplice sistema di correlazione per i nomi dei controlli che sia immediatamente evidente al lettore.

Non distrarre il lettore

I lettori sono molto impegnati a cercare di imparare a utilizzare un nuovo dispositivo. Non dovrebbero essere infastiditi da distrazioni inutili come:

• modifiche di formato;

• carattere insolito;

• numeri di pagina errati e o numeri di figura errati.

Per una persona che cerca di leggere in fretta, un carattere o uno stile che l'autore può considerare di routine, come lo script, può essere una grande distrazione; pertanto, non utilizzare caratteri tipografici, corsivi o altri caratteri insoliti o di difficile lettura. Ricorda, hai deciso di scrivere a beneficio dell'utente. Dimentica le tue preferenze personali e usa solo i caratteri di stampa più comuni. Inoltre, seleziona una dimensione del testo leggibile alla distanza prevista. Ad esempio, l'etichetta visualizzata sullo schermo di un cardiofrequenzimetro a parete deve essere leggibile da diversi metri di distanza. Inoltre, usa un formato coerente in tutto il documento. Controlla il formato e i titoli delle sezioni rispetto alle informazioni sulla pagina dei contenuti. In alcuni casi, come per i prodotti diagnostici in vitro, la disposizione delle informazioni nell'etichettatura può essere dettata dalla normativa.

I numeri di pagina non devono essere indicati nei manuali di istruzioni o di servizio. È molto facile cambiare i numeri di pagina effettivi durante la scrittura originale o quando il manuale viene aggiornato. È molto meglio fare riferimento ai titoli dei paragrafi o ai numeri dei paragrafi poiché è meno probabile che cambino; e, se modificati, i titoli sono più evidenti da scrittori e dattilografi rispetto ai numeri di pagina. L'uso di numeri di cifre corretti è facile: basta controllarli.

Breve e dritto al punto

È importante utilizzare una struttura della frase che trasmetta il messaggio previsto con un minimo di interpretazione errata o necessità di rileggere. Sono stati condotti test per determinare la capacità dei lettori di seguire le istruzioni in una frase in base al numero di attività da svolgere. La capacità della persona media di seguire le istruzioni diminuisce rapidamente quando una frase contiene più di due fatti. Pertanto, le frasi nell'etichetta devono essere brevi e precise. Evita lunghe stringhe di aggettivi e sii specifico. Se ci vogliono molte parole per arrivare al punto, il lettore probabilmente mancherà il punto! Frasi o elenchi brevi e discontinui sono accettabili nei manuali di istruzioni e in altre etichette. Non stai cercando di intrattenere i lettori con una prosa bella e scorrevole, piuttosto, vuoi "scioccarli" nel ricordare i fatti chiave finché non eseguono correttamente le istruzioni specificate. Quindi, è opportuno:

• usare frasi brevi;

• arrivare al punto; e

• essere specifico.

Cerca di essere il più specifico possibile con le tue istruzioni. Ad esempio, in genere non dovrebbero essere utilizzati "ambiente" o "temperatura ambiente". Specificare invece l'intervallo di condizioni operative desiderato o necessario.

Burocratese

Un altro modo per essere più specifici e abbreviare le frasi è evitare il "burocratese". I seguenti termini sono stati raccolti da manuali di istruzioni effettivi:

ORIGINALE EQUIVALENTE

Fai previsioni per *

Serve per *

At the time of Quando

Insieme a E

Effettuato Performa

Arriva fino a Raggiunge

Servirà anche come occasione per Potrebbe

Per il fatto che Perché

Sarà sicuro che lo farà Assicura

Disponibile attraverso l'uso di *

Bisogna fare attenzione per non Stare attenti essere forniti per la determinazione positiva

Fa sì che il potere venga applicato a Commuta il potere in

Nella maggior parte dei casi, il termine equivalente nell'elenco può sostituire il termine originale. Per gli elementi contrassegnati da un asterisco, l'equivalente è semplicemente una dichiarazione diretta di ciò che si intende. Tra i termini elencati, la combinazione più utilizzata è "prevede". La semplice eliminazione di

"prevede" ed "essere previsto" dall'etichettatura risulterà in un miglioramento immediato per i lettori.

Introduci ogni articolo

Introduci sempre ogni controllo, indicatore, dispositivo o argomento prima che vengano discussi nel testo.

Le presentazioni dovrebbero essere brevi e potrebbero essere molto brevi. Tieni presente che gli articoli verranno descritti più dettagliatamente in seguito. Si devono definire abbreviazioni e termini nuovi o non comuni. Le introduzioni e le definizioni impediscono al lettore di entrare in uno shock mentale, interrompendo il filo del discorso e chiedendosi: cos'è questo? A quel punto il lettore ha probabilmente dimenticato gli ultimi due o tre fatti letti. Inoltre, il lettore potrebbe interrogarsi su qualsiasi oggetto "appeso alla scogliera" quando riprende a leggere. Questo disturbo può distogliere la persona dall'assimilazione completa delle istruzioni successive che vengono lette. Per evitare distrazioni e confusione, uno scrittore di etichette dovrebbe sempre:

• introdurre ogni elemento; e

• definire termini nuovi o non comuni.

Accentua i termini chiave

Ogni volta che nelle istruzioni si afferma che qualcosa deve essere fatto, allora "deve" dovrebbe essere sottolineato, messo in grassetto o altrimenti delineato. Allo stesso modo, le dichiarazioni di attenzione e avvertenza dovrebbero essere delineate da sottolineature, riquadri, caratteri in grassetto, ecc. Fare riferimento a eventuali regolamenti o standard per un prodotto specifico e utilizzare le dichiarazioni di cautela consigliate o richieste. Quando esiste una terminologia standard, creare nuove dichiarazioni di cautela non è il modo migliore per uno scrittore di essere creativo.

Scegli le parole in modo saggio

Quando è necessaria una stampa di grandi dimensioni per leggere a distanza o per attirare l'attenzione, i cartelli, le etichette di avvertenza, i messaggi sullo schermo e le etichette di controllo devono generalmente essere brevi per adattarsi allo spazio disponibile. Questa situazione impone a chi scrive di selezionare i termini che trasmettono il messaggio desiderato. Considera la seguente formulazione:

NESSUNA PESCA DAL PONTE

Se non puoi pescare dal ponte, significa che puoi pescare solo sul o dal ponte? La scelta migliore per il messaggio è: "Vietato pescare dal ponte".

Prova l'etichettatura

Infine, chiedi sempre a qualcuno che non ha familiarità con il prodotto di farlo funzionare esattamente secondo le istruzioni della bozza e le schermate, se presenti. Durante le prove, annotare eventuali problemi significativi e apportare le correzioni appropriate alle istruzioni, ai suggerimenti o ad altre etichette. Potresti anche voler sollecitare input dagli utenti effettivi del prodotto in merito alla chiarezza, al livello di lettura, ecc. Le informazioni ricevute rifletteranno i problemi incontrati dalle persone che cercano di seguire le istruzioni senza alcuna conoscenza preconcetta dell'effettivo funzionamento del prodotto.

Politica e procedura di approvazione

Prima del rilascio per l'uso, l'etichettatura deve essere rivista e approvata dallo sviluppo del prodotto, dal servizio, dal marketing, dal controllo qualità e da altri responsabili appropriati. I fabbricanti devono disporre di una politica/procedura che copra la stesura, la revisione e l'approvazione dell'etichettatura. Questa procedura viene solitamente utilizzata con un modulo di approvazione come il campione che segue. Questo modulo è destinato all'utilizzo da parte di un'impresa medio-grande; tuttavia, lo stile della lista di controllo può essere adattato a una piccola impresa. Nel modulo, le aree di interesse sono elencate sotto il gruppo responsabile di tale compito. Pertanto, ogni reparto dell'azienda ha un contributo all'accettabilità dell'etichettatura.