Riesami

Anche se non registrati in maniera sistematica, nella pratica sono stati svolti numerosissimi riesami. La prassi infatti è stata che il consulente programmatore, con il quale è stato sviluppato tutto il sistema, è venuto in azienda su chiamata, e per supportare ogni incontro sono state redatte delle checklist. In particolare gli input a questi riesami sono stati:

1. risultati numerici provenienti dai programmi

2. documenti di analisi di processo utilizzati negli sviluppi 3. informazioni di feedback dagli utenti

4. indicazioni e correzioni di tiro del titolare

5. indicazioni dai responsabili tecnici ai quali sono state fornite alcune analisi fatte sui dati registrati

L'output alla fine di ogni riesame è stato l'elenco dettagliato delle attività da svolgere durante la singola sessione e una pianificazione delle attività più a lungo termine. Quasi la totalità delle modifiche ai software e degli spunti per sviluppare funzioni nuove sono scaturiti proprio da questi incontri.

Spunti per ipotetiche attività future

Anche se le discussioni di riesame si sono concentrate sugli oggetti principali dello studio ovvero su questo insieme di strumenti, sono scaturiti numerosi spunti e ragionamenti di più largo respiro. Si è pensato ad esempio ad un allargamento delle registrazioni anche a reparti non direttamente coinvolti nella produzione, quali uffici di progettazione (programmazione di tessitura e sviluppo modelli) e magazzini. L'intenzione sarebbe quella di sdoganare l'analisi dei costi da quelle che sono le voci variabili dirette. I costi indiretti hanno incrementato la loro incidenza per via del calo dei fatturati a causa della crisi, e un'analisi più attenta diverrà importante.

Si è ragionato sul metodo di valorizzazione dei magazzini, e sulle sue imprecisioni. La storia recente dell'azienda e l'introduzione del nuovo sistema informativo hanno fatto sì che i dati di giacenza e valorizzazione abbiano subito alcuni disallineamenti nei vari passaggi. La detectabilità di questi errori è scarsa e inventari massivi, soprattutto per quanto riguarda le materie prime, appaiono al momento inaffrontabili. La ricostruzione dei dati da un punto di vista logico, per categorie di codici, sembra essere la strada più percorribile. L'ERP prevede

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vari moduli di valorizzazione delle giacenze che però debbono essere supportati da procedure rigorose.

Un'altra fronte di discussione si apre sull'analisi di convenienza a produrre particolari capi, ad eseguire particolari lavorazioni, ad eseguirle internamente piuttosto che esternamente e ad eseguirle a più riprese piuttosto che in una volta sola. Partendo dai dati di consuntivazione è possibile eseguire delle cluster analysis per individuare le parti deboli di una collezione dal punto di vista dei costi. Così come è possibile stimare un costo delle abusate "capature", termine vernacolare che significa separare una parte da un'insieme (usato ad esempio per indicare l'operazione di sbucciare la frutta o sgusciare i crostacei). Nella produzione dell'abbigliamento tale operazione si traduce nel prelevare da un lotto di produzione una parte di capi più urgenti rispetto agli altri e farli avanzare più velocemente in maniera autonoma. Ciò produce una diminuzione delle dimensioni dei lotti di produzione con annesso aumento dell'incidenza dei costi di mancata scala e un aumento di probabilità di perdere il controllo sui capi che, rimanendo indietro finiscono per diventare urgenti a loro volta.

Al momento il controllo fatture in ciclo passivo viene fatto in maniera quasi del tutto manuale. Nell'ERP vengono registrati i listini dei prezzi per le materie prime, per le lavorazioni e gli ordini d'acquisto. Questi dati confluiscono nella stampa degli estratti conti

per risorsa esterna. Al loro arrivo le fatture non vengono caricate a sistema con dettaglio

delle righe, ma vengono spuntate e vistate confrontandole con l'estratto conto di periodo della risorsa interessata. Molte volte capita che un centro esterno porti a conclusione un'attività senza ancora aver pattuito un prezzo per la sua prestazione e ciò genera non di rado discussioni. Molti errori e ritardi nel processo di registrazione e pagamento delle fatture derivano dal fatto che queste vengono a volte stampate da più persone, perse, ristampate, vistate, copiate ecc. Lo sviluppo e ottimizzazione di un ciclo di controllo e registrazione fatture in ingresso è quindi un altro campo necessariamente da esplorare.

Un'ipotetica evoluzione del programma di rilevazione tempi potrebbe avvenire tramite l'integrazione con l'ERP, grazie alla quale si potrebbe ottenere l'avanzamento a sistema delle varie fasi di lavorazione in maniera semi-automatica, agganciandolo direttamente alle dichiarazioni degli operatori. Si potrebbe in tal senso far specificare in sede di "cambio lavoro" la conclusione della fase di lavorazione per l'intero lotto. Bisognerebbe studiare le eccezioni che come si è visto sono molteplici e capire soprattutto quali sarebbero le modalità di apertura del lavoro successivo. Una creazione automatica dell'odl successivo secondo le

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fasi e le risorse specificate nel ciclo, oppure una funzione di creazione dell'odl guidata che consenta anche alcune scelte contingenti?

Il titolare ha una grande sensibilità verso il tema della formazione derivante da vari episodi di difficoltà che in passato sono stati causati dalla mancanza di un sistema strutturato di formazione. In seguito all'assunzione di nuovo personale in sostituzione a numerosi pensionamenti avvenuti o prossimi ad esserlo, negli ultimi mesi si è tentato di dare un aspetto strutturato alla formazione del personale, tramite contratti di apprendistato e piani di formazione dettagliati. In sede di riesame del processo di sviluppo dei vari software, alla presenza del titolare si è deciso che questo sarà un campo che nei prossimi mesi dovrà assumere i connotati di un sistema, e toccare tutte le aree aziendali. Si provvederà quindi a tale scopo a individuare le aree critiche dal punto di vista della formazione e a mettere in campo delle attività, dei controlli e dei riesami. In tema di confronti di convenienza si potranno individuare le persone e le risorse più adatte a eseguire ogni attività in termini di rendimenti e per quelle risorse meno efficienti si potranno prevedere formazioni e investimenti specifici.

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