PARTE 1- PRESCRIZIONI RELATIVE AL PROCESSO DI ACCREDITAMENTO
1. CRITERI ED INFORMAZIONI PER L’ACCREDITAMENTO
1.5 RINNOVO E SORVEGLIANZA DELL'ACCREDITAMENTO
1.5.1.1 GENERALITÀ
Nel periodo di validità dell'accreditamento, ACCREDIA-DC svolge, mediante apposite verifiche ispet-tive, attenta e continua attività di sorveglianza sull'Organismo accreditato, sia tramite verifiche pro-grammate, sia mediante verifiche straordinarie, onde accertare il continuo rispetto delle prescrizioni del presente Regolamento, delle norme e guide internazionali e di ogni altro riferimento normativo applicabile.
Ai fini di suddette verifiche, tutte le sedi dell'Organismo – come pure quelle dei laboratori eventual-mente utilizzati nell'ambito degli schemi di ispezione coperti da accreditamento – devono essere aperte ai GVI ACCREDIA.
L'Organismo deve comunicare ad ACCREDIA-DC gli aggiornamenti apportati alla sua organizzazio-ne ed alla sua documentazioorganizzazio-ne, rispetto alle informazioni e dati forniti con la domanda iniziale di ac-creditamento (e successive domande di estensione), che comportino mutamenti significativi nelle ri-sorse e procedimenti utilizzati per l’attività ispettiva. In particolare, è tenuto a trasmettere le edizioni aggiornate del Manuale, dei Regolamenti di ispezione, degli Elenchi controllati degli ispettori qualifi-cati per le diverse attività ispettive. Tale documentazione può essere trasmessa, sia in formato car-taceo, sia in formato elettronico. In alternativa, può essere resa disponibile su apposito sito internet consultabile da ACCREDIA.
1.5.1.2 SORVEGLIANZA DELL’ACCREDITAMENTO PROGRAMMATA
Per quanto attiene alle verifiche programmate (concordate con l’OdI tramite offerta tecnico-economica, inviata da ACCREDIA entro la fine di gennaio), la prima attività di sorveglianza consiste in una verifica presso la sede dell'Organismo effettuata dopo sei mesi dalla data di concessione dell’accreditamento.
In casi eccezionali DDC può derogare l’effettuazione della prima attività di sorveglianza a 12 mesi, nei casi in cui l’OdI operi nel solo ambito cogente (es. verifica della progettazione ai fini della valida-zione…) e non abbia acquisito alcuna nuova commessa.
Le successive verifiche sono effettuate ad intervalli annuali a decorrere dalla data della 1a verifica di sorveglianza e comprendono verifiche ispettive, sia in sede, sia in accompagnamento.
Queste ultime vengono pianificate in modo da permettere un’adeguata copertura dell’intero scopo di accreditamento, nell’arco dei quattro anni di durata della convenzione.
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Ai fini della migliore efficacia delle VA di sorveglianza, ACCREDIA-DC si riserva il diritto di scegliere gli ispettori dell’OdI e/o l’oggetto/i dell’attività ispettiva.
Le caratteristiche delle attività di sorveglianza (estensione e durata delle verifiche in sede, numero ed estensione delle VA) sono, altresì, stabilite in funzione sulla base di fattori quali ad esempio il vo-lume e la complessità delle attività ispettive sviluppate dall’OdI, l’esito delle verifiche pregresse, eventuali provvedimenti sanzionatori a carico dell’OdI, l’effettuazione annuale di tutte le verifiche di mantenimento previste in offerta, ecc..).
Più puntuali modalità di VA di sorveglianza possono essere stabilite per settori critici (es. attività ispettive in settori regolamentati e/o cogenti). Per tali settori le VA dovranno obbligatoriamente esse-re pianificate entro il primo semestesse-re dell’anno (è accettabile riceveesse-re anche la sola indicazione delle organizzazioni da verificare in un determinato periodo e del gruppo di verifica che verrà indicato, ri-mandando a tempi successivi la comunicazione della data certa di effettuazione delle verifiche), di-versamente ACCREDIA provvederà ad effettuare delle giornate di verifica da svolgersi presso la sede degli OdI, in numero uguale alle verifiche non pianificate, salvo nei casi in cui la mancata effet-tuazione delle verifiche non sia imputabile all’Organismo (es. indisponibilità di ACCREDIA, annulla-mento della verifica per indisponibilità da parte dell’organizzazione).
La sorveglianza nei confronti degli OdI include interviste dirette agli ispettori, programmate in modo tale da coprire l’intero scopo di accreditamento come sopra.
1.5.1.3 SORVEGLIANZA DELL’ACCREDITAMENTO NON PROGRAMMATA
A partire dal programma annuale di cui sopra, l’attività di sorveglianza (verifiche in sede e in accom-pagnamento) può essere intensificata in funzione del comportamento qualitativo dell’Organismo di ispezione.
In particolare, verifiche supplementari, anche in forma di VA, possono essere disposte da ACCREDIA-DC, posteriormente alla concessione dell'accreditamento/estensione, a seguito dell’identificazione di situazioni inadeguate, sia direttamente da parte di ACCREDIA, sia a fronte di segnalazioni e/o reclami scritti e oggettivamente motivati, pervenuti a ACCREDIA.
Queste esigenze vengono segnalate tempestivamente all'Organismo coinvolto, invitandolo innanzi tutto a provvedere, sia al trattamento dei rilievi, sia all'eliminazione delle corrispondenti cause, e preannunciando, se del caso, l’effettuazione di una verifica ispettiva specifica.
A tali verifiche – che si configurano a tutti gli effetti come verifiche ispettive straordinarie – si applica un preavviso minimo di 7 ( sette) giorni lavorativi entro i quali l’OdI può, se del caso, esercitare tem-pestivamente il diritto di ricusazione del GVI ACCREDIA.
Un’ulteriore forma di sorveglianza straordinaria è rappresentata da verifiche ispettive (sia in sede, sia accompagnamento) condotte nell’ambito di un programma annuale definito dalla Direzione di ACCREDIA, sottoposto all’esame del CSA per approvazione.
I costi delle verifiche straordinarie vengono addebitati all’OdI solo nel caso in cui vengano individuate non conformità o riscontrato un numero elevato di osservazioni.
In caso contrario, i costi sono sostenuti da ACCREDIA nell’ambito di un budget annuale di spesa appositamente predisposto.
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1.5.1.4 PROCESSO DECISIONALE E CONCESSIONE DEL MANTENIMENTO DELL’ACCREDITAMENTO
Gli esiti delle attività di sorveglianza di cui sopra vengono analizzati da FT. A seguito delle risultanze delle valutazioni di sorveglianza (rapporti degli ispettori ACCREDIA), nonché delle successive analisi condotte dalla Direzione, si procede come segue:
a) Nel caso di assenza di non conformità: viene confermato il mantenimento dell’accreditamento tramite semplici registrazioni di conferma degli esiti, con relative richie-ste di trattamenti e azioni correttive per le eventuali osservazioni;
b) In presenza di una o più Non Conformità, il rilievo viene esaminato e confermato all’Organismo da DDC. Nei casi di elevata gravità, il caso viene sottoposto all’attenzione del CSA, come “caso critico”;
Negli altri casi, si richiedono il trattamento e le azioni correttive, che devono essere attuate dall’OdI di norma entro 2 mesi. In caso di azioni correttive insoddisfacenti o non attuate in modo efficace, il caso viene sottoposto al CSA.
Nel caso di Non Conformità del tipo di quelle richiamate nel presente Regolamento e ulte-riormente specificate nell’Allegato A: la Direzione di ACCREDIA, di concerto con il Presiden-te, adotta autonomamente i provvedimenti sanzionatori minori (di cui al successivo § 1.8);
c) Nel caso in cui venga riscontrata una situazione di non conformità particolarmente critica, in termini di numerosità e gravità delle violazioni, e/o nel caso in cui vengano rilevati, a carico dell’OdI, comportamenti professionalmente scorretti: la pratica viene sottoposta direttamente al CSA per l’assunzione dei provvedimenti sanzionatori maggiori di competenza del CSA stesso (riduzione, sospensione, revoca dell’accreditamento).
Nota: Per quanto riguarda l’adozione di provvedimenti sanzionatori maggiori, si veda comunque ancora l’Allegato A.
Nel caso b), i trattamenti e le azioni correttive richiesti devono essere attuati entro i termini concor-dati con la Direzione di ACCREDIA, pena la trasformazione del provvedimento da “minore” a
“maggiore”.
Nel caso di riduzione o sospensione dell’accreditamento (c), suddetti adempimenti devono essere espletati entro i tempi specificati al § 1.8.2.
1.5.1.5 VARIAZIONE DEL CAMPO DI ACCREDITAMENTO
Nel caso le norme di riferimento utilizzate dagli OdI, per le attività di Ispezione, come riportate nel Certificato di accreditamento, vengano aggiornate / modificate, ACCREDIA procede alla verifica delle modifiche / integrazioni necessarie, in conformità alle disposizioni emesse dagli Enti preposti (ISO/EA/IAF, ecc.), oppure emesse da ACCREDIA stessa.
Gli esiti di tali verifiche vengono sottoposti al CSA competente per la conseguente delibera.
1.5.2. RINNOVO DELL’ACCREDITAMENTO
1.5.2.1 EFFETTUAZIONE DEL PROCESSO DI RINNOVO DELL’ACCREDITAMENTO
Almeno sei mesi prima dello scadere dei quattro anni di validità dell’accreditamento, ACCREDIA-DC attiva la procedura di rinnovo (concordata con l’OdI tramite offerta tecnico-economica) che si svolge con un riesame completo della documentazione (a titolo oneroso per l’OdI) e con l’esecuzione, di apposita verifica ispettiva in sede e in accompagnamento quando necessario.
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L'esito delle verifiche di rinnovo viene analizzato da FT, congiuntamente al riesame dell’andamento complessivo dell’OdI nel quadriennio di accreditamento, comprensivo dei dati relativi all’attività di monitoraggio effettuata sull’Organismo stesso (situazione reclami dai clienti e dal mercato, ecc..).
1.5.2.2 PROCESSO DECISIONALE E CONCESSIONE DEL RINNOVO DELL’ACCREDITAMENTO
FT predispone, secondo le procedure e con l’utilizzo della modulistica in vigore, apposito documento riassuntivo di tutte le valutazioni effettuate nel periodo di accreditamento (scheda di accreditamento – rinnovo) che viene sottoposto, con la proposta di DDC, all’esame del CSA per l’assunzione delle relative delibere.
Le verifiche ispettive di cui sopra, devono essere concluse in una data precedente ai 15 giorni lavo-rativi dalla data della riunione del CSA utile, ciò al fine di consentire la corretta e completa prepara-zione della relativa documentaprepara-zione.
La concessione del rinnovo dell’ accreditamento è di esclusiva pertinenza del CSA, che delibera esaminando gli esiti delle istruttorie condotte dalla struttura. In caso di delibera non positiva, l’accreditamento viene revocato e si applicano le prescrizioni di cui al § 1.8.8.
Il CSA deve registrare le motivazioni alla base della propria decisione, così come quando dispone verifiche aggiuntive, supplementari, o pone altre condizioni.
In caso di mancata concessione del rinnovo dell’accreditamento, DDC comunica all’Organismo inte-ressato, entro 15 giorni dalla data della delibera, le relative motivazioni e le eventuali condizioni per la ripresa dell’iter di accreditamento.
Quando la verifica di rinnovo dovesse essere stata condotta in una data troppo ravvicinata alla riu-nione del pertinente Comitato Settoriale di Accreditamento, la validità dell’accreditamento può esse-re prorogata da DDC o dal CSA oltesse-re la data di scadenza e fino alla data della prima riunione del CSA successiva alla scadenza stessa. L’intervallo esistente fra le attività di rivalutazione non deve comunque essere superiore 5 anni.
A seguito della concessione del rinnovo, viene aggiornato il Certificato di accreditamento, viene sot-toscritto una nuova Convenzione e viene aggiornato il Registro degli Organismi accreditati.
La concessione del rinnovo dell’accreditamento è subordinato al versamento degli importi indicati nelle offerte presentate da ACCREDIA-DC e comunque definiti a consuntivo, in funzione dell’apposito Tariffario ACCREDIA.