Questo progetto di fattibilità ha come scopo finale quello di realizzare un sistema automatizzato per la tracciabilità degli strumenti chirurgici all’interno della sala operatoria. Per poterlo sviluppare abbiamo proposto l’utilizzo di una tecnologia innovativa che si sta diffondendo in molti settori, tra cui quello dell’healthcare.
Si tratta della tecnologia RFID (Radio Frequency IDentification) che col passare degli anni sta prendendo il posto del codice a barre o barcode, una combinazione di linee verticali bianche e nere di spessore variabile utilizzata per codificare informazioni leggibili da appositi dispositivi ottici.
Il codice a barre rappresenta la soluzione più popolare per sistemi di riconoscimento di dati automatizzato grazie alla facilità di generazione dei codici e al costo di investimento iniziale molto basso. Esso continuerà ad essere una soluzione vitale in molti contesti, ma col passare del tempo i sui limiti diventeranno sempre più visibili:
- È una tecnologia di sola lettura;
- Ha bisogno di una linea di vista per essere analizzato; - Se si rovina o si sporca i dati potrebbero non venire letti; - Si può analizzare un solo codice a barre alla volta; - Richiede l’intervento di personale.
Tutti questi limiti sono superati dalla tecnologia RFID; infatti, contrariamente al barcode che richiede il posizionamento del lettore frontalmente all’etichetta, l’RFID riesce a leggere il codice senza “vedere” l’etichetta in quanto sfrutta le onde radio e non dispositivi ottici.
L’RFID è anche in grado di leggere simultaneamente più transponder riconoscendo univocamente ogni singolo prodotto. La distanza di lettura è maggiore, infatti nel caso di transponder attivi si hanno distanze di lettura che arrivano fino a decine di metri, a differenza dei barcode che arrivano a decine di centimetri.
La possibilità di scrittura è illimitata negli RFID read/write, mentre i barcode una volta stampati sono immodificabili.
Inoltre, la capacità di immagazzinare dati è dell’ordine di alcuni Kbyte, mentre i barcode di ultima generazione possono rappresentare al massimo 2000 caratteri.
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I trasponder, opportunamente protetti, possono avere una vita illimitata, possono lavorare in ambienti ostili, ad esempio alte o basse temperature, acqua, polvere, possono essere riutilizzati numerose volte consentendo un ammortamento dei costi, a differenza del barcode che può solo essere rimpiazzato.
Prima di sviluppare questo progetto di fattibilità, abbiamo valutato l’opzione di estendere il software Itineris, che permette di tracciare l’intero percorso dei dispositivi medici all’interno della CS, alla sala operatoria. Esso, infatti, è dotato di un modulo che consente anche di tracciare i kit all’interno della sala. Tuttavia, questa possibilità non è stata presa in considerazione in quanto l’intero sistema attualmente presente in CS è basato sul barcode e quindi presenta tutti i limiti di cui abbiamo appena discusso.
Inoltre, pur adottando questa soluzione non ci sarebbe stato un risparmio in termini economici, in quanto l’Azienda avrebbe dovuto acquistare nuovamente le licenze del Software e dotare ogni sala operatoria di almeno un lettore ottico per codici a barre. Anche il personale non avrebbe giovato di questa scelta perché il suo carico di lavoro non sarebbe stato snellito, ma al contrario aggravato da un’ulteriore mansione di scansione del kit.
L’introduzione della tecnologia RFID all’interno della sala operatoria consentirà di:
Tracciare i kit durante il loro percorso in sala;
Automatizzare la lettura, eliminando così l’intervento del personale;
Migliorare l’organizzazione del flusso produttivo all’interno della Centrale di Sterilizzazione;
Evitare ritardi sulla consegna dei kit chirurgici;
Eliminare le “liste false”;
Eliminare gli errori di nomenclatura dei kit sul modulo di richiesta dello strumentario chirurgico;
Ridurre i tempi di attesa per richieste urgenti;
Gestire lo strumentario secondo la modalità FIFO;
Eliminare la possibilità di errore;
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Sebbene lo sviluppo di questo progetto possa richiedere un investimento iniziale per l’acquisto dei transponder da appore sui container e dei reader per la lettura delle informazioni contenute nei tag, i benefici introdotti contribuiranno ad ottimizzare l’efficienza e la qualità dei servizi offerti dall’Azienda ma anche a migliorare la sicurezza del paziente.
Non si verificheranno più ritardi nella consegna dello strumentario necessario alle operazioni chirurgiche, di conseguenza gli orari di occupazione delle sale saranno rispettati così come la programmazione di sala, consentendo lo svolgimento di tutti gli interventi programmati.
Gli infermieri non dovranno preoccuparsi di compilare gli appositi moduli, chiamati “polizze”, che accompagnano lo strumentario sfuso e i kit sporchi dalla sala operatoria fino alla CS in quanto sarà il sistema stesso a comunicare l’arrivo del materiale sporco alla CS; non dovranno neppure disporre sul foglio della tracciabilità associata al singolo paziente le etichette adesive presenti sugli strumenti utilizzati perché sarà il sistema che in maniera automatizzata lo compilerà e lo inserirà all’interno della cartella clinica elettronica. Quindi, oltre a ridurre il carico di lavoro dell’infermiere di sala si va anche a migliorare la sicurezza del paziente evitando che possa verificarsi un errore dovuto alla disattenzione del personale. Inoltre, non essendo più indispensabili le etichette adesive da apporre sul modulo per la tracciabilità, si otterrà anche un risparmio in termini di costo legato ai consumabili necessari per la loro stampa ripetuta ogni volta che il kit viene sterilizzato.
All’interno della CS non si verificheranno più colli di bottiglia dovuti al sovraccarico di lavoro causato, talvolta, da richieste di strumentario che non rappresentano realmente le necessità delle UO, permettendo così di organizzare in maniera ottimale l’intero processo dei dispositivi da sterilizzare e di fronteggiare egregiamente le richieste urgenti di kit.
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