6.1 Trasporto e consegna
Le attività di trasporto e consegna dei prodotti oggetto della fornitura saranno effettuate a cura e spese del Fornitore nei luoghi e nei locali indicati dall’Azienda Sanitaria nelle relative Richieste di Consegna, emesse dall’ Azienda Sanitaria in esecuzione di ciascun Ordinativo di Fornitura.
Gli oneri relativi alla consegna dei prodotti, con ciò intendendosi ogni onere relativo a imballaggio, trasporto, carico, scarico, consegna a livello stradale o al piano, con o senza montacarichi, nelle modalità di seguito riportate, e qualsiasi altra attività a essa strumentale, sono interamente a carico del Fornitore che pertanto dovrà essere dotato di tutte le attrezzature necessarie per svolgere tali attività nel rispetto delle prescrizioni previste.
6.1.1 Trasporto
Durante la fase del trasporto per la consegna dei prodotti dovranno essere garantite le condizioni di corretta conservazione del Prodotto medesimo previste dalla normativa europea e italiana, nonché dalla Farmacopea Ufficiale, edizione in vigore alla data della consegna dei prodotti ed eventuali successivi aggiornamenti.
Il trasporto fino al luogo di consegna (franco destino) compresi carico e scarico dovrà avvenire secondo le normative vigenti.
6.1.2 Consegna
Il Fornitore di ciascun singolo Lotto ha l’obbligo di consegnare i prodotti oggetto di ciascuna Richiesta di Consegna entro il termine perentorio di 7 (sette) giorni lavorativi o miglior tempo offerto in fase di gara dalla data di ricezione della Richiesta di Consegna, salvo diverso accordo scritto tra il Fornitore e l’Azienda Sanitaria, pena l’applicazione delle penali.
Per la consegna dei prodotti, il Fornitore non potrà avvalersi del personale e dei mezzi dell’Azienda Sanitaria; ogni operazione dovrà essere eseguita dal Fornitore stesso ovvero dal corriere incaricato della consegna.
Nel caso in cui il Fornitore non proceda alla consegna dei prodotti nel suddetto termine, l’Amministrazione Contraente, previa comunicazione scritta al Fornitore, può procedere ad applicare le penali.
Le Richieste di Consegna non devono essere vincolati dalla garanzia di minimo d’ordine o dall’imputazione di spese di trasporto. Non sono altresì ammesse consegne parziali, salvo diverso accordo scritto tra le parti.
La merce dovrà essere accompagnata da regolare Documento di trasporto (DDT) che dovrà obbligatoriamente indicare:
Luogo di consegna della merce, che deve corrispondere a quello riportato nella Richiesta di Consegna;
Numero e data di riferimento della Richiesta di Consegna;
Codice e descrizione dei prodotti consegnati e relativo quantitativo;
Numero lotto di produzione dei singoli prodotti;
Data di scadenza.
La firma posta su tale documento all’atto del ricevimento della fornitura indica la mera consegna del Prodotto. In ogni caso, Il servizio farmaceutico interessato, ha la facoltà di accertare l’effettiva quantità e qualità del Prodotto consegnato e la loro corrispondenza con quanto previsto nella Richiesta di Consegna in un successivo momento.
Il Fornitore deve dare garanzia, da comprovare documentalmente su richiesta dall’Azienda Sanitaria, che gli eventuali corrieri specializzati incaricati della consegna dei prodotti effettuino il trasporto in condizioni controllate tali da rispettare le specifiche di conservazione del prodotto.
6.2 Assistenza post vendita
Il Fornitore si impegna a garantire, ai fini della corretta esecuzione della fornitura, un servizio di assistenza tecnica e supporto finalizzato all’utilizzo ottimale dei prodotti effettuato con personale tecnico qualificato.
Il Fornitore, alla data di attivazione del contratto, dovrà avere attivato e reso operativo un servizio di assistenza, il quale dovrà essere disponibile per tutta la durata del contratto stessa, mediante la messa a disposizione di almeno un numero di telefono, un numero di fax e un indirizzo e-mail. I riferimenti del servizio dovranno essere indicati all’Azienda Sanitaria nella documentazione richiesta ai fini della stipula del Contratto e dell’Ordinativo di Fornitura.
L’assistenza e il supporto deve consentire alle Amministrazioni di:
o Richiedere informazioni sul prodotto offerto e sui servizi compresi nella Contratto;
o Richiedere informazioni sullo stato degli ordini in corso e delle consegne;
o Richiedere informazioni circa le modalità di inoltro dei reclami.
I numeri di telefono e di fax dovranno essere:
- Numeri geografici di rete fissa nazionale;
ovvero, in alternativa
- “Numeri per servizi di addebito al chiamato”, denominati, secondo una terminologia di uso comune, numeri verdi, secondo quanto definito dall’art. 16 della Delibera n.9/03/CIR della
AGCOM Piano di numerazione nel settore delle telecomunicazioni e disciplina attuativa (pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale della Repubblica Italiana del 1°agosto 2003, n.177).
Tale servizio dovrà essere attivo tutti i giorni lavorativi dell’anno, per almeno 8 (otto) ore giornaliere in orario lavorativo (tra le 8.00 e le 18.00).
Durante l’orario di disponibilità del servizio di assistenza, le chiamate effettuate dai servizi di farmacia devono essere ricevute da un operatore addetto.
In caso di mancata disponibilità del supporto, rilevata a seguito di verifiche effettuate anche tramite terzi incaricati o a seguito di segnalazioni pervenute alla stessa dagli Enti, per un periodo che si protragga oltre 2 (due) giorni lavorativi, verrà applicata la penale prevista.
6.3 Resi
Nel caso di difformità qualitativa (a titolo esemplificativo e non esaustivo: errata etichettatura, variazione di colorazione di etichetta, assenza di integrità dell’imballo e confezionamento, prodotti non correttamente trasportati o tenuti sotto controllo termico) e/o quantitativa (numero in difetto o eccesso) tra la Richiesta di Consegna e quanto consegnato dal Fornitore, anche se rilevate a seguito di verifiche e utilizzi successivi, che evidenzino la non conformità tra il prodotto richiesto e quello consegnato, l’Azienda Sanitaria invierà al Fornitore una contestazione scritta, a mezzo o posta elettronica o posta elettronica certificata, attivando la Pratica di Reso ..
Nel caso in cui i prodotti resi siano già stati fatturati, il Fornitore dovrà procedere all’emissione della nota di credito. Le note di credito dovranno riportare indicazioni della fattura a cui fanno riferimento e del numero assegnato alla Richiesta di Consegna.
Nel caso in cui l’Amministrazione rilevi che la quantità dei prodotti conformi consegnati sia inferiore alla quantità ordinata, l’Azienda Sanitaria invierà una contestazione scritta, anche a mezzo fax o posta elettronica o posta elettronica certificata, al Fornitore che dovrà provvedere a integrare l’ordinativo: la consegna sarà considerata parziale, con conseguente facoltà di applicazione delle penali relative alla mancata consegna di cui al successivo paragrafo, rapportata all’importo dei prodotti non consegnati, fino alla consegna di quanto richiesto e mancante.
6.1.3 Tempistiche dei resi per difformità qualitativa
Il Fornitore s’impegna a ritirare e comunque a sostituire, senza alcun addebito per l’Azienda Sanitaria, entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della comunicazione di contestazione, i prodotti che presentino difformità qualitativa, concordandone con l’Azienda Sanitaria le modalità, pena l’applicazione delle penali.
Inoltre, se entro 10 giorni lavorativi dal termine sopra indicato il Fornitore non ha proceduto al ritiro dei prodotti non conformi, l’Azienda Sanitaria potrà inviarli allo stesso con l’addebito di ogni spesa sostenuta.
6.1.4 Tempistiche dei resi per difformità quantitative
Il Fornitore si impegna a ritirare, senza alcun addebito per l’Azienda Sanitaria ed entro 5 giorni lavorativi dalla ricezione della comunicazione di contestazione, le quantità di prodotto in eccesso,
concordandone con l’Azienda Sanitaria le modalità.
L’Azienda Sanitaria non sono tenute a rispondere di eventuali danni subiti dal prodotto in conseguenza della giacenza presso le loro sedi. Il prodotto in eccesso non ritirato entro 10 giorni lavorativi dal termine sopra indicato potrà essere inviato dall’Amministrazione contraente al Fornitore con l’addebito delle spese sostenute.
6.4 Indisponibilità temporanea del prodotto
Nel caso di indisponibilità temporanea del prodotto, il Fornitore, al fine di non essere assoggettato alle penali per mancata consegna, dovrà darne tempestiva comunicazione per iscritto alla Azienda Sanitaria, e comunque entro e non oltre 2 (due) giorni lavorativi decorrenti dalla ricezione della Richiesta di Consegna; in tale comunicazione il Fornitore dovrà anche indicare il periodo durante il quale non potranno essere rispettati i termini di consegna di cui al paragrafo precedente. In caso di mancata tempestiva comunicazione, si procederà mediante applicazione delle penali.
In ogni caso la temporanea indisponibilità dei Prodotti non potrà protrarsi per più di 10 (dieci) giorni lavorativi dalla comunicazione di cui sopra, pena l’applicazione delle penali.
Durante il periodo di indisponibilità, in caso di necessità comunicata dall’Azienda Sanitaria per iscritto (anche a mezzo e-mail), il Fornitore dovrà procedere direttamente all’acquisto dei prodotti di cui è sprovvisto sul libero mercato, per le quantità strettamente necessarie a soddisfare le immediate e improcrastinabili esigenze dell’Azienda Sanitaria, sopportando l’eventuale maggiore onere economico; il prodotto fornito dovrà essere di qualità pari o superiore a quello offerto in sede di gara. Il Fornitore dovrà fornire all’Azienda Sanitaria informazioni circa il prodotto che intende offrire in sostituzione e attendere in ogni caso la comunicazione di accettazione da parte dell’Azienda Sanitaria prima di procedere all’acquisto.
Resta inteso che gli eventuali restanti Prodotti inclusi nel medesimo Ordinativo di Fornitura dovranno comunque essere consegnati da parte del Fornitore nel rispetto dei termini massimi, pena l’applicazione di quanto previsto all’articolo Penali.
6.5 “Fuori Produzione” e accettazione di nuovi prodotti
Nel caso in cui, durante il periodo di validità e di efficacia del Contratto, il Fornitore non sia più in grado di garantire la consegna di uno o più Prodotti offerti in sede di gara, a seguito di ritiro degli stessi dal mercato da parte del produttore dovuto a cessazione della produzione, il Fornitore dovrà obbligatoriamente:
- Dare comunicazione scritta della “messa fuori produzione” all’ Azienda Sanitaria con un preavviso di almeno 30 (trenta) giorni;
- Indicare, pena la risoluzione del Contratto, il Prodotto avente identiche o migliori caratteristiche tecniche, prestazionali e funzionali che intende proporre in sostituzione di quello offerto in gara alle medesime condizioni economiche convenute in sede di gara o, eventualmente, a condizioni economiche migliori, specificandone il confezionamento e allegando congiuntamente la relativa scheda tecnica (se prevista) debitamente sottoscritta, tutte le dichiarazioni/certificazioni richieste in fase di offerta per il prodotto sostituito nonché, se previsto, il campione del Prodotto proposto in sostituzione.
L’Azienda Sanitaria procederà, quindi, alla verifica tecnica dell’equivalenza del prodotto presentato in sostituzione di quello offerto in sede di gara con quanto dichiarato nell’eventuale nuova scheda tecnica e, in caso di accettazione, provvederà a comunicare al Fornitore gli esiti di detta verifica.
In caso di esito negativo della verifica del prodotto proposto in sostituzione, l’Azienda avrà facoltà di risolvere il Contratto, anche solo in parte, laddove il Fornitore non sia più in grado di garantire alla Azienda Sanitaria la disponibilità del Prodotto per il quale si richiede la sostituzione.
6.6 Disponibilità di formulazioni migliorative
Qualora il Fornitore, durante il periodo di durata del Contratto, immetta in commercio nuovi prodotti più evoluti con conseguenti possibili modifiche migliorative da apportare alla fornitura stessa rispetto a quelli aggiudicati in sede di gara (anche a seguito di modifiche normative), si impegna a informare l’Azienda Sanitaria. Il Fornitore potrà pertanto formulare la proposta in merito a tali modifiche migliorative, che verrà valutata dall’ Azienda Sanitaria. Relativamente al prodotto migliorativo offerto, il Fornitore dovrà presentare la medesima documentazione consegnata a corredo per il prodotto offerto in sede di gara. Solo a seguito di comunicazione da parte dell’Azienda Sanitaria dell’esito positivo della verifica di conformità del prodotto migliorativo offerto con quanto dichiarato in sede di offerta, il Fornitore sarà autorizzato a effettuare la relativa sostituzione dei vecchi prodotti con i nuovi per le nuove attivazioni, senza alcun aumento di prezzo e alle medesime condizioni convenute in sede di gara.
In questo caso e in ogni caso in cui si verifichi un cambiamento del prodotto offerto, il Fornitore deve rendesi disponibile per fornire adeguata formazione agli operatori sanitari e a sostituire le eventuali rimanenze relative alle forniture effettuate, qualora ne fosse vietato l’uso, senza alcun onere aggiuntivo per le Aziende Sanitarie richiedenti.