Setsuban Kanri: gestione a blocchi sincronizzati di processo

Il Setsuban Kanri (節番管理), sistema di gestione a blocchi sincronizzati di processo, è una metodologia di gestione della produzione per aziende che lavorano a commessa, più precisamente per organizzazioni il cui modello produttivo è di tipo DTO (Design To Order)17, ETO, MTO e ATO. Tale metodologia trae ispirazione dall’estrema puntualità dei treni giapponesi, cosa che in Europa desta grande stupore, nel novembre del 2017 addirittura in Giappone, le ferrovie chiedono scusa per la partenza di un treno 20 secondi in anticipo. Tutto ciò non è dovuto al caso o all’abilità di ciascun capotreno, ma ad un vero e proprio sistema di management.

4.4.1 La storia

Originariamente tale modello veniva impiegato nel settore ferroviario e nell’industria aeronautica nipponica per il controllo di avanzamento delle commesse secondo un sistema a blocchi (推進区制工程管理 suishin kusei kōtei kanri). Da quest'ultimo ebbero origine la gestione cosiddetta oiban kanri per le produzioni in serie, seiban kanri per le produzioni discontinue e setsuban kanri per le produzioni a commessa.

Grazie a JMA (Japan Management Association), dopo accurati studi applicativi ed esperienze industriali come quella in Kawasaki Heavy Industries, il metodo venne ufficialmente formalizzato e denominato appunto Setsuban Kanri i cui ideogrammi significano 節 (setsu = periodo/unità temporale) e 番 (ban = numero, ordinale) + 管理 (kanri = gestione, controllo): gestione a blocchi sincronizzati di processo.

17 DTO è il modello produttivo di quelle aziende che oltre a variare il detailed design come le ETO variano anche il basic design

Impiegato fino agli anni settanta in molte aziende operanti a commessa in Giappone, per alcuni decenni se ne è persa la conoscenza. Dal 2006, grazie in particolare alle esperienze dirette dell'ingegnere Akira Kōdate, che lo ha segnalato e riproposto in Italia, il termine è tornato in auge ed è oggi un marchio registrato dalla società JMAC Europe.

4.4.2 I principi

I principi base del setsuban kanri sono:

1. La gestione integrata e bilanciata dei due assi (二軸管理 nijiku kanri) (Figura 4.5). Asse X: asse di commessa, in cui si devono presidiare i temi di qualità, costo,

tempo e soddisfazione del cliente di una singola commessa lungo tutte le fasi da ricevimento ordine a consegna al cliente

Asse Y: asse di reparto/funzione, in cui si devono presidiare carico/capacità, competenze e priorità di tutte le commesse che attraversano un unico reparto/funzione.

Figura 4.5- Schema esemplificativo del Setsuban Kanri (fonte Wikipedia)

Solitamente le pratiche di Project Management risultano troppo sbilanciate sull'asse X, mentre le normali pratiche di gestione della produzione si focalizzano di più sull'asse Y. Solo gestendo contemporaneamente entrambi gli assi, secondo un piano di produzione che sincronizzi tra loro le varie commesse, è possibile raggiungere gli obiettivi economici ed operativi stabiliti.

2. La sincronizzazione.

Così come nel sistema ferroviario giapponese l'arrivo del treno in orario non è garantito solo controllando il singolo treno, ma sincronizzando gli orari di ingresso e uscita di tutti i treni in ogni stazione, anche le commesse possono essere gestite solo sincronizzando entrate e uscite da ciascun reparto e verificando la coerenza tra i vari piani di realizzazione dei disegni, di approvvigionamento e di produzione.

3. La pianificazione a ritroso a partire dal punto zero.

Ogni singola commessa va pianificata a ritroso a partire da un punto zero (il punto dopo il quale non è più necessario alcun presidio perché sussistono minimi rischi di intoppo). Si identificano le unità di tempo di riferimento sul calendario chiamate Setsuban (giorni, settimane, mesi) e si scandisce la durata delle varie fasi utilizzando indicatori chiamati Teban (numero che indica il momento temporale in cui la commessa deve entrare/uscire dal reparto).

4. La definizione di 4 tipi di piano.

a. Piano di livello 0 o di portafoglio: l’insieme di tutte le commesse su tutti i reparti/funzioni

b. Piano di livello 1 o di commessa: singola commessa attraverso tutti i reparti c. Piano di livello 2 o di reparto: tutte le commesse sul singolo reparto/funzione d. Piano di livello 3 o di blocco: insieme delle attività relative ad un’unica commessa che si effettuano all'interno di un unico reparto/funzione.

Dunque nel momento in cui si decide di utilizzare questa metodologia bisogna definire: - unità di tempo di riferimento (Setsuban)

- il turno di consegna (Teban)

- le attività svolte per ogni singola commessa all’interno di un reparto/ufficio (blocco di avanzamento)

- l’assistente all’avanzamento, colui che è responsabile del corretto avanzamento del blocco, per esempio il caporeparto

4.4.3 Strumenti a sostegno del Setsuban Kanri

Il Setsuban Kanri è un vero e proprio modello e in quanto tale per essere correttamente implementato richiede una serie di interventi:

• riflessioni organizzative, sui ruoli chiave in azienda e sulle competenze necessarie

• mappature per ottimizzare i processi • strumenti visual

• presidio e gestione del cambiamento

Esso prevede l’utilizzo di strumenti elettronici per definire il piano 0 e visuali per agevolare il coordinamento fra le diverse funzioni, meglio se questi ultimi si trovano in corrispondenza dei reparti interessati (es. officina meccanica, ufficio tecnico)

In tal senso vengono introdotti strumenti di quattro tipi:

- Strumenti di controllo avanzamento qualità, costo, tempo e soddisfazione del cliente della singola commessa lungo tutti i reparti

- Strumenti di gestione del carico/capacità, delle priorità e delle competenze in ciascun reparto

- Strumenti di sincronizzazione e di controllo di portafoglio (es. piani di portafoglio, KPI aggregati, ecc.)

- Strumenti per il recupero del know-how e per l'aumento della velocità di esecuzione della singola attività.

4.4.4 Risultati ottenibili dall’applicazione del Setsuban Kanri

Secondo gli studi di JMAC, in Italia le aziende che hanno implementato questo approccio hanno ottenuto diversi benefici sia dal punto di vista economico ed operativo, sia dal punto di vista della crescita organizzativa (competenze e comportamenti). Risultati economici ed operativi:

• +50% di puntualità nella consegna delle commesse

• aumento del rispetto delle date di consegna dei deliverables intermedi (es. layout, disegni) e finali (es. manuali d’uso)

• zero problemi di FAT (Factory Acceptance Test), ossia del test che verifica la corrispondenza tra quanto realizzato e quanto previsto contrattualmente, sia a livello documentale, dimensionale, impiantistico e di processo

• riduzione delle penali pagate

• forte calo dei progetti che non raggiungono il margine atteso Risultati sulla crescita organizzativa:

• diffusione della capacità di anticipare i problemi della commessa e reagire pro-attivamente ai rischi di ritardo, di non qualità o di extra-costi;

• visione per processo;

• attenzione alle esigenze dei clienti interni ed esterni;

• maggiore attenzione al rispetto degli standard e al completamento dei task nei tempi stabiliti

• teamwork

Concludendo, il Setsuban Kanri propone soluzioni per qualsiasi fase della commessa, offerta, progettazione, approvvigionamento, produzione, collaudo e spedizione, ma ne è consigliata l’introduzione in fase di esecuzione della stessa, prima ancora che nell’offerta. Infatti è grazie ai controlli sui tempi, budget e consuntivi che si è in grado di comprendere quanto possano impattare le richieste del cliente durante la trattativa.