I primi due campi che introducono ogni scheda terminografica, sono il campo <Subject> e <Subfield>. Il primo indica il macroordinamento disciplinare del glossario (es. tecnica e tecnologia) e il secondo l’argomento del glossario (es. nanotecnologia). Questi due campi devono sempre essere inseriti sia in inglese che in italiano a prescindere dalle lingue del glossario; inoltre essi sono inseriti solo una volta all’inizio delle schede, e non vengono più ripetuti nel passaggio da una lingua ad un’altra all’interno della stessa scheda.
I campi <en> e <zh> si riferiscono alle lingue trattate nel glossario. Essi sono seguiti dal termine principale che in questo caso sarà in lingua inglese in corrispondenza del campo <en> e in cinese nel campo <zh>.
Le informazioni grammaticali sono inserite nel campo <Morphosyntax>. Per i termini in inglese ed in cinese sarà importante distinguere se si tratta di sostantivi “noun” o sintagmi nominali “noun group”. Per i termini in inglese si deve specificare se essi sono “count.” (countable) o “uncount.” (uncountable) solo nel caso in cui essi, nel linguaggio comune, abbiano entrambe le forme.
A seguire, i campi <Usage label>, <Regional label>, <Style label>, <Origin> e <Standardisation>, inseriti secondo questo ordine, sono tutti facoltativi. Il primo è obbligatorio solo nel caso in cui siano presenti altri sinonimi o varianti del termine principale; in questo caso nel campo <Usage label> verrà inserito l’attributo “main term”. Nel caso in cui il termine principale sia una proposta terminologica si inserirà l’attributo “proposal”, e nel campo <Source> si inseriranno il cognome di colui che ha redatto il glossario con l’anno di redazione. Il campo <Regional label> si riferisce alla regione geografica di provenienza del termine (es. se il termine è di origine americana, l’attributo da inserire sarà “USA”), mentre il campo <Style label> serve a specificare se il termine è usato in modo colloquiale, formale, ufficiale, ecc. (l’attributo “official” si usa esclusivamente per i termini contenuti in testi di legge). Il campo <Origin> va inserito ogni qualvolta il termine sia un calco, un neologisma semantico, un prestito ecc. Infine, nel caso il termine sia stato standardizzato da un ente
normativo, il campo <Standardisation> è seguito dalla sigla dell’ente normativo stesso (es. ISO, UNI, SI).
Nel campo <Source> viene inserita la fonte del termine, la quale si presenta in forma abbreviata (autore, anno) racchiusa tra i simboli ^ ^. Essi costituiscono i rimandi attraverso i quali il software MULTITERM consente il collegamento ipertestuale con la relativa scheda bibliografica. Il numero della pagina nella quale compare il termine viene posta al di fuori dei rimandi (es. ^Stoker 2012^:32). Il termine dovrebbe essere reperito da un testo specialistico e possibilmente non da un dizionario. Inoltre, la fonte del termine dovrebbe coincidere con l’eventuale contesto.
Nel campo <Lexica> invece, va inserita l’eventuale attestazione del termine in un dizionario specialistico. Nel caso della lingua inglese si indicherà “Found in…” mentre nella lingua cinese “按…”, entrambi seguiti dalla relativa fonte scritta in forma abbreviata.
Altri due campi facoltativi che seguono il campo <Lexica> sono il campo <Grammar> e <Phraseology>. Il primo comprende le eventuali considerazioni grammaticali come particolari forme plurali o nomi composti, il secondo invece compare solo in caso il termine presenti delle collocazioni fisse dove è usato frequentemente.
Dopo il campo <Phraseology> è obbligatorio inserire la definizione (<Definition>) con la relativa fonte (<Source>). È possibile riportare più di una definzione; in tal caso esse dovranno essere indicate con <Definition 1>, <Definition 2>, ecc. Se la definizione viene adattata, la fonte deve essere preceduta da “cf.”.
Il campo <Context> non è obbligatorio, ma è opportuno inserirlo quando si ritiene che esso dia un’informazione supplementare rispetto alla definizione. Tre sono i tipi di contesto che si possono usare: il contesto definitorio (in caso si voglia integrare una definizione), il contesto d’uso (quando si ritiene necessario esemplificare l’uso del termine), mentre nel terzo caso il contesto ha la funzione di evidenziare l’utilizzo del termine in casi particolari. Come per la definizione anche i contesti possono essere più di uno: essi saranno indicati con <Context 1>, <Context 2>, ecc. Se il contesto viene adattato, la relativa fonte (<Source>) sarà anch’essa preceduta da “cf.”.
Dopo il contesto, è obbligatorio inserire il campo <Concept field>, attraverso il quale è possibile determinare il microordinamento disciplinare del termine in esame, attraverso la suddivisione in gruppi tematici del glossario stesso. Poiché il <Subfield> del presente glossario è “nanotechnology”, alcuni gruppi tematici che sono stati utilizzati sono “nanostructures”, “nanomaterials” e “nanoscience”.
Un altro modo di determinare il microordinamento dei termini del glossario è l’inserimento del campo <Related words>, nel quale sono collocati tutti quei termini che hanno una stretta relazione con il termine principale. La tipologia di queste relazioni è inserita nel campo <Type of relation> attraverso una serie di attributi: “sub.” (subordinate, indica gli iponimi), “super.” (superordinate, indica gli iperonimi), “coord.” (coordinate, indica i coiponimi), “ant.” (antonym, indica gli antonimi) e “general” (indica relazioni di qualsiasi tipo con il termine principale). I campi <Related words> e <Type of relation> vanno ripetuti per ogni tipo di relazione seguendo questo ordine appena citato. Se un termine inserito in <Related words> è anche il termine principale di un’altra scheda terminografica esso deve essere racchiuso dai simboli ^ ^. I rimandi possono essere inseriti anche negli altri campi come ad es. nel contesto o nella definizione. I termini inseriti nel rimando devono coincidere con i termini delle altre schede (es. se il termine principale è “nanostructure” il rimando dovrà essere ^nanostructure^s e non ^nanostructures^).
Eventuali considerazioni su differenze semantiche tra il termine principale e i suoi sinonimi vanno inserite nel campo <Synonyms>.
Infine, è obbligatorio inserire il campo dell’“equivalence”, nel quale è importante annotare le varie considerazione interlinguistiche relative alle lingue del glossario. Poiché le lingue del presente glossario sono l’inglese e il cinese, il campo sarà indicato in questo modo: <Equivalence en-zh>. Esso sarà inserito solo alla fine della struttura relativa al termine in lingua inglese e non sarà ripetuto nella parte in cinese. Questo campo presenta tre casi distinti: equivalenza assoluta, equivalenza relativa e corrispondenza funzionale.
Anche per i sinonimi relativi ai termini principali (sia in lingua inglese che in lingua cinese), è possibile associare una serie di campi, che presentano una struttura più semplice rispetto a quella del termine principale. Oltre al termine sinonimico inserito nell’index field, è possibile specificare il campo <Morphosyntax>, <Usage label> (in questo campo è possibile specificare se il termine è “common” o “uncommon”), <Style label>, <Origin> e <Standardisation>. Inoltre il campo <Synonymy> viene inserito ogni qualvolta l’estensione semantica del sinonimo sia più ampia (>), più ristretta (<) o parzialmente coincidente (~) con quella del sinonimo principale. Anche le varianti sinonimiche presentano una struttura simile a quella dei sinonimi. Dopo il campo <Morphosyntax> viene inserito il campo <Category> che specifica se le varianti sono sigle, acronimi, forme estese, forme abbreviate, varianti ortografiche, ecc. Nel campo <Variant of> va invece inserito il termine al quale la variante fa riferimento.
Il campo <Note> va inserito ogni qualvolta si vogliano approfondire le considerazioni relative ad un determinato campo (se si vogliono fare ulteriori considerazioni sull’origine del termine, il campo <Note> deve essere inserito dopo il campo <Origin>).